■ 王 寧

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我國(guó)智慧檔案館理論研究和實(shí)踐工作綜述與展望

■ 王 寧

本文通過中國(guó)知網(wǎng)對(duì)智慧檔案館專題進(jìn)行了文獻(xiàn)調(diào)研，對(duì)智慧檔案館相關(guān)文獻(xiàn)的見刊年度和數(shù)量、文獻(xiàn)來源和論文作者進(jìn)行了分析，結(jié)合目前各級(jí)各類社科項(xiàng)目中相關(guān)選題的科研立項(xiàng)，對(duì)智慧檔案館的概念、智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關(guān)系、智慧檔案館和智慧城市的關(guān)系等問題進(jìn)行了述評(píng)；將已啟動(dòng)智慧檔案館建設(shè)的部分省市作為典型案例，對(duì)目前我國(guó)智慧檔案館實(shí)踐工作進(jìn)行了點(diǎn)評(píng)；從基礎(chǔ)理論、核心技術(shù)和演化趨勢(shì)等角度對(duì)智慧檔案館相關(guān)問題進(jìn)行了評(píng)價(jià)與展望。

智慧檔案館是檔案界在新的時(shí)代背景和技術(shù)環(huán)境下的一種學(xué)術(shù)期盼和檔案館運(yùn)行模式。技術(shù)層面，智慧檔案館較數(shù)字檔案館有了實(shí)質(zhì)性的變化，無法被簡(jiǎn)單地視作數(shù)字檔案館的2.0版；運(yùn)行層面，檔案館的功能更加泛在化、網(wǎng)絡(luò)化和感知化。數(shù)據(jù)和管理方面的智慧化使檔案館的價(jià)值和職能不斷升級(jí)，運(yùn)轉(zhuǎn)更加高效，檔案館將成為智慧化和系統(tǒng)化的信息服務(wù)新平臺(tái)。

一、我國(guó)智慧檔案館理論研究述評(píng)

1、文獻(xiàn)分析

筆者于2015年11月20日以中國(guó)知網(wǎng)（http://www.cnki.net/）為檢索平臺(tái)，選擇高級(jí)檢索方式，以“篇名=智慧檔案館”為檢索條件，對(duì)“期刊”、“博碩士”、“會(huì)議”、和“報(bào)紙”等數(shù)據(jù)庫進(jìn)行跨庫檢索。刪除非學(xué)術(shù)性文章和重復(fù)發(fā)表的文章，得到相關(guān)文獻(xiàn)49篇。

（1）文獻(xiàn)見刊年度和數(shù)量。通過對(duì)智慧檔案館相關(guān)文獻(xiàn)的見刊年度和數(shù)量分析，可以明顯看到這一專題的研究趨勢(shì)。第一，智慧檔案館是近年才出現(xiàn)的全新概念，2012年以前幾乎沒有這一專題的文獻(xiàn)；第二，這一概念甫一出現(xiàn)便迅速受到業(yè)界的重視，關(guān)注度持續(xù)提升，2013年、2014年和2015年相關(guān)文獻(xiàn)見刊數(shù)量逐步攀升，分別為7篇、15篇和27篇（估計(jì)2015年的相關(guān)論文要多于27篇，因?yàn)镃NKI數(shù)據(jù)庫收錄論文有延時(shí)）。隨著技術(shù)的發(fā)展，檔案學(xué)界對(duì)智慧檔案館相關(guān)問題的關(guān)注度將會(huì)不斷提升。

（2）文獻(xiàn)來源。在這49篇文獻(xiàn)中，41篇發(fā)表于學(xué)術(shù)期刊，5篇發(fā)表于學(xué)術(shù)會(huì)議的論文集，3篇來源于報(bào)紙，1篇為碩士論文。在這41篇期刊論文中，有22文章發(fā)表于核心期刊，達(dá)到半數(shù)以上，其中，《檔案學(xué)通訊》和《中國(guó)檔案》分別載文5篇和6篇，說明了檔案類高水平期刊對(duì)這一問題的關(guān)注程度。

