白 峰

南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，河南南陽 473000

檔案管理計(jì)算機(jī)化的問題與相關(guān)方法

白 峰

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，河南南陽 473000

當(dāng)今社會隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理計(jì)算機(jī)化逐漸地替代了傳統(tǒng)的人工檔案管理模式。對高校而言，檔案管理部門建立統(tǒng)一化的計(jì)算機(jī)形式的檔案管理，提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展已經(jīng)是當(dāng)前高校檔案管理的發(fā)展趨向。然而在實(shí)際的檔案管理計(jì)算機(jī)化的建立過程中卻出現(xiàn)很多問題，需要檔案管理人員采取相應(yīng)措施。本文就以檔案管理計(jì)算機(jī)化的問題與相關(guān)方法為研究課題，系統(tǒng)地進(jìn)行闡述和研究。

檔案管理；計(jì)算機(jī)化；問題和方法

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展給現(xiàn)代人們的生活方式帶來了巨大的轉(zhuǎn)變，檔案管理的計(jì)算機(jī)化已經(jīng)是當(dāng)代檔案管理的趨勢，并且隨著科學(xué)技術(shù)的推動，檔案管理計(jì)算機(jī)化已日漸完善。然而，在高校的檔案管理計(jì)算機(jī)化中還是存在一些問題因素，例如校內(nèi)學(xué)生檔案電子文檔的統(tǒng)一性及真實(shí)性，以及電子檔案的法律效力不明確性等問題。此外，高校的檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)的專業(yè)知識和管理經(jīng)驗(yàn)存在嚴(yán)重的缺乏。所以，應(yīng)該加強(qiáng)對高校檔案管理計(jì)算機(jī)化的建設(shè)工作，積極解決檔案管理計(jì)算機(jī)化中存在的問題，推動檔案管理計(jì)算機(jī)化的高效穩(wěn)定發(fā)展已經(jīng)是當(dāng)下高校檔案管理現(xiàn)代化的必然要求。

1 檔案管理計(jì)算機(jī)化的優(yōu)點(diǎn)

1.1 檔案管理檢索快捷

計(jì)算機(jī)化的檔案檢索比較方便快捷，只需要檔案管理人員輸入檔案檢索的主題詞就可以找到所需要的結(jié)果。因?yàn)闄n案管理部門大部分都是按照學(xué)生年級或是專業(yè)進(jìn)行分類管理，因此在主題檢索的過程中檔案管理人員就可以設(shè)置一些主題詞進(jìn)行限制，這樣一來就能大大地檢索速度。

1.2 便于檔案的管理

采用檔案管理計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化形式的管理，管理人員就可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將不同類型的檔案文件進(jìn)行分門別類式的管理，并且為其設(shè)置專屬的代碼編號，不僅有利于檔案的歸檔統(tǒng)計(jì)還能提高檔案管理人員的整理、編制速度。

1.3 利于檔案資源的優(yōu)化整合

利用計(jì)算機(jī)化的檔案管理能實(shí)現(xiàn)最大限度的網(wǎng)絡(luò)化管理以及檔案信息的收集工作。一方面檔案管理人員可以借助于計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)最大限度的資料收集、錄入工作；另一方面，管理人員可以建立一套完善的檔案管理規(guī)章制度，提升檔案文獻(xiàn)的利用效率。此外，管理人員借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還能夠大大提升檔案資源的優(yōu)化整合，為社會提供更加便捷、高效的服務(wù)，充分地發(fā)揮檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益[1]。

2 檔案管理計(jì)算機(jī)化的問題

2.1 檔案管理工作人員的思維僵化

長期以來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已深深地植入檔案管理人員的腦海里。檔案管理人員容易形成固定的檔案管理模式，對檔案管理計(jì)算機(jī)化的認(rèn)知方面還存在很多不到位的地方。具體表現(xiàn)為，很多高校都已建立了檔案管理計(jì)算機(jī)化，但是檔案文件還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件并沒有轉(zhuǎn)化成電子檔案。由于現(xiàn)在檔案管理計(jì)算機(jī)化是一個紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的一個重要時期，這就需要高校的檔案管理人員兼顧電子檔案和紙質(zhì)檔案的共同管理。然而，在實(shí)際的管理中因?yàn)榧堎|(zhì)檔案文件數(shù)目過于龐大，需要耗費(fèi)大量的人力、物力，加之檔案管理人員數(shù)量有限，從而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案管理文件混亂或是缺失[2]。

2.2 檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)知識和技能

現(xiàn)代化的檔案管理需要檔案工作者采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，進(jìn)行檔案的收集、錄入、保存、傳輸與共享等，從而使檔案管理達(dá)到無紙化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，從而發(fā)揮出檔案的最大利用價值。然而在高校檔案管理工作中，由于檔案管理人員計(jì)算機(jī)專業(yè)技能的缺失，在實(shí)際工作中他們?nèi)匀贿€是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，檔案管理計(jì)算機(jī)化無法有效地落實(shí)到實(shí)踐中，造成學(xué)校檔案管理模式和管理方法滯后，在一定程度上成為阻礙了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 計(jì)算機(jī)化的檔案管理平臺不夠完善

