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        關(guān)于地鐵檔案管理建設(shè)信息化的思考

        2015-12-07 07:46:35
        黑龍江史志 2015年3期
        關(guān)鍵詞:建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化

        曾 莉

        (福州市城市地鐵有限責(zé)任公司 福建 福州 350000)

        關(guān)于地鐵檔案管理建設(shè)信息化的思考

        曾 莉

        (福州市城市地鐵有限責(zé)任公司 福建 福州 350000)

        在信息技術(shù)時(shí)代,檔案管理工作發(fā)生了本質(zhì)性轉(zhuǎn)變,基于信息化建設(shè)的推進(jìn),讓檔案管理步入了發(fā)展的新階段。本文闡述了地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的途徑,以及專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè),并在此基礎(chǔ)之上,論述了完善地鐵建設(shè)項(xiàng)目電子文件的控制策略。本文旨在強(qiáng)化對(duì)地鐵檔案管理建設(shè)信息化的認(rèn)識(shí),并為今后相關(guān)領(lǐng)域的研究提供一定的參考資料,推動(dòng)地鐵檔案管理建設(shè)信息化進(jìn)程。

        地鐵項(xiàng)目;檔案管理;信息化;建設(shè)

        隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展,城市現(xiàn)代化步伐加速,地鐵建設(shè)成為大型城市發(fā)展的重要內(nèi)容,如雨后春筍般的地鐵建設(shè),強(qiáng)調(diào)地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)管理的重要性。一方面,在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,檔案管理部門(mén)需要積極推進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的信息化,以提高檔案管理的有效性,更好服務(wù)地鐵服務(wù)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展;另一方面,檔案信息化是新時(shí)期檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然需求,也是推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要舉措。依托檔案管理信息化,提高了地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化的效率和效果。那么,如何實(shí)現(xiàn)地鐵檔案管理建設(shè)信息化呢?這不僅強(qiáng)調(diào)檔案管理制度的建設(shè)與完善,而且需要抓好人才隊(duì)伍建設(shè),夯實(shí)地鐵檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ),推動(dòng)地鐵檔案管理建設(shè)信息化進(jìn)程。

        一、地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的途徑

        檔案管理信息化建設(shè),是檔案管理面臨未來(lái)發(fā)展的必然選擇,也是電子信息時(shí)代的發(fā)展要求。地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵,在于如何制定并完善相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn),、實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步管理,并強(qiáng)化電子文件的監(jiān)督管理,確保地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的有效性。那么,具體而言,地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行著手:

        (一)制定并完善相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn),夯實(shí)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

        地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化的建設(shè)與管理,需要嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)進(jìn)行。一方面,在文件材料的歸檔方面,項(xiàng)目建設(shè)管理部門(mén)應(yīng)建立完善的歸檔制度,對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中具有保存價(jià)值的文件,嚴(yán)格依照《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文檔歸檔與管理規(guī)范》,制定嚴(yán)密且細(xì)致的電子檔案管理制度;另一方面,基于完善的電子檔案管理制度,進(jìn)一步明確電子檔案管理過(guò)程中各部門(mén)的職責(zé),確保電子檔案信息化管理的有效性。對(duì)此,首先,建設(shè)項(xiàng)目單位的檔案管理部門(mén),對(duì)于電子文件的歸檔管理,應(yīng)充分基于電子文件管理系統(tǒng);其次,在參建單位的合同之中,對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)明確歸檔的相關(guān)要求,規(guī)范并確保歸檔管理行為;再次,對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目歸檔要求范圍之內(nèi)的文件,一旦形成電子文件,則需要進(jìn)行歸檔標(biāo)識(shí),確保歸檔信息內(nèi)容的安全與真實(shí)。《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T31-2005)

        (二)紙質(zhì)文件與電子文件同步管理,提高檔案管理信息化的有效性

        需要說(shuō)明的是,紙質(zhì)檔案與電子檔案各有優(yōu)缺點(diǎn),在地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理的過(guò)程中,實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件同步管理,具有一定的必要性。首先,在檔案數(shù)據(jù)錄入的過(guò)程中,各部門(mén)錄入的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化,強(qiáng)調(diào)并需要兩者同步管理的推進(jìn);其次,為確保歸檔電子文件的完整性、真實(shí)性,相關(guān)管理部門(mén)一是要嚴(yán)格落實(shí)歸要求;二是要提高檔案的完整率和正確率;再次,建設(shè)項(xiàng)目中所形成的紙質(zhì)文件,通過(guò)對(duì)其完整性的核對(duì)滯后,需要及時(shí)的進(jìn)行歸檔處理,并進(jìn)行掃描錄入,完成電子檔案信息的建立,保存至檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之中。

        (三)強(qiáng)化電子文件的監(jiān)督管理,狠抓各環(huán)節(jié)檔案管理工作

        電子文件管理是一個(gè)過(guò)程,強(qiáng)調(diào)電子文件形成、歸檔等各環(huán)節(jié)的有效落實(shí),以及各環(huán)節(jié)監(jiān)督管理的有效開(kāi)展。電子檔案的形成、積累是檔案完整性的重要基礎(chǔ),在監(jiān)督管理的過(guò)程中,需要落實(shí)三方面工作:①在檔案管理信息化的過(guò)程中,檔案電子文件不僅需要實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理監(jiān)控,而且對(duì)于前段監(jiān)控要特別注重;②為確保電子文件歸檔的安全性,在歸檔交移的過(guò)程中,需要對(duì)歸檔文件的技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢測(cè);③對(duì)于電子文件而言,其具有易更改、易消失等特點(diǎn),對(duì)于地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案管理,應(yīng)將其納入管理系統(tǒng)之中,做到統(tǒng)籌規(guī)劃,提高檔案信息管理的有效性。與此同時(shí),為強(qiáng)化檔案管理,相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)電子文件的采集、著錄及歸檔等情況進(jìn)行檢查。對(duì)實(shí)際工作中出現(xiàn)的問(wèn)題,及時(shí)進(jìn)行分析與解決,并將科學(xué)有效的工作經(jīng)驗(yàn)或方法,在實(shí)際工作中進(jìn)行推廣。