（3）期刊學(xué)術(shù)論文的作者分析。通過對(duì)41篇期刊論文的作者進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可以看出涉及這一研究領(lǐng)域的作者既有高校的學(xué)者，也有在各級(jí)各類檔案局（館）第一線工作的檔案從業(yè)者。前者以薛四新為代表，文章達(dá)到4篇（含第二作者），內(nèi)容以綜述見長(zhǎng)；后者以楊來青為代表，3篇論文（均為第一作者）的內(nèi)容涉及智慧檔案館的歷史淵源、功能及體系結(jié)構(gòu)，反映了青島市檔案局（館）在數(shù)字檔案館、城市記憶和智慧檔案館方面的研究歷史，實(shí)為難得。另外，巨珺以第一作者的身份在核心期刊上發(fā)表了兩篇論文，楊艷也在核心期刊上發(fā)表了三篇相關(guān)論文（《檔案學(xué)通訊》上為第一作者，其它為非第一作者），其它作者只有一篇相關(guān)論文發(fā)表。我們發(fā)現(xiàn)，一方面，關(guān)注這一專題的作者所在單位或機(jī)構(gòu)比較分散，分布領(lǐng)域較廣，但這也說明這一專題在學(xué)界和檔案從業(yè)者中引起了廣泛的關(guān)注；另一方面，多數(shù)論文的作者只發(fā)表過一篇相關(guān)內(nèi)容的論文，說明在這一領(lǐng)域還沒有形成有力的合作團(tuán)隊(duì)。

2、課題介紹

通過在相關(guān)文獻(xiàn)中注明的“基金資助”等信息進(jìn)行查詢，我們發(fā)現(xiàn)近年各級(jí)各類社科項(xiàng)目中多次出現(xiàn)智慧檔案館或相關(guān)元素的選題，立項(xiàng)時(shí)間也集中在2013年至2015年間，與該選題文章集中發(fā)表的時(shí)間相吻合，這也驗(yàn)證了這一選題近年受重視的程度。這些科研課題包括國(guó)家社科基金一般項(xiàng)目和青年項(xiàng)目、國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目、北京市檔案局科技項(xiàng)目和其它一些地市級(jí)社科項(xiàng)目等，項(xiàng)目選題涉及與智慧城市相關(guān)的數(shù)字檔案資源建設(shè)、檔案信息化研究、信息資源共建共享、檔案館發(fā)展新模式等方面的研究以及智慧檔案館關(guān)鍵要素方面的研究。

3、研究?jī)?nèi)容分析

（1）智慧檔案館概念研究

楊來青等在論文《檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館》中對(duì)“智慧檔案館”的界定被引用率非常高，也是業(yè)界較早對(duì)這一概念的解釋。他認(rèn)為，“智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式?！碑吘暝凇吨腔鄢鞘协h(huán)境下智慧型檔案館建設(shè)初探》一文中，較早地在智慧城市的技術(shù)和社會(huì)環(huán)境下探討了智慧檔案館的內(nèi)涵，即，“智慧檔案館=檔案館+物聯(lián)網(wǎng)+云計(jì)算+智慧化設(shè)備+智能館會(huì)+信息資源+人力資源?！睏钪怯碌仍凇对囄鲋腔蹤n案館的興起與未來發(fā)展》中通過對(duì)業(yè)界關(guān)于智慧檔案館的諸多理解進(jìn)行梳理，將智慧檔案館概括為“綜合檔案數(shù)據(jù)、信息、情報(bào)、知識(shí)來解決檔案收集、管理、保存、利用等問題的智慧化系統(tǒng)和平臺(tái)。”

可以明顯看出，目前對(duì)智慧檔案館的理解多集中于在智慧城市的技術(shù)背景和社會(huì)環(huán)境下檔案館在發(fā)展過程中表現(xiàn)出的新業(yè)態(tài)，智慧檔案館將成為體現(xiàn)“智能”、“智慧”的新模型、新模式或新平臺(tái)。

