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計算機辦公自動化技術(shù)應(yīng)用與研究

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計算機技術(shù)；辦公自動化；應(yīng)用與研究

在計算機技術(shù)沒有引進辦公室之前，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理工作不僅信息量大、結(jié)構(gòu)模糊和技術(shù)處理上的難度導(dǎo)致工作量的增加和錯誤率增加。隨著計算機技術(shù)的日益進步，借助其對數(shù)據(jù)信息的智能化處理被引進辦公室引用，辦公自動化就是基于計算機對數(shù)據(jù)信息強有力的處理和分析能力。將計算機技術(shù)應(yīng)用到辦公自動化中主要目的就是在于全面利用信息資源來達到提升工作效率、保證工作質(zhì)量。

1.計算機辦公自動化技術(shù)應(yīng)用的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

計算機辦公自動化技術(shù)在我國的應(yīng)用已經(jīng)逐漸步入成熟階段。下面本文就從其定義、功能層次、新技術(shù)三方面來簡要分析其目前的應(yīng)用現(xiàn)狀以及今后的發(fā)展趨勢。

1.1 計算機辦公自動化的定義

目前國際上比較認同定義即：辦公自動化就是將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)與行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以處理、且量很大而且結(jié)構(gòu)又模糊的一些業(yè)務(wù)上的一項綜合性技術(shù)。定義中提到的一些量大、結(jié)構(gòu)模糊的業(yè)務(wù)實際上就是指辦公室內(nèi)的一些任務(wù)活動，根據(jù)不同的性質(zhì)和辦公活動對辦公自動化有不同的理解和定義。辦公自動化技術(shù)在我國的不斷應(yīng)用使其定義內(nèi)容不斷發(fā)展并加入中國元素。

1.2 辦公自動化的功能層次

計算機辦公自動化系統(tǒng)根據(jù)其應(yīng)用的功能不同總共分為三個層次即：事物級OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)。三個功能系統(tǒng)之間相互聯(lián)系形成一個同一的OA系統(tǒng)。事物級的OA系統(tǒng)處于最基本的功能層次，主要處理一些小型的局域網(wǎng)上處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等的工具應(yīng)用；信息級OA系統(tǒng)則建立在事物級OA系統(tǒng)之上，其主要功能在于對信息的處理能力，作為現(xiàn)代的機關(guān)單位必須在內(nèi)部建立一個資源共享的數(shù)據(jù)庫以便優(yōu)化日常工作，提高辦公效率。決策級OA系統(tǒng)是最后一個層次，也是三個系統(tǒng)中級別最高的一個，建立在信息級層次之上對數(shù)據(jù)庫中提供的信息作出決策性課題，結(jié)合計算機內(nèi)外部條件，作出相應(yīng)的決策反應(yīng)。

1.3 辦公自動化的新技術(shù)

新的科技發(fā)現(xiàn)為辦公自動化發(fā)展提供支持的同時也提供了新技術(shù)如云計算、物聯(lián)網(wǎng)、智慧辦公等方面。云計算就是將網(wǎng)絡(luò)連接在一起對各種軟件的資源、數(shù)據(jù)信息進行統(tǒng)一的管理。物聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)主要作用就是可以在家辦公提高了辦公的效率和靈活性。最后的智慧辦公的重點在于辦公自動化系統(tǒng)與信息技術(shù)的鏈接。通過這些技術(shù)使得部門之間的聯(lián)系更加通暢。

2.計算機辦公自動化技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢

2.1 提高工作的有效性

計算機辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用可以利用計算機技術(shù)在機關(guān)內(nèi)部建立共享數(shù)據(jù)庫，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時查閱文件資料，及時發(fā)現(xiàn)問題并作出解決方案。另外通過先進技術(shù)對文件檔案進行排列編號，保持上傳下達的通暢性，提高工作的有效性。借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將一些負責(zé)工作簡單化，避免了人員的重復(fù)勞動，進一步規(guī)范了公文處理行為。

2.2 借助計算機技術(shù)，實現(xiàn)資源共享

通過借助計算機技術(shù)，在機關(guān)內(nèi)部建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。經(jīng)過有關(guān)部門相關(guān)人員的許可將方便人員查閱的相關(guān)文件資料放入共同的網(wǎng)絡(luò)中實現(xiàn)資源共享。辦公室內(nèi)部資源共享提供了極大的便利，為機關(guān)內(nèi)部實現(xiàn)人力、物力、財力的優(yōu)化配置起到重要作用。

