李玉平

（廣州市人民政府地方志辦公室，廣東廣州510091）

關(guān)于地方志資料年報(bào)專題資料的思考
——以廣州市地方志資料年報(bào)工作為例

李玉平

（廣州市人民政府地方志辦公室，廣東廣州510091）

專題資料是地方志資料年報(bào)的選報(bào)內(nèi)容和組成部分，分析了專題資料的概念，歸納了全國(guó)各地年報(bào)制度對(duì)其的界定；論述了年報(bào)專題資料在年報(bào)和地方志工作中的重要性；并以最早實(shí)施的廣州市地方志資料年報(bào)工作為例，分析其存在的問題和產(chǎn)生的原因；最后試圖提出幾點(diǎn)提升年報(bào)專題資料的措施。

地方志資料年報(bào)；專題資料；主體資料；開發(fā)利用

地方志資料年報(bào)制度自2006年由廣州市政府地方志辦公室創(chuàng)建以來(lái)，逐漸在全國(guó)推廣，目前，山東、北京、廣東、寧夏、湖北等省、直轄市以及哈爾濱、長(zhǎng)沙、成都、玉樹等市也建立了年報(bào)制度，在全國(guó)地方志系統(tǒng)形成了較大的影響力。第五次全國(guó)地方志工作會(huì)議上，王偉光提出要“加大依法征集地方志資料的力度，建立和完善地方志資料年報(bào)制度”。《全國(guó)地方志事業(yè)發(fā)展規(guī)劃綱要（2015—2020年）》也將“強(qiáng)化地方志資料建設(shè)”列為一項(xiàng)主要任務(wù)，提到要“加大依法收（征）集地方志資料力度，建立和完善地方志資料收（征）集、保存、管理制度，推行地方志資料年報(bào)制度并形成常態(tài)機(jī)制”?？梢?，在今后的地方志工作領(lǐng)域，年報(bào)工作將愈發(fā)重要，探索如何進(jìn)一步提升年報(bào)質(zhì)量以適應(yīng)地方志事業(yè)發(fā)展的需要就成了擺在我們面前的課題。

在年報(bào)的內(nèi)容構(gòu)成中，專題資料是重要的一項(xiàng)，其他還包括主體資料、大事記資料、圖片資料、人物資料、附錄資料五項(xiàng)。較之后五項(xiàng)，專題資料的概念比較模糊，標(biāo)準(zhǔn)不一，難以把握，地方志資料年報(bào)承報(bào)單位（以下簡(jiǎn)稱承報(bào)單位）在報(bào)送時(shí)存在很大的隨意性，造成專題資料數(shù)量少、質(zhì)量差，已偏離其設(shè)置的初衷。筆者主要以廣州市地方志資料年報(bào)工作為例，結(jié)合全國(guó)已實(shí)施的年報(bào)制度，思考年報(bào)專題資料的概念和重要性，并分析存在的問題，試圖尋找提升年報(bào)專題資料質(zhì)量的途徑。

一、年報(bào)專題資料的概念

“專題”是一個(gè)司空見慣的詞，《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》解釋為“專門研究或討論的題目”。關(guān)于“專題資料”，《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》并無(wú)明確的定義。《如何搞好黨史專題資料》一文指出“專題資料是專門的某一個(gè)問題的資料，包括重大事件、重要會(huì)議、重要人物的活動(dòng)、重要的歷史側(cè)面或某一戰(zhàn)線的重要活動(dòng)”。①http://www.qhsl.gov.cn/Html/dangshizonghe/2008-12/31/100204355.html.這個(gè)解釋在《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》對(duì)“專題”解釋

的基礎(chǔ)上細(xì)化了兩層意思，一是對(duì)問題進(jìn)行定性，必須是“重要的”；二是注明了問題的大致范圍，如事件、問題、會(huì)議、歷史側(cè)面、活動(dòng)等。