（2）智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關(guān)系研究

數(shù)字檔案館的概念剛剛出現(xiàn)時(shí)，對(duì)數(shù)字檔案館的各種認(rèn)識(shí)和理解層出不窮，當(dāng)時(shí)數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)實(shí)體檔案館的關(guān)系研究自然成為熱點(diǎn)。與之類似，智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關(guān)系研究也成為當(dāng)前智慧檔案館研究的一個(gè)頗具爭(zhēng)論的問題，認(rèn)識(shí)差別較大。一類觀點(diǎn)是將智慧檔案館視作數(shù)字檔案館的高級(jí)階段或升級(jí)版，目前傾向于這一觀點(diǎn)的學(xué)者占多數(shù)，以楊來青、畢娟和巨珺等為代表。例如，巨珺認(rèn)為，“智慧檔案館是數(shù)字檔案館的延續(xù)和升華，是檔案館未來發(fā)展的方向?！碑吘暾J(rèn)為，“數(shù)字檔案館建設(shè)基礎(chǔ)上加上具有全面感知、可靠傳遞、智能處理等特征的物聯(lián)網(wǎng)就是智慧檔案館的雛形。”楊來青提出，“智慧檔案館是應(yīng)用智慧管理技術(shù)的信息化形態(tài)檔案館。從功能角度解讀這一認(rèn)識(shí)，智慧檔案館是數(shù)字檔案館的發(fā)展與提升，是基于智慧管理技術(shù)的新型信息化形態(tài)檔案館，應(yīng)在數(shù)字檔案館已有功能的基礎(chǔ)上，全面應(yīng)用智慧管理技術(shù)，使其功能具有智慧化、智能化的特性，創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)工作管理模式和檔案信息資源開發(fā)方式?！绷硪活愑^點(diǎn)是將智慧檔案館和數(shù)字檔案館視作并行存在的關(guān)系，持這類觀點(diǎn)的學(xué)者以陶水龍為代表，他在《智慧檔案館建設(shè)思路研究》一文認(rèn)為，“智慧檔案館與數(shù)字檔案館是并行存在的關(guān)系，但有相互支持和配合的交集，即智慧檔案館與數(shù)字檔案館相互獨(dú)立、各司其職，智慧檔案館為數(shù)字檔案館提供智慧化和感知化等技術(shù)服務(wù)，數(shù)字檔案館為智慧檔案館提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。”他進(jìn)而提出，智慧檔案館是數(shù)字檔案館升級(jí)版的觀點(diǎn)在具體實(shí)施中存在著與現(xiàn)有規(guī)劃、實(shí)際工作和核心價(jià)值產(chǎn)生沖突的問題。

隨著檔案界對(duì)智慧檔案館與數(shù)字檔案館兩者之間關(guān)系研究的深入，我們預(yù)計(jì)這方面的成果將集中體現(xiàn)在智慧檔案館的功能和體系結(jié)構(gòu)等諸多方面。

（3）智慧檔案館和智慧城市的關(guān)系問題

智慧城市（smart city）的說法目前文獻(xiàn)可查最早出現(xiàn)于1990 年5月美國(guó)舊金山的一次國(guó)際會(huì)議。2008 年11 月在紐約召開的外國(guó)關(guān)系理事會(huì)上，IBM在《智慧地球：下一代領(lǐng)導(dǎo)人議程》演講報(bào)告中正式提出“智慧地球（smart planet）”概念，隨后IBM 又在此基礎(chǔ)上強(qiáng)化了“智慧城市”的概念。智慧城市一是強(qiáng)調(diào)信息采集和處理的變革，運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、高速計(jì)算、大數(shù)據(jù)處理及智能分析等智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)智能生產(chǎn)制造、城市管理和服務(wù)智能化運(yùn)行；二是強(qiáng)調(diào)智能技術(shù)充分實(shí)現(xiàn)所應(yīng)具備的人文、制度等環(huán)境條件，城市治理模式的變革，以及智能技術(shù)應(yīng)用在城市社會(huì)領(lǐng)域的拓展和城市系統(tǒng)之間的整合。

智慧檔案館是伴隨著智慧城市的建設(shè)而在檔案界出現(xiàn)的新模式和新業(yè)態(tài)。傅榮校認(rèn)為，“智慧城市的出現(xiàn)孕育了智慧檔案館這一新概念，并為智慧檔案館的發(fā)展提供了契機(jī)。”王小健等認(rèn)為，“智慧檔案館是智慧城市背景下檔案館進(jìn)化發(fā)展的高級(jí)形態(tài)?！苯柚鷶?shù)字技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)升級(jí)傳統(tǒng)實(shí)體檔案館，是此前數(shù)字檔案館追求的目標(biāo)。但在“智慧”語境下，智慧檔案館如何實(shí)現(xiàn)智慧收集、智慧鑒定、智慧管理和智慧服務(wù)等功能還需要投入更多的研究精力。借用新技術(shù)和新應(yīng)用來升級(jí)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)架構(gòu)需要對(duì)我國(guó)智慧檔案館建設(shè)進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)和整體規(guī)劃。智慧檔案館的內(nèi)容與功能如何實(shí)現(xiàn)與智慧城市的對(duì)接，從而進(jìn)行深度融合，也是智慧檔案館建設(shè)的主要目標(biāo)之一。

二、智慧檔案館實(shí)踐工作點(diǎn)評(píng)

