郭瀟霄

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檔案歸檔難度成因與對策分析

郭瀟霄

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對于事業(yè)單位來說，檔案管理是一項重要的工作，記錄著事業(yè)單位發(fā)展與運(yùn)行的重要信息，是有關(guān)國家公共事業(yè)類項目建設(shè)的內(nèi)容，屬于重要性，可為后續(xù)事業(yè)單位的發(fā)展提供建設(shè)性的意見?，F(xiàn)階段，隨著事業(yè)單位的不斷改革，對檔案歸檔工作的要求越來越高，檔案類型呈現(xiàn)多樣化，歸檔難度大，是當(dāng)前面臨的重要問題。為此，本文就檔案歸檔難度的成因進(jìn)行分析，并對對策進(jìn)行闡述。

事業(yè)單位；檔案歸檔難度；成因

事業(yè)單位的檔案眾多，包括人事、項目、管理和科研等方面的內(nèi)容，是事業(yè)單位的重要組成部分，是單位發(fā)展的基礎(chǔ)保障。現(xiàn)階段，檔案數(shù)量、類型在不斷增多，無疑給檔案歸檔工作帶來負(fù)擔(dān)。影響檔案歸檔難度的因素相對較多，檔案管理意識薄弱、歸檔不規(guī)范、電子化檔案運(yùn)用不高等等原因，是導(dǎo)致歸檔難的成因，為了更好的提出應(yīng)對策略，應(yīng)對成因進(jìn)行具體性的分析。

一、事業(yè)單位檔案歸檔難度的成因分析

1、檔案管理思想意識薄弱

事業(yè)單位屬于我國政府部門的附屬機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)我國的公共事業(yè)項目的建設(shè)，關(guān)注民情，對教育、文化、公共設(shè)施建設(shè)等項目進(jìn)行承接，在國家建設(shè)中扮演著無可替代的角色。當(dāng)前，通過對檔案管理現(xiàn)狀的分析，管理人員的思想意識相對薄弱，對檔案工作不夠重視，對事業(yè)單位的重要資料未進(jìn)行及時的歸檔，為公共事業(yè)的開展帶來阻礙。事業(yè)單位屬于政府機(jī)構(gòu)，會承接上級下達(dá)的機(jī)密性文件或任務(wù)，必須要做好保密工作，及時對機(jī)要文件、資料進(jìn)行保管是對檔案管理人員的基本要求[1]。

2、缺乏健全的管理制度

通過對事業(yè)單位檔案管理工作的分析，由于管理制度不完善，導(dǎo)致檔案資料管理混亂，檔案歸檔工作缺乏規(guī)范性[2]。檔案管理人員在進(jìn)行歸檔時，未對檔案進(jìn)行鑒定、分類、歸檔、編號等，檔案管理流程缺乏規(guī)范性。在歸檔時不注意流程的規(guī)范性，會為檔案查詢與檢索工作帶來困難，尋找目標(biāo)檔案的難度變大。在事業(yè)單位中，部分檔案管理人員只是根據(jù)自己的經(jīng)驗和認(rèn)知進(jìn)行工作，未嚴(yán)格遵守歸檔流程，是管理制度缺失的重要體現(xiàn)。

3、電子歸檔實(shí)施效果不強(qiáng)

信息技術(shù)的出現(xiàn)，在各個領(lǐng)域都取得了良好的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)社會快速化、智能化建設(shè)，將其應(yīng)用到事業(yè)單位的歸檔工作中，將紙質(zhì)檔案改為電子檔案，更有利于保存、分類和整理。但是，信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案資料的建設(shè)上還不夠全面，電子檔案的實(shí)施效果不強(qiáng)，檔案管理人員由于思想上認(rèn)知不清，操作技術(shù)不嫻熟，導(dǎo)致電子檔案歸檔工作面臨著嚴(yán)峻的考驗，紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變承接不夠全面，是制約歸檔工作開展的一個重要方面。

二、加強(qiáng)檔案歸檔工作的合理對策

1、提高管理人員的專業(yè)能力，加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)

檔案是事業(yè)單位公共事務(wù)發(fā)展的重要依據(jù)，記載著單位的發(fā)展歷程，對重大項目的實(shí)施方案、計劃和策略等進(jìn)行保管，可為后續(xù)事業(yè)單位的發(fā)展提供建設(shè)性的意見，具有高度的參考價值，參考典型的成功案例，對社會的發(fā)展具有積極影響。為了加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作，應(yīng)從檔案管理隊伍方面著手，提高檔案管理人員的專業(yè)性，要提升自身的責(zé)任感與使命感，不斷的提升自身的專業(yè)能力，了解檔案歸檔對事業(yè)單位的重要性，要具有高度的職業(yè)敏感性，及時做好檔案歸檔工作，不要等到工作繁重、積壓之時再進(jìn)行檔案的歸檔，會出現(xiàn)歸檔混亂、分類整理不及時等現(xiàn)象，檔案管理質(zhì)量下降。為此，事業(yè)單位應(yīng)重視對檔案管理人員的選拔，禁止選擇非專業(yè)類或兼職類的人員[3]，應(yīng)選擇檔案管理專業(yè)型人才，并定期對其進(jìn)行專業(yè)性培訓(xùn)，保證持證上崗，無證者無法加入到工作隊伍中，建設(shè)一支更專業(yè)性、高素質(zhì)的檔案管理隊伍。