關(guān)于“志書專題資料”，《中國(guó)地方志詞典》有特定的解釋，“專題資料：整理方志資料的具體方法之一。即把采集到的各種方志資料進(jìn)行提煉加工，再按各種專題資料編寫。它用鮮明的觀點(diǎn)統(tǒng)率材料，記錄某一專題所涉及的某項(xiàng)事業(yè)在一定歷史條件的發(fā)生、發(fā)展、更替和消亡的過(guò)程……它既是完善方志資料的重要手段，又是志書的“預(yù)制件”。［1］黃葦主編.中國(guó)地方志詞典［M］.黃山：黃山書社，1987：358.這里將“志書專題資料”視為整理方志資料的方法，指出了專題資料編寫的步驟、內(nèi)容及作用。另外，對(duì)志書專題資料，方志界還有一種比較典型的觀點(diǎn)，如《淺述第二輪志書中的專題資料》一文所指，“專題資料，就是對(duì)那些因受志書分類記事的束縛，不能展開或深入記述的重要和典型的事物、事件，分別作集中記述的資料”［2］詹躍華.淺述第二輪志書中的專題資料［J］.新疆地方志，2011，（4）：22.。這一觀點(diǎn)闡明了志書專題資料產(chǎn)生的特殊根源是受志書體裁的約束，因而將其與一般專題資料區(qū)別開來(lái)。

關(guān)于“年報(bào)專題資料”，在全國(guó)的地方志資料年報(bào)制度中，也呈現(xiàn)不同的規(guī)定：

第一種以廣東省地方志資料年報(bào)為代表。2013年4月22日印發(fā)的《廣東省省級(jí)地方志資料年報(bào)編寫要求》規(guī)定，“專題資料收錄在本行業(yè)（事業(yè)）具有重大影響或代表性、典型性事件的資料”。對(duì)專題資料收入的內(nèi)容作了限定：一是事件，二是要求“三性”——重要性、代表性、典型性。

第二種以廣州市地方志資料年報(bào)為代表。2006年4月印發(fā)的《廣州市地方志資料年報(bào)實(shí)施意見》規(guī)定，“專題資料是記載本行業(yè)（事業(yè)）發(fā)生的重大事項(xiàng)發(fā)展變化過(guò)程及其結(jié)果、影響的詳細(xì)資料”。2012年5月修訂后的《廣州市地方志資料年報(bào)編寫要求》與此基本一致，相同的還有《青島市地方志資料年報(bào)主要內(nèi)容及編寫要求》《萊蕪市地方史志資料年報(bào)制度》《吐魯番地區(qū)地方志（年鑒）資料年報(bào)制度實(shí)施意見》等。這種解釋在第一種規(guī)定的基礎(chǔ)上，補(bǔ)充了專題資料記述的內(nèi)容——重大事項(xiàng)發(fā)展變化過(guò)程及其結(jié)果、影響，無(wú)疑增加了專題資料的全面性、完整性、深度性，使得專題資料與主體資料能更好地區(qū)別開來(lái)，因?yàn)橹黧w資料也會(huì)反映重要事件，但囿于體裁和結(jié)構(gòu)不能完整記述。

第三種以成都市地方志資料年報(bào)為代表。2013年5月23日實(shí)施的《成都市地方志資料年報(bào)制度》規(guī)定“專題資料，是指從年度大事中選擇重大的活動(dòng)、項(xiàng)目、事件等，作為記述單元，進(jìn)行詳細(xì)記述”。相同的還有《玉樹州地方志資料年報(bào)制度》。這種界定與上二種不同，它直接將專題資料的選題和范圍限定在大事記條目中，不失為一種創(chuàng)新。

