文·趙麗

互聯(lián)網(wǎng)時期人才檔案的創(chuàng)新管理探析

文·趙麗

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，跨界發(fā)展的創(chuàng)新運營模式已經(jīng)成為我們生活的常態(tài)，如何在商海中掘金新的盈利模式，創(chuàng)建盈利新渠道，就成為很多企、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和HR（人力資源管理師）最為關(guān)注的焦點?！叭肆Y源的競爭是企、事業(yè)單位競爭的核心戰(zhàn)斗力！”當(dāng)一家單位擁有了大量的各類人才，它的發(fā)展壯大就必然成為水到渠成之事。那么，在競爭激烈的市場環(huán)境中擁有人才、發(fā)揮人才的潛能、儲備潛在的人才，就成為各單位競爭的主要戰(zhàn)場。本文所要闡述的就是如何科學(xué)地管理這些人才檔案，為企業(yè)的競爭發(fā)揮作用。

一、人才檔案管理的現(xiàn)狀

人才檔案管理的作用非常重大，它是單位選人用人的重要依據(jù)，也是人才培養(yǎng)和開發(fā)的重要信息源。隨著互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展建設(shè)，以互聯(lián)網(wǎng)思維為核心的意識形態(tài)明顯增強，對各類人才重要性的認(rèn)識也顯著提高，但人們利用、重視人才檔案的意識卻不見提高，尤其是在人事檔案管理中，設(shè)備、管理、培訓(xùn)滯后等諸多問題比比皆是，嚴(yán)重影響到了人才的培養(yǎng)和使用。目前，因為原有的人才檔案管理模式和新式的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理模式并存，很多人才資料庫的建設(shè)尚處在逐步完善和加強中，許多人才檔案管理的問題也逐漸浮出水面。

（一）人才登記信息不全面

這是傳統(tǒng)人才檔案管理遺留下的問題。過去，人才流動性較差，很多人一生都在一個部門工作，在個人信息登記方面沒有科學(xué)的認(rèn)識和長遠(yuǎn)的眼光。另外，也有檔案管理人員檔案意識欠缺的原因，對工作的要求不高，造成人才信息錄入簡單，很多重要關(guān)鍵的信息沒填或者錯寫，嚴(yán)重影響到了之后人才的流動和科技成果轉(zhuǎn)換。

（二）人才信息保密措施不得當(dāng)

人才檔案管理是單位人才流動的關(guān)鍵樞紐。在計劃經(jīng)濟(jì)時期，由于體制的原因，很多信息成為公眾信息，各單位在人才信息保密和流動性方面均采取公開透明的方式，沒有保密意識，更沒有保密措施。目前，隨著創(chuàng)新型經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，各類人才成為各家單位競爭的目標(biāo)。如何留住人才、挖掘人才，已成為很多單位領(lǐng)導(dǎo)和HR的工作重心。一些有先見之明的單位領(lǐng)導(dǎo)看到了人才檔案的重要性，開始搜集并完善與本單位有關(guān)的人才信息，搶占人才儲備的制高點，為本單位的發(fā)展積蓄大量的人才資源。

（三）人才檔案管理設(shè)施和專業(yè)人員缺失

過去由于對人才檔案管理的重要性認(rèn)識不足，很多單位對人才檔案管理的投入經(jīng)費偏少，沒有專門的檔案管理工作室，不配備專門的檔案管理人員，造成檔案保存不當(dāng)，出現(xiàn)資料被蟲蛀，信息遭丟失的情況；也有的單位因為檔案管理人員對檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，出現(xiàn)了人才信息混淆紊亂的情況，造成人才檔案管理工作不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)、不精細(xì)。

二、人才檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展模式

隨著行業(yè)分工的逐步細(xì)化，人才檔案管理已經(jīng)成為一項專業(yè)性強、技術(shù)含量高的專業(yè)性工作。目前，人才檔案管理也已經(jīng)發(fā)展成為HR、社會其他機(jī)構(gòu)提供人才檔案咨詢、信息服務(wù)的一項行政工作，要求人才檔案管理部門充分認(rèn)識檔案管理的重要性，切實為人力資源管理的相關(guān)部門提供人才信息支持。

