曾 莉

（福州市城市地鐵有限責(zé)任公司 福建 福州 350000）

關(guān)于地鐵檔案管理建設(shè)信息化的思考

曾 莉

（福州市城市地鐵有限責(zé)任公司 福建 福州 350000）

在信息技術(shù)時(shí)代，檔案管理工作發(fā)生了本質(zhì)性轉(zhuǎn)變，基于信息化建設(shè)的推進(jìn)，讓檔案管理步入了發(fā)展的新階段。本文闡述了地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的途徑，以及專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，并在此基礎(chǔ)之上，論述了完善地鐵建設(shè)項(xiàng)目電子文件的控制策略。本文旨在強(qiáng)化對(duì)地鐵檔案管理建設(shè)信息化的認(rèn)識(shí)，并為今后相關(guān)領(lǐng)域的研究提供一定的參考資料，推動(dòng)地鐵檔案管理建設(shè)信息化進(jìn)程。

地鐵項(xiàng)目；檔案管理；信息化；建設(shè)

隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，城市現(xiàn)代化步伐加速，地鐵建設(shè)成為大型城市發(fā)展的重要內(nèi)容，如雨后春筍般的地鐵建設(shè)，強(qiáng)調(diào)地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)管理的重要性。一方面，在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理部門需要積極推進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的信息化，以提高檔案管理的有效性，更好服務(wù)地鐵服務(wù)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展；另一方面，檔案信息化是新時(shí)期檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然需求，也是推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要舉措。依托檔案管理信息化，提高了地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化的效率和效果。那么，如何實(shí)現(xiàn)地鐵檔案管理建設(shè)信息化呢？這不僅強(qiáng)調(diào)檔案管理制度的建設(shè)與完善，而且需要抓好人才隊(duì)伍建設(shè)，夯實(shí)地鐵檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，推動(dòng)地鐵檔案管理建設(shè)信息化進(jìn)程。

一、地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的途徑

檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理面臨未來發(fā)展的必然選擇，也是電子信息時(shí)代的發(fā)展要求。地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，在于如何制定并完善相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)，、實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步管理，并強(qiáng)化電子文件的監(jiān)督管理，確保地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的有效性。那么，具體而言，地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行著手：

（一）制定并完善相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，夯實(shí)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化的建設(shè)與管理，需要嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)進(jìn)行。一方面，在文件材料的歸檔方面，項(xiàng)目建設(shè)管理部門應(yīng)建立完善的歸檔制度，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過程中具有保存價(jià)值的文件，嚴(yán)格依照《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文檔歸檔與管理規(guī)范》，制定嚴(yán)密且細(xì)致的電子檔案管理制度；另一方面，基于完善的電子檔案管理制度，進(jìn)一步明確電子檔案管理過程中各部門的職責(zé)，確保電子檔案信息化管理的有效性。對(duì)此，首先，建設(shè)項(xiàng)目單位的檔案管理部門，對(duì)于電子文件的歸檔管理，應(yīng)充分基于電子文件管理系統(tǒng)；其次，在參建單位的合同之中，對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)明確歸檔的相關(guān)要求，規(guī)范并確保歸檔管理行為；再次，對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目歸檔要求范圍之內(nèi)的文件，一旦形成電子文件，則需要進(jìn)行歸檔標(biāo)識(shí)，確保歸檔信息內(nèi)容的安全與真實(shí)。《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）

（二）紙質(zhì)文件與電子文件同步管理，提高檔案管理信息化的有效性

需要說明的是，紙質(zhì)檔案與電子檔案各有優(yōu)缺點(diǎn)，在地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理的過程中，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件同步管理，具有一定的必要性。首先，在檔案數(shù)據(jù)錄入的過程中，各部門錄入的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，強(qiáng)調(diào)并需要兩者同步管理的推進(jìn)；其次，為確保歸檔電子文件的完整性、真實(shí)性，相關(guān)管理部門一是要嚴(yán)格落實(shí)歸要求；二是要提高檔案的完整率和正確率；再次，建設(shè)項(xiàng)目中所形成的紙質(zhì)文件，通過對(duì)其完整性的核對(duì)滯后，需要及時(shí)的進(jìn)行歸檔處理，并進(jìn)行掃描錄入，完成電子檔案信息的建立，保存至檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之中。

