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        淺談公立醫(yī)院檔案管理和利用

        2015-12-07 07:46:35
        黑龍江史志 2015年3期
        關鍵詞:公立醫(yī)院檔案管理利用

        夏 紅

        (四川省攀枝花市第四人民醫(yī)院 四川 攀枝花 617061)

        公立醫(yī)院是以醫(yī)療服務為中心的公益型事業(yè)單位,核心是“治病救人”。醫(yī)改中,公立醫(yī)院改革是一項難點和重點工作,改革的最終目的是實現(xiàn)更好的管理醫(yī)院,更好的救治病人,滿足人民群眾就診需求。為此,應調(diào)動和利用醫(yī)院檔案管理在內(nèi)的一切積極因素來實現(xiàn)這一目標。在醫(yī)改新形勢下,公立醫(yī)院檔案管理工作如何加強和發(fā)展,才能更好的服務醫(yī)療業(yè)務,助推醫(yī)院提升管理水平和“治病救人”能力,是一個值得思考和探索的課題。

        一、公立醫(yī)院檔案管理存在的問題

        (一)重要性認識不足,檔案意識不強,檔案收集不完整

        對檔案重要性認識不足,認為與醫(yī)療中心工作相比微不足道,可有可無,涉及到相應工作時不主動、不積極、不用心。檔案意識淡薄,認識不到檔案是一種信息資源,是一筆不可再生的財富,對檔案敏感度不夠,造成該收集的檔案不收集,該完善的檔案不完善,該歸檔的檔案不及時。

        (二)管理制度不健全,監(jiān)督獎懲不到位,利用率不高

        管理制度不健全,特別是歸檔范疇、種類、要求不清不細,無具體的細化標準,使歸檔出現(xiàn)不應有的遺漏和空白。在執(zhí)行歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀等系列管理制度時,沒有建立起良好的監(jiān)督檢查和獎懲機制,造成檔案管理各環(huán)節(jié)中有不規(guī)范、不嚴密、隨意性和出差錯的現(xiàn)象。

        (三)人員配備不合理,經(jīng)費投入無保障,硬件條件不達標

        很多醫(yī)院都沒有專職管理人員,多為兼職,造成管理人員精力不夠,責任心不強。特別是檔案管理專業(yè)出身的人員更是鳳毛麟角,人才缺乏導致管理技能不高,不能支撐和滿足醫(yī)院檔案管理水平的提升和檔案管理發(fā)展的需求。同時由于認識不到位,必要的經(jīng)費投入無保障,造成硬件不達標,不能滿足檔案保管的“八防“要求,為檔案管理埋下嚴重的隱患。

        二、加強公立醫(yī)院檔案管理要抓好的重點工作

        (一)加強宣傳,講清作用,形成領導重視、職工參與的強大工作合力

        高水平的檔案管理,是需“全民”參與的一項系統(tǒng)工作,領導重視與否是抓好公立醫(yī)院檔案管理的關鍵,領導知道檔案管理在醫(yī)院建設和發(fā)展中的重要意義,讓職工知道透檔案在科研、教學、業(yè)務技能提升等個人發(fā)展上的積極作用,只要主要領導重視,就會在人員配備、經(jīng)費投入、軟硬件建設等方面形成良好的寬松環(huán)境,各部門收集檔案的人員積極參與,就會形成強大的工作合力。

        (二)加強建設,保障投入,形成人員配備合理、硬件條件達標的堅實工作基礎

        要重視檔案管理的軟硬件建設,檔案人才建設是抓好檔案管理的核心,達標的硬件條件是抓好檔案管理的基礎,科學的信息化手段是現(xiàn)代檔案管理必須借助的先進工具。這些都需要醫(yī)院認同并保障投入,把經(jīng)費拿人醫(yī)院預算,檔案人才培養(yǎng)納入醫(yī)院人才建設規(guī)劃,檔案信息化納入醫(yī)院整體建設方案,為建設醫(yī)院高水平的檔案管理打下堅實的軟硬件工作基礎。

        (三)完善制度,狠抓落實,形成職責分工明確、各環(huán)節(jié)運行流暢的高效工作機制

        要根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī),結合各自實際,完善檔案歸檔范圍、種類、要求、保管、借閱、移交、保密、銷毀等規(guī)章制度,制定檔案綜合管理辦法,明確職責分工、監(jiān)督到位、斗硬獎懲,讓相關人員清楚怎樣工作,減少檔案管理隨意性,保證檔案管理各環(huán)節(jié)工作高效流暢的運行。同時醫(yī)院自身檔案管理有其局限性,需加強與上級檔案管理部門的溝通和聯(lián)系,定期和不定期的邀請上級部門專家指導、幫助,對檔案管理有關最新動態(tài)、發(fā)展方向、人員技能提升等都有積極作用,是提高檔案水平的有力手段和有效措施。

        三、注重以下幾方面的檔案價值利用,助推醫(yī)院提升管理水平和治病救人的能力

        (一)利用好醫(yī)療、人事檔案,助推醫(yī)療業(yè)務和人才建設水平的提升

        要注重利用好病歷、影像等醫(yī)療檔案,讓其在科研、教學、學術、治療、新技術新項目引進等方面發(fā)揮積極作用,體現(xiàn)應有價值,以此助推醫(yī)院整體醫(yī)療技術能力和水平的提升;利用好人事檔案,善于從人事檔案結合實際找準醫(yī)院人才隊伍的優(yōu)與劣、長處與短板,有的放矢以發(fā)展的眼光做好人才規(guī)劃,提升醫(yī)院人才規(guī)劃和人才隊伍建設的水平。

        (二)利用好基建、設備檔案,助力醫(yī)院基本建設、設備采購的科學規(guī)劃和合理維修的高效實施

        要注重基建、設備檔案的完善和利用,要明確所有基建、設備資料必須收集完整并歸檔,特別是基建中的設計圖、施工圖、各種“管線”圖,設備中的說明書、廠商聯(lián)系方式、各種維修保養(yǎng)資料等。樹立基建、設備檔案對基建、設備維修保養(yǎng)非常重要的理念,注重其檔案在維修保養(yǎng)以及醫(yī)院基建規(guī)劃、設備采購計劃中的價值和利用。

        (三)利用好財經(jīng)檔案,以數(shù)據(jù)助升醫(yī)院經(jīng)濟運行水平

        要注重財經(jīng)檔案利用,善于從各種數(shù)據(jù)中分析醫(yī)院經(jīng)濟運行的狀態(tài),為醫(yī)院成本控制、病人費用控制、各種收支和重大經(jīng)濟活動的決策提供重要參考和真實依據(jù),助升醫(yī)院經(jīng)濟運行水平[1-2]。

        總之,檔案管理和利用是公立醫(yī)院管理工作中的重要組成部分,其工作好壞是醫(yī)院整體實力和管理水平高低的一項重要指標,只要我們重視并加強檔案管理,注重檔案價值利用,就一定能不斷提升醫(yī)院檔案管理水平,讓其在醫(yī)院管理、運行、業(yè)務能力提升、更好服務病人以及醫(yī)院升級達標等工作中發(fā)揮更大的積極作用。

        [1]何志麗:淺談如何加強醫(yī)院檔案管理中國檔案,2011(1):25

        [2]王平:醫(yī)院檔案管理存在的問題及應對措施上海檔案,2011:19

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