文?馬維平

遵循“三個(gè)體系”建設(shè)推進(jìn)檔案工作科學(xué)化

文?馬維平

國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在2008年檔案工作者年會(huì)上的講話中，明確提出了檔案工作“兩個(gè)體系”建設(shè)[2]，即建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，建立方便人民群眾的檔案利用體系；2010年全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上又提出了“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”之后，“三個(gè)體系”建設(shè)成為檔案工作的主要內(nèi)容和努力方向，這正是檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律的生動(dòng)體現(xiàn)。因此，檔案工作科學(xué)化就是使檔案工作活動(dòng)符合檔案事業(yè)發(fā)展的客觀規(guī)律和自身特點(diǎn)，以“三個(gè)體系建設(shè)”為統(tǒng)領(lǐng)，使整個(gè)檔案工作體系協(xié)調(diào)運(yùn)行，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)健康持續(xù)科學(xué)發(fā)展。

一、推進(jìn)檔案工作科學(xué)化面臨的主要問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)薄弱

1.部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，對(duì)有關(guān)檔案的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)了解不深，導(dǎo)致檔案管理工作在人、財(cái)、物各方面缺乏應(yīng)有的保障。

2.檔案工作開(kāi)展不平衡。不平衡的問(wèn)題在部門(mén)、單位之間存在，在同一部門(mén)單位內(nèi)部也存在。部門(mén)單位之間存在著檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案工作重視程度差別大的問(wèn)題。同一部門(mén)單位內(nèi)部，則普遍存在“重文書(shū)檔案而輕其他類(lèi)別檔案”的問(wèn)題。

3.檔案宣傳工作欠缺。檔案工作是后效應(yīng)的工作，宣傳工作不能及時(shí)跟進(jìn)，宣傳氛圍不濃厚，相關(guān)信息很少出現(xiàn)在媒體、簡(jiǎn)報(bào)上，使檔案工作就成了一項(xiàng)“默默無(wú)聞”的工作，甚至是“默默無(wú)為”的工作，得不到全社會(huì)的參與和支持。

（二）檔案管理主體松散

1.檔案行政管理主體不夠明確。2002年機(jī)構(gòu)改革，筆者所在的縣檔案局被撤銷(xiāo)，授權(quán)檔案館行使相關(guān)行政職能。這種體制下，對(duì)檔案部門(mén)實(shí)施監(jiān)督指導(dǎo)的職能是一個(gè)嚴(yán)重的弱化。

2.檔案管理網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有延伸到檔案源頭的形成終端，檔案干部隊(duì)伍缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識(shí)和技能，這就導(dǎo)致對(duì)文件材料歸檔之前的控制不夠完善。

3.對(duì)新形勢(shì)下的檔案工作缺乏妥善應(yīng)對(duì)，尤其是對(duì)一些重大活動(dòng)、重大建設(shè)項(xiàng)目、新生事物等檔案管理缺乏指導(dǎo)性意見(jiàn)。當(dāng)前各地正處在城市化進(jìn)程加快的重要時(shí)期，產(chǎn)生了許多新的困難和問(wèn)題，但是目前沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)的能夠妥善應(yīng)對(duì)的方案或者預(yù)案。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)保障不足

隨著檔案數(shù)量的急劇增加，檔案館功能的不斷拓展，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備陳舊落后已經(jīng)成為影響和制約檔案管理工作發(fā)展的突出問(wèn)題。庫(kù)房容量不足，原庫(kù)房設(shè)計(jì)的功能單一，現(xiàn)代化信息設(shè)備設(shè)施落后，難以滿足新時(shí)期檔案工作的需要。

（四）信息化工作滯后

檔案信息化建設(shè)是整合檔案信息資源、提高檔案服務(wù)效率的重要手段。但由于檔案信息化管理軟硬件配置不到位、格式標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、工作量巨大等原因，檔案信息化發(fā)展較為緩慢。全部館藏的目錄級(jí)自動(dòng)化檢索都難以實(shí)現(xiàn)，更不要說(shuō)全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。數(shù)字化檔案館建設(shè)是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化工程，更需要扎扎實(shí)實(shí)的人力、財(cái)力的支撐，不是喊喊口號(hào)、搞搞形式就可以一蹴而就的事情。隨著電子政務(wù)的推廣普及，非紙質(zhì)檔案也越來(lái)越多，部分系統(tǒng)單位通過(guò)oa辦公系統(tǒng)完成公文往來(lái)，工程建設(shè)、重大活動(dòng)、文化藝術(shù)類(lèi)等工作以影像資料形式保存，如何實(shí)現(xiàn)這些特殊載體檔案的長(zhǎng)期保存和有序管理，迫切需要探索和加強(qiáng)。

二、推進(jìn)檔案工作科學(xué)化的主要對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案部門(mén)自身建設(shè)，樹(shù)立檔案工作部門(mén)和檔案人員良好的形象

檔案部門(mén)應(yīng)從制度、作風(fēng)等方面加強(qiáng)內(nèi)部管理，做到高效運(yùn)行，優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案人員應(yīng)以高度的責(zé)任感和使命感，應(yīng)對(duì)檔案工作的重任。但現(xiàn)實(shí)情況卻是，相當(dāng)一部分檔案工作人員反被“檔案工作不重要”的錯(cuò)誤意識(shí)所左右，缺乏一名檔案工作者應(yīng)有的自信，也缺乏高昂的工作熱情。這種惡性循環(huán)，會(huì)潛移默化地?fù)p毀檔案部門(mén)和檔案人員的形象，同時(shí)也會(huì)弱化檔案工作的力度和社會(huì)地位。

（二）加強(qiáng)檔案宣傳工作，努力提高社會(huì)檔案意識(shí)