第四種是以哈爾濱地方志資料年報(bào)為代表。2009年11月24日實(shí)施的《哈爾濱市地方志資料年度化工作實(shí)施細(xì)則》規(guī)定：“年度化資料包括文字內(nèi)容和音像、圖表、照片等非文字內(nèi)容。文字內(nèi)容由綜合性專題和單一性專題組成。其中綜合性專題是對(duì)一個(gè)單位或部門一年工作情況的綜合性歸納。單一性專題是對(duì)一項(xiàng)工作或活動(dòng)的記述，包括開展的背景、采取的措施和工作結(jié)果。”此處的“綜合性專題”應(yīng)為主體資料，“單一性專題”才是本文論述的專題資料。本實(shí)施細(xì)則對(duì)專題資料的規(guī)定并無(wú)特殊之處，但將年報(bào)的內(nèi)容劃分為兩類專題，比較特殊，自成一體。

從上面幾種規(guī)定可以看出，地方志工作機(jī)構(gòu)對(duì)專題資料的理解不甚相同，而從收稿情況來(lái)看，承報(bào)單位報(bào)送的專題資料更是五花八門、良莠不齊。加之專題資料不是年報(bào)的必報(bào)內(nèi)容（主體資料、大事記資料、圖片資料和附錄資料為必報(bào)內(nèi)容，專題資料和人物資料為選報(bào)內(nèi)容），承報(bào)單位對(duì)專題資料重要性認(rèn)識(shí)不夠，一般“能不報(bào)則不報(bào)”，造成專題資料數(shù)量比較少。實(shí)際上，專題資料不僅對(duì)年報(bào)工作、對(duì)地方志事業(yè)發(fā)展都是非常重要的。

二、年報(bào)專題資料的重要性

年報(bào)是地方志資料的年度積累和儲(chǔ)備，其制度設(shè)計(jì)最初的目的是服務(wù)于下輪修志工作，因此年報(bào)與志書的內(nèi)容是基本吻合的。年報(bào)的主體資料、大事記資料、專題資料、圖片資料、人物資料、附錄資料可分別對(duì)應(yīng)志書的分志、大事記、專記、圖、人物、附錄。實(shí)際上，年報(bào)的專題資料除可作志書專記的基礎(chǔ)資料外，還是志書分志的資料來(lái)源。同時(shí)由于專題資料的完整性、生動(dòng)性，亦是地方志資源開發(fā)利用的重要項(xiàng)目。

（一）年報(bào)專題資料是志書專記的重要來(lái)源

專記即專題記述，是地方志體裁“記”的組成部分。關(guān)于專記的來(lái)源，有說(shuō)“專記原本不是志書固有的體裁，是從刊物或年鑒移植過(guò)來(lái)的”［1］王暉.再談特載、專記與大事記略［J］.黑龍江史志，2007，（3）：23.］，也有說(shuō)“舊志亦有設(shè)立專記，如民國(guó)版的《川沙縣志》設(shè)‘川沙農(nóng)民暴動(dòng)'，《廬山志》中附有‘抗戰(zhàn)斗爭(zhēng)史實(shí)'［2］李升寶.對(duì)專記編寫的淺見［J］.廣西地方志，2008，（5）：19.，還有說(shuō)“專記是新編方志的附錄名稱，語(yǔ)出《武漢市志·金融》送審稿”［3］黃葦主編.中國(guó)地方志詞典［M］.黃山：黃山書社，1987：358.］。專記由于能夠比較系統(tǒng)、集中地反映“專記”范圍內(nèi)發(fā)生的重要情況或重大事件；避免在某一條目中占據(jù)過(guò)多分量，形成條目之間輕重不均；同時(shí)重點(diǎn)突出，避免重復(fù)，在第二輪志書編修中得到廣泛應(yīng)用。而專記的編寫，需要有針對(duì)性的搜集資料，其中包括各行業(yè)、各部門的資料。目前，承報(bào)單位報(bào)送的年報(bào)專題資料包括重大改革、重大政治事件、重大案件、重大自然災(zāi)害、重要科研技術(shù)或投資項(xiàng)目、社會(huì)熱點(diǎn)和焦點(diǎn)問題等等，這與專記在選材上是一致的。同時(shí)，年報(bào)專題資料與專記編寫寫法也一致，都是采用集中記述的方式。因此，志書的專記可從年報(bào)專題資料取材，或直接將適合的專題資料用作專記。

