文·蔡虹　葛兆富　于健

以干部人事檔案專項審核為視角探討高校檔案管理工作

文·蔡虹葛兆富于健

近年來，組織部門針對人事檔案材料缺失、信息與歷史事實不符、管理不規(guī)范的痼疾，要求對檔案中涉及干部的“三齡（年齡、黨齡、工齡）二歷（學(xué)位學(xué)歷、工作經(jīng)歷）一身份（干部身份）”等信息進行人事檔案專項審核工作。高校檔案館責(zé)無旁貸地擔負了此次干部檔案審核中查補人事檔案的任務(wù)。同時以此為契機，我們對高校檔案管理工作進行一次全面的測試和檢驗，發(fā)現(xiàn)問題并提出對策建議。

一、高校檔案館查補人事檔案基本情況和特點

（一）基本情況

在查補過程中，高校檔案館同行遇到的共性問題，即干部人事檔案材料殘缺不全，均不同程度的需要補充以下材料。一是學(xué)習(xí)檔案情況。學(xué)歷、學(xué)位相關(guān)材料。包括：本?？?、碩士研究生、博士研究生畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件；錄取新生名冊或簡明登記名單；本?？茖W(xué)生、研究生登記卡、畢業(yè)生花名冊；學(xué)生學(xué)籍及獎懲情況；學(xué)生戶籍遷移情況；碩士生、博士生培養(yǎng)材料；本科生、碩士生、博士生授予學(xué)位名單等。二是工作檔案情況。畢業(yè)生分配（就業(yè)）計劃調(diào)配情況；畢業(yè)生工作報到證存根；人事調(diào)入介紹信；人事工資轉(zhuǎn)移介紹信；職稱評審材料、榮譽證明等。三是政審檔案情況。黨員發(fā)展名單；黨員轉(zhuǎn)正名單；轉(zhuǎn)入黨員組織關(guān)系介紹信；黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)出介紹信存根；干部花名冊；政審、任免材料等。由于歷年分配到各地、各行業(yè)的各層次畢業(yè)生數(shù)額非?？捎^，需母校檔案館補充的干部檔案份數(shù)多，據(jù)我校不完全統(tǒng)計干部檔案審核數(shù)占同期綜合檔案利用總數(shù)的半數(shù)以上， 留意一下查補的效果，我校檔案館同樣遇到查補后個別檔案不全的問題，無疑留下了工作遺憾。

（二）呈現(xiàn)的特點

一是政策性強。干部檔案審核中嚴格以政策規(guī)定為約束，以歷史事實為依據(jù)，原始檔案信息不得偽造虛填、涂改。更不得篡改、弄虛作假。二是保密性強。任何人不得擅自將原始資料帶出去，無關(guān)人員不得入庫房，沒有外傳外宣的義務(wù)。三是責(zé)任性強。檔案工作者除了熱心，更應(yīng)具備認真的態(tài)度、強烈的責(zé)任心，是做到檔案利用零失誤的必要前提。四是干部人事檔案與高校檔案的差異性特點。因兩者在監(jiān)管部門，執(zhí)行標準（收集、整理、分類、歸檔方式），歸檔內(nèi)容和服務(wù)面向等方面的差異，人事檔案長期游離于高校檔案管理范圍之外，據(jù)資料顯示，全國超過80%以上的高校兩者是分離的，基于人事檔案的“別處保存”的“檔情”，增加了工作流程的繁復(fù)性；人事檔案因是本人自己的檔案，面窄且格式內(nèi)容相對固定。高校檔案作為檔案、文獻資料、信息資源聚匯、存貯中心，服務(wù)教師、學(xué)生和學(xué)校，并滿足社會需求，面寬且內(nèi)容綜合。五是高校檔案利用忽熱忽冷狀態(tài)。有需要檔案時焦急企盼，館舍門庭若市，應(yīng)接不暇；提供檔案后恢復(fù)原狀，無聲無息較為冷清和被遺忘。

二、高校檔案管理中存在的問題

（一）檔案意識模糊

高校一些重點工作、重大活動如校慶、校友會工作、校領(lǐng)導(dǎo)離任審計、組織人事部門補充干部檔案材料、教學(xué)審核評估工作等愈加頻繁利用檔案，檔案工作受重視程度得以提高。但緣于檔案工作政策性、專業(yè)性強，學(xué)校不少人對什么是檔案、檔案工作有什么用不甚了解；有些人不關(guān)心檔案和檔案工作，認為這是檔案部門自己的事與己無關(guān)；有些單位不懂或嫌麻煩，從來不交檔案或怕占地方把利用價值不高的檔案交一大堆；不少人根本不知道利用檔案資源；還有人把檔案工作看成可有可無的軟任務(wù)，沒有提到應(yīng)有的位置等等。這嚴重影響著檔案事業(yè)的發(fā)展，與高校上水平、上層次的需要很不適應(yīng)。

