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再述檔案整理的本質(zhì)

李麗艷

檔案整理工作是檔案管理活動(dòng)的核心，是保證其他環(huán)節(jié)檔案管理工作質(zhì)量和效率提高的前提。正確認(rèn)識(shí)檔案整理理論是做好檔案整理工作的基礎(chǔ)。然而檔案整理理論并不是永恒不變的科學(xué)規(guī)則，它伴隨著人類社會(huì)實(shí)踐的發(fā)展而發(fā)展，同時(shí)又直接影響著檔案整理實(shí)踐的發(fā)展。因此，我們對(duì)檔案整理理論的認(rèn)識(shí)應(yīng)當(dāng)是一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程。

一、檔案整理的定義

檔案整理應(yīng)以維護(hù)歷史原貌為宗旨。檔案整理理論是現(xiàn)代檔案學(xué)理論體系的一個(gè)重要組成部分。在檔案實(shí)踐中，零散形成的文件只有經(jīng)過(guò)檔案整理的過(guò)程，建立起它們之間的歷史聯(lián)系，才能成為真正的檔案。檔案整理既是一個(gè)過(guò)程，又是一個(gè)體系。

一個(gè)成熟的理論體系應(yīng)當(dāng)擁有四個(gè)層次，即:實(shí)踐理論、應(yīng)用理論、基礎(chǔ)理論和理論內(nèi)核.。從檔案整理的實(shí)踐的角度說(shuō)，檔案的整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。從基礎(chǔ)理論的角度看，檔案整理是利用文件實(shí)體及其歷史聯(lián)系的記錄來(lái)記錄歷史的過(guò)程。這里，有必要說(shuō)明歷史聯(lián)系的定義。經(jīng)典檔案學(xué)認(rèn)為，歷史聯(lián)系來(lái)源于檔案與文件之間的一維關(guān)系;而現(xiàn)代檔案學(xué)認(rèn)為，它來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐。由于檔案的歷史聯(lián)系來(lái)源于構(gòu)成檔案的文件之間的歷史關(guān)系，而文件是來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐的，文件之間的歷史關(guān)系也就來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐，所以檔案之間的歷史聯(lián)系也來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐。社會(huì)實(shí)踐不是線性的結(jié)構(gòu)，它是多維的。所以檔案整理不應(yīng)該是像經(jīng)典檔案學(xué)一樣只注重實(shí)體整理，而是應(yīng)該體現(xiàn)其多維性:即進(jìn)行虛擬整理。

檔案整理是構(gòu)成檔案理論內(nèi)核的元素，是最富實(shí)踐性的。因此，檔案整理是檔案理論內(nèi)核的實(shí)踐基礎(chǔ)。只有從基礎(chǔ)理論的角度認(rèn)清檔案整理，才能更好地指導(dǎo)實(shí)踐工作。

二、檔案整理的結(jié)構(gòu)

不同檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)造就了不同的檔案整理實(shí)踐，它們之間是一一對(duì)應(yīng)關(guān)系的關(guān)系，因此，檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)就成為了區(qū)分傳統(tǒng)檔案整理與現(xiàn)代檔案整理的最可靠的標(biāo)志。

1.檔案的來(lái)源。檔案是在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的產(chǎn)物，它來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐。社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)包括檔案實(shí)體和檔案歷史聯(lián)系兩個(gè)方面。這就是檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成的思想，用公式表示為:檔案二文件實(shí)體集合+檔案歷史聯(lián)系的記錄。檔案歷史聯(lián)系是存在于檔案之間的社會(huì)實(shí)踐之間的關(guān)系。因此，檔案的整理可以分為檔案實(shí)體整理和檔案的歷史聯(lián)系的信息整理兩個(gè)方面。

2.檔案的實(shí)體整理。檔案的實(shí)體整理是一種在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案環(huán)境下，通過(guò)對(duì)文件進(jìn)行實(shí)體排序來(lái)揭示文件之間的歷史聯(lián)系，從而記錄歷史原貌的檔案整理方法，它是一維線性的，以維護(hù)歷史聯(lián)系為目的。

在傳統(tǒng)檔案整理的實(shí)踐中，文件的實(shí)體排列是線性的結(jié)構(gòu)，我們只能從檔案文件之間多維的歷史聯(lián)系中選擇一維來(lái)記錄歷史。傳統(tǒng)檔案整理的結(jié)構(gòu)是隱含著檔案文件之間某種歷史聯(lián)系的“文件實(shí)體集合”，這個(gè)結(jié)構(gòu)中包含的檔案之間的歷史聯(lián)系是一維的。

3.檔案的歷史聯(lián)系信息整理。檔案的歷史聯(lián)系是存在于檔案實(shí)體之間相互構(gòu)成的關(guān)系。對(duì)文件實(shí)體進(jìn)行排列以記錄歷史聯(lián)系的整理方法難以在電子檔案時(shí)代繼續(xù)獨(dú)領(lǐng)風(fēng)騷，“用計(jì)算機(jī)全面自動(dòng)解析隱藏在文件材料之間的歷史聯(lián)系卻是根本不可能的?！?/p>

實(shí)體整理本來(lái)是為了最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系的結(jié)構(gòu)，但在現(xiàn)代檔案整理過(guò)程中，它卻破壞了文件之間的歷史聯(lián)系，因?yàn)闅v史聯(lián)系是多維的，滿足了某一維度的聯(lián)系就必然破壞了其他維度的聯(lián)系。由此，利用虛擬排序來(lái)記錄和物化檔案之間歷史聯(lián)系的方法便應(yīng)運(yùn)而生。“虛擬整理技術(shù)是一種與文件實(shí)體排序無(wú)關(guān)的，單純記錄和揭示檔案之間歷史聯(lián)系的技術(shù)，它是一套能脫離檔案實(shí)體排列，而僅僅使用一套符號(hào)及其符號(hào)語(yǔ)法邏輯來(lái)記錄和揭示檔案歷史聯(lián)