如前文所述，智慧檔案館的概念從2013年才開始大量出現(xiàn)在各類文獻(xiàn)和媒體中，而在這之前，“智慧檔案”的概念卻早已出現(xiàn)，并伴以“智慧城市”工作的推進(jìn)而逐步得到重視。例如，隨著上?！爸腔鄢鞘小钡慕ㄔO(shè)，上海市檔案局2010年啟動(dòng)“就地查詢、跨館出證、館社聯(lián)動(dòng)、全市通辦”的民生檔案遠(yuǎn)程協(xié)同服務(wù)機(jī)制，配合以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化為主要特征的“智慧城市”的建設(shè)，構(gòu)建檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)融入智慧城市的檔案服務(wù)。到2012年，上海全市18家國(guó)家綜合檔案館的“館際聯(lián)動(dòng)”已全面實(shí)現(xiàn)，檔案資源共享理念的體現(xiàn)成為“智慧城市”建設(shè)的重要組成部分；2011年11月《南京市“智慧檔案”建設(shè)規(guī)劃》通過專家評(píng)審。這一《規(guī)劃》在“智慧南京”的整體框架下引入云計(jì)算、RFID、縮微品數(shù)字化等技術(shù)搭建基于物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算技術(shù)“智慧檔案”應(yīng)用體系，使智慧檔案服務(wù)平臺(tái)與“智慧南京”公共服務(wù)平臺(tái)對(duì)接，在“智慧南京”的總體規(guī)劃設(shè)計(jì)下為智慧檔案館建設(shè)提供了頂層設(shè)計(jì)。

2013年開始，智慧檔案館迅速成為檔案界的一個(gè)熱門詞匯，信息化基礎(chǔ)較好、數(shù)字檔案館建設(shè)較為先進(jìn)地區(qū)的智慧檔案館建設(shè)開始啟動(dòng)并迅速推進(jìn)，標(biāo)志著我國(guó)智慧檔案館的興起。智慧檔案館建設(shè)所積累的經(jīng)驗(yàn)和在項(xiàng)目推進(jìn)過程中面臨的困難，既為學(xué)界提供了理論研究案例，又為我國(guó)智慧檔案館建設(shè)提供了參考和借鑒。這也與2013年開始相關(guān)學(xué)術(shù)論文突然呈現(xiàn)爆發(fā)式增長(zhǎng)的現(xiàn)象相契合。

先以青島為例。青島市檔案局（館）在檔案信息化和數(shù)字檔案館建設(shè)等方面一直走在全國(guó)的前列。該市于2010年建成檔案歷史知識(shí)庫，于2012年啟用金宏政務(wù)網(wǎng)并掛接到青島檔案信息網(wǎng)，開展遠(yuǎn)程服務(wù)，為青島市智慧檔案館建設(shè)打下基礎(chǔ)。2013年，青島市智慧檔案館建設(shè)正式啟動(dòng)，其具體思路是“依托檔案館的資源優(yōu)勢(shì)，以電子文件和專業(yè)數(shù)據(jù)庫等新型檔案資源歸檔和進(jìn)館為重點(diǎn)，建立檔案智慧收集平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案智能采集；采用物聯(lián)網(wǎng)，對(duì)檔案實(shí)體實(shí)行電子標(biāo)簽化管理，建立檔案智慧管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案智能化識(shí)別、定位、監(jiān)控和管理；采用虛擬化等檔案信息長(zhǎng)久保存新技術(shù)，構(gòu)建檔案信息智慧保護(hù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能備份、數(shù)據(jù)安全的智慧檢測(cè)”。青島市檔案館在智慧檔案館理論和實(shí)踐層面探索中所取得的成績(jī)受到業(yè)界的普遍肯定，也成為我國(guó)智慧檔案館建設(shè)的標(biāo)志性案例。

再以浙江省為例，該省在智慧檔案館建設(shè)方面的特點(diǎn)是多個(gè)城市集體推進(jìn)，這一格局引人注目。杭州市以全市檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過政務(wù)云平臺(tái)縱向連接各區(qū)縣（市）綜合檔案館，橫向連接各市級(jí)立檔單位和社會(huì)公眾，提供民生檔案跨館查閱和檔案開放等服務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)全市檔案信息資源的整合和共享利用。該市智慧檔案的建設(shè)目標(biāo)之一就是將檔案工作構(gòu)建于互聯(lián)網(wǎng)，通過合理分析為老百姓提供個(gè)性化的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)管理模式的新突破。麗水市建立了館藏檔案大數(shù)據(jù)和室藏檔案大數(shù)據(jù)兩個(gè)數(shù)據(jù)倉庫，配備了擁有智能管理、智能監(jiān)管、智能發(fā)布三大功能的操作系統(tǒng)。根據(jù)用戶的不同需求，面向居民建立了云檔案共享中心和物聯(lián)檔案超市，面向政府部門建立了資產(chǎn)智慧檔案和民生檔案，構(gòu)建了極具麗水特色的初級(jí)智慧檔案館。紹興市注重檔案信息網(wǎng)站的檢索查閱利用綜合功能，創(chuàng)建了“區(qū)域公共檔案信息資源管理和服務(wù)平臺(tái)”、“區(qū)域涉民檔案集成管理與服務(wù)平臺(tái)”，在建設(shè)智慧檔案的探索之路上邁出堅(jiān)實(shí)的一步。

