林麗云/臺(tái)州市檔案局

一直以來(lái)，工程項(xiàng)目檔案立卷歸檔整理都是檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)之一。難點(diǎn)表現(xiàn)為，工程項(xiàng)目檔案形成的環(huán)節(jié)、內(nèi)容、立卷整理都難以把握和掌控。特別是當(dāng)前，工程項(xiàng)目投資額和建設(shè)規(guī)模越來(lái)越大、建設(shè)工藝越來(lái)越復(fù)雜、檔案部門(mén)跟進(jìn)重點(diǎn)工程項(xiàng)目的力量薄弱，使得成工程項(xiàng)目檔案監(jiān)管和指導(dǎo)困難重重，重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)，檔案歸檔不齊全、整理不規(guī)范、排序不準(zhǔn)確的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。我們認(rèn)為，在重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目管理中應(yīng)提前介入，制定規(guī)范，技術(shù)交底，抓監(jiān)理全過(guò)程監(jiān)管，推行“單元?dú)w檔”立卷歸檔制度，實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范管理。

1 工程檔案“單元?dú)w檔”理論依據(jù)

《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）在總則、項(xiàng)目文件收集、項(xiàng)目竣工文件編制、項(xiàng)目文件整理與歸檔等條目中，明確提出了項(xiàng)目檔案的歸檔思路，即按照工程的成套性特性進(jìn)行立卷歸檔。

第4.4條規(guī)定：“建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)地單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)范要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項(xiàng)目文件整理、歸檔工作?！边@項(xiàng)條款明確指出，各參與建設(shè)單位之間的文件材料不得合并、串聯(lián)、混雜，應(yīng)各自歸檔、明確職責(zé)。

第5條就項(xiàng)目準(zhǔn)備階段（第5.2.1）、項(xiàng)目施工階段（第5.2.2）、項(xiàng)目試運(yùn)行階段（第5.2.3）、收集范圍（第5.3）、收集時(shí)間（第5.4）做出了明確的規(guī)定，要求按文件形成的先后順序和各參建單位的職責(zé)進(jìn)行收集。

第6.1.2條規(guī)定：“竣工文件由施工單位負(fù)責(zé)編制，監(jiān)理單位進(jìn)行負(fù)責(zé)審核。主要內(nèi)容有：施工單位綜合管理文件、測(cè)量文件、原始記錄及質(zhì)量評(píng)定文件、材料（構(gòu)配件）質(zhì)量保證書(shū)及復(fù)試文件、測(cè)試（調(diào)試）及隨工記錄、建筑、安裝工程總量表、工程說(shuō)明、竣工圖、重要工程質(zhì)量事故報(bào)告等?！边@里所提出的竣工文件編制，應(yīng)是施工單位按照一個(gè)單項(xiàng)工程、單位工程、單元工程提供成套性竣工資料。

第7.1.2條規(guī)定：“建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別按年度、項(xiàng)目的單項(xiàng)或單位工程整理?！边@一條應(yīng)理解為建設(shè)單位、施工單位和各參建單位應(yīng)遵循項(xiàng)目檔案形成的規(guī)律，按各自形成的特點(diǎn)進(jìn)行有序歸檔。

第7.2.2條規(guī)定：“項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)組卷；項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專(zhuān)業(yè)、對(duì)號(hào)件等組卷；管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間、順序或項(xiàng)目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷；設(shè)計(jì)變更文件、工程更改洽商單、監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷?！边@一條更加明確指出，工程檔案應(yīng)按專(zhuān)業(yè)、按臺(tái)套、按工藝順序等實(shí)現(xiàn)成套性歸檔。

我們根據(jù)上述條款的要求并結(jié)合重點(diǎn)項(xiàng)目檔案指導(dǎo)發(fā)現(xiàn)，工程檔案歸檔規(guī)范、辦法只要求到單位工程，與實(shí)際建設(shè)工程中的建設(shè)環(huán)節(jié)有很大差距。特別是一些大的項(xiàng)目工程，一個(gè)單位工程可以包含幾十個(gè)單元工程，每個(gè)單元工程下面有更多的子單元工程，立卷歸檔應(yīng)該更加細(xì)化，按單元工程進(jìn)行立卷歸檔更為妥當(dāng)。

