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        淺談企業(yè)經(jīng)營管理中合同檔案工作的重要性

        2015-12-24 03:29:58/
        商業(yè)文化 2015年15期
        關(guān)鍵詞:油田管理人員檔案管理

        文 / 李 瑩

        大慶油田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部物業(yè)管理四公司

        目前,油田企業(yè)的合同管理工作存在著很多問題,在一定程度上影響了企業(yè)之間的關(guān)系,同樣對市場秩序和社會秩序的穩(wěn)定造成了傷害。本文主要簡述合同檔案管理中存在的問題,并提出相應(yīng)的整改措施,以此保證油田合同檔案管理的有效性和公平性。

        合同檔案 / 管理 / 改進(jìn)措施

        合同檔案主要是將合同履行全過程和情況的全部文字資料進(jìn)行記載,隨著市場經(jīng)濟(jì)的擴(kuò)大,世界經(jīng)濟(jì)一體化及企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,使合同的地位日趨顯著,在經(jīng)濟(jì)社會的活動(dòng)地位日漸重要。采取科學(xué)規(guī)范的合同檔案管理,可有效的保障法人和單位的合法權(quán)益,需要管理人員和領(lǐng)導(dǎo)重視合同檔案管理的重要性。

        一、合同檔案建立的必要性

        外部因素的影響是起建立合同檔案的主要因素。隨著國家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,世界大環(huán)境的變化,市場競爭力日趨激烈,這些都對企業(yè)發(fā)展造成很大影響,因此,企業(yè)管理者也需要順應(yīng)社會發(fā)展的趨勢,尊重客觀規(guī)律增強(qiáng)法制法律觀念,同時(shí)積極參加國際平臺,汲取他人長處,增強(qiáng)自身合同風(fēng)險(xiǎn)化解能力,提高企業(yè)核心競爭力。而企業(yè)為維護(hù)自己的利益,在生產(chǎn)經(jīng)營中簽訂大量合同協(xié)議,大量合同文本需要保存,勢必會產(chǎn)生合同檔案,因此,企業(yè)需要建立完善科學(xué)的合同檔案管理制度。其次,企業(yè)任何一部分的經(jīng)濟(jì)活動(dòng),都需要通過合同進(jìn)行記載和規(guī)范,當(dāng)企業(yè)中出現(xiàn)任何一個(gè)問題,都需要通過合同檔案進(jìn)行處理和解決。因此,企業(yè)內(nèi)部如果保持平穩(wěn)運(yùn)行、持續(xù)發(fā)展,必須建立合同檔案辦法。

        二、油田企業(yè)合同檔案管理存在的問題

        (一)難以收集合同檔案資料

        合同檔案管理工作中,難以收集合同檔案已經(jīng)在油田企業(yè)中屢見不鮮。在法人單位看來,不同職能部門,所擬定和承辦的合同有所不同。在起草、審核、審批以及履行合同時(shí),需要經(jīng)過一系列復(fù)雜環(huán)節(jié)。而且合同要想實(shí)效,需要經(jīng)過所有責(zé)任方共同承擔(dān)責(zé)任,簽字后才能生效。具有流程復(fù)雜,周期長等特點(diǎn)。在收集合同檔案時(shí),會存在中途流失的現(xiàn)象。所以,在收集合同檔案時(shí),不利于開展部門工作收集合同情況。

        (二)企業(yè)對合同檔案管理缺少重視

        在某些油田企業(yè)中,由于缺少專業(yè)合同人員配備,加之對于合同管理存在認(rèn)識偏差,就連合同管理人員都對合同檔案管理缺少基本認(rèn)識,領(lǐng)導(dǎo)者對于合同管理方面更加輕視,未將合同檔案管理納入部門職責(zé)和個(gè)人崗位職責(zé),甚至連最起碼合同管理制度都沒有,也并沒有監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔情況,造成合同原件丟失,給企業(yè)帶來了不必要的經(jīng)濟(jì)損失,管理人員在收集檔案后,未及時(shí)歸納和整理,合同歸檔不及時(shí),影響了合同檔案管理工作的順利實(shí)施,并且頻繁更換管理人員,使得合同檔案管理工作呈現(xiàn)混亂局面。

        (三)合同檔案管理缺乏規(guī)范性

        在油田企業(yè)合同管理中,缺乏完整的合同內(nèi)容也是普遍存在的現(xiàn)象。部分合同承辦人缺乏完善的法律知識,缺少合同法的基本知識,使合同內(nèi)容不完整。其次合同格式不規(guī)范,影響了合同檔案質(zhì)量。再者由于合同承辦人責(zé)任心的缺失,工作中易出現(xiàn)數(shù)字,格式、地址等的人為錯(cuò)誤。在合同管理中,管理人員按合同檔案管理相關(guān)制度對合同檔案進(jìn)行分類和歸納,使合同檔案條目不清,難于查詢。

        三、合同檔案管理的改進(jìn)措施探討

        (一)增強(qiáng)合同管理的規(guī)范性

        企業(yè)需要根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定,制定符合企業(yè)的檔案管理制度,構(gòu)建完善的檔案管理制度,提高合同檔案管理的規(guī)范性,合同檔案管理制度需要明確合同文本格式、所包含的附件清單及合同編號原則,以便合同檔案的收集工作。另外,提高合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平。在合同檔案管理中,可采用先進(jìn)的信息化技術(shù),對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作進(jìn)行在線管理,實(shí)現(xiàn)合同管理一體化,保證合同檔案信息齊全、準(zhǔn)確,同時(shí)方便合理開發(fā)和利用檔案。

        (二)專業(yè)化培訓(xùn)檔案管理工作

        企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識到合同檔案管理工作的重要性,認(rèn)識到合同檔案管理工作關(guān)系到企業(yè)生存發(fā)展,制定合同檔案管理制度,企業(yè)需要將合同檔案管理納入到部門及崗位職責(zé)上,管理人員要定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況,使領(lǐng)導(dǎo)知道檔案管理工作的存在的問題,并積極處理,企業(yè)需要由相對固定的專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案,保證合同檔案的連續(xù)性。同時(shí)制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度,若出現(xiàn)問題,需要給予必要的懲罰,以次改善管理人員的合同檔案管理意識薄弱的問題,其次是加強(qiáng)合同檔案管理的培訓(xùn),以此增強(qiáng)管理人員的工作責(zé)任意識,提高業(yè)務(wù)水平綜合素質(zhì)。最后,企業(yè)需要將績效考核注入合同檔案管理工作中,保證合同的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔,合同檔案管理員監(jiān)督指導(dǎo)合同形成部門和下屬單位進(jìn)行合同歸檔工作。

        結(jié)語:在企業(yè)合同檔案管理工作中,為了保證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展,需充分發(fā)揮合同檔案管理的作用,針對合同檔案管理工作的問題,規(guī)范管理制度,合同實(shí)施網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),并提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì),以此促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

        [1]李煒. 企業(yè)合同管理問題淺析[J].黑龍江檔案.2013

        [2]沈巧玲. 合同檔案管理工作中的問題與改進(jìn)意見[J].辦公室業(yè)務(wù),2013

        [3]沈紅.芻議合同檔案管理[J].科技與企業(yè),2013

        [4]嚴(yán)勵(lì). 企業(yè)合同檔案精益化管理問題研究[J].東方企業(yè)文化,2013

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