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        淺談檔案電子化管理和保存

        2016-01-12 16:45:36侯春花
        科技資訊 2015年23期
        關(guān)鍵詞:檔案管理管理

        侯春花

        摘要:檔案電子化是檔案管理的方向,是科學(xué)規(guī)范管理和保存檔案的重要途徑,這能提高檔案利用率,提高檔案信息的時(shí)效性,一次投入多次產(chǎn)出,擴(kuò)大了社會(huì)影響,拓寬了服務(wù)范圍。這要求我們必須做好檔案電子化的存儲(chǔ)軟硬件工作,做好歸檔整理電子文件和保護(hù)電子檔的工作,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè),充分利用信息高速路的優(yōu)越性,更健全、更高效地做好檔案管理工作。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;檔案保存;管理

        中圖分類號(hào): G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào)1672-3791(2015)08(b)-0000-00

        檔案電子化是以館(室)藏檔案資料為基礎(chǔ),以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為對(duì)象,對(duì)檔案文獻(xiàn)應(yīng)用計(jì)算機(jī)這一科技手段進(jìn)行收集、篩選和加工,使之轉(zhuǎn)化為方便人們利用的二次文獻(xiàn)信息,供利用者使用得過程。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,電子檔案已被我們廣泛應(yīng)用。因此,檔案電子化管理和保存工作較為重要。

        1電子檔案管理和保存的重要性和益處

        1.1重要性

        科學(xué)規(guī)范管理檔案,重視和支持檔案工作,是單位的一項(xiàng)重要工作。檔案的歸檔包括紙質(zhì)檔案歸案和文件電子化歸檔兩個(gè)方面。檔案電子化的特性決定了在保存與維護(hù)方面較為復(fù)雜,不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。如何保存、維護(hù)值得為子孫后代留存的電子檔案,幫助后人發(fā)現(xiàn)且獲得國家歷史上任何時(shí)期的電子檔案,使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。本著對(duì)科學(xué)、對(duì)歷史、對(duì)社會(huì)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度,要聽取檔案工作人員的意見,切實(shí)加強(qiáng)檔案管理和保存的重視性,及時(shí)解決工作中的重大問題,為檔案工作的順利開展提供必要的物質(zhì)條件。同時(shí)增強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍人員的生機(jī)和活力、不斷提高檔案工作人員素質(zhì)、不斷地更新檔案管理觀念、勇敢探索和嘗試電子檔案管理手段、不斷地提高管理效率對(duì)檔案管理和保存工作具有深遠(yuǎn)的影響。

        1.2益處

        檔案電子化后形成的二次信息有利于提高檔案的利用率,這需要充分利用計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。目前,大多數(shù)基層檔案館、室只是單一應(yīng)用計(jì)算機(jī),使現(xiàn)代化設(shè)備不能充分發(fā)揮其作用。

        二次文獻(xiàn)信息加工時(shí)間得到降低,檔案信息時(shí)效性得到提高。檔案電子化后形成的數(shù)字化信息,有利于利用者直接利用檔案信息。完成信息加工工作程序要充分利用計(jì)算機(jī)功能,快捷地加工出相應(yīng)二次文獻(xiàn)信息。

        檔案電子化形成的信息為一次投入,多次產(chǎn)出。手工編研檔案信息需要的經(jīng)費(fèi)較多,這可避免由于編研經(jīng)費(fèi)緊張對(duì)檔案信息加工工作的不利影響。但在相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi),檔案管理部門難以從國家或地方或自籌獲得更多的經(jīng)費(fèi)用于檔案信息編研工作,這需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理部門認(rèn)識(shí)到投入充足經(jīng)費(fèi)的關(guān)鍵所在。

        檔案電子化后可多份拷貝相應(yīng)的信息成果,在相關(guān)管理部門和領(lǐng)導(dǎo)中進(jìn)行廣泛傳播可擴(kuò)大社會(huì)影響力,拓寬服務(wù)范圍,檔案部門在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的重要地位自然可以得到提高。

        檔案電子化可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。

        2做好檔案電子化的存儲(chǔ)軟硬件工作

        完善的技術(shù)條件是檔案電子化管理的重要前提和關(guān)鍵。實(shí)際工作中,應(yīng)根據(jù)保存電子檔案具體情況,配置計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái),并著眼遠(yuǎn)期發(fā)展,配制相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及相關(guān)的軟硬件。電子檔案是數(shù)字化的,存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器上,傳遞在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上,它的歸檔屬于無紙形式,應(yīng)在一定技術(shù)環(huán)境和一系列技術(shù)保障措施下進(jìn)行并高質(zhì)量完成,才能使歸檔的電子檔案具有紙質(zhì)檔案的功能。電子檔案運(yùn)用一般有直接運(yùn)用、通信傳輸?shù)确椒?。由于電子檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)部門等單位多樣化的運(yùn)用,因此它的運(yùn)用遠(yuǎn)比紙質(zhì)檔案復(fù)雜。因此,加強(qiáng)對(duì)電子檔案運(yùn)用的存儲(chǔ),就顯得特別重要。

        3電子文件歸檔整理

        符合歸檔條件的電子文件應(yīng)按照檔案管理要求,將其存儲(chǔ)到可長期脫機(jī)保存的磁帶、光盤、磁盤、硬盤等載體上。至少應(yīng)有2套或3套(第一套用作封存,第二套用作利用者閱讀,第三套作異地保存)歸檔電子文件材料,因?yàn)樵谄淅眠^程中可造成損壞等現(xiàn)象,可以永久保存。

