孫麗茹哈爾濱市社會(huì)主義學(xué)院

關(guān)于固定資產(chǎn)檔案管理工作的探討

孫麗茹
哈爾濱市社會(huì)主義學(xué)院

隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，在當(dāng)前信息化社會(huì)環(huán)境下，檔案作為重要的信息資源，越來(lái)越受到大家的重視。固定資產(chǎn)作為各行各業(yè)發(fā)展的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，在不斷發(fā)展過(guò)程中，各單位固定資產(chǎn)的數(shù)量不斷增加，這就對(duì)固定資產(chǎn)檔案管理工作提出了更高的要求。文中對(duì)固定資產(chǎn)檔案工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對(duì)提高固定資產(chǎn)檔案管理水平的措施進(jìn)行了具體的闡述。

固定資產(chǎn)檔案；管理工作；問(wèn)題；措施

固定資產(chǎn)檔案是在固定資產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像材料等。各單位在固定資產(chǎn)采購(gòu)、日常管理及處置活動(dòng)中會(huì)形成第一手材料，這部分材料即是固定資產(chǎn)檔案。由于固定資產(chǎn)檔案涉及的范圍較廣，具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，是各單位的寶貴財(cái)富。因此需要加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理工作，使固定資產(chǎn)檔案能夠得到合理的利用，提高單位固定資產(chǎn)的利用效率，更好的體現(xiàn)出固定資產(chǎn)檔案的價(jià)值。

一、當(dāng)前固定資產(chǎn)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）固定資產(chǎn)檔案收集不規(guī)范

在當(dāng)前各單位固定資產(chǎn)檔案信息收集過(guò)程中存在許多不規(guī)范的現(xiàn)象，檔案信息由于分散于各個(gè)部門(mén)，各部門(mén)缺乏檔案信息收集意識(shí)，不能及時(shí)將信息進(jìn)行上交歸檔，檔案收集管理制度形同虛設(shè)。這就需要檔案管理人員要到各個(gè)部門(mén)進(jìn)行逐一收集，但由于檔案人員無(wú)法參與到固定資產(chǎn)管理活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，這就導(dǎo)致無(wú)法有效的跟蹤收集，從而導(dǎo)致固定資產(chǎn)檔案無(wú)法及時(shí)歸檔，容易出現(xiàn)丟失及損壞的現(xiàn)象。再加之當(dāng)前各單位人員調(diào)動(dòng)頻繁，人員調(diào)動(dòng)過(guò)程中往往會(huì)忽略了固定資產(chǎn)檔案的交接工作，或是在交接過(guò)程中部分未完成的內(nèi)容出現(xiàn)了隱瞞及暫停問(wèn)題，這其中可能就會(huì)涉及到檔案的收集工作。

（二）固定資產(chǎn)檔案整理無(wú)序

在固定資產(chǎn)檔案整理過(guò)程中存在著卷內(nèi)目錄與實(shí)際不相符、類別不清、甚至有些檔案不全等問(wèn)。有些固定資產(chǎn)檔案中分為多個(gè)子目錄，而檔案管理員在存放檔案時(shí)出現(xiàn)歸類劃分子目錄不準(zhǔn)，在查找檔案時(shí)無(wú)法做到高效率和準(zhǔn)確無(wú)誤。

（三）固定資產(chǎn)檔案的綜合管理力度不夠

當(dāng)前各單位在發(fā)展過(guò)程中，固定資產(chǎn)數(shù)量越來(lái)越多，這也導(dǎo)致固定資產(chǎn)檔案管理工作量不斷增加。但由于長(zhǎng)期以來(lái)人們都認(rèn)為固定資產(chǎn)檔案管理是檔案部門(mén)的事情，與自己無(wú)關(guān)，這就導(dǎo)致在固定資產(chǎn)檔案管理工作中各部門(mén)缺乏有將我協(xié)調(diào)和配合，在這種情況下，單純的依靠幾個(gè)專職或是兼職的檔案人員很難及時(shí)對(duì)檔案材料進(jìn)行收集、整理和管理，管理質(zhì)量很難得到大幅度的提升。

（四）固定資產(chǎn)檔案管理縱深度有待加強(qiáng)

