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淺談新時(shí)期如何推進(jìn)企業(yè)基層檔案管理工作

劉偉

山東淄博煙草有限公司沂源分公司 256100

[摘要]就企業(yè)而言，檔案管理工作是全面記錄其各項(xiàng)活動(dòng)的重要行為，檔案文件更是企業(yè)重要的信息資源和知識(shí)資產(chǎn)，與能源、材料、技術(shù)以及人才等居于同等重要的地位。檔案資料能否實(shí)現(xiàn)妥善保存和完整收錄，將關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)管理、權(quán)益保障以及技術(shù)研發(fā)能否順利進(jìn)行。鑒于此，唯有做好企業(yè)基層的檔案管理工作，將其制度化、信息化、規(guī)范化，才有可能履行其自身職責(zé)，進(jìn)而在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中體現(xiàn)價(jià)值。本文以“新時(shí)期如何推進(jìn)企業(yè)基層檔案管理工作”為主要研究對(duì)象，從檔案收集、人員管理、環(huán)境構(gòu)建、開發(fā)價(jià)值四個(gè)角度來展開具體分析。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)基層檔案管理；環(huán)境構(gòu)建；開發(fā)價(jià)值

無論哪一個(gè)行業(yè)、不論哪一個(gè)層級(jí)，其檔案管理工作都是以對(duì)檔案的收集為基礎(chǔ)和起點(diǎn)的。而對(duì)企業(yè)而言，這也是擴(kuò)充資源儲(chǔ)備、豐富檔案館藏、擴(kuò)大企業(yè)信息規(guī)模的重要前提。檔案收集與企業(yè)后續(xù)管理工作之間，存在著非常直接的關(guān)聯(lián)性。企業(yè)相關(guān)生產(chǎn)管理或其它環(huán)節(jié)，在不清楚檔案收集不準(zhǔn)確、不全面的情況下卻加以利用，將會(huì)為企業(yè)帶來難以預(yù)估的“負(fù)效果”和不可估量的損失。鑒于此，檔案收集工作就必須做到“量足”、“質(zhì)優(yōu)”、“類全”以及結(jié)構(gòu)合理、系統(tǒng)清晰。具體說來主要包括以下幾點(diǎn)：

首先，檔案管理人員需要在認(rèn)真研究企業(yè)文件形成規(guī)律并加以掌握的情況下，明確檔案接收的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，切實(shí)把好檔案收集的內(nèi)容關(guān)、質(zhì)量關(guān)。

其次，將企業(yè)檔案文件的形成和積累過程以及收集歸檔要求形成具體的、可視性的規(guī)章制度，并納入到基層各部門的個(gè)人崗位職責(zé)當(dāng)中。使相關(guān)人員在日常工作當(dāng)中就密切留意有關(guān)企業(yè)發(fā)展、項(xiàng)目形成集開展、企業(yè)文化建設(shè)以及與員工相關(guān)的各種文件資料，保證全面、準(zhǔn)確、無遺漏地收集來自不同載體形式、不同種類的文件資料，生成檔案。

二、保障：提高管理人員素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)極富專業(yè)性，同時(shí)需要相關(guān)人員必須具備強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)的一類工作。尤其是在基層，更需要其不辭辛苦、兢兢業(yè)業(yè)、嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度以及無私奉獻(xiàn)、飽滿熱忱的作風(fēng)。另一方面基層檔案管理工作除卻積極端正的工作態(tài)度，也需優(yōu)秀的職業(yè)技能，尤其是在科技迅速發(fā)展、新事物層出不窮的全新時(shí)代，單一的能力構(gòu)成模式很顯然已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。因此，檔案管理人員必須在加強(qiáng)固有檔案管理知識(shí)及操作系統(tǒng)的學(xué)習(xí)之余，亦要注重加強(qiáng)對(duì)新技術(shù)的掌握。扎實(shí)的知識(shí)基礎(chǔ)和技能輔助，是檔案管理人員能夠游刃有余地展開各項(xiàng)檔案管理工作的重要保障。

首先，定期組織參與培訓(xùn)，學(xué)習(xí)掌握基本的檔案管理知識(shí)和管理理念，在鞏固基礎(chǔ)的前提下，不斷提升對(duì)工作原理、特點(diǎn)以及原則方法的掌握和熟練程度。

