文/呂敏

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產(chǎn)品檔案管理人員如何為企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

文/呂敏

企業(yè)產(chǎn)品檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，產(chǎn)品檔案管理人員應(yīng)該從自身做起，發(fā)揮主觀能動性，利用各種途徑提高工作能力，為企業(yè)加快發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的技術(shù)服務(wù)，從而提高自身的價值和地位。

企業(yè)的產(chǎn)品檔案是指在產(chǎn)品開發(fā)、研制生產(chǎn)過程中形成的，具有憑證和查考作用，并按制度歸檔保存的各種形式的技術(shù)檔案資料，是企業(yè)生產(chǎn)加工產(chǎn)品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。在企業(yè)中，檔案管理部門服務(wù)于科研、生產(chǎn)、經(jīng)營單位，企業(yè)只是享受檔案部門提供的信息資源，卻不重視和改善它的地位、現(xiàn)狀。

如何使產(chǎn)品檔案管理這個平凡的崗位充分發(fā)輝光與熱，更好地為相關(guān)部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)？二十多年的企業(yè)檔案管理工作經(jīng)歷使筆者體會到，應(yīng)該發(fā)揮主觀能動性，利用各種途徑提高工作能力，盡最大力量讓產(chǎn)品檔案發(fā)揮出最佳效益。

一、轉(zhuǎn)變觀念、愛崗敬業(yè)，真誠地接受和熱愛檔案工作

“知之者不如好之者，好之者不如樂之者”。要想贏得社會對檔案工作的正確評價和認(rèn)識，每個檔案人員首先要自尊、自信、自強(qiáng)，不管別人怎么看待檔案工作，檔案人員都不要妄自菲薄，要尊重、理解自己的職業(yè)，要真誠地接受和熱愛檔案工作，以奮發(fā)有為的工作態(tài)度和優(yōu)異的表現(xiàn)為檔案工作增添光彩。

二、勤于思考、善于總結(jié)，找到最適合的工作方法

初次接觸檔案時，身處成千上萬張資料、圖紙中，會感覺到千頭萬緒，不知從何做起。最好的方法就是盡快熟悉庫藏、經(jīng)常查看庫藏，掌握檔案的動態(tài)變化。通過了解自己管理的每一份文件、每一張圖紙，圖紙之間所屬關(guān)系、存放位置，一個產(chǎn)品從立項(xiàng)開始各階段都會產(chǎn)生什么技術(shù)文件，歸檔的技術(shù)文件是否齊套、完整等內(nèi)容，及時發(fā)現(xiàn)并解決解決賬物不符、檔案去向不明、存放位置錯亂、庫房安全隱患等問題。

同時，不能浮躁、怕麻煩，時常要靜下心來思考，分階段對工作進(jìn)行反思，主動做一些檔案編研工作。統(tǒng)計(jì)每年檔案利用率，對利用價值大的檔案進(jìn)行標(biāo)注，為下次被利用時能很快找出來，為利用者節(jié)約時間。統(tǒng)計(jì)每年檔案的更改量，記錄各產(chǎn)品的更改率，就能明了哪些產(chǎn)品已經(jīng)成熟穩(wěn)定，哪些產(chǎn)品還有待改進(jìn)。通過分析和總結(jié)，可以為企業(yè)相關(guān)人員提供有效信息和建議，從而提高檔案工作水平。日復(fù)一日，雖然有些枯燥，但你就會成為“活檔案”，在工作中得心應(yīng)手。

三、樹立安全防范意識，加強(qiáng)檔案保密制度及管理制度

檔案管理部門要根據(jù)實(shí)際情況制定收集、歸檔、保管、分發(fā)、更改、借閱、回收、銷毀等規(guī)章制度。隨著企業(yè)的變化和要求，定期進(jìn)行修訂、補(bǔ)充和完善檔案管理制度，保證管理制度的及時性、有效性，更好地指導(dǎo)檔案工作。

產(chǎn)品檔案人員必須嚴(yán)格遵守企業(yè)制定的保密制度，嚴(yán)格按照密級對分類保管各項(xiàng)專利、科研成果、核心技術(shù)等無形資產(chǎn)，避免在工作中有意或無意地失、泄密。

四、認(rèn)真學(xué)習(xí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)，提高檔案服務(wù)質(zhì)量

隨著時代的發(fā)展，檔案資料管理逐漸走向智能化、網(wǎng)絡(luò)化，新型檔案載體的出現(xiàn)更是對檔案管理提出更高要求。所以，檔案人員要有堅(jiān)持學(xué)習(xí)的進(jìn)取精神，主動尋找新的學(xué)習(xí)途徑、豐富學(xué)習(xí)內(nèi)容、擴(kuò)大學(xué)習(xí)范圍。對科研檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、項(xiàng)目檔案的管理方式都要有所涉及，對計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、各類載體的保護(hù)技術(shù)等也要盡可能多的掌握。這樣才能提高業(yè)務(wù)技能，做一個多能的檔案人才，為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

五、提高修養(yǎng)，做好與各部門的溝通和協(xié)調(diào)工作

產(chǎn)品檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作，與各部門完美的溝通、協(xié)調(diào)、合作是把工作做好的關(guān)鍵。

與領(lǐng)導(dǎo)溝通，聽取工作指導(dǎo)，匯報工作進(jìn)展，在做好工作的同時，讓領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作的實(shí)質(zhì)、流程和情況。與同事溝通，了解雙方需求，協(xié)調(diào)工作問題，形成一種快樂工作的氛圍。與利用者溝通，了解利用者的需要，運(yùn)用自己的工作經(jīng)驗(yàn)協(xié)助查找，及時、準(zhǔn)確提供檔案。因工作發(fā)生爭執(zhí)時，檔案人員要認(rèn)真聽取對方意見，耐心解釋、堅(jiān)持溝通、化解矛盾，按制度做好工作，贏得理解和尊重。

檔案事業(yè)是一項(xiàng)與整個人類歷史同樣古老的事業(yè)，一切事物最后的結(jié)局都要由“檔案”這種樸實(shí)無華的載體來記錄和收藏，是事物塵埃落定之后的必然歸宿，人類社會永遠(yuǎn)離不開檔案。

（作者單位：陜西凌云電器集團(tuán)有限公司技標(biāo)檔案處）