（二）年報(bào)專題資料是年報(bào)主體資料的深化

2006年，廣州市地方志辦公室在規(guī)劃專題資料時(shí)是基于提高年報(bào)的廣度和深度，將承報(bào)單位在主體資料中無(wú)法充分記述的跨年度、跨部門的重要資料作全面、深入、集中的記述。這就與前面提及的《淺述第二輪志書中的專題資料》一文對(duì)專題資料的界定相類似，將年報(bào)專題資料視為主體資料的補(bǔ)充。

以廣州市地方志資料年報(bào)工作為例，目前承報(bào)單位報(bào)送的專題資料大致分為以下幾種類型：第一種是受限于篇幅，在年報(bào)主體資料中只能作歸納、綜合反映，無(wú)法敘述過(guò)程的重要事件，需要以專題資料的形式集中記述反映。如2010年廣州亞運(yùn)會(huì)舉辦，廣州海事局報(bào)送專題資料《廣州亞運(yùn)珠江巡游精彩亮相水上交通安全管控有力保障》，選取了該局參與開幕式一個(gè)點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)記述；廣州港務(wù)局報(bào)送的專題資料《廣州港務(wù)局亞運(yùn)安保工作》，從領(lǐng)導(dǎo)重視、碼頭管理、監(jiān)督檢查、排除風(fēng)險(xiǎn)等方面全面回顧了該局參與的亞運(yùn)安保工作。第二種是延續(xù)較長(zhǎng)時(shí)間的某一工作或項(xiàng)目在本年結(jié)束或者取得較大進(jìn)展，主體資料只記述年度情況，難以反映總體狀況，需要以專題資料的形式完整記述。如交通運(yùn)輸部廣州打撈局報(bào)送2007年報(bào)送的專題資料《“南海Ⅰ號(hào)”考古打撈專題》，詳述了自1987年中國(guó)救撈總公司與英國(guó)海洋探測(cè)打撈公司簽署合作打撈兩艘沉船所載貨物協(xié)議起至2007年11月28日重達(dá)5600噸的沉箱進(jìn)入廣東海上絲綢之路博物館“水晶宮”的全過(guò)程。第三種是牽涉多個(gè)部門的工作，在本單位的年報(bào)主體資料中只能反映部分工作，不能窺見該項(xiàng)工作的全貌，需要以專題資料形式集中反映。如2004年南海救助局報(bào)送的專題《珠江口事件救撈系統(tǒng)聯(lián)合搶險(xiǎn)清污》，詳述了廣東海事、南海救助局、廣州打撈局、海洋漁業(yè)等部門參與聯(lián)合搶險(xiǎn)清污的過(guò)程。以上幾類專題資料突破年度和部門工作的界限，將某一事物的起因、發(fā)展、過(guò)程、結(jié)果作集中、全面、詳盡的記述，是主體資料的重要補(bǔ)充，和主體資料一樣可以直接用于下輪志書的分志

編纂。

（三）年報(bào)專題資料是年報(bào)資源開發(fā)利用的重要內(nèi)容

年報(bào)除了作為地方志書的資料積累，也是地情資料庫(kù)的重要內(nèi)容。比起年報(bào)的其他內(nèi)容，專題資料獨(dú)立成篇，選材具有典型性、記述具有完整性、內(nèi)容具有可讀性，是年報(bào)資源開發(fā)利用的首選。如廣州市地方志辦公室2012年編纂出版的《廣州創(chuàng)新報(bào)告（2001—2005）》，就從年報(bào)專題資料中選取了不少內(nèi)容；2008年和2014年舉辦的《廣州建城2222年廣州之最圖片展》和《科學(xué)發(fā)展十年巨變?nèi)胼d廣州地方志大事圖片展》兩個(gè)地情展，其中大量資料也是出自專題資料；2015年啟動(dòng)編纂的《“十二五”廣州大事紀(jì)實(shí)》也是首先從年報(bào)專題資料中篩選條目的。隨著年報(bào)工作的普遍化和制度化，開發(fā)利用年報(bào)也將成為常態(tài)化，而對(duì)專題資料的開發(fā)無(wú)疑是年報(bào)資源開發(fā)利用的重要內(nèi)容。

