李寧

肇東市機構(gòu)編制數(shù)據(jù)中心

淺談檔案的信息化建設(shè)

李寧

肇東市機構(gòu)編制數(shù)據(jù)中心

隨著信息社會的到來，信息與信息技術(shù)在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中扮演了越來越重要的角色。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。要實現(xiàn)檔案信息化，其基礎(chǔ)工作就是實現(xiàn)檔案的計算機管理，充分發(fā)揮計算機在檔案管理工作中的重要作用，改變在過去以手工編寫各種檢索目錄的傳統(tǒng)模式，盡快使手工檢索向計算機檢索的全面過渡，應(yīng)用計算機技術(shù)管理館藏檔案，建立現(xiàn)代模式的檔案數(shù)據(jù)庫。

檔案管理；信息化；數(shù)據(jù)庫

一、檔案信息化建設(shè)的提出

檔案信息化建設(shè)是隨著以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主導(dǎo)的信息技術(shù)的發(fā)展而逐步發(fā)展的，特別是最近十年，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，也為檔案信息資源的科學(xué)保管和廣泛應(yīng)用創(chuàng)造了前所未有的契機。在此基礎(chǔ)上國家檔案局提出了推進檔案信息化建設(shè)的任務(wù)。

為此，國家檔案局把檔案信息化建設(shè)作為“十五”期間的一項戰(zhàn)略任務(wù)確定下來，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》明確提出，在全國檔案事業(yè)第十個五年發(fā)展計劃期間，要堅持依靠科教振興檔案事業(yè)的方針，加快檔案信息化進程。2002年11月國家檔案局還頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，這是"十五"期間全國檔案事業(yè)發(fā)展的唯一一個專項規(guī)劃，是第一個全國檔案信息化建設(shè)規(guī)劃?！秾嵤┚V要》確定全國檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想為：以鄧小平理論和"三個代表"重要思想為指導(dǎo)，適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

二、檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

（一）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

1、加快檔案內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)。

要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

2、各級各部門要把檔案信息化建設(shè)納入本單位的總體規(guī)劃，要充分考慮檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的需要，積極爭取和創(chuàng)造條件，大力推進檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，充分發(fā)揮檔案館（室）的各項功能。

（二）檔案信息資源建設(shè)

（1）目錄中心建設(shè)

1、建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。各級檔案館要按照先易后難、先重點后一般的原則，逐步建立館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

2、建立市檔案目錄中心，實現(xiàn)檔案資源共享。

3、建立規(guī)范的檔案移交程序。

（2）檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

1、建立檔案全文數(shù)據(jù)庫。對館藏檔案全文數(shù)字化，逐步實現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

2、建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。研究制定聲像檔案收集、歸檔、存儲及利用的具體措施，逐步完成聲像檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

（三）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

（1）檔案管理軟件的開發(fā)與利用

1、進一步加大檔案管理軟件的推廣力度，提高檔案管理技術(shù)和應(yīng)用水平。為保證檔案信息交換，實現(xiàn)檔案資源共享創(chuàng)造條件。

2、推進機關(guān)檔案管理與辦公自動化同步發(fā)展。

三、檔案信息化建設(shè)的基本過程

首先，收集檔案的過程。要擴大檔案收集對象，既要向法定的檔案形成部門進行收集，還要向非法定的信息收藏部門與研究部門進行收集，同時還要向個人進行收集；要擴大檔案收集范圍，不僅收集文書檔案，還要收集其它門類的檔案。檔案的收集應(yīng)注重收集好地方特色檔案信息資源，特別是現(xiàn)行信息資源的收集，以彌補館藏檔案信息資源的不足，確保館藏結(jié)構(gòu)上的不斷優(yōu)化和調(diào)整，以及館藏信息資源的進一步豐富和補充。

其次，管理檔案的過程。決定檔案信息系統(tǒng)是否有效，是否有實用價值，能否生存下去的關(guān)鍵，在于我們是否能夠積累起足夠多的數(shù)字化檔案信息。如果沒有形成一定規(guī)模的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，沒有大量的、不斷增加著的信息數(shù)據(jù)——數(shù)字化檔案，就無法發(fā)揮檔案信息系統(tǒng)的作用。所以說建立全文存儲的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是重點中的重點。

第三，利用檔案的過程。檔案信息化建設(shè)的最終目的是為社會提供有價值的信息資源，因此，對檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些檔案信息資源，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工、管理，對檔案的科學(xué)分類、排列、索引和編研等基礎(chǔ)工作，利用檔案信息資源為社會服務(wù)，從而達到檔案信息資源的有效利用。

第四，檔案管理軟件的開發(fā)。針對現(xiàn)代辦公條件下，電子文件大量產(chǎn)生的現(xiàn)狀，制定前端控制戰(zhàn)略和文件、檔案一體化管理模型，建立新型檔案安全保障系統(tǒng)。

四、案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個問題

1、檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，由地方經(jīng)濟、科技和社會發(fā)展水平所決定，各級檔案部門在檔案信息化建設(shè)過程中一定要建立在現(xiàn)實需求基礎(chǔ)上，要先試點、后推廣。切忌在沒有進行科學(xué)的可行性、必要性論證之前，盲目購置設(shè)備。信息化建設(shè)工作可以先從基礎(chǔ)工作做起。

2、保障重點，分級建設(shè)。檔案信息化建設(shè)首先集中力量對重要的檔案資料進行數(shù)字化加工，將一部分信息化處理后的檔案先行對外提供利用。中有這樣才能在最短的時間內(nèi)，以最快的速度實現(xiàn)檔案信息化的實際應(yīng)用；在突出重點的同時，對各類檔案的信息化進行分級建設(shè)。要有一個發(fā)展的先后順序。一般的情況下，應(yīng)該優(yōu)先建立對文書檔案的管理系統(tǒng)，以滿足機關(guān)對檔案中最多、最普遍部分的需求，而后根據(jù)條件，再建立其它門類的檔案管理系統(tǒng)。這樣能夠保證檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下，加快實現(xiàn)檔案信息化的進程。

3、切實重視人才培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式等進行重新整合和定位。需要有一定的檔案和計算機專業(yè)知識的人員從事檔案信息化工作，這就要求各級檔案行政管理部門要采取非常手段，一方面要花大力氣培養(yǎng)人才，如定期培訓(xùn)，送骨干到高校或國外深造，鼓勵相關(guān)人員參加信息技術(shù)水平等級考試等；另一方面，要采取某種措施把本地區(qū)、本部門的人才集中起來，形成團體優(yōu)勢，解決本地區(qū)檔案信息化建設(shè)中存在的共性、難點問題。

4、在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案信息的安全問題。防治計算機病毒是檔案在網(wǎng)絡(luò)上的保密性、完整性和可用性的根本保證。為確保檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，必需安裝知名殺毒軟件并及時升級，經(jīng)常進行數(shù)據(jù)備份，不要盲目相信一種殺毒軟件，應(yīng)備有多種殺毒軟件同時采用防火墻技術(shù)。

五、結(jié)束語

檔案信息化促使了檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，外部技術(shù)環(huán)境的變化和公眾服務(wù)機構(gòu)職能的轉(zhuǎn)化，檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過程中應(yīng)該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，維護社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

[1]楊公之.《檔案信息化建設(shè)實務(wù)》.中國檔案出版社,2003

[2]郭洪敏.《檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題》.蘇檔案,2010(19)

[3]周風云,趙煥中,姜桂娥.《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》.2004年第2期

[4]春華,任雪英.《網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下應(yīng)加強企業(yè)檔案的信息化建設(shè)》[J]．長春理工大學(xué)學(xué)報,2009,1．