韋麗麗

（射陽縣人力資源和社會保障信息中心 江蘇 鹽城 224300）

加強人才檔案管理 提高檔案利用效益

韋麗麗

（射陽縣人力資源和社會保障信息中心 江蘇 鹽城 224300）

隨著知識經(jīng)濟和信息時代的發(fā)展，加強檔案信息化建設(shè)，提高人力檔案利用率迫在眉睫，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應用，為檔案資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機。加強人才檔案管理，提高檔案利用效益要從硬件設(shè)施投入、信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)構(gòu)建、信息化人才配備、信息化安全保障等方面進行完善提高。實現(xiàn)檔案管理信息化的發(fā)展已成為適應國家改革和社會發(fā)展的必然需要。

人力資源；檔案管理；信息化建設(shè)；提高效益

為切實做好檔案管理這項重要的基礎(chǔ)性工作，著力提升檔案管理水平，要進一步加強內(nèi)部管理、提高服務質(zhì)量、促進自身發(fā)展，明年我們在做好檔案業(yè)務工作的基礎(chǔ)上，改善檔案管理現(xiàn)狀，逐步投入檔案信息化工作要加大檔案信息化投入工作，購買檔案管理系統(tǒng)，完善檔案管理體系，逐步實現(xiàn)紙質(zhì)化檔案向電子化檔案的轉(zhuǎn)變，全力提高人事檔案管理效率。

一、嚴格把關(guān)，及時辦理，提高檔案管理服務水平

一是嚴把檔案接收關(guān)口。工作中實踐中，射陽縣人力資源和社會保障信息中心對新接收的正本檔案嚴格把關(guān)，做到每本檔案接收都要認真審核驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，不留隱患。上年度，共接收正本檔案3646本，其中大中專畢業(yè)生檔案3505本，縣直單位人員檔案141本，全部審核并錄入微機、換袋入庫上架。

二是準確辦理檔案業(yè)務。射陽縣人力資源和社會保障信息中心上年度向縣內(nèi)外轉(zhuǎn)出人事檔案612本，力保檔案轉(zhuǎn)遞無差錯。辦理人員退休、干部任免、養(yǎng)老金續(xù)繳、失業(yè)金領(lǐng)取、工齡、年齡核對、職務與職級并行等業(yè)務檔案摘抄2600余人次、檔案查閱、咨詢5000余人次，力爭各項業(yè)務能及時準確辦理，確保人事檔案業(yè)務辦理零失誤。

三是做好材料審核接收。嚴格把好材料審核接收關(guān)，對不符合要求、章印不全的材料當場退回，禁止不符合要求的材料進入個人檔案。今年共接收調(diào)資、年度考核等零散單一材料1萬余份，每份經(jīng)過仔細核對、查詢，并按類投放歸檔。做好公務員檔案專項審核工作。根據(jù)干部人事檔案專項審核要求，經(jīng)組織部部署，今年對公務員身份檔案進行專項審核。

二、落實制度，保守機密，提高人才檔案使用效益

一是嚴格學習管理制度。實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是保障檔案信息安全，逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施。各級檔案管理部門、檔案管理者應積極改革那些不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，努力實現(xiàn)從紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理理念的轉(zhuǎn)變。不僅要堅決貫徹落實國家頒發(fā)的計算機信息系統(tǒng)的安全保密方面的法律、規(guī)定，還要結(jié)合本系統(tǒng)、本單位的實際盡快制定出計算機信息安全保密方面的具體實施辦法，如計算機信息檔案的安全與保密制度、計算機信息檔案的安全保密防護辦法，真正做到有法可依，有章可循。要認真學習、宣傳、貫徹執(zhí)行《檔案法》和上級有關(guān)檔案工作的方針、政策與規(guī)定，學習與檔案相關(guān)的各項法律文件，刻苦學習檔案專業(yè)知識，搞好檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，嚴格按檔案的法律、法規(guī)及有關(guān)制度辦事。

