文·蔡虹　葛兆富　于健

以干部人事檔案專項審核為視角探討高校檔案管理工作

文·蔡虹葛兆富于健

近年來，組織部門針對人事檔案材料缺失、信息與歷史事實不符、管理不規(guī)范的痼疾，要求對檔案中涉及干部的“三齡（年齡、黨齡、工齡）二歷（學位學歷、工作經(jīng)歷）一身份（干部身份）”等信息進行人事檔案專項審核工作。高校檔案館責無旁貸地擔負了此次干部檔案審核中查補人事檔案的任務。同時以此為契機，我們對高校檔案管理工作進行一次全面的測試和檢驗，發(fā)現(xiàn)問題并提出對策建議。

一、高校檔案館查補人事檔案基本情況和特點

（一）基本情況

在查補過程中，高校檔案館同行遇到的共性問題，即干部人事檔案材料殘缺不全，均不同程度的需要補充以下材料。一是學習檔案情況。學歷、學位相關(guān)材料。包括：本?？啤⒋T士研究生、博士研究生畢業(yè)證書、學位證書復印件；錄取新生名冊或簡明登記名單；本專科學生、研究生登記卡、畢業(yè)生花名冊；學生學籍及獎懲情況；學生戶籍遷移情況；碩士生、博士生培養(yǎng)材料；本科生、碩士生、博士生授予學位名單等。二是工作檔案情況。畢業(yè)生分配（就業(yè)）計劃調(diào)配情況；畢業(yè)生工作報到證存根；人事調(diào)入介紹信；人事工資轉(zhuǎn)移介紹信；職稱評審材料、榮譽證明等。三是政審檔案情況。黨員發(fā)展名單；黨員轉(zhuǎn)正名單；轉(zhuǎn)入黨員組織關(guān)系介紹信；黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)出介紹信存根；干部花名冊；政審、任免材料等。由于歷年分配到各地、各行業(yè)的各層次畢業(yè)生數(shù)額非?？捎^，需母校檔案館補充的干部檔案份數(shù)多，據(jù)我校不完全統(tǒng)計干部檔案審核數(shù)占同期綜合檔案利用總數(shù)的半數(shù)以上， 留意一下查補的效果，我校檔案館同樣遇到查補后個別檔案不全的問題，無疑留下了工作遺憾。

（二）呈現(xiàn)的特點

一是政策性強。干部檔案審核中嚴格以政策規(guī)定為約束，以歷史事實為依據(jù)，原始檔案信息不得偽造虛填、涂改。更不得篡改、弄虛作假。二是保密性強。任何人不得擅自將原始資料帶出去，無關(guān)人員不得入庫房，沒有外傳外宣的義務。三是責任性強。檔案工作者除了熱心，更應具備認真的態(tài)度、強烈的責任心，是做到檔案利用零失誤的必要前提。四是干部人事檔案與高校檔案的差異性特點。因兩者在監(jiān)管部門，執(zhí)行標準（收集、整理、分類、歸檔方式），歸檔內(nèi)容和服務面向等方面的差異，人事檔案長期游離于高校檔案管理范圍之外，據(jù)資料顯示，全國超過80%以上的高校兩者是分離的，基于人事檔案的“別處保存”的“檔情”，增加了工作流程的繁復性；人事檔案因是本人自己的檔案，面窄且格式內(nèi)容相對固定。高校檔案作為檔案、文獻資料、信息資源聚匯、存貯中心，服務教師、學生和學校，并滿足社會需求，面寬且內(nèi)容綜合。五是高校檔案利用忽熱忽冷狀態(tài)。有需要檔案時焦急企盼，館舍門庭若市，應接不暇；提供檔案后恢復原狀，無聲無息較為冷清和被遺忘。

二、高校檔案管理中存在的問題

（一）檔案意識模糊

高校一些重點工作、重大活動如校慶、校友會工作、校領(lǐng)導離任審計、組織人事部門補充干部檔案材料、教學審核評估工作等愈加頻繁利用檔案，檔案工作受重視程度得以提高。但緣于檔案工作政策性、專業(yè)性強，學校不少人對什么是檔案、檔案工作有什么用不甚了解；有些人不關(guān)心檔案和檔案工作，認為這是檔案部門自己的事與己無關(guān)；有些單位不懂或嫌麻煩，從來不交檔案或怕占地方把利用價值不高的檔案交一大堆；不少人根本不知道利用檔案資源；還有人把檔案工作看成可有可無的軟任務，沒有提到應有的位置等等。這嚴重影響著檔案事業(yè)的發(fā)展，與高校上水平、上層次的需要很不適應。