從實(shí)踐來(lái)看，按單元工程歸檔，不但不會(huì)給建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位增加麻煩，反而更有利于建設(shè)單位、監(jiān)理單位預(yù)先控制，有序地收集材料，輕松完成預(yù)立卷工作，也有利于工程檔案整理組卷工作，有利于業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目資料產(chǎn)生進(jìn)行監(jiān)管指導(dǎo)。

2 項(xiàng)目工程檔案歸檔內(nèi)容

2.1 業(yè)主單位歸檔材料

建設(shè)單位的材料應(yīng)根據(jù)建設(shè)進(jìn)程，視項(xiàng)目進(jìn)展情況對(duì)項(xiàng)目前期、項(xiàng)目管理中的檔案進(jìn)行歸檔，按問(wèn)題、時(shí)間、順序進(jìn)行組卷。具體可按立項(xiàng)階段、勘察階段、可研階段、各部門(mén)審批階段、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖編制報(bào)審階段、概算預(yù)算階段、招投標(biāo)階段、征地拆遷階段、開(kāi)工建設(shè)階段、安全管理階段、竣工驗(yàn)收階段等各階段工作開(kāi)展收集歸檔，以階段為節(jié)點(diǎn)，以時(shí)間為主線(xiàn)，做好預(yù)立卷工作。

2.2 監(jiān)理單位歸檔材料

監(jiān)理單位的歸檔工作應(yīng)以一個(gè)單位工程為監(jiān)理資料收集單位，實(shí)現(xiàn)成套性歸檔，具體可按每個(gè)單位工程建設(shè)所產(chǎn)生的資料進(jìn)行收集。每個(gè)單位工程包括以下內(nèi)容：一是監(jiān)理管理性文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、旁站監(jiān)理方案、監(jiān)理月報(bào)、第一次工地會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理工作日志、監(jiān)理工作總結(jié)、工作聯(lián)系單、監(jiān)理工程師通知及回復(fù)單、工程暫停令、工程復(fù)工報(bào)審表；二是質(zhì)量控制資料，包括工程質(zhì)量事故報(bào)告及處理資料、旁站監(jiān)理記錄、工程平行檢驗(yàn)記錄、工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報(bào)審表、見(jiàn)證取樣和送檢見(jiàn)證人備案表、見(jiàn)證記錄、工程技術(shù)文件報(bào)審表、報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表；三是造價(jià)控制資料，包括工程款申請(qǐng)表和支付證書(shū)、工程變更費(fèi)用報(bào)審表、費(fèi)用索賠申請(qǐng)表和審批表；四是合同管理資料，包括建設(shè)工程委托監(jiān)理合同、工程延期申請(qǐng)表和審批表、分包單位資質(zhì)報(bào)審表；五是竣工驗(yàn)收資料工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理資料移交書(shū)、監(jiān)理費(fèi)用決算資料、工程檔案監(jiān)理報(bào)告。整個(gè)項(xiàng)目工程監(jiān)理檔案應(yīng)由所有的單位工程的監(jiān)理材料組成。

2.3 施工單位歸檔材料

應(yīng)按項(xiàng)目工程的劃分和施工工序來(lái)組卷歸檔。一個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目是一個(gè)工程綜合體，可分解為許多有內(nèi)在聯(lián)系的獨(dú)立和不獨(dú)立工程。工程建設(shè)項(xiàng)目可分為多個(gè)單位工程，每個(gè)單位工程可分為多個(gè)分部工程，每個(gè)分部工程又可分為多個(gè)分項(xiàng)或單元工程，單元工程下面還有子單元或檢驗(yàn)批。工程建設(shè)項(xiàng)目的劃分是一個(gè)從大到小、從總體到最小單元的分解過(guò)程，施工技術(shù)文件要以最小單元工程為最小組卷單位進(jìn)行組卷。多個(gè)單元工程組成一個(gè)分部工程的檔案資料，多個(gè)分部工程的檔案資料組成一個(gè)單位工程的檔案資料，多個(gè)單位工程的檔案資料形成一個(gè)單項(xiàng)工程的檔案資料，最后形成整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料整體，如此才能完整、準(zhǔn)確地反映項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程。

