張薇薇

(燕山大學(xué)電氣工程學(xué)院,河北秦皇島 066004)

高等院校二級學(xué)院研究生學(xué)位信息管理系統(tǒng)模型研究

張薇薇

(燕山大學(xué)電氣工程學(xué)院,河北秦皇島 066004)

為了解決二級學(xué)院研究生管理部門管理內(nèi)容幅度大、工作強度高、易出錯的問題,結(jié)合工作經(jīng)驗及面臨的實際問題,提出了一種高等院校二級學(xué)院研究生學(xué)位信息管理系統(tǒng)模型。在對研究生學(xué)位授予的業(yè)務(wù)流程進行深入剖析的基礎(chǔ)上,理清了各項工作及信息之間的內(nèi)在聯(lián)系,分析了二級學(xué)院研究生學(xué)位信息管理系統(tǒng)的用戶角色及權(quán)限、系統(tǒng)使用流程及各模塊主要功能,為開發(fā)出一套符合實際、面向網(wǎng)絡(luò)、具有廣泛適應(yīng)性的二級學(xué)院學(xué)位信息管理系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。

學(xué)位授予 二級學(xué)院 研究生 系統(tǒng)模型

1 引言

學(xué)位授予是研究生符合在校培養(yǎng)的各個環(huán)節(jié)要求的最終結(jié)果；因此，負責學(xué)位授予的管理部門需要收集并審核研究生在培養(yǎng)過程中的各類信息，把握著研究生培養(yǎng)質(zhì)量的出口關(guān)。

隨著社會對高學(xué)歷人才需求量的增加，近年來我國研究生的招生規(guī)模及增長速度有了很大提高；而研究生管理人員的崗位數(shù)卻基本沒有增加。以我校機、材、電、信4個學(xué)院為例，各個學(xué)院在校博士、碩士研究生基本上在1500名左右，而各學(xué)院的研究生管理機構(gòu)基本上設(shè)職員1-2名，且要擔負起研究生日常教學(xué)管理及學(xué)院相關(guān)的科研管理工作。

目前，絕大多數(shù)學(xué)位信息管理系統(tǒng)都比較適合一級管理模式(校級)[1-2]；然而，實際中，一級學(xué)位管理部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)各有分工，各有明確的工作重點，例如教學(xué)、導(dǎo)師管理、學(xué)科建設(shè)、學(xué)位授予、課程及成績管理等；研究生培養(yǎng)過程中，諸多的具體事務(wù)全部下放至二級學(xué)院，再加之研究生學(xué)位管理工作的自身特點，導(dǎo)致二級學(xué)院研究生管理部門管理內(nèi)容幅度大和工作強度高[3]，進而造成對信息的反饋和處理困難，對部分培養(yǎng)環(huán)節(jié)難以進行有效落實；原有的手工操作管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)擴招形勢下研究生學(xué)位管理工作的要求[4]。

由此可見，學(xué)位管理部門，尤其是二級學(xué)院，應(yīng)充分利用成熟的信息技術(shù)，搭建符合研究生二級管理的網(wǎng)絡(luò)平臺，將研究生管理人員從繁重的、重復(fù)性的手工勞動中解放出來，提高學(xué)位管理工作的效率及準確性，使得管理人員能夠把更多的精力投入到研究生培養(yǎng)質(zhì)量監(jiān)控工作中去，已成為必然的發(fā)展趨勢[5]。

本文以燕山大學(xué)電氣工程學(xué)院研究生學(xué)位授予的實際工作為例，分析了二級學(xué)院研究生學(xué)位信息管理系統(tǒng)的用戶角色及權(quán)限、系統(tǒng)使用流程及各模塊主要功能。

2 系統(tǒng)角色及權(quán)限分析

2.1 系統(tǒng)角色

從我校研究生學(xué)位信息二級管理的實際情況來看，學(xué)位信息管理系統(tǒng)的用戶具有多種角色，且具有不同的操作權(quán)限。該系統(tǒng)模型的主要角色有系統(tǒng)管理員、研究生、導(dǎo)師/論文評審專家、格式審查專家、學(xué)科負責人、主管院長、答辯秘書、答辯委員會主席。

2.2 角色權(quán)限分析

(1)研究生角色權(quán)限。該角色是系統(tǒng)的重要用戶，具有較多的操作權(quán)限，如填寫和保存人員、學(xué)位基本信息、上傳電子版學(xué)位論文、在線填寫答辯相關(guān)表格、查詢格式審查專家、查詢本人格式審查結(jié)果、根據(jù)審查結(jié)果修改論文格式、查看本人的匿名評審返回意見、在線填寫“答辯材料”、下載“答辯材料”、查詢本人的答辯記錄等。

