■ 修云潔

?

對(duì)國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)相關(guān)問(wèn)題的思考

■ 修云潔

企業(yè)檔案是一種重要的信息資源，是企業(yè)的知識(shí)資源和財(cái)富，凝聚了全體員工的智慧，能為企業(yè)提供決策支持。強(qiáng)化檔案管理，充分利用檔案的價(jià)值，能推動(dòng)企業(yè)的科技創(chuàng)新和持續(xù)發(fā)展。在公有制為主體的基本經(jīng)濟(jì)制度下，國(guó)有企業(yè)控制著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的命脈，對(duì)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)影響深遠(yuǎn)。檔案管理在企業(yè)管理中的必要性，決定了國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性：國(guó)企檔案管理對(duì)國(guó)有企業(yè)的資產(chǎn)安全、國(guó)家財(cái)政收入以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)都有很大影響。因此，在信息化背景下，探討國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案管理問(wèn)題具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、數(shù)字化檔案概述

數(shù)字化檔案，就是運(yùn)用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理、保護(hù)，以檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和原文數(shù)據(jù)庫(kù)為核心，將數(shù)字化的檔案信息以網(wǎng)絡(luò)為媒介提供利用服務(wù)的虛擬檔案 。數(shù)字化檔案的特征，主要體現(xiàn)在管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案存儲(chǔ)數(shù)字化等方面。具體來(lái)說(shuō)：第一，信息資源數(shù)字化。企業(yè)的檔案不僅有紙質(zhì)檔案，還有一部分電子檔案而且這些檔案的信息全部存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，包括圖文等全部?jī)?nèi)容。第二，檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息能通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部形成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系，不受時(shí)空限制進(jìn)行利用。第三，檔案管理自動(dòng)化。數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案的接收、歸檔、檢索等工作智能化，每個(gè)模塊工作都在既定標(biāo)準(zhǔn)下運(yùn)行。第四，信息資源共享。與傳統(tǒng)檔案不同，數(shù)字化檔案的信息可以同時(shí)供多個(gè)用戶查閱，資源共享效率大大提升。

二、國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的現(xiàn)狀和存在問(wèn)題

在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和人工智能日益發(fā)展的今天，國(guó)有企業(yè)的信息化建設(shè)工作不斷完善，信息化工作幾乎普及到企業(yè)管理的各個(gè)領(lǐng)域，例如辦公業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、采購(gòu)管理、客戶管理等等。在檔案管理方面，許多國(guó)有企業(yè)的檔案信息化建設(shè)工作也取得了一定成績(jī)，信息化和網(wǎng)絡(luò)化成了檔案建設(shè)的主流。然而，我國(guó)國(guó)有企業(yè)檔案管理與國(guó)際優(yōu)秀企業(yè)檔案管理水平相比，普遍缺乏生機(jī)與活力，檔案數(shù)字化建設(shè)工作相對(duì)滯后。主要表現(xiàn)在：

（一）軟硬件設(shè)施更新緩慢

盡管許多國(guó)有企業(yè)尤其是大型國(guó)有企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)步伐較快，但總體來(lái)看國(guó)有企業(yè)檔案室的設(shè)備更新緩慢、設(shè)備陳舊，大多只能滿足企業(yè)的日常檔案管理工作，難以滿足數(shù)字化發(fā)展的要求。例如，檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，需要配置各種型號(hào)的掃描儀、信息管理系統(tǒng)服務(wù)器、電子資料備份設(shè)備等，原有的陳舊的、滿足不了新時(shí)代要求的設(shè)備都需要更新。而在實(shí)際的檔案數(shù)字化建設(shè)中，一些國(guó)有企業(yè)軟硬件設(shè)備更新緩慢，投資力度不夠，導(dǎo)致不能滿足數(shù)字化檔案建設(shè)的要求。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)難度大

數(shù)字化檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，需要高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐。國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)過(guò)程中，技術(shù)密集，面臨著許多技術(shù)問(wèn)題。例如，一些數(shù)字化產(chǎn)品兼容性較差，短期內(nèi)就會(huì)被淘汰，容易導(dǎo)致數(shù)字信息在新的硬件設(shè)備和軟件中難以讀出，技術(shù)過(guò)時(shí)問(wèn)題不容忽視；檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)難確立，國(guó)有企業(yè)如何全面實(shí)現(xiàn)信息資源的共享困難重重；光盤等刻錄載體的質(zhì)量，直接影響著檔案數(shù)據(jù)的保存期限和使用安全。以上這些技術(shù)問(wèn)題，直接影響著國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。

