【摘要】檔案利用工作，亦稱檔案開(kāi)發(fā)利用、檔案利用服務(wù)、檔案提供利用，是檔案工作者將本館（室）及其他單位所收藏的靜態(tài)的檔案信息，通過(guò)多種渠道與方式，開(kāi)發(fā)和傳遞給利用者，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的活化和共享，滿足社會(huì)需要的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。

【關(guān)鍵詞】檔案；檔案利用

檔案利用工作是檔案工作的目的和歸宿，各級(jí)檔案部門要積極主動(dòng)地提供各門類檔案為社會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù)、滿足社會(huì)不同界層對(duì)檔案信息的需求，是檔案工作的職責(zé)。

檔案部門收藏檔案的根本目的，就是滿足廣大檔案用戶對(duì)檔案信息資源的利用要求。檔案利用是直接體現(xiàn)檔案事業(yè)社會(huì)職能的一項(xiàng)工作。

檔案館（室）提供檔案為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，是通過(guò)各種各樣的方式與途徑進(jìn)行的。提供檔案利用可以從不同角度劃分出多種類型：

一是從提供的檔案來(lái)分，有文本服務(wù)、數(shù)據(jù)、事項(xiàng)服務(wù)，或稱事實(shí)服務(wù)；二是從利用者的用途和目的來(lái)分，有供決策用、供證明情況（或核對(duì)事實(shí)、提供依據(jù)）用、供科學(xué)用等；三是從主動(dòng)程度來(lái)分，有主動(dòng)服務(wù)、被動(dòng)服務(wù)；四是從工作深度來(lái)分，有借閱服務(wù)、咨詢服務(wù)、編研服務(wù)。從當(dāng)前檔案利用工作實(shí)踐來(lái)分析，一般有如下幾種方式：

一、出具檔案證明

檔案證明是檔案館（室）根據(jù)利用者的詢問(wèn)和申請(qǐng)，為了核查某種事實(shí)在本館（室）保存的檔案中有關(guān)的記載而編寫(xiě)的書(shū)面證明材料。制發(fā)檔案證明是一項(xiàng)政治性、政策性很強(qiáng)的工作，必須嚴(yán)肅認(rèn)真地對(duì)待。檔案館（室）必須認(rèn)真審查制發(fā)檔案證明申請(qǐng)單，并要求申請(qǐng)者認(rèn)真填寫(xiě)。檔案證明必須根據(jù)檔案的正本或可靠的副本來(lái)編寫(xiě)。只有在沒(méi)有正本或可靠的副本的情況下，方可根據(jù)草案、草稿來(lái)編寫(xiě)，而且需要在檔案證明上加以說(shuō)明。檔案證明的文字要確切、明了，要限定其內(nèi)容范圍，不得超出申請(qǐng)證明問(wèn)題的范圍而列入其他材料。經(jīng)審查核實(shí)后，加蓋公章方可有效。制發(fā)檔案證明也需要登記備查。

二、外借服務(wù)

檔案外借應(yīng)有嚴(yán)格的制度和履行一定的批準(zhǔn)手續(xù)。并且檔案外借使用的時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，到期不還時(shí)應(yīng)當(dāng)催還。借閱檔案的記錄與簽收手續(xù)要力求完備，它是出借檔案的憑證，反映被借檔案情況與去向，在辨別借閱人和催還工作中有著重要作用。

借閱檔案的機(jī)關(guān)和個(gè)人在使用檔案時(shí)，應(yīng)負(fù)責(zé)維護(hù)被借閱檔案的完整與安全，不得擅自將檔案拆散或變更次序，不得中途轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)抄、損壞等，以及自行攝影、復(fù)制，必須按期歸還。到期不能歸還時(shí)，利用者應(yīng)到檔案館（室）說(shuō)明情況和辦理續(xù)借手續(xù)。

三、閱覽服務(wù)

設(shè)置閱覽室，接待查閱檔案是開(kāi)展檔案利用工作最主要的傳統(tǒng)方式和途徑。開(kāi)放閱覽的優(yōu)越性表現(xiàn)在以下方面：一是有專門設(shè)施，有專人監(jiān)護(hù)和咨詢，既便于檔案的保護(hù)和保密，也能為利用者提供較好的查閱條件；二是可以提高檔案的周轉(zhuǎn)率和利用率，有效避免因一人借出而影響其他人利用；三是便于研究和掌握利用工作情況，不斷改進(jìn)和提高利用工作的整體服務(wù)質(zhì)量和水平。

閱覽室的設(shè)置，既要從服務(wù)觀點(diǎn)出發(fā)，又要從便于檔案管理著眼。應(yīng)設(shè)有服務(wù)臺(tái)、閱覽桌、布告欄和存物柜等基本設(shè)施和設(shè)備。當(dāng)然，有條件的大檔案館，要配備電視監(jiān)控系統(tǒng)。為維護(hù)閱覽室秩序和檔案的安全，閱覽室還應(yīng)建立必要的規(guī)章制度。內(nèi)容包括閱覽室接待對(duì)象、檔案材料的閱覽范圍、批準(zhǔn)權(quán)限和入室手續(xù)、檔案取索和歸還手續(xù)，以及利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案的若干具體規(guī)定等。

四、參考咨詢服務(wù)

參考咨詢服務(wù)有較多類型，從形式上可分為口頭咨詢、書(shū)面咨詢和網(wǎng)絡(luò)咨詢；從其難易程度上，可分為一般性咨詢和專門性咨詢；從其性質(zhì)上，可分為事實(shí)性咨詢、研究性咨詢和情報(bào)性咨詢。