（二）執(zhí)行管理標準不規(guī)范

國家及相關(guān)職能部門出臺了一系列的檔案法律、法規(guī)、管理制度和辦法，規(guī)范了如組織管理、檔案保護條件、基礎(chǔ)業(yè)務、開發(fā)利用等管理標準。但在校內(nèi)執(zhí)行過程中走了樣，變了形，表現(xiàn)為隨意性較大。如基礎(chǔ)業(yè)務中檔案立卷歸檔范圍及辦法、業(yè)務流程不規(guī)范，導致歸檔文件的收集、征集、分類整理和保管期限劃分等問題上不夠全面、精準，填寫內(nèi)容不規(guī)范，格式不統(tǒng)一、不整齊、不美觀，導致檔案質(zhì)量不高；檔案不按時立卷歸檔和未及時移交檔案部門，經(jīng)常拖延等情況時有發(fā)生。有個別領(lǐng)導和檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠，存在隨意應付了事思想；檔案職能部門對相關(guān)單位必須要形成的檔案資料及時整理歸檔的檢查監(jiān)督指導力度不夠。

（三）檔案材料不齊全，不完整

歸結(jié)于檔案收集、征集的問題。收集、征集各學院、職能部門形成的文件、表格及相關(guān)材料既是檔案工作的起點和基礎(chǔ)，也是文書及相關(guān)工作的結(jié)束和總結(jié)，一旦工作失誤必將嚴重影響檔案的質(zhì)量和利用效果。有些主客觀原因（如歸檔制度不落實， 監(jiān)督檢查力度不強，隊伍不穩(wěn)定等）可能與檔案管理部門以及各學院、職能部門工作某個環(huán)節(jié)和銜接方面出現(xiàn)問題所造成的檔案缺損，給單位工作和個人今后的工作、生活帶來不必要的損失和麻煩。

（四）有檔案私存的現(xiàn)象

有些部門的業(yè)務檔案使用頻率較高，其檔案沒有及時收集、整理，移交檔案館，而是放置在相關(guān)科室方便查閱利用，時間一長加之人員變動，容易造成損壞或丟失，事實上已經(jīng)違反了檔案法及相關(guān)管理規(guī)定。有人認為歸入檔案館保管給調(diào)閱利用造成不便和麻煩，并影響工作效率，主觀上講是一種偷懶和不負責任的做法。

三、解決的對策及建議

（一）積極爭取學校領(lǐng)導層面的重視和支持

形成以校領(lǐng)導分管、檔案館具體負責、各學院、職能部門協(xié)助的檔案管理網(wǎng)絡，并實現(xiàn)動態(tài)管理。檔案職能部門應主動向分管領(lǐng)導匯報工作爭取重視和支持，將檔案工作擺上議事日程，列入每年學校年度工作計劃和總結(jié)；明確檔案工作的職責范圍，并列入各單位年度考核的內(nèi)容；爭取經(jīng)費用于檔案專用設備投入，改善硬件條件以適應檔案管理的需要；營造好的工作環(huán)境和氛圍，配齊專兼職檔案員，盡可能為其發(fā)展如升職、評職稱提供平臺，保持隊伍穩(wěn)定和檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）強化檔案教育培訓

一是通過舉辦高校專兼職檔案員培訓班提高檔案理論水平和工作的質(zhì)量；二是按需施教，注重實效，運用“走出去、請進來”或現(xiàn)場辦公等培訓方式，使懂得和重視檔案工作的人員多起來、從事檔案工作的人員盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程，使輸入檔案目錄進一步規(guī)范；三是通過校園網(wǎng)自學、有獎答卷等方式，抓好校內(nèi)《檔案法》和《檔案法實施辦法》的學習教育，增強師生的檔案責任意識。

（三）建立健全管理機制

高校檔案職能部門應按照國家檔案管理標準和工作規(guī)范，制定完善符合本校實際的有關(guān)規(guī)章制度和管理辦法，如檔案工作崗位責任制、檢查工作制、管理工作程序、保密制度、接收制度、整理制度、登記制度、保管制度、查閱利用制度、庫房管理制度、預立卷制度、復制制度、底圖保管更改制度、修改補充制度等一系列制度辦法，具有警示和提示內(nèi)容的要上墻展示于眾，定期檢查考核，完成與檔案管理目標任務獎懲辦法的結(jié)合。

（四）重視檔案收集、征集工作

與立卷部門的溝通聯(lián)系做到常態(tài)化，有時要不怕麻煩、不怕翻臉得罪人，盡可能使檔案材料種類完整齊全、真實準確和按時歸檔，豐富館藏內(nèi)容。專職檔案員應對重點部門（如黨辦、校辦、組織、人事、教學等）進行現(xiàn)場辦公，手把手指導兼職檔案員做檔案分類、鑒別、取舍、編頁、打卷內(nèi)目錄、拆釘?shù)阮A審環(huán)節(jié)，給予必要的示范和提醒。檔案移交后復審，有疑問差錯的如材料缺頁、缺公章、領(lǐng)導或本人簽名，打回去糾正或補齊重來。對頻繁使用的檔案，業(yè)務科室可采取復制或存電子版?zhèn)溆?，原件務必存檔案館保管。

（五）加強基礎(chǔ)設施建設

檔案管理工作不僅是一項政策性強的工作，也是一項專業(yè)技術(shù)性較強的工作。配置的專門庫房要達到檔案保管標準，防范檔案損壞和丟失，提升檔案的壽命和利用率；配備 “八防”必要的設施，提高檔案的安全化水平；推進數(shù)字化、信息化建設，適應檔案的館藏量和利用量不斷增加的需要。

（作者單位：青島大學綜合檔案館）