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        初探干部人事檔案管理工作的建議與改進(jìn)

        2015-12-07 07:46:35宋淑芹
        黑龍江史志 2015年3期
        關(guān)鍵詞:檔案管理干部人員

        宋淑芹

        (黑龍江省農(nóng)墾九三管理局人才中心 黑龍江 黑河 161441)

        一、干部人事檔案管理現(xiàn)狀

        隨著我國政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入,干部人才工作出現(xiàn)了不少新情況、新問題,尤其是在科技飛速發(fā)展的今天,在要求信息公開呼聲愈來愈強(qiáng)烈的當(dāng)今社會(huì),在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用愈來愈廣的如今,干部人事檔案面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)。檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn),加快發(fā)展,充分發(fā)揮職能作用,更好地為干部人事工作服務(wù),需要各級組織人事部門認(rèn)真研究。

        檔案管理體制混亂現(xiàn)行的干部人事檔案,主要按管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進(jìn)行管理,在干部人事檔案工作中發(fā)揮了重要作用。但由于在新的發(fā)展時(shí)期,人員流動(dòng)日益加速,人員的隸屬關(guān)系不斷變化等原因,干部檔案工作出現(xiàn)了一些新情況新問題。

        1.人檔脫節(jié)。在人員流動(dòng)中,少數(shù)職能單位檔案意識(shí)淡漠,造成人檔分離,棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

        2.關(guān)系較亂。主要表現(xiàn)在企、事業(yè)單位部分人員的檔案有的在人事部門,有的在人才交流中心,還有的在勞動(dòng)部門,管理的主體不清。

        3.管理盲區(qū)。部分單位在招聘人員時(shí),擅自保存所聘人員檔案,少數(shù)柔性流動(dòng)人才及一時(shí)沒有落實(shí)工作的大中專畢業(yè)生和退伍軍人,私自截留檔案的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生,成為新的管理盲區(qū)。

        4.檔案觀念淡薄,思想認(rèn)識(shí)不到位干部人事檔案是干部個(gè)人經(jīng)歷、活動(dòng)、表現(xiàn)等的記載,是歷史、全面地了解識(shí)別干部和正確選用干部的基礎(chǔ),是做好干部工作必備條件之一,直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量。在新時(shí)期情況下,其作用愈來愈突出。作為管檔機(jī)關(guān)一定要高度重視,為干部的選拔、任免等組織工作做好準(zhǔn)備。

        5.檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)、力量配備跟不上業(yè)務(wù)的要求檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作,做好干部人事檔案的管理,檔案人員既要有一定的檔案專業(yè)知識(shí),又要有強(qiáng)有力的硬件設(shè)備作為后盾。但干部人事檔案管理人員數(shù)量不足。隨著管理體制改革進(jìn)一步深化,轉(zhuǎn)變政府職能,調(diào)整組織機(jī)構(gòu),精簡人員編制,原有的干部人事檔案管理體制受到?jīng)_擊,有的被削弱,有的被精簡,檔案人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象較為普遍,專職管檔人員數(shù)量嚴(yán)重不足,一定程度上影響檔案管理工作的水平。到目前為止,有好一些單位對于干部人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施方面的建設(shè)不夠,主要體現(xiàn)在:檔案管理設(shè)備陳舊、硬件配備不齊全、基礎(chǔ)環(huán)境不好,不能適應(yīng)電子時(shí)代的要求。干部人事檔案的現(xiàn)代化管理水平不高,制約干部檔案的作用的充分發(fā)揮。加之當(dāng)前材料入檔、整理檔案任務(wù)繁重,檔案管理人手不足與管理水平落后之間的矛盾十分突出。

        二、干部人事檔案管理工作的建議與改進(jìn)

        適應(yīng)干部人事制度改革,改進(jìn)干部人事檔案管理近年來,隨著干部人事制度改革的不斷深入,公開選拔、實(shí)績考核、引咎辭職等新舉措不斷涌現(xiàn),干部的競爭擇優(yōu)和正常流動(dòng)機(jī)制正在形成。適應(yīng)這一發(fā)展,干部人事檔案工作也必須形成與之配套的管理模式。

        1.健全檔案管理制度適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢,對現(xiàn)行的檔案查借閱制度、材料收集制度、鑒別歸檔制度、檢查核對制度、保管保密制度等進(jìn)行完善,同時(shí),針對體制改革、人員流動(dòng)等新情況、新問題,制定一些新的制度。如:針對下崗及再就業(yè)人員,建立下崗和再就業(yè)人員檔案管理制度、分流人員檔案管理制度等;針對回歸待業(yè)大中專畢業(yè)生和退伍軍人,建立回歸待業(yè)人員檔案管理制度等,通過這些制度的完善,不斷提高檔案管理水平。

        2.完善檔案管理內(nèi)容要緊緊圍繞干部工作大局,提高干部檔案的利用價(jià)值,在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上,一是建立干部工作業(yè)績檔案,及時(shí)將干部的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)情況及任務(wù)完成情況收入檔案,為憑實(shí)績用干部提供必要的依據(jù)。二是建立干部能力檔案,重點(diǎn)收集個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個(gè)人才能資料。

        3.必須理順管理體制現(xiàn)行的干部人事檔案,主要按管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進(jìn)行管理,根據(jù)《干部檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定,在強(qiáng)調(diào)按隸屬關(guān)系管理的基礎(chǔ)上,突出職能管理。組織部門承擔(dān)對檔案工作牽頭抓總,負(fù)責(zé)檔案工作的管理督查和業(yè)務(wù)指導(dǎo),同時(shí),具體負(fù)責(zé)所管領(lǐng)導(dǎo)干部和參照管理單位人員的檔案;人事部門負(fù)責(zé)國家公務(wù)員包括依照管理單位人員的檔案管理;人才交流中心負(fù)責(zé)事業(yè)單位、社會(huì)中介機(jī)構(gòu)工作人員及流動(dòng)人員的檔案管理;勞動(dòng)部門負(fù)責(zé)各類企業(yè)工作人員的檔案管理。

        4.建立干部個(gè)人電子檔案系統(tǒng),實(shí)施干部人事檔案自動(dòng)化管理。適應(yīng)人才柔性流動(dòng)的需求,為便于檔案的查閱流轉(zhuǎn),可以將干部個(gè)人中能夠公開部分的內(nèi)容以類似于IC卡的形式,制成電子檔案。該檔案由主管部門制作并負(fù)責(zé)維護(hù)更改,由個(gè)人持有,用人單位只能閱讀無法更改。個(gè)人電子檔案的建立,可以有效地減少棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象,同時(shí),還可以減輕檔案工作的工作量,減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞。

        三、總結(jié)

        總之,干部檔案工作是干部管理工作的重要組成部分,管好干部檔案是直接關(guān)系到管好干部的重要環(huán)節(jié)。只要按照科學(xué)的依據(jù)為指導(dǎo),堅(jiān)持科學(xué)的、先進(jìn)的方法,加之過硬的物質(zhì)條件作后盾,利用現(xiàn)代管理方法和手段,借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理,相信在數(shù)字化時(shí)代,加強(qiáng)和改進(jìn)干部檔案管理工作,干部人事檔案管理就更加的科學(xué)化、合理化、有序化,繼而就能更好地為干部管理工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展。

        [1]劉韶青,林香青,張琮.淺談干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新[J].北京檔案,2010.

        [2]唐潔瓊,徐荻蕙.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校圖書館期刊資源開發(fā)與利用創(chuàng)新探析[J].高校圖書館工作,2010.

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