檔案館（室）的參考咨詢工作，是以檔案為根據(jù)，通過(guò)個(gè)別解答問(wèn)題的方式，向利用者提供檔案、檔案專業(yè)知識(shí)和檔案檢索途徑的一項(xiàng)服務(wù)性工作。參考咨詢工作是一種來(lái)自檔案或與檔案有關(guān)的智能服務(wù)。

參考咨詢服務(wù)的過(guò)程，就是分析和解決問(wèn)題的過(guò)程。包括如下幾項(xiàng)：接受咨詢、咨詢問(wèn)題分析、查找檔案材料、答復(fù)咨詢、建立咨詢檔案。參考咨詢服務(wù)的組織大約有這樣幾種方法：介紹法、答疑法、參與法、代理法。

五、制發(fā)檔案復(fù)制件

制發(fā)檔案復(fù)制件一般都是根據(jù)檔案館（室）的設(shè)備條件和利用者的要求來(lái)具體操作的。一是由利用檔案的單位或個(gè)人提出所需復(fù)制的檔案，并具體說(shuō)明復(fù)制檔案的要求、份數(shù)和用途等，經(jīng)過(guò)履行一定的批準(zhǔn)手續(xù)后可以復(fù)制。二是在復(fù)制后，須將檔案復(fù)制件同檔案原件仔細(xì)校對(duì)，并在檔案復(fù)制件的邊上或背后注明本檔案館（室）的名稱和檔案原件的編號(hào)，必要時(shí)還須加蓋檔案館（室）公章，以示對(duì)檔案復(fù)制件的正確性負(fù)責(zé)。

六、編寫(xiě)檔案參考資料

檔案參考資料，是檔案館（室）依據(jù)一定題目，根據(jù)所存檔案編輯而成的一種可供人們參考的檔案材料加工品。它不同于檔案原件和復(fù)制件，是根據(jù)一定題目對(duì)有關(guān)檔案材料的內(nèi)容進(jìn)行分析、綜合加工編寫(xiě)而成的系統(tǒng)材料，其改變了檔案原來(lái)的面貌，具有問(wèn)題集中、內(nèi)容準(zhǔn)確、文字簡(jiǎn)練和概括性的特點(diǎn)。參考資料的最大優(yōu)點(diǎn)在于利用者不必翻閱檔案原件或復(fù)制件就可以基本滿足專題利用需要，找到自己所要的檔案信息。

七、舉辦檔案展覽

即按照一定的主題，以陳列檔案原件或復(fù)制件的方式，系統(tǒng)地展示與介紹檔案館（室）藏中的有關(guān)內(nèi)容和成分。是檔案利用的方式之一，也是面向社會(huì)廣泛宣傳檔案與檔案工作，增強(qiáng)廣大民眾檔案意識(shí)的一種重要宣傳形式。其主要特點(diǎn)和作用是：利用服務(wù)形象化、提供利用系統(tǒng)化、傳播信息廣泛化、宣傳效果生動(dòng)化。

舉辦檔案展覽是一項(xiàng)政治性和思想性較強(qiáng)，且具有科學(xué)性和藝術(shù)性的工作，要認(rèn)真細(xì)致地組織實(shí)施。一是舉辦展覽的目的要明確；二是展覽的選題針對(duì)性要強(qiáng)；三是展覽的選材要注意多樣化；四是注意保護(hù)和保密。

八、檔案定題服務(wù)

就是檔案館（室）根據(jù)科研和生產(chǎn)的需要或利用者的特殊要求選擇某些課題，按照課題的進(jìn)展步驟，分期分批及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用者所需要的檔案資料。檔案定題服務(wù)是一種主動(dòng)性服務(wù)，具有提供檔案信息準(zhǔn)確、及時(shí)、針對(duì)性強(qiáng)等特點(diǎn)。

檔案定題服務(wù)可按以下步驟進(jìn)行：一是定題；二是制定服務(wù)計(jì)劃；三是提供服務(wù)；四是收集服務(wù)效果反饋信息，以便進(jìn)一步改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。

九、檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)

檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)是一種全新的服務(wù)方式，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案利用方式，它具有以下特點(diǎn)：一是數(shù)字化信息資源極為豐富，數(shù)量龐大，種類繁多。檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)既可以提供數(shù)字化的傳統(tǒng)載體檔案外，同時(shí)還能夠提供移交的電子文件、各類檔案網(wǎng)頁(yè)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等多種檔案信息服務(wù)；二是檔案信息服務(wù)多元化、一體化。傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)主要提供文本類文獻(xiàn)和事實(shí)性問(wèn)題的解答等。而檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)不僅可以滿足利用者對(duì)傳統(tǒng)服務(wù)中的文本、事實(shí)和數(shù)據(jù)信息的需要，并且也可以為利用者提供包括文本、圖像、視頻等信息在內(nèi)的多元一體化服務(wù)；三是服務(wù)對(duì)象社會(huì)化。傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)工作一般是處在特定的地域范圍內(nèi)，都有自己既定的服務(wù)對(duì)象和相對(duì)集中、穩(wěn)定的用戶群。數(shù)字時(shí)代，人們可以利用網(wǎng)絡(luò)上任何一個(gè)結(jié)點(diǎn)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，查找檔案信息，檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的對(duì)象就相應(yīng)地由特定地域的相對(duì)集中穩(wěn)定的利用者擴(kuò)展為任何上網(wǎng)利用數(shù)字檔案信息資源的利用者；四是服務(wù)方式多樣化。

我國(guó)檔案信息化建設(shè)起步比較晚，網(wǎng)絡(luò)上能查找到的檔案信息比較有限，主要包括以下方面的內(nèi)容：一是檔案工作信息；二是檔案機(jī)構(gòu)信息；三是檔案資源信息；四是檔案利用服務(wù)信息。

隨著全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建成，檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)將逐步成為我國(guó)檔案利用工作的又一種重要的服務(wù)方式。