［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A

文章編號(hào)：1671-0037（2015）01-83-3

收稿日期：2014-12-22

作者簡(jiǎn)介：張曉丹（1984-），女，本科，助理館員，研究方向：圖書資料管理。

Study on the Existing Problems and Development in the Management of College Scientific and Technical Literature

Zhang Xiaodan

（School of Software，Zhongyuan University of Technology，Zhengzhou Henan 450007）

Abstract：School/department reference room is an indispensable part of college library and information work，its development and perfection are directly related to the source of teaching and scientific & research information，even associated with their level and quality. The construction of college reference room generally has the problems of slop?py and disjointed management，lacking of funds，lacking of coordination and communication with library and various department reference rooms，traditional and closed operation mode，etc. We should strengthen and prefect the manage?ment structure，improve the financial support system，strengthen the exchange of information，making the school/depart?ment reference room become targeted and professional scientific and technical literature information center.

Keywords：college reference room; problems; countermeasures; management innovation

在現(xiàn)代高?？萍嘉墨I(xiàn)信息系統(tǒng)中，由院系資料室和圖書館共同承擔(dān)著專業(yè)科技文獻(xiàn)資源的收集與整理工作，在相關(guān)專業(yè)的教學(xué)、科研中起著輔助作用 ［1］。但是，目前高校資料室普遍出現(xiàn)了管理運(yùn)作模式封閉、可用資金不足、文獻(xiàn)資料陳舊、設(shè)施設(shè)備落后、圖書館與資料室及資料室之間缺乏聯(lián)系等問(wèn)題，導(dǎo)致資料室雖然科技文獻(xiàn)儲(chǔ)存豐富、專業(yè)性強(qiáng)，卻不能及時(shí)、有效地為讀者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。這就要求我們必須深入研究分析資料室傳統(tǒng)體制的問(wèn)題，提出新的管理格局，以促進(jìn)其健康發(fā)展。

1　科技文獻(xiàn)管理存在的普遍問(wèn)題

1.1　管理體制不夠到位，存在嚴(yán)重缺陷

目前高校資料室和圖書館實(shí)行同樣的領(lǐng)導(dǎo)體制：行政上屬系部領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上歸圖書館管理。這種行政、業(yè)務(wù)分開的隸屬關(guān)系使資料室與圖書館之間以及各資料室之間幾乎處于自我封閉、相互割裂的狀態(tài)，圖書館除每年為系部征訂一次期刊、定時(shí)購(gòu)買圖書外，相互之間很少溝通，工作上各行其是；圖書館對(duì)資料室管理人員業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、進(jìn)修、職稱評(píng)定等都不夠重視，以致各系資料室管理人員業(yè)務(wù)能力不高、職稱普遍較低；文獻(xiàn)資源與圖書館重復(fù)率高、利用率低。

1.2　科技文獻(xiàn)及其配備設(shè)施陳舊老化

資料室服務(wù)的對(duì)象是針對(duì)各院系教師及學(xué)生，其主要作用是為相關(guān)教育教學(xué)及研究活動(dòng)提供專業(yè)輔助，這就要求資料室必須具備專業(yè)性、精確性以及科技文獻(xiàn)材料的廣泛性等特點(diǎn)。尤其是面對(duì)當(dāng)前社會(huì)迅速的發(fā)展速度，以及全球化、一體化的國(guó)際形勢(shì)下各種外來(lái)文化的沖擊，不斷充實(shí)科技文獻(xiàn)儲(chǔ)備是十分必要的。現(xiàn)階段高校資料室大多面積狹小，空間不足，紙質(zhì)文獻(xiàn)流傳過(guò)程中又存在嚴(yán)格的要求，這樣就導(dǎo)致文獻(xiàn)查找的精確性降低。再加上資金短缺，不能盡快補(bǔ)充最新科技文獻(xiàn)及時(shí)更新和增加配套設(shè)施，導(dǎo)致無(wú)法用現(xiàn)代化設(shè)備來(lái)管理科技文獻(xiàn)，勢(shì)必影響本專業(yè)的教學(xué)和科研。

