陳鴻雁

（大慶市大同區(qū)商務(wù)旅游現(xiàn)代服務(wù)業(yè)發(fā)展局 黑龍江 大慶 163515）

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化發(fā)展分析

陳鴻雁

（大慶市大同區(qū)商務(wù)旅游現(xiàn)代服務(wù)業(yè)發(fā)展局 黑龍江 大慶 163515）

在事業(yè)單位管理工作開展當(dāng)中，檔案由于涵蓋內(nèi)容廣泛，因此在加強(qiáng)管理過(guò)程當(dāng)中存在著諸多的問(wèn)題。在此，本文筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，以及對(duì)于管理工作的學(xué)習(xí)和認(rèn)識(shí)，來(lái)剖析當(dāng)下在事業(yè)單位的檔案管理工作的現(xiàn)狀，以及當(dāng)下在檔案管理工作當(dāng)中存在的一些較為普遍的問(wèn)題。在分析現(xiàn)狀跟問(wèn)題的基礎(chǔ)上，具有針對(duì)性的提出一些優(yōu)化發(fā)展辦法。

事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；優(yōu)化發(fā)展

一、事業(yè)單位檔案管理面臨的問(wèn)題

（一）共享檔案信息平臺(tái)未構(gòu)建

在當(dāng)下的事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，由于發(fā)展的需要，檔案管理模式正在逐步的向信息化方向發(fā)展，但是，在我國(guó)至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一。在這樣的前提之下，事業(yè)單位的檔案管理就沒有一個(gè)統(tǒng)一的管理機(jī)制，這樣的檔案管理便在規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性方面存在一定的不足。另外，在地區(qū)之間將強(qiáng)聯(lián)系上也會(huì)因?yàn)椴荒苓m應(yīng)檔案信息資源共享的要求，而大大降低區(qū)域性經(jīng)濟(jì)政治的發(fā)展。

（二）檔案管理系統(tǒng)缺乏

由于近些年來(lái)，對(duì)于事業(yè)單位管理辦法進(jìn)行了一系列的改革，因此，檔案信息管理電子化也在各個(gè)地區(qū)之間的事業(yè)單位得到一定程度的踐行。在后續(xù)的管理工作當(dāng)中，事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理工作的前提基礎(chǔ)工作也在不斷的朝著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。但由于歷史原因，檔案室業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化的發(fā)展。這樣，便會(huì)直接制約檔案管理工作的有序開展。

（三）檔案管理技術(shù)缺乏創(chuàng)新

信息化的管理在近些年來(lái)也在事業(yè)單位的檔案管理當(dāng)中不斷應(yīng)用。但是由于許多事業(yè)單位的檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，因此，縱觀當(dāng)下事業(yè)型單位，仍然很多都在檔案管理技術(shù)上沿用傳統(tǒng)的最原始的管理技術(shù)。而且伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。事業(yè)單位在檔案管理技術(shù)上的落后，也是在很大程度上制約檔案管理效率的一個(gè)重要層面。

（四）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

在現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理辦法

（一）建立一體化的事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，要想加快事業(yè)單位檔案管理工作的開展，就需要加強(qiáng)一體化的管理標(biāo)準(zhǔn)。這樣，在管理過(guò)程當(dāng)中，不僅有利于檔案的梳理，而且后期為適應(yīng)城市地區(qū)發(fā)展的需要，一體化的事業(yè)單位檔案管理可以實(shí)現(xiàn)區(qū)域之間的無(wú)縫對(duì)接。不僅可以在檔案管理服務(wù)上有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)磚，而且從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度來(lái)看，也可以為為構(gòu)建統(tǒng)一的內(nèi)部事業(yè)單位檔案管理共享工作的開展奠定基礎(chǔ)。

（二）優(yōu)化檔案管理模式

在信息化技術(shù)應(yīng)用的作用下，檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，但是由于改革不徹底，因此，檔案管理模式仍然存在一定的問(wèn)題。因此，優(yōu)化檔案管理模式就勢(shì)在必行。首先，在事業(yè)單位的檔案管理當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)從提升檔案管理的效率入手，通過(guò)改變?cè)械墓芾砟Ｊ絹?lái)促進(jìn)管理效率的提升，比如引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，采用一定的獎(jiǎng)懲措施來(lái)更好的提升檔案管理工作人員工作的積極性。同時(shí)，通過(guò)固定時(shí)間段的宣傳來(lái)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層面的重視，從而為優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理模式更好推進(jìn)奠定基礎(chǔ)等。通過(guò)利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理模式的優(yōu)化，從而提升管理效率。

（三）提升檔案管理技術(shù)

在事業(yè)單位的檔案管理當(dāng)中，管理技術(shù)的高低往往決定著工作效率的高低。因此，在現(xiàn)代化的檔案信息管理當(dāng)中，可以增強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用。除來(lái)定期的更新系統(tǒng)，不斷的引進(jìn)新的檔案管理軟件之外，檔案管理內(nèi)部也可以根據(jù)自身事業(yè)單位的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行一定程度上的修改，通過(guò)內(nèi)部的自主研發(fā)和修改，來(lái)制定最適合本單位的檔案管理模式。因此事業(yè)單位之間由于職能的不同，檔案管理技術(shù)系統(tǒng)也不可能完全適應(yīng)發(fā)展，因此自主研發(fā)對(duì)于提升檔案管理技術(shù)而言，也是根本性和長(zhǎng)久性發(fā)展的需要。

（四）提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

在檔案管理工作開展過(guò)程當(dāng)中，檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)也在其中發(fā)揮著重要的作用。因此，提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)是提升工作效率的關(guān)鍵。部門可以利用對(duì)于員工培訓(xùn)的機(jī)會(huì)加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。比如，定期進(jìn)行電子信息化的培訓(xùn)，保證他們?cè)跈n案管理實(shí)踐當(dāng)中，始終保持與時(shí)俱進(jìn)的特點(diǎn)。事業(yè)單位的檔案管理工作部門也可以采用定期招錄專業(yè)人才進(jìn)行系統(tǒng)改造升級(jí)等，綜合各個(gè)方面來(lái)提升檔案管理工作隊(duì)伍的實(shí)力。從而為檔案管理工作的開展打造一直強(qiáng)大的專業(yè)性綜合性隊(duì)伍。

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