關春光

（吉林市龍?zhí)秴^(qū)城市社區(qū)衛(wèi)生服務管理中心 吉林 吉林 132021）

淺析醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案的規(guī)范化管理

關春光

（吉林市龍?zhí)秴^(qū)城市社區(qū)衛(wèi)生服務管理中心 吉林 吉林 132021）

文書檔案是醫(yī)療衛(wèi)生單位各項工作的真實記錄，客觀地記錄了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)在各個歷史階段的發(fā)展，準確的反映了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革取得的成果，是醫(yī)療衛(wèi)生單位寶貴的發(fā)展財富和不可多得的歷史資源。加強文書檔案的規(guī)范化管理應從健全組織機構、完善管理制度、創(chuàng)新管理模式、提高從業(yè)人員水平上入手。

醫(yī)療衛(wèi)生單位；文書檔案；規(guī)范化管理

在醫(yī)療衛(wèi)生單位，重視病案的程度遠遠高于文書檔案，病案室是醫(yī)院的重要組成部分，很多著名的科室主任卻懼怕一個小小的病案室檔案員，原因很簡單，病案有著嚴格的步驟要求，病案有著嚴格的打分程序，不合格的病案會被退回、重寫，病案考評影響科室整體成績。而文書檔案在醫(yī)療衛(wèi)生單位卻得不到應有的重視。

一、醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案管理現(xiàn)狀

通過對龍?zhí)秴^(qū)醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案管理的現(xiàn)狀進行剖析，不難發(fā)現(xiàn)，文書檔案的管理方式在十幾年甚至更長一段時間內幾乎沒有發(fā)生任何變化。文書檔案管理好的單位有固定的兼職文書檔案員，定期整理本單位的檔案信息，有一組檔案柜用來放置文書檔案。文書檔案管理不好的單位，兼職的檔案員都不固定，經(jīng)常是誰有空閑誰在做，沒有空閑，就停滯下來，無人問津。究其原因，主要有以下幾方面的原因：

領導重視不夠，思想認識不清晰。醫(yī)療衛(wèi)生單位的領導總是認為，我們工作的主要任務是服務患者、服務群眾，治好病才是根本，不重視醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)客觀發(fā)展情況的真實記錄與反映。

資金投入少，人力投入少。大多數(shù)醫(yī)療衛(wèi)生單位缺少必要的文書檔案設備，專職檔案員幾乎沒有，兼職檔案員幾乎沒有專業(yè)對口人員，基本以老、弱、病人員為主。

業(yè)務培訓少，業(yè)務水平低。在文書檔案工作得不到上級重視的情況下，檔案員無法得到相應的專業(yè)知識的培訓，業(yè)務能力不升反降。

以上原因造成了文書檔案管理的不規(guī)范，直接導致管理水平落后，業(yè)務能力低下，使文書檔案喪失了真實性、有效性。要改變現(xiàn)有局面，提高文書檔案的地位，使其成為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的歷史鑒證，就必須從現(xiàn)在起全面推進醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案的規(guī)范化管理。

二、醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案管理的重要性

文書檔案的重要作用。文書檔案是醫(yī)療衛(wèi)生單位各項工作（包括新技術、新設備的引進等）的真實記錄，客觀地記錄了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)在各個歷史階段的發(fā)展，準確的反映了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革取得的成果，是醫(yī)療衛(wèi)生單位寶貴的發(fā)展財富和不可多得的歷史資源。加強對醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案的規(guī)范化管理，可以提高對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的系統(tǒng)化管理水平，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展及改革提供最準確的最真實的基礎信息。

加強規(guī)范化管理的重大意義。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)是關系民生的大事情，是政府的民心工程，可以為社會發(fā)展提供醫(yī)療衛(wèi)生保障服務，是涉及每一個人切身利益的重大事項。建立完整的醫(yī)療衛(wèi)生檔案，可以使全社會共享衛(wèi)生資源，保障全民享有平等的醫(yī)療衛(wèi)生權力。

三、醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案的規(guī)范化管理

（一）爭取領導重視，健全組織機構

做好醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案工作，必須爭取到本單位領導的高度重視，要做到一把手負總責，分管領導具體負責，使文書檔案工作有人管、有人抓，建立專門的文書檔案工作室，引進必要的工作設備，根據(jù)工作需要配備專、兼職檔案員，在硬件上為文書檔案的規(guī)范化管理工作打好基礎。

（二）完善管理制度，嚴格遵照執(zhí)行

任何工作要做到規(guī)范化管理都必須有嚴密的制度做支撐，有相應的管理細則及實施辦法，文書檔案工作也是如此。除按照《檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》等國家級相關法律和規(guī)定執(zhí)行外，還要制定本單位詳細的文書檔案管理制度及操作流程。例如文件的分發(fā)與回收，歸檔時限，保管期限，重要文本、合同的移交，大型會議資料的整理等，均需制定相應的工作流程，明確工作職責，保障文書檔案工作有據(jù)可循，有規(guī)可守。

（三）改變落后局面，創(chuàng)新管理模式

文書檔案的最終目的是借鑒與利用，否則一盒盒檔案放在那里只能是浪費資源。對于醫(yī)療衛(wèi)生單位來說，文書檔案的利用遠遠落后于病案的利用，所有的醫(yī)生都會查找病人以前的病案做治療與診斷的參考，而文書檔案的利用則寥寥無幾。其實文書檔案也有其巨大的作用，它記錄了醫(yī)療衛(wèi)生單位的發(fā)展歷程、重大事項、取得的成果等，對研究一段時期醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展起到了至關重要的作用，對推動醫(yī)療衛(wèi)生單位的創(chuàng)新發(fā)展有著巨大的參考價值。因此，推進醫(yī)療衛(wèi)生單位的文書檔案的規(guī)范化管理，需要做好以下兩方面的工作：

1.積極推進文書檔案自動化、數(shù)字化進程。伴隨著社會的發(fā)展，計算機已成為現(xiàn)代化辦公的重要工具，我們應充分利用計算機及互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢資源，結合文書檔案工作的實際，將復雜的手工操作轉變?yōu)榭旖荼憷挠嬎銠C操作。同時應用數(shù)字化軟件，將文書檔案儲存在電子介質中。這樣既有利有文書檔案的保存，又便于文書檔案的應用。

2.建立電子檔案目錄。現(xiàn)存文書檔案量巨大，在手工操作階段，如果想尋找一份文件或資料，不僅工作量大而且難度也大。在完成文書檔案數(shù)字化管理以后，可以將所有文書檔案目錄用不同的方式進行檢索，按時間、類別、關鍵詞等，這樣可以提高查詢速度，加大文書檔案的利用率。

（四）加強人員培訓，提高業(yè)務水平

為適應新形勢下檔案工作的需要，要不斷對檔案從業(yè)人員進行培訓，提高其業(yè)務水平和工作能力，使其更勝任文書檔案管理工作。尤其是在文書檔案歸檔、整理、保存發(fā)生變動時，更需要上級主管部門提供全面的培訓，創(chuàng)造機會讓檔案從業(yè)人員進行學習，全面提高檔案管理水平。

醫(yī)療衛(wèi)生單位的文書檔案管理工作是一項造福人民的事業(yè)，任務艱巨，責任重大，作為其中的一員，要充分認識到工作的重要性，全面掌握檔案業(yè)務知識，改進工作方法，努力學習，甘于奉獻，在紙香油墨中書寫歷史的足跡，為醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案管理的標準化、規(guī)范化貢獻自已的力量。