2.3　科技文獻(xiàn)管理各部門無(wú)法做到資源共享

在信息時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)在圖書館得到了廣泛應(yīng)用，電子資源逐漸成為圖書館信息資源的重要組成部分，學(xué)科間的融合與交叉也日益明顯，交叉學(xué)科越來(lái)越多，這就需要在鉆研本學(xué)科知識(shí)的同時(shí)也要了解其他專業(yè)和學(xué)科方面的知識(shí)。然而，現(xiàn)階段很多資料室并沒(méi)有利用信息化手段管理信息，達(dá)到資源共享。過(guò)去那種落后的技術(shù)手段既不利于信息資源充分利用，還嚴(yán)重制約了信息資源共建與共享，更不利于資料室為教學(xué)與科研服務(wù)水平的提高 ［2］。

2.4　收藏的信息資源專業(yè)性不強(qiáng)

分析當(dāng)下高校資料室的現(xiàn)狀就會(huì)發(fā)現(xiàn)，有些高校忽略了資料室存在的必要性和重要性，撥給院系資料室的經(jīng)費(fèi)不足，無(wú)法滿足院系的教學(xué)科研的需要。大多數(shù)的高校資料室經(jīng)常只注重獲取外來(lái)的相關(guān)信息，忽略了那些在圖書館難以獲取的卻與本學(xué)科專業(yè)緊密相關(guān)的內(nèi)部信息資料的收集整理，這樣一來(lái)，資料室的館藏文獻(xiàn)過(guò)于雜亂，失去了專業(yè)針對(duì)性。由于經(jīng)費(fèi)緊張、收集經(jīng)驗(yàn)不足等原因，導(dǎo)致資料室所收藏的科技文獻(xiàn)信息資源數(shù)量不足、缺乏專業(yè)性，根本無(wú)法滿足該院系教學(xué)科研的需求。

3　高?？萍嘉墨I(xiàn)管理的創(chuàng)新思考

3.1　完善管理體制，成立專有的科技文獻(xiàn)管理部門

針對(duì)上述傳統(tǒng)資料室管理體制缺陷的問(wèn)題，首要任務(wù)是完善和加強(qiáng)管理體制，明確資料室與圖書館和各系部之間的關(guān)系，構(gòu)建行之有效地行政、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)機(jī)制，成立專門的高校資料管理部門，負(fù)責(zé)書刊的征訂、采購(gòu)、編目、閱覽、流通，資金的審批、落實(shí)，以及資料室工作人員的管理、編制、職稱、進(jìn)修、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等問(wèn)題，形成“統(tǒng)籌全局，著眼局部，通用書籍集中管理，專業(yè)文獻(xiàn)分散各院系”的管理原則，使高?？萍嘉墨I(xiàn)資源的管理逐漸趨于一體化、統(tǒng)一化、綜合化，也為文獻(xiàn)信息資源的高速、有效運(yùn)行提供保障。這樣才有利于圖書館和各系部資料室形成有機(jī)系統(tǒng)，密切相互之間的聯(lián)系，增強(qiáng)溝通交流，更好地為全校師生服務(wù)。

3.2　搜集專業(yè)最新學(xué)術(shù)成果，提供寬闊的科研平臺(tái)

高校資料室的主要職責(zé)就是提供本院系專業(yè)的學(xué)術(shù)資料，這就需要從服務(wù)對(duì)象入手，了解師生需要，最大限度滿足師生需求?，F(xiàn)階段，資料室在科技文獻(xiàn)的管理、借閱，以及資料的保存方面做出了很大成績(jī)，但是，創(chuàng)新方面做得不足，尤其是對(duì)最新科技文獻(xiàn)的收集與掌握力度有待加強(qiáng)。應(yīng)隨時(shí)把握學(xué)術(shù)界最新動(dòng)態(tài)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、媒體等多方渠道獲取最新信息，注意收集具有較高價(jià)值的電子資源，如學(xué)術(shù)報(bào)告、優(yōu)秀教師課件、相關(guān)課題的研究資料等，建立網(wǎng)站，方便師生使用，提供寬闊的科研平臺(tái)。

