顧全勝

內(nèi)蒙古科技大學(xué)包頭師范學(xué)院，內(nèi)蒙古包頭 014030

傳統(tǒng)高校檔案信息共享的優(yōu)化方式

顧全勝

內(nèi)蒙古科技大學(xué)包頭師范學(xué)院，內(nèi)蒙古包頭 014030

如何在新時(shí)期中更好的依托信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，是每一名高校檔案工作者應(yīng)重點(diǎn)研究與思考的課題。本文結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，從傳統(tǒng)高校檔案信息共享中所存在的問題出發(fā)，并著重就高校檔案信息共享的優(yōu)化方式與措施進(jìn)行了研究與探討。

高校檔案；信息共享；優(yōu)化

高校檔案是高校在招生、科研、教學(xué)、黨政、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中，所直接形成的原始記錄。它作為一種重要的信息資源，在我國(guó)高校的人才培養(yǎng)、教育評(píng)估、科研管理等諸多領(lǐng)域中都發(fā)揮著不可替代的重要作用。加強(qiáng)高校檔案信息間的共享，不僅有助于提升檔案信息資源的開發(fā)與利用效果，而且能提高檔案工作效率，減少經(jīng)費(fèi)開支，對(duì)高校檔案工作的管理水平與服務(wù)水平的提升都能起到積極的促進(jìn)作用。

1 傳統(tǒng)高校檔案信息共享的問題與不足

1.1 缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

受多方面原因的影響，我國(guó)各高校檔案館（檔案室）的信息化建設(shè)，都是走的各自為政、自給自足的道路。這也導(dǎo)致了各檔案館所采用的檔案管理軟件，普遍存在著功能不一致、錄入文件格式不一致、著錄標(biāo)引不標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)不標(biāo)準(zhǔn)等多種問題，從而為高校檔案信息間的共享帶來了極大的障礙。盡管近年來國(guó)家相繼頒布并實(shí)施了相關(guān)的國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)，但是仍無法滿足高校檔案信息資源全面共享的需要。

1.2 缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

受運(yùn)行機(jī)制和管理體制的影響，我國(guó)各高校分屬于不同的行政部門進(jìn)行管理。而這種較為分散的管理體制，在無形中也導(dǎo)致了各高校檔案館（檔案室）之間自成系統(tǒng)且條塊分割，極不利于檔案信息間的共享。盡管近年來多數(shù)高校已逐步仍然到檔案信息資源共享的必須性與重要性，但由于缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致館際之間的交流與合作很少，并嚴(yán)重影響到高校檔案工作的信息化與網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。

1.3 數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)較為滯后

當(dāng)前，各高校在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)中普遍缺乏整體性與規(guī)范性，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)多是本學(xué)校自建自用，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)不僅標(biāo)準(zhǔn)化程度低、功能單一，而且嚴(yán)重影響到數(shù)據(jù)庫(kù)的利用效率，無法進(jìn)行檔案資源信息間的交流與共享。同時(shí)，由于目前多數(shù)高校所建設(shè)的數(shù)據(jù)庫(kù)采用的是條目數(shù)據(jù)庫(kù)，這種數(shù)據(jù)庫(kù)缺乏全文閱覽、多格式傳遞的應(yīng)用，導(dǎo)致無法滿足當(dāng)前用戶對(duì)檔案信息資源共享性的需要。

1.4 檔案工作人員的綜合素質(zhì)偏低

目前各高校檔案工作人員的綜合素質(zhì)整體偏低，且普遍存在著人員流動(dòng)性頻繁、新手多等問題，檔案管理工作中嚴(yán)重缺乏既懂各種高新技術(shù)，又精通檔案管理業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。

2 高校檔案信息共享的優(yōu)化方式與措施

2.1 建立標(biāo)準(zhǔn)化的高校檔案管理制度

在信息化時(shí)代，高校檔案信息的共享與交流更依賴于統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，例如檔案信息的交換、檔案信息的傳遞、檔案信息的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等，都需要通過一系列系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)得以貫徹與落實(shí)，并將檔案管理的各項(xiàng)工作得以有機(jī)的協(xié)調(diào)與聯(lián)系起來。為此，建議各高校應(yīng)積極組織相關(guān)的專家、學(xué)者，共同醞釀和制定統(tǒng)一的檔案操作規(guī)范、技術(shù)規(guī)范、設(shè)備應(yīng)用規(guī)范等等，并根據(jù)國(guó)內(nèi)外檔案標(biāo)準(zhǔn)的要求以及行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，制定出檔案信息共享過程中各高校應(yīng)共同遵循的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)體系，例如網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)通信標(biāo)準(zhǔn)、錄入文件格式標(biāo)準(zhǔn)、著錄和標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)等等，從而保證各高校檔案信息得以更好的共享與交流，避免無謂的人力、財(cái)力與物力的浪費(fèi)。