(2)導(dǎo)師審批/論文評審專家。該角色可對研究生提出的答辯申請進行審批、查新本人指導(dǎo)研究生查重結(jié)果，評審其他導(dǎo)師的研究生論文。

(3)系統(tǒng)管理員角色。該角色是這個系統(tǒng)的管理者，除負責系統(tǒng)用戶的維護工作外，還具有研究生答辯環(huán)節(jié)的多項管理功能，例如審核申請答辯人員信息內(nèi)容，導(dǎo)出申請答辯人員信息匯總表；審核答辯人員導(dǎo)師審批，導(dǎo)出導(dǎo)師審批通過人員名單匯總表，隨機分配格式審查教師；分類上傳下載的學(xué)位論文，知網(wǎng)檢測結(jié)果上傳；創(chuàng)建答辯組，分配答辯學(xué)生；隨機或是人工分配學(xué)位論文，查看并導(dǎo)出匿名評審結(jié)果；導(dǎo)出學(xué)位信息統(tǒng)計，管理維護格式審查人員庫、校內(nèi)論文審查評委庫。

(4)格式審查教師的主要權(quán)限是：查看本人需要審查格式的電子版論文、提交審查意見。

此外，答辯秘書的主要權(quán)限是在線撰寫并提交答辯記錄、評語等；學(xué)科負責人權(quán)限是對學(xué)生的“答辯材料”學(xué)科負責人簽名處使用電子簽名；主管院長角色權(quán)限是：對學(xué)生的“答辯材料”主管院長簽名處使用電子簽名；答辯委員會主席角色權(quán)限是在簽名處使用電子簽名。

3 系統(tǒng)模型使用流程分析

研究生首先登錄系統(tǒng)填寫答辯申請及相關(guān)個人信息；導(dǎo)師進行申請表審批；管理員進行研究生答辯資格審查；審批通過后由學(xué)科負責人、主管院長填寫電子簽名。對學(xué)生上傳的學(xué)位論文進行查重；如果論文符合學(xué)校規(guī)定的答辯標準，系統(tǒng)將把論文隨機分配給各位格式審查專家。格式審查通過后，研究生參加預(yù)答辯并按答辯委員會提出的修改意見修改后，再提交論文進行盲審。盲審?fù)ㄟ^后，安排答辯相關(guān)工作，最終完善學(xué)位授予的相關(guān)信息。

研究生學(xué)位信息管理使用時的總體流程如圖1所示。由圖1可知，研究學(xué)位授予的前期管理將均被該系統(tǒng)覆蓋，從而使得繁雜的管理流程得以大大簡化。

4 系統(tǒng)功能模塊分析

結(jié)合系統(tǒng)用戶的角色權(quán)限及使用流程，依據(jù)“高內(nèi)聚、低耦合”的模塊設(shè)計原則，該系統(tǒng)應(yīng)劃分的主要模塊及其功能描述如下。

4.1 系統(tǒng)用戶管理模塊

該模塊實現(xiàn)對系統(tǒng)用戶的增、刪、改、查等功能，并可以指定用戶的角色權(quán)限。系統(tǒng)用戶的登錄名統(tǒng)一以學(xué)生學(xué)號及教工工號為標

準。用戶登錄系統(tǒng)時，系統(tǒng)首先根據(jù)登錄名驗證其對應(yīng)的角色權(quán)限，并進入相應(yīng)的操作界面。

圖1 學(xué)位信息管理使用流程

圖2 答辯申請流程圖

此外，學(xué)生用戶時，還應(yīng)從其學(xué)號中提取相應(yīng)的年級、專業(yè)、碩博類別等信息，以判斷其是否符合畢業(yè)年限的要求。

4.2 學(xué)位信息管理模塊

該模塊主要實現(xiàn)對預(yù)答辯研究生學(xué)位信息的分散采集和集中管理，包括基本信息錄入、答辯材料的逐頁填寫、誤填漏填提醒、評閱書及答辯材料的打印等；最后形成授予學(xué)位人員數(shù)據(jù)表，便于學(xué)院上報學(xué)位人員授予數(shù)據(jù)庫。

4.3 答辯申請管理模塊

該模塊主要實現(xiàn)各類研究生在線提交答辯申請及學(xué)位論文的功能。

研究生登錄系統(tǒng)填寫基本信息后，上傳學(xué)位論文，在線填寫申請答辯人員信息匯總表、申請答辯導(dǎo)師審批表。學(xué)位論文上傳成功后，需經(jīng)過導(dǎo)師審批、管理員審批、學(xué)科負責人審批、主管院長審批后，系統(tǒng)將通過知網(wǎng)的查重系統(tǒng)，對學(xué)位論文進行查重，并根據(jù)查重率來給出相應(yīng)的查重結(jié)果。