檔案管理的計(jì)算機(jī)化，不僅需要檔案管理人員將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，還需要建立一個完善的檔案管理計(jì)算機(jī)平臺，從而方便檔案管理的檢索和查閱以及補(bǔ)充。此外， 檔案管理采用計(jì)算機(jī)化雖然減少了檔案管理人員對檔案資源的優(yōu)化整合時間，但卻容易出現(xiàn)檔案管理的安全問題。例如，一些黑客人員攻擊校內(nèi)的網(wǎng)站平臺的過程中很容易對聯(lián)網(wǎng)的電子檔案進(jìn)行竊取和篡改，這就造成檔案核對環(huán)節(jié)的資料錯誤和缺失，并且因?yàn)槭峭饨缫蛩氐母蓴_造成檔案文件的缺失，所以責(zé)任人方面難以確認(rèn)[3]。

3 檔案管理計(jì)算機(jī)化存在問題的相關(guān)方法

3.1 檔案信息化管理平臺的搭建

檔案信息化管理平臺的搭建是保障檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化的根本保障。該平臺主要包括：應(yīng)用基礎(chǔ)設(shè)施平臺、檔案信息資源整合交換平臺、檔案信息資源中心、檔案管理應(yīng)用支撐平臺以及檔案管理應(yīng)用平臺。并根據(jù)以上檔案管理平臺的主要作用，安排專業(yè)的人員進(jìn)行管理，并且平臺之間具有一定的關(guān)聯(lián)性，這樣也是保障信息化管理平臺之間資源的共享[4]。

此外，這五個信息平臺的搭建應(yīng)建立一個統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行優(yōu)化管理，以保障各個信息化平臺之間的統(tǒng)一性。并選用一些熟知學(xué)校檔案資源，并具有計(jì)算機(jī)專業(yè)知識和技能的人員來從事學(xué)校的檔案管理工作，以保障檔案管理信息化平臺得到最大限度地發(fā)展，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理的計(jì)算機(jī)化。

3.2 提升檔案管理計(jì)算機(jī)技術(shù)水平

高校檔案管理計(jì)算機(jī)化的基礎(chǔ)工作是硬件設(shè)備的完善。包括：檔案信息采集設(shè)備、檔案信息存儲設(shè)備、檔案綜合管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息的管理與利用功能。

其次是提升檔案管理人員信息化的建設(shè)和管理水平。實(shí)行檔案管理計(jì)算化過程就是，把紙質(zhì)文件經(jīng)掃描儀或電子文件形成數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)檢索目錄信息化、庫房管理信息化以及管理業(yè)務(wù)信息化等，改變了檔案管理模式，提高了檔案管理水平。

最后還需要提升檔案管理計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理計(jì)算機(jī)化的技術(shù)保障。檔案管理的計(jì)算機(jī)水平的提升主要是從計(jì)算機(jī)技術(shù)的安全性和檔案管理的整合技術(shù)的提升。計(jì)算機(jī)技術(shù)安全性的提升，就是要做好檔案管理的保密工作，一方面設(shè)置防火墻和密碼等設(shè)施，防止外來隱患因素的干擾，另一方面，優(yōu)化現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)檔案管理的安全性能，尤其是檢索、查閱時的安全性，避免外來因素對檔案信息的篡改[5]。

4 結(jié)論

綜上所述，通過對檔案管理計(jì)算機(jī)化的問題與相關(guān)方法的探究，可以得知，如今檔案管理正處于傳統(tǒng)模式到計(jì)算機(jī)化管理的轉(zhuǎn)變。在現(xiàn)實(shí)工作中，高校檔案管理上還是存在一定的問題，例如技術(shù)設(shè)備的限制、檔案管理制度的不完善和技術(shù)人員的缺乏等，因此若要在根本上解決這些問題隱患，應(yīng)該從計(jì)算機(jī)化本身出發(fā)，搭建檔案信息化管理平臺提升計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化發(fā)展。

[1]李秀云，李莉，段慧，等.淺談醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及檔案信息自動化的管理對策[J].中國醫(yī)刊，2014（10）：101-102，104.

[2]王方芳.淺談會計(jì)電算化檔案管理[J].科學(xué)中國人，2015（7）：11.

[3]高宇靜.電子文件檔案化管理分析[J].企業(yè)改革與管理，2015（8）：36.

[4]譚曉冬.探討現(xiàn)階段的信息化檔案管理[J].大科技，2014（15）：3-4.

[5]閆懷康.淺析信息化時代下檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展[J].華章，2014（28）：350.

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1674-6708（2015）144-0034-01