文/凌源市人力資源和社會保障局 李士旺

所謂“大數(shù)據”，指在多類別的樣本數(shù)據中，快速獲取用戶需要的信息，為用戶提供最方便、快捷的信息服務。在大數(shù)據時代，人事檔案管理主要建立在傳統(tǒng)檔案管理的基礎上，通過對人事檔案信息進行組織和加工，采用信息技術把獨立的人事檔案管理實體納入統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)中，并轉化成數(shù)據檔案，形成相應的現(xiàn)代化的人事檔案管理體系。人事檔案管理工作要體現(xiàn)人事檔案信息資源的原始性和共享性，更好地體現(xiàn)人事檔案工作服務單位發(fā)展的特點；要吸引管理人員的重視，促使人事檔案管理更加科學有序；要注意節(jié)省檔案館的庫房，讓檔案利用與館藏形成良性循環(huán)。當人事檔案信息通過計算機形成數(shù)字化檔案之后，人事檔案信息網絡需要跟互聯(lián)網連接，并規(guī)范檔案信息資源管理行為。因此，要把人事檔案數(shù)字化建設當作檔案管理的重點內容，加強技術服務和工作指導，制定大數(shù)據時代的人事檔案服務機制。

一、提高管理人員素質

在大數(shù)據時代，人事檔案利用的拓展與創(chuàng)新需要大量的信息處理人員、信息分析人員以及信息研究人員，還需要專業(yè)的數(shù)據庫更新人員、計算機設施維護人員等等，這些對新時期人事檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。為此，要不斷更新觀念，加強檔案人員隊伍建設，堅持“走出去，引進來”的原則，吸引優(yōu)秀人才，培養(yǎng)和留住現(xiàn)有優(yōu)秀人才。工作人員除具備基本的人事檔案管理知識，還應具備應用信息技術知識。人事檔案管理工作與職工切身利益息息相關，是保密性極強的工作，要重視建立檔案的文件密級數(shù)字化編制目錄或者相應的卡片，建立文件統(tǒng)計的數(shù)字化臺賬等。

二、建好檔案數(shù)據庫

做好人事檔案管理工作，不但可以讓領導能夠及時了解每位員工在工作中的情況，為員工的發(fā)展提供有效參考，也為個人的選拔和任用提供了良好的依據。在大數(shù)據時代，人事檔案信息的開發(fā)和利用需要建好檔案數(shù)據庫，這是進行數(shù)字化檔案信息開發(fā)與利用的關鍵所在。人事檔案數(shù)據與信息要堅持統(tǒng)一錄用的原則，具有相對統(tǒng)一的項目格式，規(guī)范人事檔案信息管理模式以及工作程序，實現(xiàn)規(guī)范化和標準化管理。使用先進的計算機檢索工具，建立相應的檔案收藏目錄，對內部影像資料、文字資料進行分類，編排目錄索引，節(jié)省數(shù)據查找時間，提高人事檔案的利用價值。

三、加強技術支持

目前，人事檔案數(shù)據量快速增長，需要在設計檔案管理系統(tǒng)時，能夠考慮到快速擴充的數(shù)據增長態(tài)勢，減少IT 系統(tǒng)的投資以及后期的維護成本。制定系統(tǒng)安全保護制度，建立檔案防病毒系統(tǒng)和漏洞檢測系統(tǒng)，采用專業(yè)工具對檔案系統(tǒng)進行漏洞檢測，及時安裝補丁程序，還可建立防火墻技術，阻擋外部不安全因素影響內部網絡，把系統(tǒng)中的安全隱患降低到最低，以確保檔案數(shù)據的安全。

四、創(chuàng)建“大檔案”體系，掌握全方位、多維度大數(shù)據型

為了單位的發(fā)展，結合自身實際情況來組建“大檔案”體系是非常有必要的。“大檔案”體系指得就是“能夠快速、全面、準確地通過端口來檢索以及統(tǒng)計個體的全部檔案信息資料”，主要包含個人基本信息、服務社會項目、科研成果、工作情況等多元素的、多方面的信息資料。“大檔案”體系最主要的意義體現(xiàn)在有利于提高單位的統(tǒng)籌規(guī)劃、組建科研團隊、人才評估、提高各部門辦事效率等。在給單位帶來便利的同時，“大檔案”體系也伴隨著一定的風險，主要體現(xiàn)在信息安全、用戶權限設定、密碼等級標注、訪問權限限制以及下載資料收費環(huán)境的安全，確?！按髾n案”體系下作者的知識產權不受侵害、個人信息不被盜取。

五、組建“大檔案團隊”，數(shù)據化人事檔案信息，讓人事數(shù)據“發(fā)聲”

“大檔案”體系是一個信息量龐大、具有一定規(guī)模的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，它并不是大數(shù)據時代環(huán)境下的關于人事檔案數(shù)據的最終要求。預測、發(fā)現(xiàn)信息和信息之間的關系及內容是大數(shù)據的核心所在。因此我們要的不僅僅是把人事檔案信息數(shù)字化而是數(shù)據化。數(shù)據化與數(shù)字化之間存在明顯的差別。數(shù)據化是指將事件轉化成可以分析、量化的形式的過程。而數(shù)字化指得是將事件模擬成0 和1 表示的二維碼。紙質書籍經過掃描變成圖片格式，可以在網絡、計算機中瀏覽，這個過程就是數(shù)字化；而利用數(shù)字圖像光學識別技術繼續(xù)加工電子書中的字、詞、句、段這個過程就是數(shù)據化。因此要想將人事檔案系統(tǒng)中的信息檢索、統(tǒng)計、比較、重組，就需要將信息進行數(shù)據化處理，從而真正地發(fā)揮數(shù)據的價值。

[1] 樊偉紅，李晨暉，張興旺，秦曉珠，郭自寬.圖書館需要怎樣的“大數(shù)據”[J]. 圖書館雜志，2012(11).

[2] 施永利.大數(shù)據時代背景下的檔案利用服務探討[J].商，2012(11).

[3] 劉高田.大數(shù)據時代對檔案職業(yè)的影響[J]. 山東檔案，2014(05).