2.2 建立統(tǒng)一的檔案網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

建立統(tǒng)一的高校檔案網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，不僅有助于改變當(dāng)前各高校各自為政、自成系統(tǒng)的檔案管理工作局面，而且有助于加強(qiáng)館際間的合作以及檔案資源的共享。為此，建議由教育部門牽頭組織各高校，建立起統(tǒng)一的檔案網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，并在行政上和技術(shù)上這兩方面對(duì)高校檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)與規(guī)范。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)針對(duì)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的建立，制定相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，從而真正使各高校的檔案管理工作得以統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)行動(dòng)，通過大量開發(fā)與應(yīng)用高質(zhì)量的檔案管理軟件、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等，以改變傳統(tǒng)高校檔案管理中各自為政、自成系統(tǒng)的工作局面，真正的實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源間的有效交流與共享。

2.3 加強(qiáng)高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)是，一方面應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)高校檔案信息的數(shù)字化處理，另一方面，還應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)高校檔案信息數(shù)字化的軟、硬件建設(shè)，例如建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、建立數(shù)字檔案網(wǎng)站、采用標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理軟件等等。

1）檔案信息的數(shù)字化處理。

高校檔案信息的數(shù)字化處理，既是對(duì)檔案信息的妥善、有效保護(hù)，又保證了檔案信息間的共享性。通過將所有文字、圖片等檔案信息以數(shù)字記錄的方式，存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，從而方便檔案信息的搜索、閱覽、交流與共享。而且還可以將數(shù)字化檔案信息，與高校的校園建設(shè)相密切結(jié)合，在保證數(shù)字檔案信息的完整性與原始性的同時(shí)，也方便了學(xué)生、教師進(jìn)行閱覽與下載，減少了高校檔案館的日常工作量與信息化建設(shè)的費(fèi)用。

2）檔案信息的軟、硬件建設(shè)。

高校檔案信息資源的軟硬件建設(shè)，重點(diǎn)是建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)既是高校檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)，也是檔案信息資源得以有效交流與共享的重要保證。因此，各高校一方面必須加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)字化建設(shè)，依據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)的要求，重點(diǎn)建立若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)性強(qiáng)、通用性好的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)、視頻數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)等，并積極采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備進(jìn)行檔案文件的錄入，以全面實(shí)現(xiàn)原檔案資源信息錄入與傳遞的數(shù)字化；另一方面，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)原有文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)或不能聯(lián)網(wǎng)的小型數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)化改造，以提升原有數(shù)據(jù)庫(kù)的工作容量與上網(wǎng)率，確保數(shù)據(jù)庫(kù)檔案信息資源間的共享。

2.4 加強(qiáng)高校檔案人員的培養(yǎng)

要跟上信息化時(shí)代的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息間的有效交流與共享，就必須加強(qiáng)人才的培訓(xùn)與引進(jìn)，從而真正鍛煉出一支既懂高新技術(shù)，又精通檔案管理業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才隊(duì)伍。為此，一方面各高校要積極引進(jìn)更高素質(zhì)、更年輕的人才充實(shí)到檔案管理工作當(dāng)中；另一方面，還應(yīng)制定合理的人才培訓(xùn)計(jì)劃，通過開展信息技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、檔案信息知識(shí)等專業(yè)培訓(xùn)工作，以綜合員工的專業(yè)素質(zhì)與能力水平。同時(shí)，還可不定期的開展專題講座、學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)、參觀考察等活動(dòng)，以進(jìn)一步開拓員工的視野，活躍思維。

3 結(jié)論

高校檔案管理工作經(jīng)過多年來的發(fā)展，正逐步朝著信息化、數(shù)字化的方向邁進(jìn)，但由于起步較晚、標(biāo)準(zhǔn)性不高、人員素質(zhì)偏低等問題，都給高校檔案信息的共享與交流帶來了較大的影響。為此，我們應(yīng)通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、建立統(tǒng)一的檔案網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)、加強(qiáng)高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)、加強(qiáng)高校檔案人員的培養(yǎng)等方式，以保證高校檔案信息的有效共享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的管理水平與服務(wù)水平的提升。

[1]李文杰.淺談高校檔案工作內(nèi)容及信息資源應(yīng)用[J].科技咨詢，2013（7）.

[2]李海燕.高校檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)[J].科技與生活，2014（7）.

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1674-6708（2015）144-0043-02