3.3　對(duì)文獻(xiàn)管理員進(jìn)行系統(tǒng)的圖書專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)

目前，專屬高校資料室管理的各項(xiàng)制度規(guī)章中并沒(méi)有針對(duì)資料室管理人員做出細(xì)致的規(guī)定，所以各高校資料管理員的學(xué)歷、專業(yè)都沒(méi)有明確的規(guī)定，有的學(xué)校往往將學(xué)歷學(xué)識(shí)不過(guò)關(guān)人安排在學(xué)院資料室，還有的高校為減少編制，科技文獻(xiàn)管理員由行政秘書或教學(xué)秘書兼任，所以，就只是做一些報(bào)刊訂閱和分發(fā)的工作，對(duì)于書籍的加工、整理工作不知從何處下手。因此，提高科技文獻(xiàn)管理員的業(yè)務(wù)水平就顯得至關(guān)重要，各院系應(yīng)當(dāng)更加重視管理員的工作，聘任的管理員的所學(xué)專業(yè)應(yīng)與各院系專業(yè)相近或相關(guān)，對(duì)本院系的課程體系有相當(dāng)程度的了解，在這個(gè)基礎(chǔ)上，再對(duì)其進(jìn)行圖書管理系統(tǒng)的培訓(xùn)，將本專業(yè)與圖書管理進(jìn)行相應(yīng)的結(jié)合，才能將本院系的文獻(xiàn)管理工作做好，才能充分發(fā)揮管理員的作用。

3.4　加強(qiáng)科技文獻(xiàn)信息收集的專業(yè)性與針對(duì)性

資料室與圖書館最顯著的區(qū)別就在于，資料室的信息資源收藏的專業(yè)性和信息服務(wù)的針對(duì)性更強(qiáng)。為了更好地體現(xiàn)出資料室的信息收集的專業(yè)性與針對(duì)性，在實(shí)際的工作中需要注意以下幾方面的問(wèn)題。

3.4.1　使專業(yè)特色突出。文獻(xiàn)資源是物質(zhì)基礎(chǔ)它可以滿足科研人員及教師的需求，并且需要達(dá)到一定的數(shù)量和質(zhì)量。其中重要的是文獻(xiàn)資源的質(zhì)量，要建立特色館藏。文獻(xiàn)資源的質(zhì)量要依據(jù)本院各專業(yè)的不同特點(diǎn)、實(shí)際水平、遠(yuǎn)景規(guī)劃及科研人員、教師的需求收集文獻(xiàn)情報(bào)信息，應(yīng)著重獲取本院專業(yè)范圍的核心文獻(xiàn)資料，依據(jù)實(shí)情獲取邊緣學(xué)科的相關(guān)文獻(xiàn)資料。依據(jù)課題組及教研室提出的期刊、圖書目錄信息集中統(tǒng)一采購(gòu)相關(guān)專業(yè)所需期刊和圖書，應(yīng)著重體現(xiàn)本專業(yè)的特點(diǎn)，保持核心期刊的有效性及連續(xù)性。

3.4.2　在收集文獻(xiàn)資料時(shí)，不但要重視公開文獻(xiàn)資料的獲取，也需要重視質(zhì)量高的內(nèi)部文獻(xiàn)資料的獲取。首先可通過(guò)教師人員開會(huì)、訪問(wèn)等方式，收集專業(yè)性強(qiáng)、學(xué)術(shù)價(jià)值高、發(fā)布及時(shí)的專題性研究報(bào)告、會(huì)議論文、學(xué)報(bào)、論文集和內(nèi)部資料等非正式出版物。其次，要收集整理本院科研和教學(xué)成果，重點(diǎn)收藏由本院承擔(dān)的國(guó)家政府地方政府和部門的科研項(xiàng)目而出版發(fā)行的學(xué)術(shù)專著、刊登發(fā)表的學(xué)術(shù)論文等資料，使專業(yè)資料室的信息資源具備專業(yè)特色。

