文·郭莉

民生檔案“地企聯(lián)動(dòng)”利用模式的探索與應(yīng)用
——以淄礦集團(tuán)公司檔案館為例

文·郭莉

2013年以來(lái)，國(guó)內(nèi)煤炭行業(yè)徹底告別“黃金十年”，煤炭?jī)r(jià)格回落，煤企利潤(rùn)縮減，職工利益和個(gè)人權(quán)益方面問(wèn)題凸顯。隨著特殊工種退休審批、退休職工工齡重新核定、查詢工齡補(bǔ)交養(yǎng)老保險(xiǎn)等工作對(duì)檔案查閱的硬性需求，檔案部門被推上“風(fēng)口浪尖”，檔案查閱利用方式發(fā)生了根本變化，檔案部門從“幕后”被迫走向“臺(tái)前”。民生檔案資源建設(shè)和民生檔案利用體系建設(shè)成為新形勢(shì)下檔案工作的著力點(diǎn)和重要方向。研究民生檔案開(kāi)發(fā)利用的新需求，分析民生檔案利用中的新問(wèn)題，思考民生檔案利用的新模式，探索民生檔案利用的新對(duì)策成為煤炭企業(yè)檔案管理部門和檔案工作者面對(duì)的新課題。

一、民生檔案開(kāi)發(fā)利用的新需求

檔案資源開(kāi)發(fā)利用既是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，又是檔案工作的落腳點(diǎn)，是檔案工作社會(huì)價(jià)值的最終體現(xiàn)。新形勢(shì)下，檔案工作內(nèi)涵不斷豐富、外延不斷延伸。過(guò)去，煤炭企業(yè)檔案利用大多是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策、編史修志、工作查考、學(xué)術(shù)研究等服務(wù)。近年來(lái)，隨著民生檔案資源建設(shè)推進(jìn)，檔案工作內(nèi)涵不斷豐富，檔案開(kāi)發(fā)利用范疇不斷擴(kuò)大，檔案工作逐步融入職工群眾的日常生活，成為黨、政府、企業(yè)密切聯(lián)系群眾的紐帶，普通職工群眾成為檔案利用者中重要一員，利用目的紛繁復(fù)雜。

（一）民生檔案開(kāi)發(fā)利用的新價(jià)值。煤炭企業(yè)由于政策性關(guān)閉破產(chǎn)、主輔分離、改革改制等產(chǎn)權(quán)變動(dòng)，大批單位人轉(zhuǎn)眼變成社會(huì)人。下崗失業(yè)人員到人社部門辦理特殊工種退休、續(xù)交養(yǎng)老保險(xiǎn)，自謀職業(yè)人員完善個(gè)人檔案，都需要查閱招工表、工資表、轉(zhuǎn)正定級(jí)、除名文件等相關(guān)材料?？稍衅髽I(yè)不是已不復(fù)存在，就是鐵將軍把門，亦或一推再推。到哪里去找這些文件材料呢？找檔案館自然成了下崗失業(yè)人員的不二選擇。淄礦檔案館搶救接收進(jìn)館的原破產(chǎn)改制企業(yè)4萬(wàn)多卷檔案，幫助大批下崗失業(yè)人員解除了后顧之憂。按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，企業(yè)特殊工種職工可提前辦理退休，查到從事有毒有害、特別繁重工種連續(xù)8年、9年或10年以上的材料，經(jīng)過(guò)本人申請(qǐng)依據(jù)從事此項(xiàng)工作的工資單、保健費(fèi)憑據(jù)等，就可以提前5年辦理特殊工種退休手續(xù)。例如按淄博市每人每年平均交納8000元養(yǎng)老保險(xiǎn)計(jì)算，每名職工提前5年退休可節(jié)省4萬(wàn)元，按每月3000元退休工資計(jì)算，提前退休5年可多得工資18萬(wàn)，里外相差22萬(wàn)元，民生檔案利用價(jià)值凸顯。

（二）民生檔案開(kāi)發(fā)利用的新理念。民生檔案是“人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問(wèn)題”在檔案工作的集中體現(xiàn)，開(kāi)展民生檔案工作，是貫徹黨的“著力保障和改善民生”精神的具體措施，是關(guān)注民生、保障民生、改善民生的重要方向。主動(dòng)融入民生領(lǐng)域，積極創(chuàng)新民生檔案利用服務(wù)模式，是維護(hù)職工群眾切身利益、促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)、構(gòu)建和諧社會(huì)環(huán)境、推動(dòng)檔案工作內(nèi)涵發(fā)展的新理念。