三、年報(bào)專題資料存在的問題

廣州市地方志資料年報(bào)工作自2006年開展以來(lái)，每年都舉辦全市性的年報(bào)業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，并編印《地方志資料年報(bào)選例》作為年報(bào)編寫指南?！兜胤街举Y料年報(bào)選例》是從上年度的年報(bào)中選取質(zhì)量較高的主體資料、大事記資料、專題資料、人物資料、圖片資料、附錄資料六部分輯錄而成的。筆者在編輯《地方志資料年報(bào)選例》過(guò)程中，深感專題資料的選取是最難的。為研究年報(bào)專題資料的狀況，筆者抽取了交通、港口、農(nóng)業(yè)氣象等領(lǐng)域30家承報(bào)單位報(bào)送的專題資料為范本進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)它們主要存在以下問題：

（一）專題資料缺乏

廣州市地方志資料年報(bào)工作自2006年啟動(dòng)，2001～2005年為一次性補(bǔ)報(bào)（視為1次），2006年起一年報(bào)一次，以此計(jì)算，2001年至2013年應(yīng)報(bào)送9次，如果30家單位每年均報(bào)送專題資料，收稿應(yīng)為270份。實(shí)際上，由于專題資料不是必報(bào)項(xiàng)目，30家單位中17家承報(bào)單位從未報(bào)送專題資料，占56.7％。其余13家共報(bào)送了39份專題資料，其中報(bào)送1次的4家，報(bào)送2次的3家，報(bào)送3次的3家，報(bào)送5次的1家，報(bào)送6次的1家，報(bào)送9次的1家?？梢钥闯觯蟛糠殖袌?bào)單位沒有報(bào)送專題資料，僅有小部分單位堅(jiān)持報(bào)送。其中的差別不是單位本身缺乏專題資料選題，如廣州鐵路集團(tuán)辦公室、廣州港集團(tuán)等大型集團(tuán)業(yè)務(wù)涉及廣、工作覆蓋面寬，不可能13年無(wú)一條符合要求的專題，而堅(jiān)持每年報(bào)送的中交第四航務(wù)工程局卻能每年能找到適合的專題。

（二）專題資料總體質(zhì)量不高

從收到的39份專題資料來(lái)看，僅4份為年報(bào)工作人員編寫，其余35份均為現(xiàn)成資料直接報(bào)送，內(nèi)容包括工作總結(jié)、媒體報(bào)道、會(huì)議紀(jì)要等等?，F(xiàn)成專題資料在報(bào)送也存在定位不準(zhǔn)、價(jià)值不高、歸類不當(dāng)?shù)葐栴}。第一，將主體資料的內(nèi)容作專題資料報(bào)送。專題資料與主體資料是詳與略的關(guān)系，對(duì)同一事件，能簡(jiǎn)單記述的內(nèi)容應(yīng)作主體資料，需詳述過(guò)程的內(nèi)容可作專題資料，專題資料的內(nèi)容應(yīng)在主體資料中有所體現(xiàn)。而有些單位的專題資料內(nèi)容概括、字?jǐn)?shù)較少，且在主體資料中沒有絲毫涉及，實(shí)質(zhì)可作為主體資料報(bào)送。如市氣象局2005年報(bào)送的專題資料《〈廣州市氣象建設(shè)方案〉的出臺(tái)及實(shí)施情況》全文僅800字，在主體資料中亦未提及，就是將主體資料作專題資料報(bào)送。第二，將專題資料視為雜記，把其他部分收錄不了的資料放入專題資料。如不少單位將“記全國(guó)××系統(tǒng)工會(huì)工作先進(jìn)集體”“全國(guó)模范職工之家”“天災(zāi)無(wú)情人間有愛——某公司情系地震災(zāi)區(qū)”這一類黨建、工會(huì)、企業(yè)文化建設(shè)等的內(nèi)容作為專題資料報(bào)送。第三，將附錄資料與專題資料混淆。某公司將“某公司2012年年鑒資料”“某公司2012年年度報(bào)告”等附錄資料放入專題資料，另外，也有公司將《“永盛”輪首航碑記東北航道》等專題資料放在附錄資料中。

