企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作的基礎。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中如何加強企業(yè)核心機密和保密工作顯得尤為重要，結合企業(yè)檔案管理工作，從檔案保管過程保密、利用過程保密、開放過程保密等方面加強企業(yè)檔案保密工作，切實做好檔案的保密與利用。

檔案保管過程的保密

1.庫房管理的保密

檔案庫房應按照國家檔案管理有關規(guī)定需要單獨設置，但是目前大部分不具備條件的企業(yè)，往往將庫房設在公司辦公樓內。但一定要注意，不是任何辦公場所都可以用作檔案庫房使用的，從檔案保密的角度出發(fā)，不宜將庫房設在辦公樓的底層，在防護方面庫房門窗等應專門加固，以防盜、防竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開的“三分開”要求。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

2.密級檔案的管理及保密

企業(yè)密級檔案是企業(yè)的核心秘密，為確保企業(yè)核心秘密的安全，必須管理好公司秘密檔案。

（1）密級檔案應與非密級檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜門等安全設施，從保管條件上確保企業(yè)密級檔案的安全。

（2）提高密級檔案管理人員的素質。密級檔案管理人員有知密早、知密多、知密深的特點,他們對保守企業(yè)秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，密級檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，同時還要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。

（3）加強密級檔案的日常管理。密級檔案的借閱、移出、銷毀等應嚴格按規(guī)定流程和手續(xù)辦理，過程必須由兩人共同完成，必須經(jīng)指定領導審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權擅自調閱。密級檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

3.檔案業(yè)務管理人員的職責

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。一要做到確保檔案完好無損，對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。二要做到使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，同時要保證檔案內容的安全。三要做到檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。四要做到檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

4.檔案密級的變化

檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的?；咀兓巧堋⒔得?、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時的；大多數(shù)的趨勢是降密，直至解密。其變化原因主要有三個方面：一是保密范圍的變化；二是密級文件作用的變化。原來的密級文件指導作用與現(xiàn)在工作不相適應，已失去了指導作用，密級自然消除了。三是保密時限的變化。應依據(jù)檔案涉密內容的變化掌握劃密標準，嚴防密級偏高或偏低，密期偏長或偏短。

檔案提供利用過程的保密

檔案提供利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施。

1.制度建設

檔案提供利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復印制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的內容應嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2.隊伍建設

承擔提供利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案事業(yè)；二是業(yè)務素質，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

3.監(jiān)督措施

在提供利用過程中，要根據(jù)不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。公司在檔案庫房安裝了攝像監(jiān)視器。同時，對某些為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書畫線或折書等不良習慣的利用者，要及時提醒。

正確處理保密與利用的關系

保守企業(yè)機密是每個員工應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員要十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保管輕利用的現(xiàn)象。檔案部門要改變傳統(tǒng)觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給企業(yè)安全和利益造成危害。所以，對檔案保密工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

做好檔案開放中的保密

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為企業(yè)所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

1.做好檔案的審查工作

審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行。

（1）初審。檔案管理人員根據(jù)標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。

（2）中審。由具有較高政策水平和對口專業(yè)業(yè)務人員，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。

（3）終審。由保密委員會，根據(jù)初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定檔案的開放與否。

2.檔案的解密工作

保密檔案是有密級的，其劃分是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，因此就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開查閱進行管理,這就是檔案保密的時效性。

結語

通過對公司檔案保密工作的逐步加強，進一步提高檔案保密的意識，是檔案管理工作的一項重要內容和基礎工作，也是檔案管理工作一項艱巨的任務。在保密工作中要持之以恒，時刻警惕，確保企業(yè)的檔案保密與安全得到有效的加強，今后要在檔案全過程管理中，繼續(xù)探索和實踐檔案保密工作，保持在工作中持續(xù)改進。