（三）存在較大的安全隱患

數(shù)字化檔案離不開計(jì)算機(jī)、軟件和互聯(lián)網(wǎng)，離開了數(shù)字化設(shè)備檔案就不能存在，所以數(shù)字化檔案穩(wěn)定性較差。在技術(shù)和設(shè)備更新?lián)Q代頻率加快的今天，數(shù)字化檔案在保存、傳輸和利用等方面的安全性風(fēng)險(xiǎn)日漸加大；加之?dāng)?shù)字化檔案具有容易被更改、被復(fù)制等特征，國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案的安全性日漸凸顯，如何確保數(shù)字化檔案在任何狀態(tài)下都能處于安全狀態(tài)非常重要。

（四）業(yè)務(wù)問(wèn)題不容忽視

傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)檔案管理為主，因而國(guó)有企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作中必然面臨一系列的業(yè)務(wù)問(wèn)題，這些業(yè)務(wù)問(wèn)題如果處理不好，也會(huì)影響國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)工作的順利推進(jìn)。首先，原始檔案的鑒定工作。在進(jìn)行檔案數(shù)字化之前，要對(duì)原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行鑒定，以明確數(shù)字化工作的操作程序和范圍。而在鑒定過(guò)程中，標(biāo)準(zhǔn)不一，人為造成了檔案數(shù)據(jù)的不完整。例如，有的國(guó)有企業(yè)在界定數(shù)字化掃描范圍時(shí)，只掃描正本，而對(duì)定稿、草稿等資料不進(jìn)行掃描；有的國(guó)有企業(yè)由于檔案沒(méi)有正本或定稿，掃描了草稿的檔案。其次，檔案的拆卷（件）與裝訂問(wèn)題。盡管國(guó)家檔案局推出了立卷改革，精簡(jiǎn)了檔案整理流程，但國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)中不可避免地需要整理以前的案卷，這些案卷掃描時(shí)不進(jìn)行拆卷和裝卷是不可能的。所以，數(shù)字化掃描前到底要不要拆件，或者掃描后要不要裝卷，成了一個(gè)頗具爭(zhēng)議的問(wèn)題。

（五）檔案數(shù)字化人才缺乏

數(shù)字化檔案建設(shè)需要高層次人才的引進(jìn)，培養(yǎng)一支既懂檔案管理，又精通信息技術(shù)的人才隊(duì)伍，是國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的瓶頸問(wèn)題之一。一些國(guó)有企業(yè)在檔案數(shù)字化建設(shè)中，由于人手緊張、精通業(yè)務(wù)的人才缺乏，往往依靠一些有資質(zhì)的檔案掃描公司開展數(shù)字化檔案工作；一些國(guó)有企業(yè)經(jīng)費(fèi)不足，人員編制受限，沒(méi)有能力培養(yǎng)或引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才?？傊瑥?fù)合型人才的缺乏是很多國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)中的瓶頸問(wèn)題。

三、國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的建議與對(duì)策

針對(duì)國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)存在的問(wèn)題，提出以下建議對(duì)策。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視程度，增加經(jīng)費(fèi)保障

國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)關(guān)系到企業(yè)各個(gè)方面的工作，需要在組織結(jié)構(gòu)、人員隊(duì)伍、經(jīng)費(fèi)保障、部門協(xié)調(diào)等方面獲得領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。可以說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)的支持的檔案數(shù)字化建設(shè)的首要條件，離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視。國(guó)有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)只有充分意識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案建設(shè)的必要性，才能在組織和經(jīng)費(fèi)方面給予足夠的保障，把檔案數(shù)字化建設(shè)工作納入到企業(yè)管理常規(guī)任務(wù)中，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。例如，在數(shù)字化檔案建設(shè)過(guò)程中，前期工作量較大、時(shí)間緊迫，在數(shù)據(jù)加工時(shí)可由領(lǐng)導(dǎo)出面，聘請(qǐng)臨時(shí)工作人員幫助完成任務(wù)；數(shù)字化檔案工作開展后，如果崗位和人員設(shè)置不科學(xué)，經(jīng)費(fèi)短缺，同樣應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)反映，及時(shí)解決存在問(wèn)題。