二、民生檔案開(kāi)發(fā)利用的新問(wèn)題

人員緊缺、資金短缺、安全保障困擾是新形勢(shì)下民生檔案開(kāi)發(fā)利用所面臨的根本問(wèn)題。

（一）民生檔案開(kāi)發(fā)利用人員緊缺。圍繞服務(wù)民生做好養(yǎng)老保險(xiǎn)、特殊工種退休等各領(lǐng)域民生檔案管理和利用，需要占用大量時(shí)間和精力，造成檔案人員明顯緊缺。本企業(yè)原權(quán)屬單位夏莊煤礦、南定煤礦、雙溝煤礦、西河煤礦、石谷煤礦、創(chuàng)大公司、先河公司等十幾個(gè)單位破產(chǎn)、主輔分離改制后，已有4萬(wàn)多卷檔案移交進(jìn)館。由于破產(chǎn)企業(yè)檔案整理不規(guī)范，民生檔案涉及的人數(shù)多，時(shí)間跨度大，給查閱利用帶來(lái)困難，檔案查閱利用量連年翻番。特別是工資檔案查閱，有時(shí)為了給一個(gè)人查夠辦理特殊工種退休所需的10年左右檔案，往往需要查閱十幾年，甚至幾十年的工資檔案。某礦工資檔案每月一本，最多時(shí)每本工資檔案有大約六千人，一本工資檔案將近10斤重，一年12本，為一個(gè)人調(diào)閱近百本這樣的檔案是很平常的事，工作量之大超乎想象。

（二）民生檔案開(kāi)發(fā)利用資金短缺。根據(jù)《國(guó)家檔案局關(guān)于嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)政部、發(fā)展改革委關(guān)于取消利用檔案收費(fèi)規(guī)定的通知》（檔發(fā)[2013]3號(hào)），2013年8月1日起國(guó)家正式取消了利用檔案收費(fèi)項(xiàng)目，使檔案利用進(jìn)入到免費(fèi)時(shí)代，客觀上擴(kuò)大了檔案服務(wù)的范圍和受眾。企業(yè)各級(jí)檔案部門嚴(yán)格按照無(wú)償服務(wù)原則，無(wú)論是對(duì)企業(yè)內(nèi)部職工群眾還是外來(lái)人員，只要符合檔案利用規(guī)定，都為其提供高質(zhì)高效的無(wú)償利用服務(wù)。由此造成檔案部門復(fù)印紙張、耗材等辦公費(fèi)用激增。盡管破產(chǎn)單位清算組帳戶上都有破產(chǎn)資金，但其檔案保管費(fèi)用、整理費(fèi)用、復(fù)制費(fèi)用、出館審核費(fèi)用等檔案管理利用所產(chǎn)生費(fèi)用卻無(wú)從列支。

（三）民生檔案開(kāi)發(fā)利用安全困擾。以本企業(yè)民生檔案查閱利用為例，每年為幾百人查閱近千卷次檔案，需分別出館到博山、淄川、臨淄、周村、張店等地方人社部門為職工審核檔案原件五百余卷次。由于查檔人員中下崗失業(yè)人員占的比重較大，人員復(fù)雜、車輛情況不摸底，檔案人員與檔案隨這些人員出館審核所帶來(lái)的檔案實(shí)體和工作人員安全問(wèn)題不容忽視。

三、民生檔案“地企聯(lián)動(dòng)”利用模式的創(chuàng)新探索與應(yīng)用

結(jié)合特殊工種退休審批、核定工齡補(bǔ)交養(yǎng)老保險(xiǎn)等查檔需求，在民生檔案查閱利用模式上大膽探索創(chuàng)新，在與相關(guān)單位、部門大量溝通和多次協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，探索形成了以企業(yè)檔案部門為核心樞紐，以各權(quán)屬單位、破產(chǎn)改制企業(yè)、查檔職工及其所在社區(qū)等為橫向聯(lián)系，以市人社局、市就業(yè)辦、各區(qū)縣人社局等地方審批部門為縱向聯(lián)系，集多部門協(xié)調(diào)配合于一體的“地企聯(lián)動(dòng)”檔案利用新模式。

（一）“地企聯(lián)動(dòng)”利用模式主要內(nèi)涵。一是檔案部門通過(guò)與市、區(qū)等地方退休審批部門溝通協(xié)調(diào)，按照查檔人員情況分期分批組織集中到市就業(yè)辦、市人社局、及各區(qū)縣人社部門進(jìn)行檔案原件審核；二是根據(jù)地方審批時(shí)間規(guī)定，分別在每年上半年和下半年集中進(jìn)行工資檔案查閱，提供加蓋檔案業(yè)務(wù)專用章的復(fù)印件，并詳細(xì)登記查檔目的、調(diào)閱檔號(hào)、復(fù)印頁(yè)數(shù)、原件審核單位、審核時(shí)間、查檔人聯(lián)系方式等，每人一個(gè)周轉(zhuǎn)箱單獨(dú)存放待審檔案，周轉(zhuǎn)箱里寫(xiě)明查檔人姓名、單位、電話等信息，存放在庫(kù)房指定位置；三是審核前1-2天，檔案部門電話通知到每位查檔人員，通知到相關(guān)單位，審核當(dāng)天有序組織車輛人員并作好登記，檔案人員全程監(jiān)控檔案原件出館，協(xié)助查檔單位和職工進(jìn)行原件審核，審?fù)昙纯虒n案原件帶回入庫(kù)，經(jīng)確認(rèn)安全上架后，檔案利用人簽字完成整個(gè)借閱流程。