（三）強(qiáng)化電子文件的監(jiān)督管理，狠抓各環(huán)節(jié)檔案管理工作

電子文件管理是一個(gè)過程，強(qiáng)調(diào)電子文件形成、歸檔等各環(huán)節(jié)的有效落實(shí)，以及各環(huán)節(jié)監(jiān)督管理的有效開展。電子檔案的形成、積累是檔案完整性的重要基礎(chǔ)，在監(jiān)督管理的過程中，需要落實(shí)三方面工作：①在檔案管理信息化的過程中，檔案電子文件不僅需要實(shí)現(xiàn)全過程管理監(jiān)控，而且對(duì)于前段監(jiān)控要特別注重；②為確保電子文件歸檔的安全性，在歸檔交移的過程中，需要對(duì)歸檔文件的技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)；③對(duì)于電子文件而言，其具有易更改、易消失等特點(diǎn)，對(duì)于地鐵建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，應(yīng)將其納入管理系統(tǒng)之中，做到統(tǒng)籌規(guī)劃，提高檔案信息管理的有效性。與此同時(shí)，為強(qiáng)化檔案管理，相關(guān)管理部門應(yīng)不定期對(duì)電子文件的采集、著錄及歸檔等情況進(jìn)行檢查。對(duì)實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行分析與解決，并將科學(xué)有效的工作經(jīng)驗(yàn)或方法，在實(shí)際工作中進(jìn)行推廣。

二、抓好人才隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化檔案人員的信息能力

檔案管理具有特殊性，從法律角度，檔案管理人員一是要具備專業(yè)知識(shí)；二是要忠于職守；三是要遵守紀(jì)律。所以，檔案管理人員需要具備良好的綜合素質(zhì)，方可勝任檔案管理工作。而地鐵檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，對(duì)管理人員有了更高要求。在電子檔案管理中，主要是內(nèi)容信息數(shù)字化、文檔處理一體化，與傳統(tǒng)紙質(zhì)管理存在本質(zhì)區(qū)別。對(duì)此，首先，為運(yùn)用好科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理效率，應(yīng)建立一支專業(yè)人才隊(duì)伍，切實(shí)做好檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，尤其是在計(jì)算機(jī)操作、電子檔案建立、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)、信息資源開發(fā)等方面，要提高檔案管理人員的技術(shù)水平；其次，加大人才引進(jìn)力度，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，為社會(huì)發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在地鐵檔案管理信息化的進(jìn)程中，勢(shì)必存在諸多的問題，這些問題的有效處理，需要廣大的專業(yè)人才；再次，強(qiáng)化管理人員的法律知識(shí)，提高職業(yè)道德與職業(yè)素養(yǎng)，在工作中做到遵紀(jì)守法。

在檔案管理信息化的進(jìn)程中，檔案管理部門既要迎接挑戰(zhàn)，又要在挑戰(zhàn)中不斷地創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)地鐵檔案管理信息化。這些，都需要檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，強(qiáng)化檔案人員的信息能力，不僅滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求，也推動(dòng)了地鐵檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化建設(shè)，具有十分顯著的現(xiàn)實(shí)意義。

三、完善地鐵建設(shè)項(xiàng)目電子文件的控制

當(dāng)前，地鐵建設(shè)項(xiàng)目電子文件的控制，是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，強(qiáng)調(diào)各方工作的狠抓落實(shí)。在完善地鐵建設(shè)項(xiàng)目電子文件的控制過程中，不僅需要強(qiáng)化工作的有效落實(shí)，而且需要基于法律法規(guī)，確保檔案管理信息化的有效性。

一是對(duì)于檔案管理人員而言，需要對(duì)地鐵建設(shè)項(xiàng)目有所了解，如項(xiàng)目設(shè)計(jì)的進(jìn)度、項(xiàng)目的設(shè)計(jì)要求等。這樣一來，不僅有助于檔案管理人員開展工作，而且有針對(duì)性的提高檔案管理的有效性，確保檔案管理落實(shí)到位。

二是進(jìn)一步的制定相關(guān)的規(guī)定，對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目電子文檔的歸檔，要明確其做法。此外，在電子文件的控制過程中，應(yīng)強(qiáng)化與其他相關(guān)部門的溝通。如，通過與質(zhì)監(jiān)部門的溝通，確保電子文件中對(duì)于質(zhì)量要求的文件積累。

三是基于現(xiàn)行法律法規(guī)，制定相關(guān)的措施。如嚴(yán)格依據(jù)《檔案法》，制定檔案管理措施，確保檔案管理工作的的有效開展，強(qiáng)化電子檔案信息的安全。此外，不斷地優(yōu)化電子檔案管理技術(shù)，調(diào)整檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

總之，在改革開放不斷深入的大背景之下，地鐵建設(shè)的推進(jìn)是我國(guó)城市現(xiàn)代化發(fā)展的重要體現(xiàn)。在地鐵建設(shè)項(xiàng)目工程中，項(xiàng)目建設(shè)檔案管理是重要的組成部分。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，依托現(xiàn)代技術(shù)的檔案管理工作，更加強(qiáng)調(diào)地鐵檔案管理建設(shè)信息化的重要性與必要性。對(duì)此，在新的歷史時(shí)期，地鐵檔案管理一是要與時(shí)俱進(jìn)，大膽創(chuàng)新，為信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)；二是要充分利用現(xiàn)有資源，為檔案管理建設(shè)信息化創(chuàng)造條件，提高檔案工作在現(xiàn)實(shí)中的有效性。

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