2、完善檔案信息化建設(shè)體系，提高歸檔的質(zhì)量

新媒體時代背景下，實(shí)現(xiàn)了社會的現(xiàn)代化建設(shè)，信息化水平得到了廣泛的應(yīng)用，逐漸在各個領(lǐng)域得到了普及，當(dāng)然，在檔案管理工作中也同樣受用。如今，檔案管理的信息化水平不是很高，電子檔案歸檔處理不夠嫻熟，內(nèi)部局域網(wǎng)、信息傳輸技術(shù)還存在漏洞等，是當(dāng)前面臨的重要問題[4]。檔案的信息化建設(shè)，在事業(yè)單位中應(yīng)建立檔案管理信息化系統(tǒng)，運(yùn)用信息化辦公軟件對檔案信息進(jìn)行分類、整理和歸檔，強(qiáng)調(diào)電子歸檔的程序和操作流程，以計算機(jī)操作平臺為載體，通過電子系統(tǒng)的運(yùn)作，將目標(biāo)檔案資料由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并借助計算機(jī)龐大的存儲系統(tǒng)進(jìn)行儲存，以達(dá)到理想的效果。另外，每個電子檔案都有屬于其獨(dú)特的編號，嚴(yán)格做好檔案編號，將歸檔的序號制作成表格，以便后續(xù)查詢和檢索。歸檔完成前，檔案管理人員應(yīng)對檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性進(jìn)行反復(fù)的確認(rèn)。與此同時，應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行計算機(jī)操作技術(shù)的培訓(xùn)，為檔案信息化建設(shè)提供條件，能夠熟練掌握電子歸檔技術(shù)。

3、優(yōu)化單位檔案歸檔制度，以保證歸檔的規(guī)范化

為了提高歸檔的質(zhì)量，應(yīng)優(yōu)化與完善事業(yè)單位的歸檔管理制度，以保證歸檔的規(guī)范化，為事業(yè)單位檔案管理提供保障。在事業(yè)單位中，應(yīng)建立健全管理規(guī)章制度，對檔案管理人員的行為、歸檔等進(jìn)行有效的約束，針對檔案管理工作，應(yīng)對法律體系進(jìn)行完善，通過推出一系列的法律文件來對檔案管理人員的行為進(jìn)行規(guī)范，并建立有效的獎懲制度，對檔案進(jìn)行全方位的管理。事業(yè)單位的檔案文件有文本、影像、視頻、照片、圖形和數(shù)據(jù)庫文件等多種類型，應(yīng)從收集、整理、分析到歸檔都要嚴(yán)格控制，將精細(xì)化管理理念應(yīng)用其中，進(jìn)而激發(fā)歸檔工作者的積極性，端正其工作態(tài)度，提高歸檔的質(zhì)量和水平。

4、對檔案借閱過程進(jìn)行簡化，以提高檔案應(yīng)用效率

檔案屬于事業(yè)單位內(nèi)部的重要文件，由于檔案數(shù)量眾多，歸檔工作開展難度大，檔案的查詢與借閱過程相對復(fù)雜，檔案的借閱要經(jīng)過層層的審批，是制約檔案工作開展的一個重要方面，無法在需要檔案資料的時候獲得資料。為此，事業(yè)單位可以將現(xiàn)階段可能會使用到的檔案資料保存在部門的文件庫中，將檔案在文件庫中進(jìn)行歸檔，使用時可直接從文件庫中查找，能提高檔案的應(yīng)用價值，能及時滿足部門對資料的需求，以提高項目的實(shí)施質(zhì)量。將檔案資料保存在各個部門，能夠?qū)n案資料進(jìn)行分散，能減輕事業(yè)單位檔案歸檔人員的工作負(fù)擔(dān)，緩解工作壓力，部門對業(yè)務(wù)、所需信息查閱、利用更為方便，充分發(fā)揮了檔案的應(yīng)用價值，是檔案歸檔創(chuàng)新的重要體現(xiàn)。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作相對復(fù)雜，前期的歸檔更是一項艱巨的任務(wù)，會受到多種因素的影響，致使歸檔工作面臨著重要障礙。社會的進(jìn)步與發(fā)展，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，為檔案歸檔工作帶來契機(jī)，在檔案歸檔過程中發(fā)揮重要作用，應(yīng)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案隊伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)歸檔工作的信息化，建立健全檔案管理制度，以保證檔案歸檔的合理化與規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)歸檔水平的全面提高，是加強(qiáng)事業(yè)單位管理的一個重要方面。

[1]李妍.企業(yè)檔案歸檔難度成因與對策[J].改革與開放,2010,24:69.

[2]王娜.企業(yè)檔案歸檔難問題分析與對策[J].才智,2014,01:289.

[3]李龍鳳.高?？蒲袡n案歸檔工作新問題探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,19:81.

[4]朱金花.論析高職照片檔案的歸檔管理[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2014,05:58-59.