系的技術(shù)。這種整理技術(shù)操作的對(duì)象并不是實(shí)體的檔案，而是檔案之間的歷史聯(lián)系。

“檔案歷史聯(lián)系的記錄”是檔案歷史聯(lián)系的物化結(jié)果。在檔案實(shí)踐中，檔案的歷史聯(lián)系是來(lái)源于對(duì)文件之間客觀歷史關(guān)系的認(rèn)識(shí)，而我們只有將所形成的“檔案的歷史聯(lián)系”的這種認(rèn)識(shí)加以記錄和物化，才可能固化檔案之間的這種關(guān)系。而一旦檔案失掉這種內(nèi)在的聯(lián)系，這些文件就將成為歷史的碎片，甚至?xí)虼耸ニ嬖诘囊饬x。

4.檔案的實(shí)體與歷史聯(lián)系之間的關(guān)系。實(shí)體整理技術(shù)之所以不能從多個(gè)維度去維護(hù)和體現(xiàn)檔案的歷史聯(lián)系，是因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案整理技術(shù)對(duì)歷史聯(lián)系的整理是與實(shí)體整理同步完成的。也就是說(shuō)，在實(shí)體整理技術(shù)中，是通過(guò)對(duì)檔案文件實(shí)體的排序來(lái)記錄檔案歷史聯(lián)系的，所以在完成對(duì)實(shí)體整理的同時(shí)，歷史聯(lián)系的整理也隨之結(jié)束。由于文件實(shí)體的唯一性，限制了其排列只能是一個(gè)挨著一個(gè)的線性排列，這種排列結(jié)構(gòu)決定了其所整理和記錄出的歷史聯(lián)系必然也是線性一維的。因此，在采用實(shí)體整理技術(shù)對(duì)檔案歷史聯(lián)系進(jìn)行整理的過(guò)程中，檔案工作者只能選擇更為重要的歷史聯(lián)系要素(即來(lái)源聯(lián)系)作為其整理的依據(jù)，按照來(lái)源原則對(duì)檔案進(jìn)行整理，而不得不放棄歷史聯(lián)系中所包含的其他要素，即使我們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到歷史聯(lián)系是多維的。

檔案實(shí)體整理是為了建立一個(gè)檔案實(shí)體憑證體系。檔案并不像史書那樣是“任人雕刻的大理石”，而是一個(gè)巨大的憑證鏈條，它不必在意有偽證，即使是內(nèi)容不具真實(shí)性的檔案也具有證偽的作用，具有歷史真實(shí)性?，F(xiàn)代檔案整理包含對(duì)檔案實(shí)體的整理和對(duì)檔案之間歷史聯(lián)系的信息整理兩部分。檔案是由文件實(shí)體集合和檔案之間歷史聯(lián)系的記錄兩種物質(zhì)構(gòu)成的，“檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成”是現(xiàn)代檔案學(xué)理論的邏輯起點(diǎn)。

三、檔案整理的本質(zhì)

結(jié)構(gòu)的思想在自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)中被廣泛應(yīng)用，任何事物都有結(jié)構(gòu)，事物的結(jié)構(gòu)決定其本質(zhì)、屬性和功能，所以，通過(guò)對(duì)結(jié)構(gòu)的研究，能夠得到事物的本質(zhì)。文件直接來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐，文件之間的歷史聯(lián)系直接地記錄到文件的實(shí)體排序中，無(wú)需檔案人員進(jìn)行加工;而檔案的歷史聯(lián)系雖然也來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐，卻并非像文件實(shí)體排列一樣是線性一維的，它是多維的，需要檔案人員進(jìn)行加工。因此，現(xiàn)代檔案整理以檔案歷史聯(lián)系的信息整理為核心。

以檔案雙重物質(zhì)結(jié)構(gòu)為邏輯起點(diǎn)，可以認(rèn)識(shí)現(xiàn)代檔案整理的本質(zhì):保證檔案歷史聯(lián)系與社會(huì)實(shí)踐之間關(guān)系的對(duì)稱性。在邏輯上，只有當(dāng)檔案整理所獲得的歷史聯(lián)系具有了與社會(huì)實(shí)踐之間關(guān)系相同的結(jié)構(gòu)時(shí)，它才可能最大限度地保持文件之間的歷史關(guān)系。而傳統(tǒng)和現(xiàn)代檔案整理之間的本質(zhì)差別就表現(xiàn)在于:它們所形成的歷史聯(lián)系究竟應(yīng)該與誰(shuí)“對(duì)稱”。如果它的歷史聯(lián)系與文件實(shí)體排序具有對(duì)稱關(guān)系，那么形成的檔案整理必定是傳統(tǒng)檔案整理，或原始檔案整理;而如果與社會(huì)實(shí)踐之間關(guān)系對(duì)稱，這個(gè)檔案整理就肯定是現(xiàn)代檔案整理。

從現(xiàn)代檔案整理結(jié)構(gòu)中看，檔案之間的歷史聯(lián)系來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐。檔案整理的過(guò)程就是按照社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)情況，對(duì)檔案進(jìn)行排序，實(shí)現(xiàn)其與社會(huì)實(shí)踐的對(duì)應(yīng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案記錄歷史原貌的功能。檔案是利用其實(shí)體及其歷史聯(lián)系的記錄記錄歷史的結(jié)果。所以，檔案整理的本質(zhì)是:維護(hù)檔案歷史聯(lián)系和社會(huì)實(shí)踐之間的對(duì)稱性關(guān)系。