3.4.3　重點(diǎn)采購(gòu)本專業(yè)教學(xué)軟件和教學(xué)圖書資料。當(dāng)前學(xué)院的許多課程采用多媒體教學(xué)，因此需要大量的教學(xué)軟件和教學(xué)圖書資料，資料室需要提供本院多媒體教學(xué)所需的教學(xué)軟件和教學(xué)圖書資料，依據(jù)各學(xué)科、各專業(yè)的教學(xué)內(nèi)容和科研需要進(jìn)行購(gòu)買。

3.5　加快科技文獻(xiàn)管理信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)資源共享

伴隨著多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息載體逐漸從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)楣獗P、磁盤等電子媒介形式。高校資料室必須實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化文獻(xiàn)信息資源管理，加快文獻(xiàn)信息資源數(shù)字化建設(shè)，用現(xiàn)代化管理方法來(lái)取代傳統(tǒng)的管理模式，向著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向發(fā)展，使文獻(xiàn)信息資源的共享性和時(shí)效性提高 ［3］。

在實(shí)現(xiàn)資料室工作自動(dòng)化方面，應(yīng)發(fā)揮學(xué)校圖書館對(duì)院系資料室的業(yè)務(wù)師范及指導(dǎo)作用，院系資料室的所有圖書均應(yīng)在學(xué)校圖書館采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一分類、編目、建庫(kù)，嚴(yán)格執(zhí)行文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)化原則，定制統(tǒng)一的分類編目規(guī)則。同時(shí)，學(xué)校圖書館應(yīng)積極推進(jìn)在院系資料室采用統(tǒng)一的圖書館計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件。依托校園網(wǎng)絡(luò)，形成連接圖書館和各專業(yè)資料室的文獻(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)，并使其成為信息服務(wù)和文獻(xiàn)數(shù)據(jù)加工的公共平臺(tái)。新時(shí)期提倡資料室應(yīng)具備標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境，提高校圖書館與院系資料室的科技文獻(xiàn)信息資源的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)水平，迅速完成全校聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。以學(xué)校校園網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，建立以學(xué)校圖書館為中心的全校文獻(xiàn)信息資源服務(wù)系統(tǒng)，通過(guò)建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的分類編目規(guī)則，建立公共查詢平臺(tái)和標(biāo)準(zhǔn)化的電子書目數(shù)據(jù)庫(kù)等方式，從而實(shí)現(xiàn)圖書館的文獻(xiàn)信息資料和院系資料室專業(yè)文獻(xiàn)資料的資源共享。

3.6　加強(qiáng)高校圖書館與院系文獻(xiàn)資料室的相互協(xié)調(diào)，建立資源采購(gòu)機(jī)制

圖書館資源建設(shè)方面的職責(zé)是“建設(shè)包括館藏實(shí)體資源和網(wǎng)絡(luò)虛擬資源在內(nèi)的科技文獻(xiàn)信息資源，對(duì)資源進(jìn)行科學(xué)加工、整序和管理維護(hù)”，根據(jù)這一原則，院系資料室和學(xué)校圖書館在行政隸屬上由學(xué)校統(tǒng)一管理，由于在財(cái)產(chǎn)權(quán)方面，高校是唯一法人，因此，在學(xué)校內(nèi)部組建資源采購(gòu)組織，統(tǒng)一協(xié)調(diào)學(xué)校圖書館與院系的圖書采購(gòu)工作，有效使用購(gòu)書經(jīng)費(fèi)，建立完善管理機(jī)制。

對(duì)于專業(yè)性強(qiáng)的學(xué)科，宜采用由學(xué)科帶頭人圈定圖書目錄與組織專業(yè)人員到出版社現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)相結(jié)合的方式進(jìn)行；對(duì)交叉學(xué)科，應(yīng)由相關(guān)教師提供圖書目錄統(tǒng)一采購(gòu)，特別是社科類圖書，文史哲專業(yè)均有相通之處，部分圖書可能對(duì)幾個(gè)學(xué)科都有所幫助，對(duì)于這類圖書在協(xié)調(diào)采購(gòu)的同時(shí)，必須配備圖書內(nèi)容的電子版，在紙本書有限的情況下，可以通過(guò)校園網(wǎng)同時(shí)滿足多位讀者的需要。