出現(xiàn)以上問題，其原因是多方面的：一是承報(bào)單位對(duì)專題資料不夠重視。由于專題資料不是年報(bào)必報(bào)內(nèi)容，承報(bào)單位人員抱著“多一事不如少一事”的心態(tài)，對(duì)專題資料不予理會(huì)。二是承報(bào)單位沒有掌握專題資料與其他類資料的區(qū)別，?；煜龓渍邭w屬和分類。如將本該寫入主體資料的內(nèi)容放

在專題資料中，或?qū)ｎ}資料與附錄資料對(duì)換。三是專題資料概念不清楚，選題太寬泛，自由裁量權(quán)太大，難以把握。關(guān)于專題的選取，有人甚至提出“直覺體驗(yàn)”［1］宋永平.方志學(xué)的理論與實(shí)踐［M］.鄭州：中州古籍出版社，1994.，而《廣州市地方志資料年報(bào)編寫要求》中專題資料的選題沿用的是志書專記的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)承報(bào)單位而言很難操作。四是專題資料編寫難度較大，尤其是跨部門、跨行業(yè)的資料，要重新搜集資料和組織人員編寫工作量極大。對(duì)身兼數(shù)職的承報(bào)單位年報(bào)工作人員而言心有余而力不足，所以只能找現(xiàn)成資料湊數(shù)。五是地方志工作機(jī)構(gòu)對(duì)專題資料業(yè)務(wù)指導(dǎo)不得力，長(zhǎng)期以來(lái)較為重視主體資料、圖片資料等必報(bào)內(nèi)容的培訓(xùn)和指導(dǎo)，沒有認(rèn)真分析、研究專題資料的具體編寫要求和加以針對(duì)性的指導(dǎo)。

四、提高年報(bào)專題資料的編寫水平

專題資料作為年報(bào)的重要組成部分，關(guān)乎年報(bào)的整體質(zhì)量。加強(qiáng)年報(bào)質(zhì)量建設(shè)，應(yīng)針對(duì)年報(bào)專題資料存在的問題，采取切實(shí)可行的措施，有針對(duì)性地提升專題資料的編寫水平，具體可從以下幾個(gè)方面努力：

（一）提高認(rèn)識(shí)，充分理解年報(bào)專題資料的重要意義

楊尚昆同志曾指出：“收集資料工作可以用兩個(gè)字來(lái)概括：一要廣，二要專。廣是指所有的資料，即使是一點(diǎn)線索，也要想方設(shè)法加以收集。專，就是要有重點(diǎn)，搞專題。只有在廣的基礎(chǔ)上，才能專。”地方志作為全面系統(tǒng)記載一地自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)的資料性文獻(xiàn)，搜集資料時(shí)除了要擴(kuò)大年報(bào)網(wǎng)絡(luò)，做到覆蓋面廣泛、全面，還應(yīng)突出專業(yè)性、深度性，有針對(duì)地搜集專題資料。專題資料是年報(bào)的選報(bào)項(xiàng)目，選報(bào)并非不重要，而是具有一定的收錄標(biāo)準(zhǔn)，選取的是本地、本行業(yè)具有廣泛性、綜合性的重大改革，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展有重大影響的科研技術(shù)或投資項(xiàng)目，影響較大的社會(huì)熱點(diǎn)和焦點(diǎn)問題，較為復(fù)雜、涉及面較廣的重要事物、重大專項(xiàng)工作和重要活動(dòng)，重大政治事件、重大案件、重大自然災(zāi)害等，所以專題資料記述的內(nèi)容更具地方特色和時(shí)代特色。專題資料通過(guò)全面、深入的記述展示全過(guò)程并揭示事物的客觀規(guī)律，入志后還能提高志書的地方性、可讀性和學(xué)術(shù)性，進(jìn)一步發(fā)揮志書資政、存史、育人的功用，所以地方志工作機(jī)構(gòu)和承報(bào)單位要充分認(rèn)識(shí)到專題資料的重要作用。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提升專題資料編寫質(zhì)量

