文/中鐵大橋局集團(tuán)一公司檔案室 何玉紅

目前，隨著企業(yè)對財(cái)務(wù)檔案管理認(rèn)識的深入，財(cái)務(wù)管理理念也在不斷發(fā)展，國家在法律法規(guī)上對檔案管理也提出了更為嚴(yán)格的要求。例如，在《會計(jì)法》中詳細(xì)規(guī)定了企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的分類和范圍，明確企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的監(jiān)督執(zhí)法主體，并要求企業(yè)依法對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，切實(shí)提高管理水平。但是，部分企業(yè)仍然沒有認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，在進(jìn)行日常工作中，經(jīng)常出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，不僅破壞了整個(gè)企業(yè)管理的正常秩序，也影響了財(cái)務(wù)檔案的管理。因此，解決財(cái)務(wù)檔案管理中存在的諸多問題，對企業(yè)未來的可持續(xù)發(fā)展有著重要意義。

一、企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題

企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理中雖然存在眾多問題，但是，通過研究，還是有跡可循的。從對企業(yè)影響的角度來看，主要存在以下各方面的問題：

（一）企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制不完善。雖然相關(guān)的法律法規(guī)對企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理作出了明確的規(guī)定，在一定程度上規(guī)范了企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理，但在實(shí)踐的過程中，受限于企業(yè)規(guī)模程度以及企業(yè)負(fù)責(zé)人對財(cái)務(wù)檔案管理的認(rèn)識，在管理水平上存在較大的差異。一般規(guī)模較大的企業(yè)能依靠自身完善的體制和充足的管理人員專門設(shè)置財(cái)務(wù)檔案管理部門，配備專業(yè)的人才對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，基本上能實(shí)現(xiàn)對財(cái)務(wù)檔案的有效管理。但是，對于規(guī)模程度相對較小的企業(yè)來說，囿于自身實(shí)力的限制，普遍缺少財(cái)務(wù)檔案管理部門，也缺乏相應(yīng)的管理人員，甚至有的企業(yè)存在無檔案、無檔案管理制度等現(xiàn)象，管理相對混亂。

（二）企業(yè)的負(fù)責(zé)人對財(cái)務(wù)檔案管理的建設(shè)不重視。由于多數(shù)企業(yè)沒有建立完善的機(jī)制，缺乏制度的保障。雖然能在一定條件下展開企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)，但是財(cái)務(wù)檔案經(jīng)常出現(xiàn)丟失、錯(cuò)漏、損壞等問題，不符合法律法規(guī)的規(guī)范，也不能滿足企業(yè)日益發(fā)展的需求。

（三）人員素質(zhì)不高。由于企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案一般需要企業(yè)中懂得會計(jì)財(cái)務(wù)方面的人員進(jìn)行管理，但是，在實(shí)際的管理實(shí)踐中，雖然部分企業(yè)的會計(jì)人員具備相對完整的會計(jì)知識體系，但是在財(cái)務(wù)檔案管理方面卻顯不足，使得其工作難以有效地展開。

（四）財(cái)務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行力不夠。只有管理人員貫徹相應(yīng)的管理制度才能有效地發(fā)揮制度的作用，而在很多企業(yè)，雖然財(cái)務(wù)檔案管理制度設(shè)計(jì)很完美，但由于存在應(yīng)付思想，對該項(xiàng)工作走過場，表面主義嚴(yán)重，使得該歸檔的材料、該立卷的材料都沒有按規(guī)定進(jìn)行整理，導(dǎo)致企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理制度“名存實(shí)亡”，對企業(yè)的財(cái)務(wù)活動(dòng)造成了嚴(yán)重影響。

（五）企業(yè)財(cái)務(wù)管理達(dá)不到安全管理和合理利用的要求。保證財(cái)務(wù)信息的安全和完整性、合理地利用財(cái)務(wù)檔案是財(cái)務(wù)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的兩個(gè)主要目的。根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，除了相關(guān)的調(diào)查監(jiān)督部門，其他無關(guān)人員一般不能對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行調(diào)閱。但實(shí)際管理中，企業(yè)的部分領(lǐng)導(dǎo)利用人事行政權(quán)對檔案進(jìn)行強(qiáng)制借閱、復(fù)制等違規(guī)操作。此外，很多企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案與其他檔案混合，不進(jìn)行分類管理，造成使用的混亂，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案不能切實(shí)有效地為企業(yè)經(jīng)營管理提供服務(wù)。

二、對企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理存在問題的建議

（一）提高對財(cái)務(wù)檔案管理的認(rèn)識，完善管理制度。在企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題中，在一定程度上是檔案管理者的認(rèn)識不足和領(lǐng)導(dǎo)的不重視而引起的。因此，企業(yè)在以后的發(fā)展過程中，一方面，企業(yè)負(fù)責(zé)人要加深財(cái)務(wù)檔案管理對企業(yè)重要性的認(rèn)識，在管理制度上給予足夠的支持。另一方面，企業(yè)通過組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)的法律，如《會計(jì)法》《檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等等，提高管理人員對檔案管理的認(rèn)識。此外，企業(yè)要不斷完善財(cái)務(wù)檔案管理制度，并制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施保障制度的有效貫徹，為全面實(shí)施財(cái)務(wù)檔案管理創(chuàng)造良好的條件。

（二）組織檔案管理的相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理技能。企業(yè)對財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其掌握財(cái)務(wù)、管理的相關(guān)專業(yè)技能，對培訓(xùn)的人員需要經(jīng)過考核合格才能上崗，并將其納入績效考核，提高管理人員的綜合素質(zhì)。

（三）明確責(zé)任，切實(shí)有效地貫徹財(cái)務(wù)檔案管理制度。企業(yè)可以通過以下幾個(gè)措施來督促管理人員對制度進(jìn)行落實(shí)：一是加強(qiáng)監(jiān)督，明確制度的獎(jiǎng)懲措施，明確管理人員的責(zé)任，定期檢查檔案的管理工作，如對檔案的歸檔、立卷進(jìn)行檢查。二是將對財(cái)務(wù)檔案管理的檢查納入績效考核，促使管理人員自覺遵守規(guī)章制度。三是企業(yè)負(fù)責(zé)人要率先垂范，遵守財(cái)務(wù)檔案管理制度，防止人事行政性權(quán)利的干涉。

（四）規(guī)范程序，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)檔案管理的安全和使用規(guī)定。由于企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案涉及的信息較為廣泛，一般為企業(yè)的商業(yè)秘密，在進(jìn)行管理時(shí)既要保證財(cái)務(wù)信息的安全性和完整性，又要在企業(yè)經(jīng)營管理中合理地應(yīng)用財(cái)務(wù)檔案，為企業(yè)的經(jīng)營和財(cái)務(wù)活動(dòng)提供支持。因此，企業(yè)應(yīng)該嚴(yán)格規(guī)定并執(zhí)行財(cái)務(wù)檔案的使用，做好借閱登記，規(guī)范程序。此外，管理人員應(yīng)對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類存放，并制作備忘錄，以方便企業(yè)財(cái)務(wù)審查時(shí)查閱。

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