文/國(guó)家新聞出版廣電總局2024 臺(tái) 王玲玲

事業(yè)單位檔案是對(duì)事業(yè)單位歷史發(fā)展與現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行真實(shí)全面反映的信息資源，屬于事業(yè)單位重要的無(wú)形資產(chǎn)。新形勢(shì)下，隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，原有事業(yè)單位檔案管理體系與制度已不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的創(chuàng)新，尤其是事業(yè)單位檔案管理信息化改革。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題

當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理中存在著諸多問(wèn)題，具體表現(xiàn)有：

（一）在對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作方面。在檔案收集、整理、存檔等工作中常常處于被動(dòng)狀態(tài)，還未充分認(rèn)識(shí)到對(duì)隨時(shí)隨地搜集資料的重要性，并且在檔案監(jiān)管機(jī)制中不到位，使得檔案資料在整理收集過(guò)程中，出現(xiàn)收集跟蹤不到位，造成了資料收集零散且不及時(shí)等問(wèn)題。

（二）在檔案管理技術(shù)方面。雖然絕大多數(shù)事業(yè)單位都已經(jīng)引進(jìn)和利用了電子檔案管理模式，但是仍然存在電子檔案利用率偏低和查詢效率偏低等問(wèn)題。這主要是由于電子檔案管理模式作為一項(xiàng)新生事物，使得事業(yè)單位原有的檔案管理人員無(wú)法一時(shí)接受和掌握，并且對(duì)于年輕檔案管理人員其缺乏較為專業(yè)的培訓(xùn)，在對(duì)電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用方面缺乏熟練性。因此，總體上來(lái)看部分事業(yè)單位在檔案管理技術(shù)水平仍處于偏低狀態(tài)。

（三）部分事業(yè)單位檔案管理工作沒(méi)有專門(mén)的負(fù)責(zé)部門(mén)或者負(fù)責(zé)人員。而是由其他部門(mén)人員兼職管理。這種兼職管理檔案情況，一方面由于兼職人員忙于其工作，而忽視了對(duì)檔案管理的相應(yīng)工作，檔案工作效果難以立竿見(jiàn)影，常被其他工作擠掉；另一方面，由于缺乏檔案管理專業(yè)技能，這直接影響著檔案工作質(zhì)量。

二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)及信息化管理改革的必要性

新形勢(shì)下，隨著數(shù)字化信息化社會(huì)進(jìn)程的不斷加速，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化水平不斷提升，有效的發(fā)揮了數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)：一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理不但可以有效的促進(jìn)檔案管理工作成本費(fèi)用的降低，而且對(duì)于其工作效率的提升具有積極作用；另一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展，有利于與其他相關(guān)部門(mén)溝通與交流，在一定程度上提高了事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量與效率。

事業(yè)單位檔案管理信息化指的是在事業(yè)單位檔案管理中，在建立信息技術(shù)與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案虛擬化、數(shù)字化及信息化處理，從而促進(jìn)其服務(wù)職能的履行更加深入高效。事業(yè)單位檔案管理信息化建立與發(fā)展具有一定的必要性：

首先，隨著以物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等為典型代表的現(xiàn)代數(shù)字化信息化技術(shù)的不斷完善與優(yōu)化，其被廣泛的應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域之中，尤其是在解決檔案管理工作難題方面。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應(yīng)時(shí)代社會(huì)技術(shù)發(fā)展的必然要求。

其次，當(dāng)前，事業(yè)單位體制改革正處于關(guān)鍵時(shí)期，其中一個(gè)改革關(guān)鍵點(diǎn)即為現(xiàn)代事業(yè)單位制度的改革，其改革過(guò)程中離不開(kāi)信息化平臺(tái)與系統(tǒng)的創(chuàng)建，這為事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利條件。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應(yīng)事業(yè)單位改革的必然選擇；

第三，傳統(tǒng)檔案管理存在著程序復(fù)雜、流程繁瑣以及信息資料整理難度較大等問(wèn)題，尤其是在對(duì)歷史信息或資料查詢時(shí)，常常遇到信息不全及資料缺失等問(wèn)題。而事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，可有效的解決這一問(wèn)題。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)需要。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容