（二）“地企聯(lián)動(dòng)”利用模式三大優(yōu)點(diǎn)。一是減少了檔案原件出館次數(shù)，減小了勞動(dòng)強(qiáng)度，維護(hù)檔案部門正常工作秩序；二是提高檔案原件審核效率，減少查檔單位和職工群眾多次奔波的辛苦，減輕檔案利用人員的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)；三是提高檔案原件保管的安全性，避免檔案原件損毀、丟失；四是集中辦理查閱審核，可以對(duì)檔案資源整合，查閱時(shí)間有重合、交叉的人員可以多人共用一卷檔案，減少了查閱和出館檔案數(shù)量，減輕了人社部門審核工作的勞動(dòng)強(qiáng)度，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，得到人社部門的高度認(rèn)可。 “地企聯(lián)動(dòng)”利用模式應(yīng)用后，由于本館待審檔案數(shù)量多，審核人員多，市人社局給開(kāi)通綠色通道，同時(shí)安排多位工作人員集中審核辦理，大大提高了審核效率。該模式應(yīng)用以來(lái)，僅2015年就查閱工資檔案646卷次/215人次，檔案部門出館到市、區(qū)就業(yè)辦、人社局等部門為職工審核工資原件466卷次/90人次，復(fù)印檔案2000余頁(yè)，未出現(xiàn)一起檔案信息不實(shí)或檔案原件損壞丟失事件。

四、民生檔案利用模式下一步創(chuàng)新發(fā)展策略

“地企聯(lián)動(dòng)”民生檔案利用模式不僅僅是對(duì)現(xiàn)有檔案服務(wù)方式的簡(jiǎn)單延伸，而是為提升檔案利用服務(wù)水平打開(kāi)了創(chuàng)新和發(fā)展的空間，為今后開(kāi)展異地查檔、跨館服務(wù)進(jìn)行的有益探索。民生檔案涉及如此多領(lǐng)域，涵蓋如此多內(nèi)容，影響如此之重大，下一步檔案工作應(yīng)著重從制度建設(shè)入手，以資源建設(shè)為重點(diǎn)，以數(shù)字化建設(shè)為抓手，通過(guò)深化地企合作，不斷推進(jìn)數(shù)字檔案館和遠(yuǎn)程共享平臺(tái)建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

（一）加強(qiáng)民生檔案工作制度建設(shè)。要充分認(rèn)識(shí)到解決民生問(wèn)題是黨和國(guó)家當(dāng)前以及今后一個(gè)時(shí)期的主要目標(biāo)和工作任務(wù)，檔案部門和檔案工作者必須從政治高度認(rèn)清這一形勢(shì)，主動(dòng)融入解決民生問(wèn)題的工作行列，建立健全民生檔案工作法規(guī)體系，完善民生檔案管理的制度體系。合理確定檔案管理人員編制，檔案人員數(shù)量隨館藏檔案數(shù)量的增加而相應(yīng)增加，明確相關(guān)部門和人員的民生檔案管理職責(zé)，加大收集力度，拓展收集渠道，建設(shè)面向民生的多元化館藏體系和開(kāi)發(fā)利用體系。

（二）加強(qiáng)民生檔案資源體系建設(shè)。檔案部門要按照有關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化檔案資源信息化建設(shè)，創(chuàng)新服務(wù)方式，提高利用效率和水平。針對(duì)民生檔案分布特點(diǎn)，一是加快館藏民生檔案數(shù)字化信息化進(jìn)程，提高檢索查閱速度，提高民生檔案的查準(zhǔn)率、查全率，真正使“死檔案”變成“活信息”，使“檔案庫(kù)”變成“思想庫(kù)”；二是樹(shù)立超前服務(wù)意識(shí)，就某一時(shí)期群眾關(guān)心的熱點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題，預(yù)見(jiàn)性的編制跨時(shí)期、跨類別、跨部門，甚至跨全宗的專題民生檔案目錄，該方法經(jīng)實(shí)踐證明，特別適合載體不同、時(shí)間跨度大、涉及部門多的檔案信息綜合查找。

（三）營(yíng)造民生檔案工作良好氛圍。 檔案部門以檔案信息資源為依托，樹(shù)立“管閑事”的思想，急群眾所急，想群眾所想，在困難面前，迎難而上，知難行易，創(chuàng)新思維，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，健全工作網(wǎng)絡(luò)，拓寬工作渠道，努力實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)民生檔案的良性互動(dòng)，形成齊抓共管的良好局面。

（四）提高民生檔案服務(wù)水平。不斷解放思想，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)觀念，利用信息化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)不涉密檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸利用。針對(duì)“地企聯(lián)動(dòng)”民生檔案利用模式，可以設(shè)立地企共用公共郵箱、建立企業(yè)網(wǎng)站平臺(tái)等，減少檔案原件出館次數(shù)，避免檔案原件損毀，具有很好的推廣使用價(jià)值。通過(guò)創(chuàng)新服務(wù)模式，提高服務(wù)質(zhì)量，努力打造更加開(kāi)放、更加貼近職工群眾的民生檔案服務(wù)體系，為維護(hù)廣大職工的切身利益發(fā)揮更大的作用。

（作者單位：淄博礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司檔案館）