3.7　合作基建，提高科技文獻(xiàn)利用率

《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》（修訂稿）第八條規(guī)定“高等學(xué)校的院系（所）資料室是全校文獻(xiàn)保障體系的組成部分，在業(yè)務(wù)工作和資源配置上，接受學(xué)校圖書館的指導(dǎo)與協(xié)調(diào)，應(yīng)面向全校開放，提供文獻(xiàn)信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享”。院系的資料室的科技文獻(xiàn)具備較強(qiáng)的專業(yè)性，多年的積累使得專業(yè)文獻(xiàn)形成了一定的系統(tǒng)完整性，但是數(shù)量有限的復(fù)本制約了讀者的使用效率，所以加強(qiáng)文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，能有效地解決資源浪費(fèi)問(wèn)題，完成資源的合理配置，能大幅度提高文獻(xiàn)的使用效率，與學(xué)院圖書館資源實(shí)現(xiàn)共建共管，建立管理鏈接真正實(shí)現(xiàn)全校文獻(xiàn)信息資源共享。

3.8　院系科技文獻(xiàn)資料室向分館轉(zhuǎn)型，豐富完善各學(xué)科資源

傳統(tǒng)的高校資料室往往是集中設(shè)置在某一地點(diǎn)供學(xué)校師生使用，然而，新時(shí)期的資料室可以分別設(shè)在各學(xué)院、系，院系師生就近就能獲取專業(yè)文獻(xiàn)信息資料，如此一來(lái)，在高校規(guī)模普遍增大的情況下，資料室給教師學(xué)生帶來(lái)的便利愈顯突出。

根據(jù)院系專業(yè)分開設(shè)立的資料室鞏固館藏資源建設(shè)的學(xué)科特色，館藏資源的收集采取針對(duì)相關(guān)學(xué)科，秉承藏為所用的基本原則，以滿足科研和教學(xué)為目的。各資料室涉及的學(xué)科具體，范圍窄，與學(xué)校圖書館相比更能有的放矢、細(xì)致深入地滿足教研需求。最后，分館設(shè)立的資料室可以成為學(xué)科發(fā)展的平臺(tái)與基石，因各院系涉及的學(xué)術(shù)領(lǐng)域常常由不同專業(yè)構(gòu)成一個(gè)相關(guān)的學(xué)科群，資料室在針對(duì)不同學(xué)科專業(yè)的服務(wù)中，應(yīng)搜集整理各個(gè)學(xué)科資料，分門別類標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)性地構(gòu)建館藏資源，豐富、完善、系統(tǒng)的學(xué)科資源是院系各學(xué)科不斷向前發(fā)展的原動(dòng)力和堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4　結(jié)語(yǔ)

各高校院系資料室管理創(chuàng)新化是時(shí)代大發(fā)展的需求，是人們生活水平提高的需求。雖然現(xiàn)代化高校院系資料室管理體制中仍然存在著一些制約著知識(shí)效益發(fā)揮因素，但是，伴隨著管理理念、管理機(jī)制和管理手段上的不斷完善，這些都是可以妥善解決的問(wèn)題。只要樹立正確的建設(shè)理念，不斷探尋新思路、新方法，從制度、資金、文獻(xiàn)、服務(wù)等方面多管齊下就一定能使資料室更好地發(fā)揮其為教學(xué)科研服務(wù)的功能，成為真正意義上的專業(yè)科技文獻(xiàn)信息中心。所以，在今后高校院系資料室管理格局的創(chuàng)新中，不但要不斷完善硬件設(shè)施，還應(yīng)實(shí)現(xiàn)“人本主義”，盡力發(fā)揮人力資源的最大效益，更好地為廣大教師學(xué)生服務(wù)。