各單位在固定資產(chǎn)檔案管理工作中，由于檔案管理人員對(duì)于本單位固定資產(chǎn)信息缺乏深入的了解，再加之業(yè)務(wù)熟練度不夠，這對(duì)于固定資產(chǎn)檔案的利用和收集效率帶來(lái)了較大的影響。當(dāng)前各單位在固定資產(chǎn)檔案管理工作中普遍缺乏對(duì)聲像檔案的建設(shè)和管理，很多固定資產(chǎn)檔案都沒(méi)有對(duì)聲像檔案進(jìn)行建檔，即使部分進(jìn)行了建檔，但也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行有效的管理，這對(duì)固定資產(chǎn)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)帶來(lái)了較大的阻礙。

（五）固定資產(chǎn)檔案從業(yè)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化

在當(dāng)前各單位固定資產(chǎn)檔案管理工作中，由于檔案管理工作相較于其他工作受到的重視度不夠，大家也普遍覺(jué)得檔案管理工作較為輕松，因此檔案管理部門(mén)人員普遍年齡較大，年齡結(jié)構(gòu)不合理，這部分人員不僅缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，而且對(duì)新技術(shù)和新方法接受能力較差。其實(shí)檔案管理工作實(shí)際上十分繁瑣，需要每一項(xiàng)工作都要細(xì)化到每一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)管理人員具有較高的要求。但由于各單位普遍對(duì)檔案管理工作缺乏重視，不能及時(shí)進(jìn)行人員補(bǔ)充，同時(shí)還存在部分兼職人員，日常工作中很少有培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，這就對(duì)檔案管理水平的提高帶來(lái)了較大的制約影響。

二、加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案的收集和整理

加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)對(duì)固定資產(chǎn)檔案管理的意識(shí)教育，主動(dòng)配合檔案員收集固定資產(chǎn)的檔案；而檔案管理人員也要深入到各部門(mén)，主動(dòng)收集存檔所需的各種資料、信息。檔案工作人員要參加學(xué)校召開(kāi)的各種會(huì)議，多參與固定資產(chǎn)的管理過(guò)程，掌握固定資產(chǎn)管理工作的動(dòng)態(tài)，督促及時(shí)歸檔。對(duì)于在人事調(diào)動(dòng)過(guò)程中不及時(shí)交接固定資產(chǎn)檔案材料的要凍結(jié)調(diào)動(dòng)手續(xù)，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于丟失檔案的行為要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

（二）加強(qiáng)檔案工作的綜合管理，整合現(xiàn)有資源

目前固定資產(chǎn)檔案主要是紙質(zhì)檔案，電子檔案多在建設(shè)過(guò)程中。設(shè)計(jì)電子檔案的目的是達(dá)到快捷、全面、便于統(tǒng)計(jì)等特點(diǎn)。新歸檔的檔案，適用電子檔案的方法歸檔，同時(shí)新建聲像檔案；而以前的舊檔案多是紙質(zhì)檔案，不適用于電子檔案歸檔。以前的紙質(zhì)檔案可以在電子檔案中只建立檢索目錄，電子檔案和紙質(zhì)檔案共存，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化和科學(xué)化。

（三）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

各單位需要加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)檔案管理工作的重視，努力提高固定資產(chǎn)檔案人員的整體素質(zhì)，注意日常檔案管理人員的培訓(xùn)和再教育，通過(guò)針對(duì)性的培訓(xùn)，有效的提高固定資產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)技能和信息化技術(shù)水平，加快推動(dòng)固定資產(chǎn)檔案信息化管理的進(jìn)程，為固定資產(chǎn)檔案管理水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）加快實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)檔案的信息化管理

當(dāng)前固定資產(chǎn)檔案信息化管理水平普遍不高，部分單位應(yīng)用了固定資產(chǎn)系統(tǒng)，但與固定資產(chǎn)檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)還存在一定的差距，存在著手工檢索和查找的情況。因此需要加快構(gòu)建固定資產(chǎn)檔案信息化平臺(tái)，將傳統(tǒng)管理方式與先進(jìn)技術(shù)有效的結(jié)合，加快檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化和信息在線使用的步伐，實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享和綜合利用，加快提升固定資產(chǎn)檔案的管理水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

固定資產(chǎn)檔案不僅涉及的范圍較廣，而且檔案信息資源具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，通過(guò)加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理，能夠有效的提高單位固定資產(chǎn)的利用率，更好的體現(xiàn)固定資產(chǎn)檔案價(jià)值的完整性和準(zhǔn)確性，有效提高固定資產(chǎn)檔案的管理水平，使固定資產(chǎn)檔案能夠更好的服務(wù)于單位的發(fā)展。

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