姚清華 張文強

(周口市商水縣殘疾人聯(lián)合會，河南 周口 466100)

人事檔案是我國檔案管理工作中的重要組成部分，也是檔案從業(yè)人員工作的重點。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是以工作的單位為基礎，人一一檔案一一單位，嚴格捆綁。人事檔案的內容是以計劃經(jīng)濟時期的定級、職稱等內容為主。人事檔案管理工作以管理為重點，注意保密，輕視服務。并且在人員大流動的如今，人事檔案管理工作從業(yè)者的素質難以跟上時代要求?？梢哉f傳統(tǒng)的人事檔案管理模式難以適應當前市場經(jīng)濟條件下人員大流動的時代背景，人事檔案管理模式必須創(chuàng)新。

一、人事檔案管理模式概述

(一)人事檔案概念

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當重要。人事檔案制度的主要內容包括:

1.材料歸檔制度。2.檢查核對制度。3.轉遞制度。4.保衛(wèi)保密制度。5.統(tǒng)計制度。

(二)人事檔案管理模式

人事檔案管理模式是指以某種指導思想為基礎，適應當時的社會經(jīng)濟環(huán)境的人事檔案管理制度和方法。不同的社會經(jīng)濟環(huán)境人事檔案管理模式不同，比較典型的是計劃經(jīng)濟時期的人事檔案管理模式和市場經(jīng)濟時期的人事檔案管理模式。計劃經(jīng)濟時期的人事檔案管理模式是以計劃經(jīng)濟體制相對應的一種模式，即人員與工作單位高度吻合封閉，人員無法在社會上自由流動，人事檔案的內容更多的是在單位的表現(xiàn)、定級等內容，凸顯單位對人的管理，在一個封閉的系統(tǒng)里保存。市場經(jīng)濟時期的人事檔案管理模式是與人員作為一種生產(chǎn)資源在全社會范圍內自由流動相對應的，即人事檔案管理上重視的是人才服務，以服務為主，體現(xiàn)在為人力資源合理配置提供信息，并且人事檔案管理是一種開發(fā)的模式，進出自由。

二、傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在的問題

(一)人事檔案管理體制僵硬

當前人事檔案管理體制是分層、多元化的，按照身份進行劃分，整個人事檔案管理體制僵硬并且條塊化。

首先，按照人的身份進行人事檔案管理，將全部人事檔案分為干部、工人、學生三大塊，這種劃分是建立在城鄉(xiāng)二元分離的基礎上的，干部、工人和學生這種分類是以城鎮(zhèn)居民為基礎進行劃分的，而廣大的農(nóng)民和進城務工人員是不納入人事檔案管理體系的。此種按照身份的劃分和城鄉(xiāng)二元模式，與當前的經(jīng)濟社會人員自由流動和城鎮(zhèn)化的發(fā)展趨勢是相對立的。最大的問題就是大量進城務工的農(nóng)民工，在城市打工定居下來后，涉及教育、職稱、工齡和社會保險等問題由于缺乏人事檔案造成農(nóng)民工無法享受相應的權益。

其次，檔案管理機構條塊化，人事檔案的管理機關無法統(tǒng)一，造成人事檔案的分散。目前的人事檔案管理上按照干部、工人和學生進行劃分，相應的人事檔案由不同的機構進行管理，即使是同一身份的人事檔案，又有不同的級別劃分，分數(shù)不同的人事檔案管理機關，條塊分割。這樣產(chǎn)生的問題就是不利用于人才的流動，一些用人單位往往利用人事檔案管理制度，放人不放檔，而檔案往往又和人才的各種福利待遇掛鉤，結構造成人才無法自由流動。

最后，人事檔案管理制度落后，許多制度是上個世紀九十年代初期制定的，人事檔案制度具有封閉性。制度設計上的就是封閉性的，在管理體制上當然具有僵硬性。

(二)人事檔案管理體系的封閉性

首先目前的人事檔案管理按照身份進行劃分，各身份之間界限分明，并且人事檔案必須以工作單位為基本的管理單位。在以往職工只要成為國企的一員，就能享受干部般的待遇，如果成為干部，則其住房、薪資、養(yǎng)老、醫(yī)療等有了終身的保障，人事檔案也進入企事業(yè)單位的人事部門，進行統(tǒng)一、分級管理，雖然目前人事檔案制度較以前已經(jīng)有所改變，但是干部、工人和學生的人事檔案只對內部開發(fā)的封閉性仍然沒有改變，等級鮮明。

