【摘要】在時代發(fā)展的進(jìn)程中，我國的檔案事業(yè)也發(fā)生了翻天覆地的變化，這種變化主要體現(xiàn)在檔案的保存形式正在由紙質(zhì)檔案向電子化的形勢發(fā)展。所以電子文件與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)方面具有一定的差異性，如果能夠明確的區(qū)分這其中之間的差異，對于今后檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展將會帶來十分積極的影響。本文綜合上述內(nèi)容進(jìn)行了分析，希望通過本文的論述能夠提供一定的幫助。

【關(guān)鍵詞】電子文件；紙質(zhì)檔案；技術(shù)；差異

在當(dāng)前的檔案管理中，電子文件的形式已經(jīng)成為主流趨勢之一，但是其信息載體以及結(jié)合的方式具有一定的特殊性，這與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理上是具有明顯不同的，因此要想將檔案事業(yè)發(fā)展得更加理想，那么就要采用合適的保護(hù)技術(shù)，將其與紙質(zhì)檔案的保護(hù)技術(shù)進(jìn)行區(qū)分，本文根據(jù)二者之間在保護(hù)技術(shù)上的不同做出了區(qū)分，希望能夠起到一定的幫助。

1、載體壽命具有差異性

首先，在保護(hù)技術(shù)方面，載體壽命具有一定的差異，這種差異主要體現(xiàn)在耐久性的不同。因為紙質(zhì)檔案是紙張，在紙張中含有大量的纖維素，纖維素一旦在高溫、氧化以及高濕度的環(huán)境中進(jìn)行保存，就極有可能產(chǎn)生氧化以及水解等化學(xué)現(xiàn)象，此時要想對紙張具有一定的保護(hù)作用，那么就要避免產(chǎn)生化學(xué)反應(yīng)，避免受到上述環(huán)境的影響，我國古代文獻(xiàn)書籍也有一部分是采用紙張進(jìn)行書寫的，這些紙質(zhì)檔案之所以到現(xiàn)在還保留完好，就是因為有效的規(guī)避了影響紙張產(chǎn)生化學(xué)反應(yīng)的條件，所以其壽命可以達(dá)到上百年而經(jīng)久不衰。與紙質(zhì)檔案不同的是，電子文件的發(fā)展是建立在計算機(jī)系統(tǒng)基礎(chǔ)之上的，所以其載體主要是磁盤等工具，但是在保存的過程中雖然不會受到溫度、濕度等條件的影響，卻會因為靜電的關(guān)系而吸收大量的灰塵，這就會造成磁粉脫離現(xiàn)象的產(chǎn)生，造成不易恢復(fù)的狀況，也會對電子文件的載體壽命造成一定程度的損害。對此，要想將電子文件得到有效的保護(hù)，就應(yīng)該解決主要保護(hù)材料不穩(wěn)定的現(xiàn)象，與紙質(zhì)檔案相比，電子文件在這方面還是具有一定劣勢的，通常情況下最多能保證十五年的使用壽命。

2、環(huán)境條件具有差異性

環(huán)境條件是影響檔案保存最主要的差異之一。這主要體現(xiàn)在四個方面上。

2.1溫度與濕度的差異。首先是溫度與濕度對檔案管理產(chǎn)生的影響。紙質(zhì)檔案受到溫度與濕度的影響就會出現(xiàn)氧化的現(xiàn)象，紙張上的字跡就會出現(xiàn)褪色的現(xiàn)象，嚴(yán)重的情況下紙張還會發(fā)生變質(zhì)的情況。而電子文件受到溫度與濕度的影響會造成主要材料的膨脹以及收縮，有時光盤還會出現(xiàn)變形的問題，此時數(shù)據(jù)的讀寫就會產(chǎn)生問題，不能對其進(jìn)行再次利用。