事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)遵循一定的制度建設(shè)原則，即明確職責(zé)、強(qiáng)化靈活化與規(guī)范化建設(shè)、注重動(dòng)態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合等。而事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容則主要包括以下幾方面，具體有：

（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)。當(dāng)前，具有較為典型的數(shù)字化技術(shù)包含數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，而檔案信息資料經(jīng)由數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息可以有效的實(shí)現(xiàn)信息資料的更新、整合及補(bǔ)充等。作為事業(yè)單位的一個(gè)重要無(wú)形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效的為單位社會(huì)效益的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。

（二）自動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)。檔案管理工作的自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)是事業(yè)單位檔案管理信息化改革的一項(xiàng)重要組成。典型的自動(dòng)化技術(shù)代表包含數(shù)碼掃描識(shí)別、電子標(biāo)簽以及OCR 識(shí)別等。以自動(dòng)化技術(shù)為基礎(chǔ)，檔案管理自動(dòng)化包含信息數(shù)據(jù)的自動(dòng)收集、自動(dòng)篩選、自動(dòng)檢索以及關(guān)鍵詞的自動(dòng)提取等。自動(dòng)化檔案管理模式可有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的批量處理與自動(dòng)處理功能。

（三）體系化檔案管理模式的建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)體系化過(guò)程，較傳統(tǒng)檔案管理模式不同，其包含了檔案文檔一體化、部門(mén)銜接一體化、內(nèi)部流程一體化等。以數(shù)據(jù)集成技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)機(jī)械、數(shù)據(jù)融合技術(shù)等為基礎(chǔ)，有效的增強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)的通用性和兼容性。

（四）互動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理中，各個(gè)檔案信息僅對(duì)應(yīng)一份信息，缺乏互動(dòng)性。而事業(yè)單位檔案管理信息化體系增加了信息的互動(dòng)性，對(duì)于提升服務(wù)質(zhì)量和增強(qiáng)系統(tǒng)優(yōu)化等具有積極作用。

四、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革措施

面對(duì)當(dāng)前信息化社會(huì)發(fā)展需求與事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題，應(yīng)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革，可通過(guò)以下幾方面開(kāi)展，具體有：

（一）加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量與效率，對(duì)檔案管理工作開(kāi)展具有重要基礎(chǔ)性作用。檔案管理人員對(duì)檔案管理工作責(zé)任意識(shí)的提升，對(duì)檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展具有積極作用。

（二）加檔案管理方法和手段的完善性，建立健全符合事業(yè)單位發(fā)展需求的檔案管理制度。不斷提升檔案管理工作人員檔案管理服務(wù)水平，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和樹(shù)立檔案創(chuàng)新管理，從而提升檔案管理質(zhì)量與效率。

（三）通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制度化。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)；通過(guò)不斷的拓展事業(yè)單位檔案管理服務(wù)功能范圍和服務(wù)內(nèi)容形式等，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力的拓展；通過(guò)不斷加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理軟硬件建設(shè)和各類信息資源的整合，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)；通過(guò)強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化安全保障措施和引入具有先進(jìn)性和活力的新生力量，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理組織架構(gòu)的重組。

此外，針對(duì)事業(yè)單位流動(dòng)人員檔案管理，應(yīng)針對(duì)指定信息統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行適應(yīng)性創(chuàng)新。一方面加大優(yōu)秀流動(dòng)性人才信息檔案的保留工作；另一方面簡(jiǎn)化單位流動(dòng)人員管理模式，制定與單位相適應(yīng)流動(dòng)人員檔案管理方案，以促進(jìn)流動(dòng)人員檔案管理質(zhì)量與效率。

五、小結(jié)

總而言之，作為事業(yè)單位管理工作的一項(xiàng)重要組成，事業(yè)單位檔案管理工作的有效開(kāi)展關(guān)系到事業(yè)單位能否健康、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及新形勢(shì)下數(shù)字化信息化社會(huì)發(fā)展需求，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化改革勢(shì)在必行。

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