邱建娥/青田縣第二中學(xué)

中學(xué)生學(xué)籍檔案是中學(xué)教學(xué)檔案的組成部分，也是個人人事檔案的組成部分，更是國家檔案資源的組成部分。國家十分重視學(xué)籍檔案管理，2013年8月國家教育部頒布了《全國中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》（以下簡稱《辦法》），并于2013年9月1日起施行。《辦法》的頒布施行，標(biāo)志著統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)籍信息管理制度的建立，對于做好中學(xué)生學(xué)籍檔案管理、推進教育現(xiàn)代化、深入實施素質(zhì)教育、提高中學(xué)管理水平，都具有十分重要的意義。

1 中學(xué)生學(xué)籍檔案的重要性分析

中學(xué)生學(xué)籍檔案指中學(xué)生在初中、高中接受教育過程中所形成的、具有保存價值的多種載體的材料，如初中時的入團材料、高中時的畢業(yè)生登記表、綜合素質(zhì)發(fā)展報告、入黨材料，等等。對中學(xué)生而言，中學(xué)生學(xué)籍檔案對于其日后發(fā)展具有重要作用，關(guān)系到學(xué)生的升學(xué)、入黨、就業(yè)、出國深造等方方面面。對學(xué)校而言，中學(xué)生學(xué)籍檔案有助于提高中學(xué)教育教學(xué)質(zhì)量，以及促進良好學(xué)風(fēng)的形成。對社會而言，中學(xué)生學(xué)籍檔案是用人單位選用人才、定職定位的重要參考依據(jù)，也是有關(guān)機構(gòu)或部門檢查核驗學(xué)生畢業(yè)資格的重要憑證。

2 做好中學(xué)生學(xué)籍檔案工作的建議

2.1 完善學(xué)籍檔案管理機制

應(yīng)加強對中學(xué)生學(xué)籍檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將學(xué)籍檔案管理納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中；建立健全各項管理制度，實行學(xué)籍檔案集中統(tǒng)一管理；加大人力保障，落實管理部門和管理人員，形成校長負責(zé)，教務(wù)處、政教處、辦公室等多部門聯(lián)動，年級組長、班主任、任課教師等全員參與的學(xué)籍檔案管理機制，確保學(xué)籍檔案完整、真實和準(zhǔn)確。

2.2 明確學(xué)籍檔案材料的收集范圍

中學(xué)生學(xué)籍檔案收集范圍包括：學(xué)籍基礎(chǔ)信息及信息變動情況，學(xué)籍信息證明材料（戶籍證明、轉(zhuǎn)學(xué)申請、休學(xué)申請等），合素質(zhì)發(fā)展報告（含學(xué)業(yè)考試信息、體育運動技能與藝術(shù)特長、參加社區(qū)服務(wù)和社會實踐情況等），體質(zhì)健康測試及健康體檢信息、預(yù)防接種信息等，在校期間的獲獎信息，享受資助信息，省級教育行政部門規(guī)定的其他信息與材料。

2.3 開展檔案信息化管理

《辦法》明確規(guī)定“學(xué)籍檔案分為電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案納入電子學(xué)籍系統(tǒng)管理，紙質(zhì)檔案由學(xué)校學(xué)籍管理員負責(zé)管理。逐步推進學(xué)籍檔案電子化，同時保留必要的紙質(zhì)檔案”，這為開展檔案信息化管理提供了制度保障。隨著經(jīng)濟社會和科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，傳統(tǒng)手工管理學(xué)籍檔案的方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代中學(xué)管理以及社會利用的需要，這使得開展學(xué)籍檔案信息化管理勢在必行。浙江省于2005年建立中小學(xué)學(xué)生電子學(xué)籍系統(tǒng)，并于2010年全面實施中小學(xué)學(xué)生學(xué)籍電子化管理，這為開展檔案信息化管理提供了成熟的經(jīng)驗與堅強的技術(shù)保障。開展檔案信息化管理能夠有效提高學(xué)籍檔案工作效率及檔案利用率，中學(xué)應(yīng)加大對中學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理的投入，確保工作順利開展。

2.4 提高檔案員綜合素質(zhì)

中學(xué)要嚴(yán)格執(zhí)行《辦法》規(guī)定，在上崗前對檔案員進行崗前培訓(xùn)，上崗后要加強對檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與繼續(xù)教育，不斷提高檔案員的業(yè)務(wù)能力與素質(zhì)。同時，中學(xué)還要完善學(xué)籍檔案工作的考核與激勵機制，充分調(diào)動檔案員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，并保持檔案員隊伍的穩(wěn)定性。需要特別注意的是，由于中學(xué)學(xué)籍檔案涉及到的學(xué)生個人信息比較多，中學(xué)要特別強調(diào)檔案員在工作過程中具備高度的責(zé)任心與保密意識，確保學(xué)生個人信息保密與學(xué)籍檔案安全，維護學(xué)生權(quán)益。

2.5 做好學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入工作

學(xué)生在轉(zhuǎn)學(xué)或升學(xué)時，學(xué)籍檔案應(yīng)及時轉(zhuǎn)至轉(zhuǎn)入或升入的學(xué)校，原學(xué)校應(yīng)保留學(xué)籍檔案的電子版本，同時保留必要的紙質(zhì)檔案復(fù)印件。以學(xué)生升學(xué)為例，學(xué)生畢業(yè)時，學(xué)校應(yīng)為每位學(xué)生打印一份畢業(yè)生信息表存檔，同時將學(xué)生的電子學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)入學(xué)校畢業(yè)生檔案庫中保存；再由學(xué)籍系統(tǒng)自動生成綜合素質(zhì)評價基本信息表，并及時提供給升入學(xué)校的招生部門。還有兩種情況需要注意：一是學(xué)校合并，原學(xué)校的中學(xué)生學(xué)籍檔案應(yīng)移交并入的學(xué)校管理；二是學(xué)校撤銷，原學(xué)校的中學(xué)生學(xué)籍檔案應(yīng)移交本地區(qū)教育行政部門指定的單位管理。