（一）確保人才檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化

1.要根據(jù)我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，從人才檔案的歸檔、收集、保管、利用、保密和鑒定等方面，制定一套標(biāo)準(zhǔn)化的人才檔案管理制度。

2.要引進(jìn)先進(jìn)的人才檔案管理軟件，制定本單位人才的電子檔案，實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的一體化管理，逐步建立和完善人才檔案管理機(jī)制，促進(jìn)人才檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.要進(jìn)一步完善人才檔案管理評價體系，對人才檔案管理的場所、設(shè)備和人員等進(jìn)行科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呐鋫浜团嘤?xùn)，并定期進(jìn)行考核，從而實現(xiàn)人才檔案管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、人性化和制度化。

（二）實現(xiàn)人才檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化

長期以來，人才檔案管理模式一直處于傳統(tǒng)的手工管理階段。目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，這種手工管理的弊病日漸凸顯，已不能適應(yīng)高端人才的流動和商業(yè)機(jī)密的保存。

互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為人才檔案的管理工作提供了傳承創(chuàng)新的歷史機(jī)遇。借勢互聯(lián)網(wǎng)，用網(wǎng)絡(luò)辦公的管理方式替代傳統(tǒng)的手工管理模式，最大限度地儲存人才信息，建立人才檔案的檢索體系，不僅可以提高人才檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，而且還可以不斷完善和提升單位自身的人才儲備水平，加快本單位的人才流動和晉升，同時，也可以進(jìn)一步促進(jìn)與其他單位的人才互動。

（三）打造人才檔案管理多元化、層次化

人才檔案管理的多元化發(fā)展，有其歷史的必然性。當(dāng)跨界合作、人才跨界運營成為新的經(jīng)濟(jì)常態(tài)，我們不得不反思作為主要元素的“人”在這其中的重要作用?！叭瞬拧弊鳛槠?、事業(yè)單位的核心競爭力，當(dāng)然也就具有非常重要的社會和經(jīng)濟(jì)價值，那么，對人才檔案管理實施“多元化”管理就成為一種趨勢。

人才檔案的載體由原來的紙質(zhì)檔案管理發(fā)展成為與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的狀態(tài)，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)和激光技術(shù)的普及，為人才檔案管理的信息存儲提供了大量的存儲空間。而且人才檔案管理軟件的不斷開發(fā)應(yīng)用，也在人才層次的分類、管理、劃分等方面提供了科學(xué)合理的數(shù)據(jù)，為單位的人才儲備、發(fā)展和交流保存了大量的數(shù)據(jù)，極大的提高了人才檔案管理工作的效率，更具有直觀性、隱秘性，并且簡單易行可隨時登陸查閱。因此，這種多元化和層次化的發(fā)展現(xiàn)在已成為人才檔案管理的趨勢。

三、人才檔案管理的未來

人才檔案管理的未來，就是要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。這種借勢互聯(lián)網(wǎng)，對人才檔案管理工作采取制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、多元化、層次化和信息化，并引進(jìn)先進(jìn)的人才檔案管理理念，才能對人才進(jìn)行有效利用，為本單位的健康和諧發(fā)展夯實良好的人才基礎(chǔ)。這種人才檔案管理的現(xiàn)代化，一方面要適應(yīng)人才檔案自身的發(fā)展規(guī)律，另一方面也要適應(yīng)本單位人才檔案建設(shè)的發(fā)展方向，二者必須緊密結(jié)合，任何一方不得出現(xiàn)偏頗。因此，各單位的負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視人才檔案管理工作的重要性，在制定本單位的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃時，就將人才檔案管理工作納入其中，并請人才檔案部門參與到單位的戰(zhàn)略規(guī)劃進(jìn)程里來，共謀發(fā)展。

（作者單位：山東中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院）