3 施工材料“單元?dú)w檔”組卷順序

一般分部工程都按不同部位、不同專(zhuān)業(yè)進(jìn)行劃分。檔案組卷排列順序應(yīng)把分部作為一個(gè)整體立檔單位，分部工程中的資料應(yīng)該如下排列：施工組織設(shè)計(jì)——施工圖設(shè)計(jì)文件會(huì)審、技術(shù)交底記錄——各分項(xiàng)（單元）工程設(shè)計(jì)變更通知單、洽商記錄——N1（單元）工程原材料、成品、半成品；構(gòu)配件、設(shè)備出廠(chǎng)質(zhì)量合格證書(shū)；出廠(chǎng)檢（試）驗(yàn)報(bào)告和復(fù)試報(bào)告；（單元）工程施工試驗(yàn)資料；分項(xiàng)（單元）工程施工記錄；分項(xiàng)（單元）工程測(cè)量復(fù)核資料；分項(xiàng)（單元）工程隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄；分項(xiàng)（單元）工程工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料；使用功能試驗(yàn)記錄；——N2（單元）工程原材料、成品、半成品；構(gòu)配件、設(shè)備出廠(chǎng)質(zhì)量合格證書(shū)；出廠(chǎng)檢（試）驗(yàn)報(bào)告和復(fù)試報(bào)告；（單元）工程施工試驗(yàn)資料；分項(xiàng)（單元）工程施工記錄；分項(xiàng)（單元）工程測(cè)量復(fù)核資料；分項(xiàng)（單元）工程隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄；分項(xiàng)（單元）工程工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料；使用功能試驗(yàn)記錄；——N3……——事故報(bào)告——交工測(cè)量資料——交工驗(yàn)收資料。這里面包含著整個(gè)分部的綜合性材料和分單元的獨(dú)立性材料，這樣既有綜合又有分單元，解決了施工建設(shè)單位的資料產(chǎn)生與建設(shè)工程同步進(jìn)行問(wèn)題，歸檔的順序直接在施工的第一線(xiàn)進(jìn)行確定，解決了歸檔資料收集困難的問(wèn)題。

4 項(xiàng)目檔案“單元?dú)w檔”預(yù)立卷制度

根據(jù)上面所述建設(shè)、監(jiān)理、施工單位不同的檔案組卷方法，每個(gè)項(xiàng)目工程都要求所有參建單位建立預(yù)立卷制度，提前介入，防止檔案資料因建設(shè)時(shí)間長(zhǎng)、人員更換而出現(xiàn)資料排序混亂，無(wú)法按階段、按單位進(jìn)行立檔問(wèn)題。第一，建設(shè)單位檔案員按前期工作進(jìn)程對(duì)進(jìn)入檔案室的資料進(jìn)行預(yù)立卷，按工作階段、內(nèi)容、時(shí)間流水編號(hào)，裝盒，建立電子文件目錄；對(duì)缺失的文件資料，及時(shí)聯(lián)系相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充完善。第二，施工單位檔案員按單元工程——分部（子分部）工程——單位工程對(duì)產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行預(yù)立卷、流水編號(hào)、裝盒、建立電子文件目錄；檢查表單的簽章手續(xù)以及記錄內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性及真實(shí)性，及時(shí)查漏補(bǔ)缺。第三，監(jiān)理單位檔案員以單位工程為單位，做好監(jiān)理管理資料、質(zhì)量控制資料、造價(jià)控制資料、合同管理資料的收集、流水編號(hào)、裝盒、建立電子文件目錄；保證表單的簽章手續(xù)、記錄內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性以及真實(shí)性，及時(shí)查漏補(bǔ)缺。

5 原材料“單元?dú)w檔”問(wèn)題

原材料歸檔是施工單位資料歸檔的一個(gè)重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題。從建設(shè)部門(mén)的質(zhì)量要求來(lái)看，他們要求原材料一定要跟到單元工程，這樣可以控制原材料的質(zhì)量，也可以為今后維護(hù)維修提供精確的范圍。因此，對(duì)于原材料歸檔，我們要求一般情況下，原材料歸在單元工程之下，和單元工程里的其他工序材料組成一個(gè)單元工程的整體材料。同一廠(chǎng)家、同一品種、同一批次的施工物資用在不同單元工程時(shí)，原材料的原件存于主要單元工程，另一單元工程則附上說(shuō)明，說(shuō)明原件在哪一個(gè)單元工程，并蓋上經(jīng)辦人的章，注明日期。質(zhì)量證明文件為復(fù)印件時(shí)應(yīng)與原件內(nèi)容一致，但必須加蓋原件存放單位（指廠(chǎng)家或物資供應(yīng)單位）的公章，注明原件存放處，并由經(jīng)辦人簽字和注明簽字日期。如質(zhì)量證明文件為傳真件，則應(yīng)轉(zhuǎn)換成復(fù)印件再保存。