文/深圳市地鐵集團(tuán)有限公司 張迪

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信息化環(huán)境下地鐵工程檔案管理改革探討

文/深圳市地鐵集團(tuán)有限公司 張迪

【摘要】本文主要探討在信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的背景下地鐵工程檔案管理面臨的主要問題，并提出對(duì)應(yīng)的改革措施。

【關(guān)鍵詞】信息化環(huán)境；地鐵工程檔案；檔案管理；改革

在信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響下，地鐵工程檔案的管理面臨新的要求和挑戰(zhàn)。作為檔案管理人員，我們應(yīng)當(dāng)充分重視信息化環(huán)境及網(wǎng)絡(luò)時(shí)代帶來的地鐵工程檔案管理問題，找尋有效的改革措施。

一、信息化環(huán)境下地鐵工程檔案管理面臨的問題

（一）地鐵工程檔案的收集和歸檔不夠及時(shí)。地鐵工程檔案管理跟企事業(yè)單位一般的檔案管理不同，地鐵工程檔案大多數(shù)是在建設(shè)施工過程中形成的，促使其管理工作在文件材料收集到整理過程中存在很多不確定的因素。從一條地鐵線路立項(xiàng)到竣工通常需要3-5年的時(shí)間，參與地鐵工程建設(shè)的單位上百家，形成的文件材料內(nèi)容繁雜、涉及專業(yè)多、涉及范圍廣等，稍有不慎就會(huì)出現(xiàn)遺漏。當(dāng)下，大多數(shù)地鐵工程參建單位是在工程建設(shè)后期才會(huì)開始收集、整理文件材料，忽視檔案的及時(shí)收集工作，造成文件遺失、原件少而復(fù)印件多，原始資料嚴(yán)重缺失等，導(dǎo)致檔案管理工作存在不足。

（二）地鐵工程檔案的信息化程度偏低。信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代里，網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)不斷普及，越來越的文件在電腦上直接產(chǎn)生，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，在無紙化辦公快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)檔案管理顯得低效、滯后，不能滿足信息化環(huán)境下的檔案管理需求。地鐵工程眾多參建單位在工期的限制下各自為陣，只在內(nèi)部使用一些工程建設(shè)管理軟件，對(duì)外仍然使用紙質(zhì)文件，即便一些單位具備信息化意識(shí)，也只是通過掃描把收集到的紙質(zhì)文件材料轉(zhuǎn)化成電子文件的形式進(jìn)行保存。

（三）地鐵工程檔案數(shù)據(jù)存在安全風(fēng)險(xiǎn)。在地鐵工程檔案管理的優(yōu)化過程中，面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在兩方面：一是檔案管理系統(tǒng)存在安全問題；二是網(wǎng)絡(luò)上面臨安全問題。地鐵工程檔案數(shù)據(jù)安全的保障依靠的主要技術(shù)需不斷升級(jí)，僅通過設(shè)置復(fù)雜的密碼、防火墻等手段并不能全面地、長(zhǎng)久地確保數(shù)據(jù)的安全。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的不安全性當(dāng)下已經(jīng)成為制約地鐵工程檔案管理改革的最大障礙之一。

二、信息化環(huán)境下地鐵工程檔案管理的改革措施

（一）堅(jiān)持地鐵工程建設(shè)跟工程檔案管理同步。地鐵工程文件材料沒能及時(shí)收集和歸檔是造成檔案管理落后的主要原因之一，而有效的解決措施之一就是堅(jiān)持地鐵工程建設(shè)跟工程檔案管理的同步。例如，地鐵工程檔案管理人員應(yīng)以地鐵工程施工的進(jìn)度安排以及使用文件材料的實(shí)際情況為依據(jù)，及時(shí)地、有計(jì)劃地跟蹤管理各個(gè)參建單位的文件材料收集、整理工作。檔案管理人員要積極到各個(gè)參建單位、施工現(xiàn)場(chǎng)等了解文件材料的使用、流轉(zhuǎn)等情況，弄清楚文件材料的去向，明確材料的回收時(shí)間，及時(shí)解決文件材料使用、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題。又如，使用完畢的文件材料，檔案人員應(yīng)做好回收工作和管理工作；如果文件材料不能按計(jì)劃收集，就應(yīng)加強(qiáng)催收，盡量避免丟失原始的文件材料，確保文件材料完整歸檔。同時(shí)，地鐵工程各個(gè)階段形成的文件材料較多，收集質(zhì)量的監(jiān)控顯得異常重要，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核查應(yīng)歸檔的文件材料，及時(shí)檢查材料的準(zhǔn)確性、完整性，不符合要求的文件材料應(yīng)立即返工，保障文件材料的收集質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)地鐵工程檔案管理的信息化建設(shè)。地鐵工程檔案管理信息化手段是實(shí)現(xiàn)檔案優(yōu)化管理的重要標(biāo)志。例如，檔案管理人員應(yīng)積極利用計(jì)算機(jī)獨(dú)有的存儲(chǔ)信息量大、運(yùn)算速度快、自動(dòng)化、精確度高、邏輯判斷力強(qiáng)等特征，在收集和整理地鐵工程文件材料的階段就可運(yùn)用計(jì)算機(jī)編制檢索目錄，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集、整理；當(dāng)把文件材料整理成檔案后，再通過計(jì)算機(jī)完成接收、查找、借閱、歸還檔案的工作，對(duì)于滿足銷毀條件的檔案應(yīng)自動(dòng)進(jìn)行判斷，并給出提示；在地鐵工程檔案管理方面，可直接管理檔案庫房，為檔案編研工作提供統(tǒng)計(jì)服務(wù)等。此外，地鐵工程檔案管理還可通過推行各種媒體形式檔案的措施提高檔案管理水平，如磁介質(zhì)檔案、縮微檔案、電子文件檔案等，以提高地鐵工程檔案管理水平。

（三）全面構(gòu)建地鐵工程檔案管理的安全保障體系。地鐵工程檔案管理的信息保障應(yīng)全面覆蓋安全防護(hù)體系，通過采取各種保護(hù)技術(shù)和先進(jìn)的管理手段，確保地鐵工程檔案管理系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全和應(yīng)用安全，以實(shí)現(xiàn)對(duì)地鐵工程檔案的安全管理。首先，檔案管理人員應(yīng)注重地鐵工程檔案內(nèi)容、載體安全，尤其要針對(duì)涉密檔案的操作人員的資格進(jìn)行嚴(yán)格的審查，并根據(jù)人員的職級(jí)賦予其相應(yīng)的操作權(quán)限。其次，要加強(qiáng)防護(hù)計(jì)算機(jī)、相關(guān)設(shè)施設(shè)備、運(yùn)行環(huán)境等的安全，如采用內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、電磁屏蔽等手段，確保能正常使用地鐵工程檔案信息系統(tǒng)。最后，要時(shí)常對(duì)檔案人員開展保密教育，如要求檔案人員定期學(xué)習(xí)檔案保密條例，并進(jìn)行學(xué)習(xí)成果考核，根據(jù)地鐵工程檔案管理的保密要求，嚴(yán)格制定并執(zhí)行地鐵工程檔案的保密管理制度，以不斷強(qiáng)化檔案管理人員的安全保密意識(shí)。

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