地方志工作機(jī)構(gòu)年報(bào)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員首先要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，組織交流和研討，提高對(duì)專題資料的理論認(rèn)識(shí)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。同時(shí)針對(duì)專題資料這一薄弱環(huán)節(jié)，對(duì)承報(bào)單位展開培訓(xùn)。

培訓(xùn)應(yīng)該突出重點(diǎn)：一是如何確定專題資料的選題。首先，從主體資料、大事記資料入手選擇專題應(yīng)先厘清三者的關(guān)系。專題資料是對(duì)主體資料未能充分記述的主要問題的細(xì)化和補(bǔ)充，專業(yè)資料的內(nèi)容應(yīng)能在主體資料中找到注腳。專題資料與大事記資料也互為補(bǔ)充，如《成都市地方志資料年報(bào)》就將專題資料限定在大事記條目中，這無(wú)疑比《廣州市地方志資料年報(bào)編寫要求》提供的專題資料選題更具有操作性，但各單位編寫的大事記質(zhì)量參差不齊，數(shù)量少則10條，多則上百條，而且多是反映領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)、人事變遷、工作會(huì)議等內(nèi)容，僅從其中找專題資料選題亦很難，但大事記資料可作為一條重要的線索。實(shí)際工作中，不少專題在大事記資料、主體資料、專題資料三種資料中均有記載，這種交叉正好印證了專題的重要。其次，牽頭部門應(yīng)從牽頭工作入手報(bào)送專題。涉及多個(gè)部門的工作相對(duì)比較重要，作為牽頭部門要形成專題資料報(bào)送，內(nèi)容除反映本單位的工作外，還應(yīng)全面反映參與部門的工作情況。

二是明確專題資料與其他內(nèi)容的區(qū)別。前面已多次提到主體資料和專題資料有區(qū)別，這里主要是

指專題資料和附錄資料也各有界限，不宜混淆。很多承報(bào)單位片面地將年報(bào)附錄資料理解為單位工作總結(jié)，而將其他內(nèi)容全部塞進(jìn)專題資料。實(shí)際上，《廣州市地方志資料年報(bào)編寫要求》規(guī)定年報(bào)附錄資料包括本行業(yè)（事業(yè)）具有重要存史價(jià)值的原始資料，如重要文件、政策法規(guī)、工作報(bào)告、工作總結(jié)、重要會(huì)議紀(jì)要、專題匯報(bào)材料、調(diào)研報(bào)告、報(bào)刊資料、人物事跡材料，以及各類統(tǒng)計(jì)資料等，范圍遠(yuǎn)不止工作總結(jié)。承報(bào)單位要把握好附錄資料的收錄范圍，明確其與專題資料的區(qū)別，對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行合理歸類。

（三）實(shí)行廣泛搜集和定向征集相結(jié)合，選擇一批年度專題布置下去

為提高專題資料的數(shù)量和質(zhì)量，除要求承報(bào)單位自行確定專題報(bào)送外，地方志工作機(jī)構(gòu)還應(yīng)主動(dòng)選擇一批專題安排給相關(guān)單位編寫。如自2009年開始，廣州市地方志辦公室將“入載廣州地方志十件大事評(píng)選”的候選條目作為專題資料的選題讓相關(guān)單位撰寫，上文中提到的4份由承報(bào)送單位編寫的專題資料均來(lái)源于此。同時(shí)隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，不少政府承擔(dān)的職能已社會(huì)化、市場(chǎng)化，以政府部門為年報(bào)主要網(wǎng)絡(luò)搜集到的資料已難滿足地方志事業(yè)發(fā)展的需要，某些領(lǐng)域的專題需要通過(guò)其他渠道補(bǔ)充搜集，如委托專家學(xué)者開展專題調(diào)研，或與相關(guān)部門合作聯(lián)合開展調(diào)研。近年來(lái)，廣州市地方志辦就采取政府購(gòu)買的形式，對(duì)一些遺漏的、無(wú)承報(bào)單位或即將消失的重要專題進(jìn)行定向搜集。