2.3 借助計算機技術(shù)，實現(xiàn)信息檢索的便捷性

如今的社會已經(jīng)步入了信息化時代，信息量及其大的今天領(lǐng)導(dǎo)只有在掌握了最及時、最準確的信息才能作出最佳的決策。大量的信息借助網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)散，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就可以隨時隨地的了解到想要知道的信息。機關(guān)單位通過建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)將單位中的一些文件資料等信息進行信息化、系統(tǒng)化、規(guī)范化管理并借助一些外部的網(wǎng)絡(luò)信息檢索方式進行專題內(nèi)容的查詢，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考依據(jù)。

3.計算機辦公自動化技術(shù)應(yīng)用的問題及解決措施

計算機辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用在為單位帶來便捷的同時也面臨著問題，找出這些問題所在并有針對性的解決問題至關(guān)重要。

3.1 計算機辦公自動化技術(shù)應(yīng)用的問題

計算機辦公自動化技術(shù)在應(yīng)用過程中遇到各種各樣的問題，大致上有操作系統(tǒng)問題、應(yīng)用系統(tǒng)問題、網(wǎng)絡(luò)安全問題和管理不善的問題。

辦公自動化技術(shù)都是通過計算機實現(xiàn)，計算機在操作中一般是用Windows系統(tǒng)，該系統(tǒng)本身就存在很多問題，作為一種商業(yè)軟件其核心技術(shù)是對用戶保密的，同時在網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的設(shè)計上也存在著脆弱性。應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)都是借助人力進行的因此不可能做到至善至美，因此會有漏洞的出現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)安全問題也是使用者最為頭疼也最普遍的問題，目前出現(xiàn)了黑客這一代名詞，借助各種計算機手段可以攻克他人電腦竊取內(nèi)部資料信息。另外就是管理問題，對于任何組織和技術(shù)而言管理無疑至關(guān)重要，管理意識不強或者方式不對都會導(dǎo)致使用中的破壞或者后期維護不當。

3.2 辦公自動化問題的應(yīng)對策略

針對上文提到例如系統(tǒng)問題、應(yīng)用問題、安全問題以及管理問題可以采用相對應(yīng)的措施改善。針對操作系統(tǒng)問題由于其屬于商業(yè)軟件核心技術(shù)用戶不了解，因次可采用自主開發(fā)，可以根據(jù)自身實際的需求進行定制性的開發(fā)。對于應(yīng)用軟件問題的解決可分為兩類：一是對軟件設(shè)計上將問題盡量終止在設(shè)計階段，二是在軟件應(yīng)用運行中及時進行反饋和維修。對于網(wǎng)絡(luò)安全主要來自兩個方面即黑客和病毒，這并不是不能夠提前預(yù)防的，有病毒的產(chǎn)生就會有殺毒軟件去解決，定期要人員對計算機進行殺毒和防火墻防護計算機網(wǎng)絡(luò)的安全。管理的強化在于管理者的管理意識，維護工作的落實以及不斷更新的新技術(shù)使用。

4.總結(jié)

在信息化時代中各單位借助先進技術(shù)提高辦公效率已成為趨勢，隨著社會的進步，計算機辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用只會越來越廣泛和普遍，因此在應(yīng)用過程中要不斷發(fā)現(xiàn)問題解決問題，讓該技術(shù)真正的成為提高工作效率優(yōu)化資源配置的科技手段。

［1］ 楊樟，黃秀麗.計算機辦公軟件的分析及應(yīng)用探討［J］.計算機光盤軟件與應(yīng)用.2014（23）

［2］ 李源.計算機辦公軟件在辦公室的應(yīng)用［J］.電子制作.2015（12）

［3］ 張海平.辦公室計算機辦公軟件的應(yīng)用探討［J］.黑龍江科技信息.2015（32）

［4］ 陳玉霞.探討如何利用計算機辦公軟件提高審計的效率［J］.電子制作.2014（14）

隨著信息時代的到來，科學(xué)技術(shù)的進步，計算機應(yīng)用已經(jīng)深入到生活、工作、學(xué)習(xí)方方面面。辦公環(huán)境隨著計算機技術(shù)的應(yīng)用越來越智能化、自動化和信息化。計算機技術(shù)在辦公室中的應(yīng)用在對信息傳輸、處理以及管理方面帶來便利以外也伴隨著相應(yīng)的問題產(chǎn)生，本文就計算機技術(shù)在辦公室中的應(yīng)用進行分析研究，探索計算機辦公自動化技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)劣勢以及應(yīng)對措施。