        3.1檔案移交

        以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限等分類方法對(duì)內(nèi)部文件進(jìn)行組盤。組盤方式有兩種,一是按上述分類方法將檔案資料統(tǒng)一組盤,二是按上述分類方法將檔案資料分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,歸檔電子文件的保管壽命得到最大化的程度。在同一盤上集中同一歸檔部門的文件,可以方便利用。贏統(tǒng)一規(guī)范完成文書電子文件組盤,檔案部門集中完成接收歸檔文件并組盤,檔案人員應(yīng)按照檔案管理要求,以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄,這有利于利用者查找計(jì)算機(jī)盤內(nèi)文件,提高利用效率。

        外來文件應(yīng)以一定的設(shè)備,掃描成影像后進(jìn)入局域網(wǎng)絡(luò),在局域網(wǎng)內(nèi)完成各類公文的傳遞、批辦、督辦等一系列工作。業(yè)務(wù)部門掌握電子文件的歸檔工作,承辦部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定將處理完畢后文件的重要性,合理確定密級(jí)和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門,經(jīng)過管理人員審查后,加上分類號(hào)、檔案號(hào)等檔案檢索信息,然后將其納入到檔案數(shù)據(jù)庫中。在其權(quán)限范圍內(nèi),可以通過各網(wǎng)絡(luò)終端查詢。歸檔電子文件收集齊全后,把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門移交,方便利用和查詢。

        3.2整理電子文件

        文件接收歸檔時(shí),檔案部門應(yīng)集中完成。為便于計(jì)算機(jī)查找盤內(nèi)文件,設(shè)定的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和命題應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范,建立檔案盤內(nèi)文件目錄。相關(guān)人員必須按照要求格式,將其存儲(chǔ)到符合保管期限的脫機(jī)載體上。

        4電子檔案的保護(hù)

        除了對(duì)電子檔案的環(huán)境要求外,應(yīng)采取積極有效的措施加強(qiáng)對(duì)電子檔案文件保護(hù)。正確使用才能保存并有效地延長其壽命。在實(shí)際使用中,可用存貯載體光盤保存電子文件。因?yàn)楣獗P有利于長期保存歸檔電子文件,抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性良好。應(yīng)將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。

        4.1加強(qiáng)病毒防范

        要采取各種措施,確保保存電子文件的盤不帶病毒。

        4.2把握存儲(chǔ)介質(zhì)(主要是光盤、硬盤)質(zhì)量關(guān)

        質(zhì)量直接影響到信息的保存壽命,而低質(zhì)量盤使用時(shí)間相對(duì)較短,使用壽命過后不能讀取相應(yīng)數(shù)據(jù)。目前市場所售存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量良莠不齊,選購盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

        4.3定期檢測和拷貝

        對(duì)所保存的電子檔案載體,為確保電子檔案信息的可靠性,必須進(jìn)行定期檢測和拷貝。定期檢測應(yīng)采取隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行,頻次為每年1次,抽取的樣品數(shù)量應(yīng)在10%以上。

        4.4規(guī)范保管條件

        在理想的溫濕度環(huán)境中,光盤或磁帶在規(guī)定的期限內(nèi)倒帶一次。倒帶后要保持在標(biāo)準(zhǔn)的讀寫狀態(tài)。

        4.5掌握信息修復(fù)技術(shù)

        信息一旦被破壞和污染后的恢復(fù)和搶救措施。如殺計(jì)算機(jī)病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)庫修復(fù)技術(shù)、保持電子信息長期可讀性技術(shù)等物質(zhì)載體破損的修復(fù)技術(shù)等。

        為保證電子檔案的安全性,防止丟失檔案所致的損失,要同時(shí)保存電子檔案與紙質(zhì)檔案,在當(dāng)日檔案當(dāng)日網(wǎng)上物理歸檔以及年終光盤刻錄保存的同時(shí),要將電子檔案轉(zhuǎn)化成為紙質(zhì)檔案,將其按照要求分類、立卷和保管,盡量做到萬無一失。但是,以年度為單位所刻錄的電子檔案光盤必須與實(shí)存紙質(zhì)檔案完全一致,對(duì)于不能在網(wǎng)上處理的涉密檔案,相關(guān)部門或人員應(yīng)在處理完畢后,及時(shí)將其移交給檔案部門,由檔案部門負(fù)責(zé)提供給辦公網(wǎng)絡(luò)中心,按電子檔案歸檔要求掃描,保證電子檔案的齊全和完整。

        檔案電子化是檔案管理的方向。在實(shí)際工作中要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化,不斷提高工作的簡易性和穩(wěn)定性。在這個(gè)高度信息化的時(shí)代,繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足檔案事業(yè)的發(fā)展需要,只有把工作重點(diǎn)放在電子化和信息化管理上,強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè),充分利用電子科學(xué)技術(shù)的優(yōu)越性,才能促進(jìn)檔案電子化管理工作的順利開展。

        參考文獻(xiàn)

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        [3]李倩.圖紙類紙質(zhì)檔案與電子化檔案共存的必要性[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(9):52-53.

        [4]趙霞.淺談加強(qiáng)失業(yè)職工檔案的電子化管理工作[J].山東檔案,2012,(4):35-36.

        [5]崔茂文.法院檔案電子化的探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(9):57.

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