針對(duì)軟硬件設(shè)施更新緩慢的問(wèn)題，國(guó)有企業(yè)應(yīng)逐漸加大經(jīng)費(fèi)投入力度，為企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)投入必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)。檔案事業(yè)是國(guó)有企業(yè)的基礎(chǔ)事業(yè)，檔案數(shù)字化工作是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)工作，因此國(guó)有企業(yè)要加大檔案數(shù)字化建設(shè)投入，強(qiáng)化檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)施建設(shè)，在企業(yè)預(yù)算中固定單列經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目，并盡可能逐漸增加經(jīng)費(fèi)預(yù)算，確保經(jīng)費(fèi)支出落到實(shí)處，

（二）加快人才培養(yǎng)步伐，引進(jìn)新技術(shù)

國(guó)有企業(yè)在數(shù)字化檔案建設(shè)過(guò)程中，普遍存在復(fù)合型人才缺乏的問(wèn)題和多方面的技術(shù)問(wèn)題，為了解決好這兩個(gè)問(wèn)題，國(guó)有企業(yè)應(yīng)在加快人才培養(yǎng)步伐的同時(shí)，適當(dāng)引入新技術(shù)。國(guó)有企業(yè)檔案管理員一般都存在年齡結(jié)構(gòu)不合理、計(jì)算機(jī)操作能力不高、習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理等問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，國(guó)有企業(yè)應(yīng)花大力氣培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又掌握自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才。一方面，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，提升管理員的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)素養(yǎng)；另一方面，通過(guò)公開招聘等方式，吸引優(yōu)秀的檔案管理人才，充實(shí)企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)人才隊(duì)伍。新技術(shù)引進(jìn)方面，國(guó)有企業(yè)要結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)制度積極引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，引入先進(jìn)的檔案管理軟件和系統(tǒng)，更新和改善原有的檔案管理方式，突破傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空限制，提高國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（三）積極應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案的安全問(wèn)題

首先，要增強(qiáng)檔案管理員的責(zé)任心，強(qiáng)化安全意識(shí)。數(shù)字檔案具有脆弱性，不僅人為因素會(huì)損壞檔案，自然因素也會(huì)損壞其數(shù)據(jù)。檔案管理員在檔案信息保存、傳輸和共享等管理過(guò)程中，要具有安全意識(shí)，按照標(biāo)準(zhǔn)化工作制度進(jìn)行操作，避免檔案的損害和數(shù)據(jù)的篡改、復(fù)制等。

其次，推行檔案保管雙套制。確保國(guó)有企業(yè)的數(shù)字檔案、紙質(zhì)檔案都有備份，各有兩套進(jìn)行存檔，而且紙質(zhì)檔案和電子檔案都要長(zhǎng)期保存。

最后，推行數(shù)字檔案異地存儲(chǔ)方式。為了避免數(shù)字檔案在某個(gè)地方損壞后就徹底丟失的安全風(fēng)險(xiǎn)，國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案管理可以采取國(guó)家檔案館的做法，建立異地備份庫(kù)，對(duì)一些重要的檔案進(jìn)行異地備份，保證檔案在任何地方、任何情況都處于安全狀態(tài)。

（四）健全檔案管理制度，規(guī)范日常業(yè)務(wù)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐漸成熟的環(huán)境下我國(guó)的法制比較健全，國(guó)有企業(yè)同樣要依靠有關(guān)法律法規(guī)，建立健全國(guó)有企業(yè)檔案管理制度，使檔案數(shù)字化工作立足于各個(gè)部門、企業(yè)的各個(gè)階段，切實(shí)提高檔案管理水平。在此基礎(chǔ)上，規(guī)范檔案管理工作流程，建立一套數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，提高檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量。內(nèi)容可包括電子檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件歸檔規(guī)范、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、信息安全建設(shè)規(guī)程、多媒體信息操作規(guī)程、目錄和原文數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等一系列制度。日常業(yè)務(wù)中，檔案案卷（件）的拆裝應(yīng)視情況而定，能不拆的不拆，能不裝訂的不裝訂；檔案案卷及原件無(wú)需裝訂，只要按順序擺放在原卷皮或案卷盒里即可；避免整卷（件）裝訂，便于檔案保存和保密。

總之，數(shù)字檔案是未來(lái)檔案信息的主要形式，是檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展方向。IT技術(shù)日益革新、計(jì)算機(jī)軟硬件不斷完善和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日漸成熟，為國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)提供了良好的契機(jī)。國(guó)有企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身情況，選擇適合自己的數(shù)字化檔案建設(shè)方案，并保證檔案數(shù)字化建設(shè)方案在技術(shù)上具有一定的先進(jìn)性和前瞻性，努力使企業(yè)檔案信息建設(shè)與時(shí)代發(fā)展同步。

(作者單位：云南省公路開發(fā)投資有限責(zé)任公司)