（二）執(zhí)行管理標準不規(guī)范

國家及相關(guān)職能部門出臺了一系列的檔案法律、法規(guī)、管理制度和辦法，規(guī)范了如組織管理、檔案保護條件、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、開發(fā)利用等管理標準。但在校內(nèi)執(zhí)行過程中走了樣，變了形，表現(xiàn)為隨意性較大。如基礎(chǔ)業(yè)務(wù)中檔案立卷歸檔范圍及辦法、業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，導(dǎo)致歸檔文件的收集、征集、分類整理和保管期限劃分等問題上不夠全面、精準，填寫內(nèi)容不規(guī)范，格式不統(tǒng)一、不整齊、不美觀，導(dǎo)致檔案質(zhì)量不高；檔案不按時立卷歸檔和未及時移交檔案部門，經(jīng)常拖延等情況時有發(fā)生。有個別領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對檔案工作重要性和責(zé)任性認識還不夠，存在隨意應(yīng)付了事思想；檔案職能部門對相關(guān)單位必須要形成的檔案資料及時整理歸檔的檢查監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠。

（三）檔案材料不齊全，不完整

歸結(jié)于檔案收集、征集的問題。收集、征集各學(xué)院、職能部門形成的文件、表格及相關(guān)材料既是檔案工作的起點和基礎(chǔ)，也是文書及相關(guān)工作的結(jié)束和總結(jié)，一旦工作失誤必將嚴重影響檔案的質(zhì)量和利用效果。有些主客觀原因（如歸檔制度不落實， 監(jiān)督檢查力度不強，隊伍不穩(wěn)定等）可能與檔案管理部門以及各學(xué)院、職能部門工作某個環(huán)節(jié)和銜接方面出現(xiàn)問題所造成的檔案缺損，給單位工作和個人今后的工作、生活帶來不必要的損失和麻煩。

（四）有檔案私存的現(xiàn)象

有些部門的業(yè)務(wù)檔案使用頻率較高，其檔案沒有及時收集、整理，移交檔案館，而是放置在相關(guān)科室方便查閱利用，時間一長加之人員變動，容易造成損壞或丟失，事實上已經(jīng)違反了檔案法及相關(guān)管理規(guī)定。有人認為歸入檔案館保管給調(diào)閱利用造成不便和麻煩，并影響工作效率，主觀上講是一種偷懶和不負責(zé)任的做法。

三、解決的對策及建議

（一）積極爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面的重視和支持

形成以校領(lǐng)導(dǎo)分管、檔案館具體負責(zé)、各學(xué)院、職能部門協(xié)助的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并實現(xiàn)動態(tài)管理。檔案職能部門應(yīng)主動向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作爭取重視和支持，將檔案工作擺上議事日程，列入每年學(xué)校年度工作計劃和總結(jié)；明確檔案工作的職責(zé)范圍，并列入各單位年度考核的內(nèi)容；爭取經(jīng)費用于檔案專用設(shè)備投入，改善硬件條件以適應(yīng)檔案管理的需要；營造好的工作環(huán)境和氛圍，配齊專兼職檔案員，盡可能為其發(fā)展如升職、評職稱提供平臺，保持隊伍穩(wěn)定和檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）強化檔案教育培訓(xùn)

一是通過舉辦高校專兼職檔案員培訓(xùn)班提高檔案理論水平和工作的質(zhì)量；二是按需施教，注重實效，運用“走出去、請進來”或現(xiàn)場辦公等培訓(xùn)方式，使懂得和重視檔案工作的人員多起來、從事檔案工作的人員盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程，使輸入檔案目錄進一步規(guī)范；三是通過校園網(wǎng)自學(xué)、有獎答卷等方式，抓好校內(nèi)《檔案法》和《檔案法實施辦法》的學(xué)習(xí)教育，增強師生的檔案責(zé)任意識。

（三）建立健全管理機制

高校檔案職能部門應(yīng)按照國家檔案管理標準和工作規(guī)范，制定完善符合本校實際的有關(guān)規(guī)章制度和管理辦法，如檔案工作崗位責(zé)任制、檢查工作制、管理工作程序、保密制度、接收制度、整理制度、登記制度、保管制度、查閱利用制度、庫房管理制度、預(yù)立卷制度、復(fù)制制度、底圖保管更改制度、修改補充制度等一系列制度辦法，具有警示和提示內(nèi)容的要上墻展示于眾，定期檢查考核，完成與檔案管理目標任務(wù)獎懲辦法的結(jié)合。

（四）重視檔案收集、征集工作

與立卷部門的溝通聯(lián)系做到常態(tài)化，有時要不怕麻煩、不怕翻臉得罪人，盡可能使檔案材料種類完整齊全、真實準確和按時歸檔，豐富館藏內(nèi)容。專職檔案員應(yīng)對重點部門（如黨辦、校辦、組織、人事、教學(xué)等）進行現(xiàn)場辦公，手把手指導(dǎo)兼職檔案員做檔案分類、鑒別、取舍、編頁、打卷內(nèi)目錄、拆釘?shù)阮A(yù)審環(huán)節(jié)，給予必要的示范和提醒。檔案移交后復(fù)審，有疑問差錯的如材料缺頁、缺公章、領(lǐng)導(dǎo)或本人簽名，打回去糾正或補齊重來。對頻繁使用的檔案，業(yè)務(wù)科室可采取復(fù)制或存電子版?zhèn)溆?，原件?wù)必存檔案館保管。

（五）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理工作不僅是一項政策性強的工作，也是一項專業(yè)技術(shù)性較強的工作。配置的專門庫房要達到檔案保管標準，防范檔案損壞和丟失，提升檔案的壽命和利用率；配備 “八防”必要的設(shè)施，提高檔案的安全化水平；推進數(shù)字化、信息化建設(shè)，適應(yīng)檔案的館藏量和利用量不斷增加的需要。

（作者單位：青島大學(xué)綜合檔案館）