陳清欽

（集美大學(xué)誠(chéng)毅學(xué)院 福建 廈門 361021）

獨(dú)立學(xué)院是我國(guó)高等教育辦學(xué)體制模式的創(chuàng)新，從1999年出現(xiàn)以來，經(jīng)過十幾年的發(fā)展，獨(dú)立學(xué)院正逐漸成為我國(guó)高等教育的重要組成部分。作為教育管理不可或缺部分的檔案管理，是獨(dú)立學(xué)院管理中普遍存在的薄弱環(huán)節(jié)。為此，獨(dú)立學(xué)院各項(xiàng)工作要得到順利開展，建立獨(dú)立學(xué)院檔案館（室）并加強(qiáng)檔案館（室）自身建設(shè)，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化管理勢(shì)在必行。

一、檔案對(duì)獨(dú)立學(xué)院事業(yè)發(fā)展的重要性

檔案是真實(shí)、可靠的歷史憑證，是查考?xì)v史事實(shí)最令人信服的依據(jù)和信證，是“一紙千金”的無價(jià)之寶。檔案對(duì)獨(dú)立學(xué)院的事業(yè)發(fā)展有著無可替代的重要作用，主要體現(xiàn)在：

（一）檔案是構(gòu)建獨(dú)立學(xué)院事業(yè)大廈的磚瓦

獨(dú)立學(xué)院檔案是學(xué)院教學(xué)、管理、科研等一切活動(dòng)最真實(shí)、最原始的記錄，記錄著獨(dú)立學(xué)院成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，延續(xù)了一屆又一屆管理者的記憶，記錄了獨(dú)立學(xué)院的歷史軌跡，成為聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的信息紐帶，既是有形資產(chǎn)，又是無形資產(chǎn)。這些記錄在學(xué)校改革、發(fā)展和各項(xiàng)活動(dòng)開展中發(fā)揮著不可替代的借鑒、依據(jù)作用。

（二）檔案是凝聚獨(dú)立學(xué)院師生的情感紐帶

獨(dú)立學(xué)院檔案翔實(shí)地記錄了獨(dú)立學(xué)院從成立以來發(fā)展的歷程和工作者的奮斗足跡，是學(xué)院成長(zhǎng)壯大、艱苦創(chuàng)業(yè)的見證。利用這些檔案編寫校史、舉辦各種展覽等宣傳教育活動(dòng)，對(duì)廣大師生都具有強(qiáng)烈的說服力和感染力。從而能進(jìn)一步加深師生對(duì)學(xué)院的情感，為學(xué)院的事業(yè)發(fā)展添磚加瓦。

二、制約獨(dú)立學(xué)院檔案館（室）建設(shè)的因素

對(duì)于教育事業(yè)的發(fā)展歷程來講，獨(dú)立學(xué)院的建校時(shí)間是比較短的，如果能及時(shí)加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，啟動(dòng)檔案館（室）建設(shè)，科學(xué)規(guī)范地對(duì)檔案進(jìn)行管理，一定能夠推動(dòng)獨(dú)立學(xué)院檔案事業(yè)發(fā)展步伐，充分發(fā)揮檔案工作的作用。但由于獨(dú)立學(xué)院創(chuàng)立時(shí)間短，工作千頭萬緒，檔案工作很難擺上學(xué)院的議事日程，存在著諸多制約檔案館（室）建設(shè)的因素，主要有：

（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)影響?yīng)毩W(xué)院檔案館（室）的基礎(chǔ)建設(shè)

檔案收集工作是檔案館（室）一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)工作，只有收集工作做好了，檔案館藏才會(huì)豐富，才能為今后的利用工作打好基礎(chǔ)。但是，由于受社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展條件的限制，檔案工作的重要性目前還沒有完全被獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和師生員工所認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致了獨(dú)立學(xué)院全員檔案意識(shí)不強(qiáng)，嚴(yán)重制約了檔案收集工作的開展，檔案流失嚴(yán)重。

（二）規(guī)章制度缺位影響?yīng)毩W(xué)院檔案館（室）的規(guī)范化建設(shè)

目前，獨(dú)立學(xué)院的檔案管理，大多數(shù)處于起步階段，基本上沒有建立完整的檔案管理制度，少數(shù)已制定的管理制度中也是參照公辦高校的管理制度，既不符合獨(dú)立學(xué)院的實(shí)際情況，也不便于應(yīng)用和操作。缺少健全的規(guī)章制度，不僅影響檔案的質(zhì)量，也影響了檔案的歷史憑證作用。

（三）隊(duì)伍力量薄弱影響?yīng)毩W(xué)院檔案館（室）的人才建設(shè)

獨(dú)立學(xué)院的檔案工作人員大多數(shù)畢業(yè)于非檔案專業(yè)，各系、部、處室的檔案員也僅由行政管理人員兼任，缺乏檔案的專業(yè)理論知識(shí)，加上平時(shí)工作量大、任務(wù)重，基本沒有閑暇時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。致使獨(dú)立學(xué)院檔案專業(yè)人才匱乏，給檔案的管理工作帶來了不良的影響。

（四）經(jīng)費(fèi)投入有限影響?yīng)毩W(xué)院檔案館（室）的優(yōu)化建設(shè)