其次，注重綜合能力的提升，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、信息收集處理、數(shù)據(jù)知識(shí)運(yùn)用等方面的技術(shù)，以適新時(shí)期企業(yè)各方面建設(shè)發(fā)展的需要。

最后，適當(dāng)掌握一定的關(guān)于防治檔案破損，修復(fù)已破損檔案的技術(shù)和專業(yè)技能。在收集檔案、管理檔案的過程中亦要注重對(duì)檔案資料的保護(hù)。

三、關(guān)鍵：構(gòu)建良好環(huán)境

企業(yè)的檔案管理工作，并非存在于某一個(gè)特定環(huán)節(jié)，也并非專門針對(duì)某一項(xiàng)具體工作而展開服務(wù)。它貫穿于企業(yè)發(fā)展的始終，伴隨著生產(chǎn)銷售、文化推廣的每一個(gè)部分，因此它需要得到企業(yè)方方面面的配合與支持，需要所有人來共同致力于對(duì)良好環(huán)境的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)“人人尊重檔案，人人重視檔案”的良好工作氛圍。

另一方面，構(gòu)建良好的檔案管理環(huán)境，需要企業(yè)自身以培訓(xùn)等方式建立一支業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)以及政治性強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，這將企業(yè)基層檔案管理工作的開展起到積極的推進(jìn)作用。同時(shí)對(duì)于這支隊(duì)伍，企業(yè)不僅要從政治上和工作上高度重視和關(guān)心，還要為其搭建有利于發(fā)展的機(jī)會(huì)和平臺(tái)，使之在工作實(shí)踐中得到鍛煉、快速成長。

四、價(jià)值：加強(qiáng)開發(fā)力度及使用價(jià)值

企業(yè)的檔案管理并非僅限于收集、整理和保護(hù)這三個(gè)環(huán)節(jié)，如同保護(hù)礦藏資源其根本目的是為了加以利用一樣，所有檔案管理工作的開展，其根本目的是為了使其得到更好的利用，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，或者利用有限的資源開發(fā)出更多的可利用價(jià)值。

首先，全面加強(qiáng)和提高基層檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，因?yàn)檫@與檔案價(jià)值的使用開發(fā)具有直接的關(guān)聯(lián)性。從某種意義上來說，其對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)越深入，工作積極性就會(huì)越高，進(jìn)而對(duì)檔案資源的分析、研究力度就會(huì)加大，因此開發(fā)檔案價(jià)值的可能性就會(huì)越高。

其次，對(duì)檔案價(jià)值的開發(fā)不能脫離企業(yè)客觀發(fā)展的需要、不能脫離社會(huì)歷史進(jìn)程的要求。任何檔案的形成，其本質(zhì)上所反映的都是人類社會(huì)層面的發(fā)展進(jìn)程，其中所包含的是關(guān)于經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)以及已經(jīng)形成的事物規(guī)律，所以歸根到底，檔案是歷史形成的，為現(xiàn)實(shí)社會(huì)提供服務(wù)的最有價(jià)值的資源成果。想要實(shí)現(xiàn)對(duì)其價(jià)值的開發(fā)利用，需要遵循社會(huì)歷史發(fā)展的基礎(chǔ)，不能盲目脫離客觀實(shí)際。

第三，加強(qiáng)和推進(jìn)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理工作。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的提高以及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各類現(xiàn)代化的信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，并取得了良好的效果。因此，為有效提高企業(yè)基層的檔案管理水平，可以通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案體系的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)而滿足不同使用者不同類型、不同層次的需求。同時(shí)還可以利用現(xiàn)代化科技建設(shè)檔案閱覽室，來提高其價(jià)值的使用率。

綜上所述，企業(yè)基層檔案管理工作是關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、規(guī)范化管理以及可持續(xù)發(fā)展的重要一環(huán)。而且在社會(huì)發(fā)展、科技高速進(jìn)步的今天，企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)不再局限于對(duì)檔案本身的管理，而是以此為立足點(diǎn)，通過對(duì)此方面的加強(qiáng)來實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)整體管理水平的促進(jìn)性提高。企業(yè)基層檔案管理與企業(yè)管理之間存在著相互影響，相互制約的關(guān)系，所以說，唯有加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理工作的科學(xué)引導(dǎo)，在確保收集整理、保管使用各方面都妥善、安全、高效的情況下，才能使其更好、更理想地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的最大化發(fā)揮。

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一、基礎(chǔ)：強(qiáng)化檔案收集管理