鄭建民，王艷紅

(臨汾市水利局，山西臨汾041000)

臨汾市水土保持工程項目檔案收集管理的實踐與思考

鄭建民，王艷紅

(臨汾市水利局，山西臨汾041000)

水土保持;工程項目檔案;收集管理;臨汾市

水土保持工程項目檔案資料，既是工程項目建設的真實記錄和工程竣工后管理、維護的直接依據(jù)，又是開展水土保持學術研究、持續(xù)進行水土保持生態(tài)建設的寶貴資料，更是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據(jù)，因此做好水土保持工程項目的檔案收集管理工作十分重要。結合臨汾市實際，論述了水土保持工程項目檔案收集管理的重要意義及具體措施，對項目檔案收集管理存在的問題進行了分析，提出了做好水土保持工程項目檔案收集管理的建議。

1　做好水土保持工程項目檔案收集管理的重要性

臨汾市地勢高差大、溝壑縱橫、植被稀少，水土流失面積占總面積的70.9%，是黃土高原水土流失最嚴重、生態(tài)環(huán)境最脆弱的地區(qū)之一，水土保持生態(tài)建設對該地區(qū)尤為重要。近年來，國家對水土保持生態(tài)建設高度重視，投資力度不斷加大，臨汾市抓住機遇，把水土保持生態(tài)建設作為推進全市經(jīng)濟社會持續(xù)發(fā)展的重要措施，按照“以重點項目為龍頭，水利水保措施綜合配套，溝、壩、灘聯(lián)合治理”的建設思路，組織實施了黃河水土保持生態(tài)工程項目、黃土高原淤地壩項目、溝壩地治理項目、鞏固退耕還林成果項目、農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)水土保持項目、壩灘聯(lián)合整治項目等水土保持工程項目。截至2014年底，全市共建設淤地壩1 958座，發(fā)展溝壩地1.72萬hm2，水保造林42.78萬hm2、種草0.93萬hm2、封山育林9 014萬hm2，累計完成水土保持初步治理面積7 826.53 km2，治理度達到54%，形成了山水田林路壩渠綜合治理的格局，極大地改善了廣大群眾的生產(chǎn)生活條件，取得了良好的生態(tài)、經(jīng)濟和社會效益。全市有3個縣被財政部、水利部聯(lián)合命名為“全國水土保持生態(tài)環(huán)境建設十百千示范縣”，22條小流域被命名為“全國水土保持生態(tài)環(huán)境建設十百千示范小流域”。

這些水土保持工程項目，投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、涉及范圍廣，必然會產(chǎn)生和形成一些載體不同、數(shù)量較多、保存價值高、值得后人查考和取證的檔案資料。這些工程檔案資料，既是工程項目建設的真實記錄和工程竣工后管理、維護的直接依據(jù)，又是開展水土保持學術研究、持續(xù)進行水土保持生態(tài)建設的寶貴資料，更是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據(jù)。因此，做好水土保持工程項目的檔案收集管理工作十分重要。

2　臨汾市在水土保持工程項目檔案收集管理上的一些做法

在水土保持工程項目實施過程中，我們按照“系統(tǒng)性、完整性、準確性、真實性”的原則，分類歸檔，完善資料，力爭形成一份翔實可靠的檔案材料。

(1)項目實施前的資料收集。項目實施前，做好基本文件資料、設計資料、招投標資料的收集?；疚募Y料主要反映項目立項批復情況，包括上報文件、批復文件、計劃下達文件、變更報告及批復文件等;設計資料主要反映項目前期工作及變更情況，包括實施方案編制(可研、初設)委托書、合同，實施方案(可研報告、初步設計)及變更資料等;招投標資料主要反映項目工程的招投標情況，包括招標備案文件、招標公告、招標文件、投標文件、中標通知書等。

(2)項目實施過程中的資料收集。項目實施過程中，做好施工資料、監(jiān)理資料和建設管理資料的收集。施工資料主要反映施工單位的施工情況，包括施工合同、施工日志、施工中的大事記、會議紀要、歷次檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況、施工總結報告等;監(jiān)理資料主要反映監(jiān)理單位的監(jiān)理情況，包括監(jiān)理委托書、合同、監(jiān)理細則、監(jiān)理日志、監(jiān)理中發(fā)現(xiàn)的問題、監(jiān)理月報、監(jiān)理總結報告等內(nèi)容;建設管理資料主要反映項目建設單位的管理情況，包括項目建設管理機構成立文件、有關項目建設管理辦法或規(guī)定、有關問題協(xié)商解決記錄、工程建設前后的影像宣傳資料、建設過程中的大事記等。

(3)項目完成時的資料收集。項目完成時，做好竣工資料和財務資料的收集?？⒐べY料主要反映項目實施、自驗、管護移交等情況，包括工程建設總結報告(附表、附圖)，建設單位的自驗報告、請驗報告、管護合同、移交合同等;財務資料主要反映資金到位及撥付情況，包括中央資金和配套資金的到位文件、支付憑證、財務決算、審計報告、審計問題的整改意見等，有投勞折資的還需建立投勞折資備查資料。

(4)嚴把工程項目資料收集管理的每個環(huán)節(jié)。落實水土保持工程項目檔案工作責任制，明確從項目法人到各職能部門，從項目經(jīng)理到技術負責人，從總監(jiān)到監(jiān)理工程師等有關工程技術人員應負的責任，確保建設項目檔案收集工作落到實處;檔案工作與科研、設計、基建、勘察等工作實行同步管理，各階段檔案收集達不到要求的要限期整改，整改后仍不合格的，按工程質(zhì)量不合格處理，不能進行工程驗收;注重施工現(xiàn)場的資料收集，切實做好從項目立項到竣工驗收各階段檔案資料的收集、整理、歸檔工作，保證工程項目檔案的完整性。