        二、抓好人才隊(duì)伍建設(shè),強(qiáng)化檔案人員的信息能力

        檔案管理具有特殊性,從法律角度,檔案管理人員一是要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí);二是要忠于職守;三是要遵守紀(jì)律。所以,檔案管理人員需要具備良好的綜合素質(zhì),方可勝任檔案管理工作。而地鐵檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn),對(duì)管理人員有了更高要求。在電子檔案管理中,主要是內(nèi)容信息數(shù)字化、文檔處理一體化,與傳統(tǒng)紙質(zhì)管理存在本質(zhì)區(qū)別。對(duì)此,首先,為運(yùn)用好科學(xué)技術(shù),提高檔案管理效率,應(yīng)建立一支專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍,切實(shí)做好檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作,尤其是在計(jì)算機(jī)操作、電子檔案建立、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)、信息資源開(kāi)發(fā)等方面,要提高檔案管理人員的技術(shù)水平;其次,加大人才引進(jìn)力度,充實(shí)檔案管理隊(duì)伍,為社會(huì)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在地鐵檔案管理信息化的進(jìn)程中,勢(shì)必存在諸多的問(wèn)題,這些問(wèn)題的有效處理,需要廣大的專(zhuān)業(yè)人才;再次,強(qiáng)化管理人員的法律知識(shí),提高職業(yè)道德與職業(yè)素養(yǎng),在工作中做到遵紀(jì)守法。

        在檔案管理信息化的進(jìn)程中,檔案管理部門(mén)既要迎接挑戰(zhàn),又要在挑戰(zhàn)中不斷地創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)地鐵檔案管理信息化。這些,都需要檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè),強(qiáng)化檔案人員的信息能力,不僅滿(mǎn)足當(dāng)前檔案管理工作的需求,也推動(dòng)了地鐵檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化建設(shè),具有十分顯著的現(xiàn)實(shí)意義。

        三、完善地鐵建設(shè)項(xiàng)目電子文件的控制

        當(dāng)前,地鐵建設(shè)項(xiàng)目電子文件的控制,是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作,強(qiáng)調(diào)各方工作的狠抓落實(shí)。在完善地鐵建設(shè)項(xiàng)目電子文件的控制過(guò)程中,不僅需要強(qiáng)化工作的有效落實(shí),而且需要基于法律法規(guī),確保檔案管理信息化的有效性。

        一是對(duì)于檔案管理人員而言,需要對(duì)地鐵建設(shè)項(xiàng)目有所了解,如項(xiàng)目設(shè)計(jì)的進(jìn)度、項(xiàng)目的設(shè)計(jì)要求等。這樣一來(lái),不僅有助于檔案管理人員開(kāi)展工作,而且有針對(duì)性的提高檔案管理的有效性,確保檔案管理落實(shí)到位。

        二是進(jìn)一步的制定相關(guān)的規(guī)定,對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目電子文檔的歸檔,要明確其做法。此外,在電子文件的控制過(guò)程中,應(yīng)強(qiáng)化與其他相關(guān)部門(mén)的溝通。如,通過(guò)與質(zhì)監(jiān)部門(mén)的溝通,確保電子文件中對(duì)于質(zhì)量要求的文件積累。

        三是基于現(xiàn)行法律法規(guī),制定相關(guān)的措施。如嚴(yán)格依據(jù)《檔案法》,制定檔案管理措施,確保檔案管理工作的的有效開(kāi)展,強(qiáng)化電子檔案信息的安全。此外,不斷地優(yōu)化電子檔案管理技術(shù),調(diào)整檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

        總之,在改革開(kāi)放不斷深入的大背景之下,地鐵建設(shè)的推進(jìn)是我國(guó)城市現(xiàn)代化發(fā)展的重要體現(xiàn)。在地鐵建設(shè)項(xiàng)目工程中,項(xiàng)目建設(shè)檔案管理是重要的組成部分。當(dāng)前,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展,依托現(xiàn)代技術(shù)的檔案管理工作,更加強(qiáng)調(diào)地鐵檔案管理建設(shè)信息化的重要性與必要性。對(duì)此,在新的歷史時(shí)期,地鐵檔案管理一是要與時(shí)俱進(jìn),大膽創(chuàng)新,為信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ);二是要充分利用現(xiàn)有資源,為檔案管理建設(shè)信息化創(chuàng)造條件,提高檔案工作在現(xiàn)實(shí)中的有效性。

        [1]周昌兵.三峽工程檔案信息化建設(shè)[J].水利信息化,2012(10)

        [2]和夢(mèng)吉.企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)策研究[D].山東大學(xué),2012

        [3]殷立祥.依法做好重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案工作[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2014(03)

        [4]宋姍姍.城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)[J].電子制作,2013(10)

        [5]邵仲偉.檔案信息化項(xiàng)目建設(shè)應(yīng)注意的三個(gè)問(wèn)題[J].云南檔案,2007(11)

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