意識(shí)是行為的先導(dǎo)。只有檔案意識(shí)提高了，人們對(duì)檔案工作的主動(dòng)性和自覺(jué)性才會(huì)提高，才會(huì)重視檔案工作，提高檔案工作的質(zhì)量。但是意識(shí)的培養(yǎng)和形成絕非一日之功，它需要檔案部門(mén)、檔案工作人員長(zhǎng)期不懈的努力。檔案工作既有“功在當(dāng)代，利在后世”的功效，也有近在眼前、迫在眉睫的緊迫。像信訪、工退、土地置換開(kāi)發(fā)等諸多檔案信息，就是現(xiàn)實(shí)生活隨時(shí)需要，處處可用的。因此，檔案工作者要做檔案宣傳的使者，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，利用業(yè)務(wù)指導(dǎo)、借閱利用等機(jī)會(huì)，通過(guò)各種媒體，不失時(shí)機(jī)地宣傳檔案、檔案工作、檔案法律法規(guī)，從輿論上引導(dǎo)社會(huì)重視檔案工作，提高檔案意識(shí)。

（三）發(fā)揚(yáng)求真務(wù)實(shí)的作風(fēng)，向社會(huì)展現(xiàn)實(shí)實(shí)在在的檔案工作成就

檔案部門(mén)要充分發(fā)揮獨(dú)一無(wú)二的檔案信息資源優(yōu)勢(shì)，拿出實(shí)實(shí)在在的能夠讓社會(huì)上看得見(jiàn)、摸得著的東西，通過(guò)編輯出版檔案史料，宣傳檔案利用成果，舉辦檔案信息展覽，建設(shè)愛(ài)國(guó)主義教育基地等，向社會(huì)展現(xiàn)檔案信息中蘊(yùn)含的與眾不同的歷史、文化風(fēng)采，展現(xiàn)檔案工作在社會(huì)生活中所發(fā)揮的不可或缺的作用，從而擴(kuò)大檔案工作的影響力，以“績(jī)效為憑”，真正立足于社會(huì)。

（四）加強(qiáng)檔案執(zhí)法工作，提高檔案法制水平

我國(guó)的《檔案法》早已頒布實(shí)施了，但其貫徹執(zhí)行情況卻不是很樂(lè)觀。相當(dāng)一部分地方，《檔案法》成了案頭閑置的擺設(shè)，“執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究”，成了一句蒼白無(wú)力的口號(hào)，根源就在于我們檔案工作部門(mén)。身為國(guó)家法定的檔案法實(shí)施主體，在執(zhí)行檔案法方面究竟做了哪些工作，怎樣做的工作，值得深思。凡事都講究效應(yīng)，要檔案部門(mén)把所有違犯檔案法的行為一一查處，不太現(xiàn)實(shí)，但我們可以抓典型，罰一警十。因此，我們?cè)趶V泛宣傳《檔案法》的同時(shí)，應(yīng)有實(shí)抓案例作為補(bǔ)充，真正提高檔案工作的法制化水平，擴(kuò)大檔案工作在社會(huì)生活中的影響。

（五）勇于改革創(chuàng)新，使檔案工作更好地為本地區(qū)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)

檔案信息資源在不同時(shí)期、不同階段，其作用的側(cè)重點(diǎn)也有所不同。這就需要檔案部門(mén)敏銳地捕捉社會(huì)發(fā)展的特征，改革創(chuàng)新工作方式和思路，將服務(wù)工作做的更好。比如知青，已經(jīng)到了退休的年齡，急需要整理開(kāi)發(fā)知青檔案信息，以方便這一特殊群體的便捷利用；城市建設(shè)快速發(fā)展，城市記憶、土地權(quán)屬信息開(kāi)發(fā)是當(dāng)下急需；國(guó)家日益關(guān)注民生，民生檔案信息亟待挖掘整理；人們文化需求提高，家庭建檔走向前臺(tái)。因此，隨著社會(huì)的發(fā)展，要不斷擴(kuò)展豐富檔案服務(wù)內(nèi)容，滿足社會(huì)發(fā)展的需要。

（六）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量

檔案信息化建設(shè)內(nèi)容廣泛，包括檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用、檔案信息人才隊(duì)伍的建設(shè)以及促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等等。其目的是建成一種新型的更加適應(yīng)廣大用戶需求的檔案服務(wù)平臺(tái)。檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，也可以幫助解決檔案服務(wù)中意識(shí)不強(qiáng)、范圍不廣、形式單一、手段落后等問(wèn)題，因此，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，通過(guò)服務(wù)觀念的更新、服務(wù)領(lǐng)域的拓展、改善服務(wù)環(huán)境、規(guī)范服務(wù)行為、提升服務(wù)能力，使得檔案工作可以更加貼近社會(huì)、貼近群眾、貼近生活，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。

（七）加強(qiáng)檔案文化建設(shè)，打造檔案文化服務(wù)品牌

開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，提供社會(huì)利用、傳承歷史文化是檔案工作的一項(xiàng)基本內(nèi)容和重要功能。檔案是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，天然地具有社會(huì)文化的內(nèi)涵，而且這種文化是一種基礎(chǔ)性的社會(huì)文化，內(nèi)容涉及社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域。檔案部門(mén)要充分利用館藏檔案信息，發(fā)揮資源優(yōu)勢(shì)，深入發(fā)掘檔案文化，開(kāi)發(fā)檔案文化產(chǎn)品，凸顯地方文化特色，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展。

總之，社會(huì)在不斷發(fā)展，檔案工作的觀念和理念也要有所發(fā)展變化。檔案工作同樣是一種復(fù)雜的系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，只有整個(gè)系統(tǒng)科學(xué)化運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)，檔案工作才能夠科學(xué)發(fā)展。

（作者單位：郯城縣檔案館）