其次，人事檔案的內容處于保密狀態(tài)更多的是為了保存而不是公開使用。人事檔案的內容多為人事簡歷、評價等內容，注重的是人的歷史身份，并且人事檔案的作用更多的體現(xiàn)在政治上的政審，只在考公務員、升職、上學、入伍等特定時期運用，其他時期大多數(shù)都處于保密的封存狀態(tài)。

(三)人事檔案內容陳舊無法適應經(jīng)濟發(fā)展要求

人事檔案的內容偏重與人的歷史身份，如籍貫、求學表現(xiàn)、工作表現(xiàn)、個人簡歷、各種評價鑒定等內容。在當前社會條件下，隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們的觀念產(chǎn)生了巨大的改變，個體經(jīng)營自謀生計成為很多人的選擇，合資、三資、獨資等多種形式的企業(yè)紛紛建立，為社會就業(yè)提供了新途徑的同時也引起了用人機制的變化，大多數(shù)企業(yè)在招聘人員時，更加看重一個人的個人能力，而非其歷史身份，從哪個單位來的，企業(yè)對職工的管理靠合同而非人事檔案。職工在履行合同之后，可以根據(jù)自己的喜好選擇自己喜好的崗位，流動性大，企業(yè)間競爭的日趨激烈使得跳槽現(xiàn)象越來越多，而很多原有單位為了維護自身利益而扣留其人事檔案，導致大量死檔、棄檔的產(chǎn)生。

三、人事檔案管理模式創(chuàng)新的途徑

(一)以開放式心態(tài)樹立人事檔案管理的服務意識

我國的人事檔案是由政府、企業(yè)和高校人事部門管理，內容保密，不對外人開放，個人也不得私自查閱。事實上，人事檔案中需要保密的材料十分有限，且大部分檔案內容本人已經(jīng)知道，只有極少內容本人知道結果卻不清楚其過程，因此，人事檔案管理機構應以開發(fā)的心態(tài)，適度開放人事檔案。另一方面，政府、企業(yè)和高校對個人的人事檔案具有壟斷性，如企業(yè)對職工的評價如何，職工完全不知曉，形成嚴重的信息不對稱，且導致人事檔案的完善缺乏有效的監(jiān)督。政府、企業(yè)和高校完全可以對人事檔案采取公開的方式向社會各界公開，并且對人事檔案的制定過程予以全流程的公開，增加透明度。

針對不同群體的訴求，人事檔案管理應以他們的需要為主，積極為他們服務，方便社會公眾查詢人事檔案，為社會服務。樹立檔案管理的服務意識，首要的是要讓檔案管理從業(yè)人員樹立服務意識。服務人員的服務意識樹立起來了，檔案管理工作中重管理輕服務的問題便迎刃而解。

(二)在管理組織結構上順應人員流動的社會趨勢

在目前的情況下，公務員、工人和學生的身份界限在不斷的打破，公務員可以辭職成為工人或學生，工人和學生可以參加公務員考試。社會不再以身份進行劃分，尤其是大量的學生、工人涌入北上廣等一線城市工作學習，而他們的人事檔案有的留在當?shù)?，有的進入北上廣的人才服務中心，進行檔案托管。人才檔案由人才服務中心托管是目前人事檔案管理模式上組織機構的一個創(chuàng)新，人事檔案脫離由原來的單位改為專業(yè)的人才中心進行托管，人才中心對人事檔案進行收集、整理。在未來可以預見，人事檔案的管理將逐漸由工作單位轉向為專業(yè)的第三方檔案管理機構進行管理，實現(xiàn)人事檔案的集中統(tǒng)一管理，克服目前的條塊化、分級管理的模式。

［1］廖述香.構建和諧社會人事檔案管理模式［J］.江西農(nóng)業(yè)大學學報(社會科學版)，2007(3).

［2］林曉云.關于人事檔案管理創(chuàng)新的幾點建議［J］.北京檔案，2011)7).

［3］陳秋香.淺談人事檔案管理模式的創(chuàng)新［J］.辦公室業(yè)務，2012(7).