2.2灰塵對檔案管理產(chǎn)生的差異性影響?；覊m在生活中無處不在，因此也無時無刻不影響著檔案的保存，對于電子文件以及紙質(zhì)檔案均會產(chǎn)生不同程度的影響。一旦大量的灰塵堆積在紙質(zhì)檔案上，就會使紙張之間產(chǎn)生磨損的現(xiàn)象，并且長期的堆積也會造成紙張磨損現(xiàn)象嚴(yán)重。對于電子文件檔案來說，灰塵對其產(chǎn)生的主要影響在于發(fā)生物理、化學(xué)以及生物三個方面的影響，從而造成數(shù)據(jù)丟失，這對檔案管理將會產(chǎn)生無法挽回的損害。對此，必須要對由灰塵引起的檔案損害進(jìn)行必要的修復(fù)。對于紙質(zhì)檔案而言，主要是預(yù)防霉變現(xiàn)象的發(fā)生，對于電子文件而言，則主要是防止灰塵進(jìn)入電子文件的載體上。

2.3外來磁場以及機(jī)械震動對檔案產(chǎn)生的影響。這方面對于紙質(zhì)檔案而言并不會產(chǎn)生較大的影響，相反電磁干擾對電子文件的影響較大，因為電子文件的主要載體為磁盤，磁盤表面的涂層極容易產(chǎn)生消磁的現(xiàn)象，造成信號消失等狀況，電子文件中的信息就會在這一影響下而消失，針對上述的問題，需要將磁盤放置在距離磁場距離較遠(yuǎn)的位置上，以防止機(jī)械震動帶來的損害。這樣就能夠有效的避免類似情況產(chǎn)生的問題。

2.4光線與有害氣體造成的影響。在長期放置的過程中，紙張的質(zhì)地會發(fā)生松脆的狀況，其內(nèi)部的水分會受到陽光直射的影響而逐漸蒸發(fā)，在這種情況下，都會不可避免的影響紙張的使用壽命以及耐用性。而對電子文件來說，有害氣體和光線的破壞力要更勝一籌，在一定環(huán)境和條件下，二氧化碳等氣體會促進(jìn)載體所焊材料的變質(zhì)，以及光盤磁帶等的消磁，導(dǎo)致電子文件丟是。光線能夠促進(jìn)電子文件載體材料老化，降低使用壽命。同時，紫外線嚴(yán)重的影響磁性記錄，導(dǎo)致信號弱磁性信息讀寫效果下降。

3、技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因為電子文件是通過計算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機(jī)才能識讀。一旦技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。最近，信息專家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過時的新途徑。

4、信息保護(hù)的差異

保護(hù)紙張壽命的最大化延長是紙質(zhì)檔案保護(hù)的主要目標(biāo)，紙張作為紙質(zhì)檔案的載體，它與其記錄的信息是融合為一體的，保護(hù)紙張的完整性，文字記錄的信息就得以保存和有效利用。對于電子文件來說，因為信息與載體可分離，從而文件面臨著被修改和竊取的危險。同時，電腦病毒作為潛伏在暗處的隱形匕首，極大程度的危害著電子文件的信息保護(hù)。它能夠悄無聲息的篡改系統(tǒng)程序，并能夠通過拷貝實現(xiàn)病毒的傳輸。因此，保護(hù)電子文件不受損壞是我們面臨的一項長期而重要的任務(wù)。

5、結(jié)語

隨著社會的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，無論紙質(zhì)檔案還是電子文件都對我們的生產(chǎn)和社會生有有著至關(guān)重要的影響，面對電子文件與紙質(zhì)檔案保護(hù)技術(shù)上存在的差異，我們要注重提防一切可能損壞信息資料的環(huán)境和條件，及時有效的對紙質(zhì)檔案與電子文件進(jìn)行保護(hù)。

參考文獻(xiàn)

[1]郭未艾.淺析高校檔案管理的創(chuàng)新思維[J].科教文匯（下旬刊），2015（09）.