對(duì)于獨(dú)立學(xué)院來說，各項(xiàng)資金的投入，全部由投資方自行解決，大部分沒有檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。加之大部分獨(dú)立學(xué)院校園占地面積有限，教學(xué)和辦公行政用房緊張，有些學(xué)院根本沒有專用的檔案庫(kù)房，有檔案庫(kù)房的獨(dú)立學(xué)院，庫(kù)房面積小，防盜、防潮、防火等設(shè)施不具備，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)很難達(dá)到《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求。長(zhǎng)此以往，嚴(yán)重影響檔案的“壽命”。

三、推動(dòng)獨(dú)立學(xué)院檔案館（室）建設(shè)的舉措

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)，豐富檔案館藏

要想做到檔案資源、檔案館藏豐富，就要做好檔案收集工作。要順利開展檔案收集工作，就必須不斷加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院全體教職工的檔案意識(shí)，只有使全體教職工充分認(rèn)識(shí)檔案工作的價(jià)值和重要性，才能從源頭上杜絕文件材料的丟失或據(jù)為己有的現(xiàn)象發(fā)生，才有利于檔案的收集齊全。

首先，獨(dú)立學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)干部要轉(zhuǎn)變思想觀念，用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光看待檔案工作，要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案建設(shè)和管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要將檔案工作列入學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃，要把檔案工作當(dāng)成衡量教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要尺度來抓，要在管理制度、工作程序等方面采取有力措施，切實(shí)幫助解決檔案工作中存在的問題和困難。

其次，要強(qiáng)化學(xué)院全體教職工的檔案意識(shí)，通過會(huì)議、講座、宣傳欄等多種宣傳形式，使全院教職工充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，進(jìn)而增強(qiáng)全員做好檔案工作的緊迫感、使命感、責(zé)任感和光榮感。

（二）建立規(guī)章制度，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理

一個(gè)合格的檔案館（室）就應(yīng)該有完備成文的規(guī)章制度，包括業(yè)務(wù)制度、服務(wù)制度、管理制度等。

獨(dú)立學(xué)院要依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法規(guī)，結(jié)合學(xué)院自身特點(diǎn)，制訂和完善檔案形成、歸檔的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等作出明確、具體的規(guī)定，在日常管理中去規(guī)范指導(dǎo)檔案工作，保障檔案工作的進(jìn)行，提高獨(dú)立學(xué)院檔案管理水平。

（三）提高專業(yè)素養(yǎng)，建立復(fù)合型檔案隊(duì)伍

檔案隊(duì)伍素質(zhì)的高低，影響著檔案基礎(chǔ)工作質(zhì)量的好壞，關(guān)系到檔案工作能否實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。由于獨(dú)立學(xué)院的辦學(xué)機(jī)制和經(jīng)費(fèi)來源等因素，獨(dú)立學(xué)院的行政管理人員往往相對(duì)精簡(jiǎn)。結(jié)合這一實(shí)際情況，要提升獨(dú)立學(xué)院檔案管理水平，急需培養(yǎng)一支專業(yè)素養(yǎng)高、結(jié)構(gòu)合理、精干實(shí)用、高效能型的專兼職檔案管理隊(duì)伍。

首先，培養(yǎng)一至兩名專職檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案館（室）的全局管理工作。專職檔案管理員要具備專業(yè)技術(shù)人才的素養(yǎng)，不僅要具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，還要具備相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能。獨(dú)立學(xué)院應(yīng)積極創(chuàng)造條件，讓專職管理人員定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識(shí)，從而提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素能。

其次，努力培養(yǎng)和造就兼職檔案工作隊(duì)伍。檔案工作是一種社會(huì)性、協(xié)作性很強(qiáng)的工作，絕不是靠某些個(gè)體的高素質(zhì)就能完成的工作，需要多方面的協(xié)同配合。依據(jù)目前獨(dú)立學(xué)院基本上實(shí)行部門立卷的實(shí)際情況，充分發(fā)揮各部門兼職檔案員的作用，是獨(dú)立學(xué)院檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。針對(duì)獨(dú)立學(xué)院兼職檔案人員變動(dòng)頻繁、隊(duì)伍不穩(wěn)定的特點(diǎn)，要采取普遍培訓(xùn)、分類指導(dǎo)、典型推廣等多種有效措施，尤其要強(qiáng)化“短、勤、快”定期培訓(xùn)和平時(shí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（四）加大經(jīng)費(fèi)投入，優(yōu)化檔案館（室）建設(shè)

獨(dú)立學(xué)院由于用地和資金等條件限制，往往沒有及時(shí)考慮檔案館舍的建設(shè)。不過，隨著現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，數(shù)字化檔案館已成為必然趨勢(shì)。獨(dú)立學(xué)院可以利用這個(gè)契機(jī)，加大經(jīng)費(fèi)投入，優(yōu)化檔案館（室）建設(shè)。

首先，按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求，及時(shí)改擴(kuò)建或新建符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房，完善各類設(shè)施、設(shè)備，確保檔案庫(kù)房達(dá)到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等“八防”要求，以防止檔案產(chǎn)生發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象。

其次，設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案館（室）配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)，使檔案館（室）可以以全新的工作方式及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地為廣大師生提供全方位、高層次、多角度的服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

獨(dú)立學(xué)院檔案工作是學(xué)院發(fā)展歷史真實(shí)面貌的寫照，也是學(xué)院重要的本源信息資源管理水平的反映，更是功在當(dāng)代、利在千秋的重要事業(yè)。新時(shí)期，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)積極創(chuàng)造條件，不斷優(yōu)化檔案館（室）建設(shè)，不斷規(guī)范檔案管理，更好更充分地為獨(dú)立學(xué)院發(fā)展壯大服務(wù)。

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