論文查重結(jié)果的評判算法為：在扣除與本人文獻的重復(fù)率后，查重率20%以下，可以進行答辯；在20%-30%之間，申請者需要撰寫相關(guān)說明，并請導(dǎo)師、系主任、學(xué)術(shù)委員會主席簽字；在30%以上，則不允許參加本次答辯。答辯申請管理流程如圖2所示。

4.4 格式審查管理模塊

該模塊主要實現(xiàn)格式審查過程的管理，包括格式審查專家的選取及授權(quán)、格式審查論文的分配、格式審查意見的填報與匯總等。

系統(tǒng)首先將參加格式審查的論文分配審查專家，并向?qū)＜野l(fā)送電子郵件進行提醒。格式審查專家登錄系統(tǒng)，查看本人需要完成審查格式的學(xué)位論文，進行在線格式審查，并提交格式審查意見。學(xué)生登錄系統(tǒng)后，可直接查閱自己的格式審查意見，并根據(jù)意見進行論文修改。

4.5 論文評閱管理模塊

該模塊主要實現(xiàn)學(xué)位論文的網(wǎng)上匿名評審業(yè)務(wù)，包括內(nèi)審評閱人的選取，外審評閱單位的選取、學(xué)位論文的送審、評審過程中的信息管理和評審結(jié)果的回收及匯總等。

4.6 答辯委員會創(chuàng)建模塊

答辯委員會創(chuàng)建功能是系統(tǒng)管理員的一個重要功能?？梢罁?jù)要答辯的學(xué)生情況，由系統(tǒng)管理員創(chuàng)建一個或多個答辯委員會，并可指定答辯委員會主席、委員及秘書，以及在該答辯組進行答辯的研究生。答辯組成員及研究生可通過登錄該系統(tǒng)，查閱與自己相關(guān)的答辯信息。

5 結(jié)語

結(jié)合筆者多年從事研究生管理工作的經(jīng)驗及實際工作中面臨的問題，提出了構(gòu)建一套網(wǎng)絡(luò)平臺來對與研究生學(xué)位授予相關(guān)的全程工作；經(jīng)過系統(tǒng)梳理，構(gòu)建了高校二級學(xué)院研究生學(xué)位信息管理系統(tǒng)模型，并對該系統(tǒng)的整體使用流程、各主要模塊的功能及流程進行了分析，為開發(fā)出一套符合實際、面向網(wǎng)絡(luò)、具有廣泛適應(yīng)性的二級學(xué)院學(xué)位信息管理系統(tǒng)奠定了堅實基礎(chǔ)，對于同類系統(tǒng)的開發(fā)具有有益的參考價值。

同類系統(tǒng)的開發(fā)及應(yīng)用，將使研究生管理人員將更多精力投入到研究生培養(yǎng)質(zhì)量的監(jiān)控、政策研究制定之中去，進而有利于提高研究生的培養(yǎng)質(zhì)量，使研究生培養(yǎng)機構(gòu)能夠為社會的經(jīng)濟發(fā)展輸送更加優(yōu)質(zhì)的各類專業(yè)技術(shù)人才。

[1]葉善文.研究生管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實施,科技資訊,2008,(16): 245-247.

[2]高志同,沈苗,來天平等.多部門協(xié)同合作下在職研究生管理平臺的設(shè)計與實現(xiàn)[C].中國高等教育學(xué)會教育信息化分會第十二次學(xué)術(shù)年會論文集,2014,11:1-9.

[3]趙瑤丹.地方院校兩級研究生管理模式探索[J].黑龍江教育(高教研究與評估),2007(1、2):58-60.

[4]馮果,田維毅,柏靜.高等院校二級學(xué)院研究生培養(yǎng)及管理工作初探[J].貴陽中醫(yī)學(xué)院學(xué)報,2014,26(6):41-43.

[5]王洪江,聞世宇,武瑞.對研究生校院二級管理模式的幾點思考和建議.黑龍江教育學(xué)院學(xué)報,2014,33(10):16-17,175.

秦皇島市科學(xué)技術(shù)研究與發(fā)展計劃項目(編號:2012025A078)；項目名稱:高等院校二級學(xué)院研究生學(xué)位信息管理系統(tǒng)模型研究。

張薇薇(1982—),女,漢族,黑龍江齊齊哈爾人,碩士,助理研究員,研究方向:教學(xué)管理。