3　水土保持工程項目檔案收集管理中存在的問題

(1)對工程項目檔案重視還不夠。水土保持工程項目檔案收集管理工作是一項服務性、專業(yè)性很強的工作，需要給予高度重視。但個別建設單位、施工單位、監(jiān)理單位對檔案收集管理工作認識還不到位，還存在重工程建設輕資料收集整理等現(xiàn)象，雖然有收集管理檔案資料的相關規(guī)定和制度，但不少卻流于形式。同時由于個別單位對檔案收集管理的不重視，也影響到檔案收集管理人員的工作積極性，導致了工作的被動性和盲目性。

(2)檔案資料收集還不是很完整。水保生態(tài)工程作為民生工程，涉及范圍廣、實施中的變數(shù)較大，前些年管理相對較為粗放，現(xiàn)在大多數(shù)水土保持工程參照基建工程管理，對工程項目的資料收集管理也逐漸完善。但在一些工程項目中仍然存在資料收集不完整現(xiàn)象，一般主體工程資料收集較好，配套工程資料卻不是很完整。

(3)檔案管理水平還有待提高。水土保持工程相對來說施工技術難度不大，對施工隊伍的資質(zhì)要求也不是很高，加之多數(shù)項目點多面廣、施工隊伍流動性強、檔案人員的職責不清，因此工程建設中技術、施工人員的調(diào)動變更常致人走檔案走、人走檔案沒人整理的情況發(fā)生，沒有形成有效的檔案收集管理和監(jiān)督機制，影響了檔案工作的質(zhì)量，檔案收集管理遠沒有達到標準化、制度化、規(guī)范化標準要求。

(4)檔案專業(yè)人才還十分缺乏?；鶎訖n案專業(yè)人員缺乏，在水土保持工程項目建設中，收集管理檔案的人員往往是新參加工作的同志和工程技術人員，他們?nèi)狈n案管理專業(yè)知識，對工程檔案收集管理比較陌生，不熟悉檔案收集管理的法規(guī)和制度，更不能對檔案進行開發(fā)利用，這在一定程度上影響了水土保持工程項目的檔案管理工作。

4　做好水土保持工程項目檔案管理的幾點建議

(1)提高全員工程項目的檔案意識。水土保持工程項目檔案的分散性，決定了單靠檔案工作人員很難完整、系統(tǒng)地搞好水土保持工程項目檔案工作。基于此，有必要對參與工程項目的所有人員進行檔案法和相關規(guī)定培訓，以普及檔案工作知識，增強工程參與人員的檔案意識，使他們能夠主動收集、保存、上交檔案資料。同時，參與工程項目的各單位領導也要重視檔案收集管理工作，為檔案收集管理工作提供便利條件。通過工程項目全體參與者的共同努力，逐步使工程項目檔案管理工作步入規(guī)范化、法制化軌道。

(2)抓好檔案收集管理的關鍵環(huán)節(jié)。水土保持工程項目檔案涉及工程的方方面面，貫穿于工程全過程，特別是在項目建設初期，要遵循工程項目建設和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案收集管理工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，及早收集檔案資料。檔案管理人員缺乏的項目單位，可以聘請必要的檔案管理專業(yè)技術人員，對工作人員進行培訓，或深入現(xiàn)場進行指導，確保檔案材料的完整收集和妥善保管。

(3)嚴把項目檔案的驗收關。要按照檔案收集管理的有關規(guī)定，認真做好檔案驗收工作，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，務必使竣工材料做到真實、完備。檔案驗收重點是檢查項目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制。對建設周期長的工程，應分階段驗收，查漏補缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾錯改誤，確保檔案資料完整和準確。

(4)提高工程項目檔案工作人員綜合素質(zhì)。以業(yè)務素質(zhì)的提高為抓手，加強檔案管理工作人員的專業(yè)培訓，拓寬其知識面并優(yōu)化其知識結構。通過培訓，確保檔案工作者在工作中做到“三懂”，即懂業(yè)務、懂法律、懂有關規(guī)章制度，使其切實擔負起水土保持工程項目檔案收集管理的職責。

(5)充分利用信息化搞好工程項目檔案收集管理工作。將現(xiàn)代計算機技術、通信技術、網(wǎng)絡技術充分運用于水土保持工程項目檔案信息資源的形成、收集、整理、保存、管理和開發(fā)利用等活動中。大力推行縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子檔案在水土保持工程項目檔案中的運用，同時通過對紙質(zhì)、錄音、錄像、照片或其他類型載體檔案的數(shù)字化工作，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、存儲海量化，為水土保持工程項目檔案的收集、管理、開發(fā)提供更為廣闊的空間。

(6)做好水土保持工程項目檔案的開發(fā)利用工作。水土保持工程項目檔案的生命在于利用，在于更好地為經(jīng)濟建設服務，水土保持工程項目檔案資料為社會事業(yè)發(fā)展提供了極其寶貴的一手資料，一經(jīng)開發(fā)就會產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟效益和社會效益。因此，只有把檔案作為一種“能源材料”開發(fā)利用，才能體現(xiàn)它的潛力和價值。

(責任編輯張培虎)

S157

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鄭建民(1972—)，男，山西鄉(xiāng)寧縣人，副研究館員，學士，主要從事水利和水土保持檔案管理研究工作。

2015-09-30