承報(bào)單位在定向搜集專題資料時(shí)，要注意拓寬資料來(lái)源，注重運(yùn)用口述訪談、社會(huì)調(diào)查等方法，發(fā)掘有特色的典型材料。編寫專題資料時(shí)采用紀(jì)事本末體，做到記述全面，即反映事物或活動(dòng)的基本要素包括背景、時(shí)間、地點(diǎn)、涉及的單位或人物，經(jīng)過(guò)、結(jié)果、影響等齊全，呈現(xiàn)事物的全貌；同時(shí)還要深入，選取與所記專題密切相關(guān)的背景性、過(guò)程性、細(xì)節(jié)性資料，增加記述的深度和廣度；另外忌專業(yè)術(shù)語(yǔ)太多、忌空話套話太多、忌用觀點(diǎn)代替事實(shí)。地方志工作機(jī)構(gòu)人員也應(yīng)對(duì)承報(bào)單位編寫專題資料應(yīng)給予及時(shí)和有效的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)報(bào)送來(lái)的專題資料進(jìn)行認(rèn)真審查和驗(yàn)收。

（四）加大對(duì)專題資料的開發(fā)利用，增強(qiáng)專題資料編寫的積極性

年報(bào)緊跟時(shí)代脈絡(luò)，是地方志資源中最鮮活的部分。而專題資料又是年報(bào)中最獨(dú)立、靈活的內(nèi)容，更適合開發(fā)利用。探索地方志資源開發(fā)利用的長(zhǎng)效機(jī)制，要將年報(bào)專題資料打造成新的增長(zhǎng)點(diǎn)和支撐點(diǎn)。一是可以匯集專題，出版地情書籍。如將近年來(lái)的專題分類、整理和編輯后，編成熱點(diǎn)重點(diǎn)事件，納入地方系列文化叢書出版；或者補(bǔ)充相關(guān)內(nèi)容后，出版大事紀(jì)實(shí)，如廣州市地方志辦正在編纂的《“十二五”廣州大事紀(jì)實(shí)》。二是加強(qiáng)與新聞媒體的互利合作，與媒體共同策劃開辦專題專欄。市地方志工作機(jī)構(gòu)提供專題選題、基礎(chǔ)資料和采訪名單；媒體記者根據(jù)需要進(jìn)行采訪、并撰寫稿件。專題專欄既可滿足讀者對(duì)媒體深度閱讀的需要，也能推介地方志成果、宣傳地方志文化，是便捷、高效開發(fā)年報(bào)專題資料和地方志資源的重要方式。三是篩選好的專題資料刊登在地方志刊物和網(wǎng)站上。地方志刊物和網(wǎng)站作為地情信息傳播的重要平臺(tái)，是提供地方志公共文化服務(wù)的重要載體。在與承報(bào)單位協(xié)商后，地方志工作機(jī)構(gòu)可篩選一批合適的專題刊登在地方志刊物和地情網(wǎng)站上，既豐富了刊物和網(wǎng)站的內(nèi)容，又增加了專題資料的點(diǎn)擊率和閱讀量，促進(jìn)了專題資料的開發(fā)利用。

總之，年報(bào)專題資料作為年報(bào)的重要構(gòu)成，既應(yīng)納入年報(bào)體系，整體運(yùn)作，統(tǒng)籌安排，全面提升；又應(yīng)切合實(shí)際，具體分析，多方配合，重點(diǎn)突破，以提高專題資料的編寫質(zhì)量。

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