?

淺議信息時(shí)代傳統(tǒng)科技檔案工作的現(xiàn)代化

王小玲

長江設(shè)計(jì)院規(guī)劃處 湖北武漢 430010

[摘要]隨著信息時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為我們學(xué)習(xí)工作生活中不可或缺的一部分。而計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用和電子文件的大量涌現(xiàn)也對檔案管理造成沖擊，如何實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的現(xiàn)代化這一問題也迫在眉睫。本文將在對傳統(tǒng)科技檔案管理存在的問題進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，探討信息時(shí)代科技檔案管理工作現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)策略。

[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代；科技檔案；現(xiàn)代化管理

科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑涗浐头从晨萍?、生產(chǎn)活動(dòng)的科技文件，是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱?？萍紮n案是人類在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中形成的，在國家建設(shè)中起著重要的作用，是國家生產(chǎn)力發(fā)展水平的重要代表。而隨著時(shí)代進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)逐漸不適用載體和形式越來越多樣化的科技檔案，科技檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)迫在眉睫。

一、傳統(tǒng)科技檔案管理存在的問題及其原因

傳統(tǒng)科技檔案管理存在著各種誤區(qū)和缺陷，而這些現(xiàn)象又是由于多種原因所引起的。如：人們在科技檔案管理方面存在觀念誤區(qū)，檔案工作者自身技能方面的短缺，檔案工作人員素質(zhì)方面的不足，管理方式方法的問題。多媒體計(jì)算發(fā)展為科技檔案的管理提供了很大的便利，但是同時(shí)也造成了科技檔案載體的多樣化。以上種種主觀客觀的原因都阻礙了知識的傳播和科技檔案的利用，而為了解決這一問題，我們必須實(shí)現(xiàn)科技檔案的現(xiàn)代化管理。

二、實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)科技檔案管理現(xiàn)代化的途徑

在實(shí)現(xiàn)科技檔案管理現(xiàn)代化之前，我們應(yīng)該知道什么是檔案管理現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化是運(yùn)用現(xiàn)代管理學(xué)原理，采用現(xiàn)代先進(jìn)管理技術(shù)和設(shè)施，通過檔案管理手段現(xiàn)代化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)檔案基礎(chǔ)工作、儲藏保護(hù)、提供利用等，進(jìn)而提高工作質(zhì)量和工作效率，更好地為國家建設(shè)服務(wù)。而如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化則應(yīng)該從多方面進(jìn)行。

首先，改變觀念。這里改變觀念的受體不只是檔案工作人員，還包括公司領(lǐng)導(dǎo)以及整個(gè)社會成員的檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)是公司的決策者，只有領(lǐng)導(dǎo)有了檔案管理現(xiàn)代化的觀念，公司才能在經(jīng)濟(jì)上對檔案管理工作進(jìn)行投入，才能讓檔案工作人員參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)并最終提高檔案工作的素質(zhì)；才能引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理工具和管理理念，適用于現(xiàn)代復(fù)雜檔案的管理；才能提高檔案工作人員的待遇，提高其工作的積極性，終促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。檔案工作不受重視現(xiàn)在已經(jīng)是一種社會現(xiàn)象，而造成這種現(xiàn)象的根源在于社會成員沒有良好的檔案意識。提高社會成員的檔案意識也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化不可或缺的一部分。只有在得到了社會的支持和關(guān)注之后，科技檔案管理現(xiàn)代化才能真正得到社會的支持和幫助，同時(shí)也能更好為社會建設(shè)服務(wù)。使全社會充分認(rèn)識到科技檔案的作用，為科技檔案管理現(xiàn)代化解決某些問題。改變檔案工作人員的觀念就是要提升他們對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)同，讓他們充分了解檔案管理現(xiàn)代化的優(yōu)勢，了解檔案管理現(xiàn)代化的理念，并且在自己工作過程中堅(jiān)持這些理念，中而不是日復(fù)一日抄錄登記保管入庫。