二是嚴格保守檔案機密。檔案工作是一項嚴謹?shù)墓ぷ?，在檔案日常查詢上要嚴守檔案制度，按照檔案管理條例辦理。要認真執(zhí)行《保密法》，嚴格保守檔案機密，每年對檔案進行一次核對工作，維護檔案的完整與安全，保證檔案的合法利用。認真搞好對檔案保護的各項措施，最大限度地延長檔案壽命，認真負責檔案的鑒定工作，按規(guī)定接收、保管、利用檔案。

三是嚴格執(zhí)行查閱制度。設(shè)立專門的檔案室，配備檔案櫥具，健全庫房溫濕度記錄，繪制檔案存放示意圖，嚴格按照“八防”措施管理檔案。認真熱情接待檔案利用者的查詢、借閱工作，嚴格執(zhí)行查借閱制度，認真做好檔案查詢登記工作。貫徹執(zhí)行檔案的八項制度，制定檔案管理人員職責，嚴格按干部人事檔案管理制度執(zhí)行。

三、加大投入，提升效益，提高檔案信息管理程度

一是加大硬件投入力度。數(shù)字檔案的基本原理就是借助電子掃描儀或數(shù)碼相機等多媒體設(shè)備，將檔案管理全部進行數(shù)字化處理后，通過光盤刻錄機，把全部信息拷貝到光盤上，建成電子檔案或全文本電子檔案。實現(xiàn)檔案管理信息化的發(fā)展，要加大資金投入，添置計算機、服務器、監(jiān)控、掃描儀、復印機、打印機、防盜器、除臭機、殺菌機、除濕機、防磁柜、溫濕度計等設(shè)備和器材，引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源的合理配置和利用。

二是整合檔案管理資源。要將分散在各科室、各單位的檔案全部集中移交至文檔中心，實行集中統(tǒng)一管理，配備專兼職檔案員，建立標準化、現(xiàn)代化的綜合檔案管理室。在檔案基礎(chǔ)整理工作完善的同時，進一步推動檔案工作信息化，對每一份檔案的具體內(nèi)容進行掃描掛接，形成了一份電子檔案，在本局域網(wǎng)內(nèi)可以隨時查詢權(quán)限范圍內(nèi)的電子檔案，完善檔案管理信息綜合數(shù)據(jù)庫，建立動態(tài)信息收集網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)，制定檔案動態(tài)信息收集內(nèi)容，建立動態(tài)信息的轉(zhuǎn)遞方式，克服數(shù)據(jù)庫信息源數(shù)據(jù)不新、不準的問題。節(jié)省了時間，方便了群眾，檔案“電子化”彰顯了服務的人性化。

三是配備檔案管理人才。實現(xiàn)檔案管理信息化的發(fā)展要配備一支高素質(zhì)的從事檔案管理的信息化人才。這些人才不僅具備良好的個人素質(zhì)，較高的文化知識、有一定的外語水平，更要懂得檔案管理專業(yè)知識和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應用和維護知識，具有管理信息資源的創(chuàng)造能力，要能全面了解和自覺執(zhí)行檔案管理信息方面的法律、法規(guī)、制度和標準。作為檔案管理部門，一方面要注重信息化人才的引進，另一方面要加大對在職、兼職檔案管理人員的信息化業(yè)務發(fā)展的培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)，緩解信息化業(yè)務人才的需求壓力。

綜上所述，檔案管理的信息化管理是改革和發(fā)展的必然趨勢，必須加快其建設(shè)步伐。工作實踐中，要不斷加強檔案信息化、數(shù)字化問題的研究，及時解決數(shù)字化進程中的疑難問題，認真做好新形勢下的檔案管理工作，唯此才能促進檔案工作質(zhì)量的不斷提高，使檔案管理煥發(fā)新的生機與活力，開創(chuàng)一個科技興檔的新局面。