此外，天津、廣州、珠海和深圳等城市的檔案館都陸續(xù)啟動(dòng)智慧檔案館項(xiàng)目，取得了一定的成績(jī)。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，檔案館與第三方公司合作開發(fā)的多個(gè)智慧檔案管理平臺(tái)也經(jīng)常被媒體報(bào)導(dǎo)，如中國(guó)移動(dòng)廣東公司的“五全實(shí)時(shí)智慧檔案管理體系”和北京量子偉業(yè)信息技術(shù)有限公司的“PDE”數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

三、問題與展望

1、智慧檔案館是一種技術(shù)模式還是一種學(xué)術(shù)概念？智慧檔案館的概念可解析的空間很大，從功能架構(gòu)和實(shí)現(xiàn)路徑都有待長(zhǎng)期的實(shí)踐探索和持續(xù)的研究論證。在新的技術(shù)條件和社會(huì)治理環(huán)境下，智慧檔案館會(huì)演化、成長(zhǎng)為什么樣子，我們還需要時(shí)間觀察，不同的觀察視角會(huì)導(dǎo)致不同的認(rèn)識(shí)和決策，頂層設(shè)計(jì)就顯得尤為重要。

2、對(duì)智慧檔案館基礎(chǔ)理論的探討或基于檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究智慧檔案館基本問題，這些研究還非常薄弱。目前學(xué)術(shù)文獻(xiàn)中對(duì)智慧檔案館的概念、性質(zhì)和特點(diǎn)等方面的論證較多，但對(duì)智慧檔案館的功能實(shí)現(xiàn)、技術(shù)支撐和發(fā)展定位等問題的論證有限，這與檔案學(xué)界和一線工作人員介入這一領(lǐng)域的時(shí)間較短有直接關(guān)系。

3、智慧檔案館的核心技術(shù)是什么？互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)通信、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)是否能提升傳統(tǒng)檔案館或數(shù)字檔案館的“智慧”程度，這些技術(shù)如何在智慧檔案館的實(shí)際建設(shè)過程中“落地”？RFID（Radio Frequency Identification，無線射頻識(shí)別）技術(shù)以及基于它研發(fā)的各類檔案安全智能化管理平臺(tái)，即使能夠?qū)崿F(xiàn)檔案實(shí)體和檔案信息的高效管理、能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的智能備份、能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)安全的智慧保障，智慧檔案館安全構(gòu)建的理想就能順利實(shí)現(xiàn)嗎？這些還都需要從智慧檔案館的內(nèi)容、功能和實(shí)際效果等方面長(zhǎng)期審視。

4、要警惕維技術(shù)論、唯概念論的傾向。任何新技術(shù)都要依托切實(shí)可行的配套管理才能得以發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。一些關(guān)于智慧檔案館的學(xué)術(shù)文章中已經(jīng)開始出現(xiàn)對(duì)技術(shù)過分依賴的傾向。智慧檔案館的構(gòu)建如果脫離信息技術(shù)，就相當(dāng)于無源之水、無木之本，是根本無法想像的；但如果完全依靠新技術(shù)而忽視檔案和檔案館的基本特征和運(yùn)行規(guī)律，忽視檔案學(xué)的傳統(tǒng)理論，智慧檔案館也就只能停留在概念階段。

總之，目前我國(guó)對(duì)智慧檔案館的研究還處于起步階段，概念的界定、理論的借鑒、實(shí)施的策略等問題還需要長(zhǎng)期研究驗(yàn)證和實(shí)踐探索?？上驳氖?，各級(jí)各類檔案局（館）、高校和一些研究機(jī)構(gòu)都對(duì)智慧檔案館的建設(shè)和研究表現(xiàn)出很高的研究熱情，預(yù)計(jì)智慧檔案館問題在未來幾年都將是檔案界的熱點(diǎn)話題之一。

（作者單位：秦皇島市城建檔案館）