其次，培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才?？萍紮n案檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，是現(xiàn)代化管理中不容忽視的問題。檔案人才是知識管理人才，信息的知識性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案工作者的勞動(dòng)是知識性勞動(dòng)。檔案管理人員的素質(zhì)包括知識素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，知識素質(zhì)主要是指檔案工作人員的學(xué)歷、知識的深度和廣度等，業(yè)務(wù)素質(zhì)主要包括現(xiàn)代社會中應(yīng)具備的職業(yè)技能，如計(jì)算機(jī)水平、組織協(xié)調(diào)能力等?？萍紮n案工作人員要樹立“終身教育”的觀念，不斷深化專業(yè)知識。同時(shí)還要不斷學(xué)習(xí)與檔案事業(yè)相關(guān)的學(xué)科知識，建立起合理的知識結(jié)構(gòu)。當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。為了保證電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會利用現(xiàn)代化檔案管理手段——檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個(gè)檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計(jì)算機(jī)時(shí)代的檔案管理工作。檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)。我們只有通過不斷地學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，不斷地加強(qiáng)自身的科學(xué)文化教育，努力提高自己的綜合素質(zhì)特別是科技素質(zhì)，才能滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，使檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，科學(xué)地管理好現(xiàn)代檔案。

再次，采用現(xiàn)代的科技檔案管理方式和方法。隨著計(jì)算機(jī)的普及，越來越多的社會活動(dòng)和科技生產(chǎn)活動(dòng)的記錄將產(chǎn)生于電子工作環(huán)境中，電子文件的形成，使檔案載體形態(tài)發(fā)生很大變化，出現(xiàn)了電子材料、磁性材料、光電材料、光學(xué)材料等載體。無論是以感光材料為載體的檔案，還是以電磁材料為載體的檔案，它們都與紙質(zhì)檔案有著顯著不同，傳統(tǒng)的檔案管理手段已不能適應(yīng)對新型載體的管理。電子文件具有易修改性和拷貝性，使用傳統(tǒng)管理方法已經(jīng)不能保證科技檔案的真實(shí)性和完整性；現(xiàn)代化檔案管理中，由于許多文件都需要通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，網(wǎng)絡(luò)安全問題、在傳輸?shù)倪^程中及存檔后的保密問題也是傳統(tǒng)管理方式無法解決的問題；紙質(zhì)科技檔案數(shù)量大、種類繁多，利用傳統(tǒng)手工方式輸入數(shù)據(jù)庫困難；新載體科技檔案又缺乏國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)管理方式在這里是一片空白。這一切都要求文件材料的形成、收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索等環(huán)節(jié)都需要用新的管理方法，即現(xiàn)代化的檔案管理方法。

最后，采用先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備。采用先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備是實(shí)現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代的必要條件。如上文所言的對各種載體科技檔案的管理和在管理過程中計(jì)算機(jī)的使用都要求我們采用先進(jìn)的包括計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器在內(nèi)設(shè)備，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需要。現(xiàn)代化檔案管理的要求之一就是在科技檔案的保管工作中采用了先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備，使檔案處于可靠的安全的狀態(tài)中，這要求我們采用先進(jìn)的庫房維護(hù)設(shè)備。同時(shí)還有加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。我們正處在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，全球信息高速公路建設(shè)和信息化步伐日新月異，以前所未有的速度發(fā)展。我們的現(xiàn)代化檔案管理工作也要緊跟時(shí)代的步伐，進(jìn)一步加強(qiáng)單位的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，暢通信息渠道。檔案管理的最終目的是為了提供利用，為城市的發(fā)展、人民的生活提供更多的便利，因此，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，對提高檔案管理工作的整體性和系統(tǒng)性有很大的促進(jìn)作用。

科技檔案管理現(xiàn)代化是國家建設(shè)和檔案工作發(fā)展的需要，是我國檔案工作者和廣大利用者的共同理想，是歷史發(fā)展的必然趨勢。相信隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，經(jīng)過千千萬萬檔案工作者的不懈努力，現(xiàn)代化的檔案管理工作一定會在更高、更廣、更深的領(lǐng)域得到發(fā)展，為國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。