高璨

林西縣人力資源和社會(huì)保障局人事信息中心 內(nèi)蒙古林西 025250

高校大學(xué)生檔案管理及轉(zhuǎn)遞工作探析

高璨

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大學(xué)生在升學(xué)和畢業(yè)之際都會(huì)涉及到檔案的管理與傳遞問(wèn)題，檔案是記錄每個(gè)人在學(xué)校和工作期間各項(xiàng)表現(xiàn)的重要依據(jù)，在今后的人身道路上會(huì)有重要的用途。然而，檔案在管理和傳遞中卻又較大的問(wèn)題，有關(guān)教育機(jī)構(gòu)并沒(méi)有形成統(tǒng)一的規(guī)范。本文通過(guò)介紹檔案管理的重要意義及現(xiàn)狀，列舉了規(guī)范管理和傳遞的幾點(diǎn)措施。

大學(xué)生檔案；管理和傳遞；現(xiàn)狀；解決措施

一、高校學(xué)生檔案管理的歷史和現(xiàn)狀

在過(guò)去的年代，包括計(jì)劃經(jīng)濟(jì)和大學(xué)生擴(kuò)招之前，由于在校大學(xué)生人數(shù)很少，畢業(yè)的應(yīng)屆大學(xué)生人數(shù)就更少了，大學(xué)生檔案管理問(wèn)題在高校中很好規(guī)范，只需有人兼職管理即可。隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型，國(guó)家大規(guī)模地?cái)U(kuò)招大學(xué)生，高校在校大學(xué)生的數(shù)量猛增，隨之帶來(lái)了一系列的問(wèn)題。國(guó)家鼓勵(lì)高校畢業(yè)生到中西部不發(fā)達(dá)地區(qū)、中小企業(yè)、私有民營(yíng)企業(yè)等大學(xué)生缺少的地方去，建議他們不要都集中在大中城市、沿海發(fā)達(dá)地區(qū)、大型知名企業(yè)，缺少大學(xué)生的不發(fā)達(dá)地區(qū)和中小企業(yè)更有他們的用武之地。大學(xué)畢業(yè)生流向的變化，使學(xué)生的檔案流向發(fā)生了很大的變化，由于學(xué)校的檔案管理人員不能充分掌握用人單位是否具有機(jī)要文件接收權(quán)，很多小企業(yè)用人單位對(duì)機(jī)要文件不了解，造成機(jī)要文件轉(zhuǎn)遞中出現(xiàn)差錯(cuò)和延誤，導(dǎo)致檔案不能正常轉(zhuǎn)遞或無(wú)法正常到位。

按照國(guó)家文件精神，大學(xué)生畢業(yè)后未落實(shí)單位的，可按學(xué)生本人意愿，檔案可在學(xué)?；蛏吹厝耸虏块T免費(fèi)存放兩年，大多數(shù)學(xué)生的檔案都申請(qǐng)暫存在學(xué)校，這部分學(xué)生檔案數(shù)量相當(dāng)大，其管理也需要引起足夠的重視。

檔案管理人員肩負(fù)著重要的職責(zé)，首先是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。其次是做好檔案的轉(zhuǎn)遞工作。高校大學(xué)生畢業(yè)時(shí)檔案的轉(zhuǎn)遞大批量集中在學(xué)生畢業(yè)離校后的兩周內(nèi)，通過(guò)緊張的整理大學(xué)期間的檔案，合并歸納為一份完整的大學(xué)畢業(yè)生檔案。依據(jù)畢業(yè)生簽訂的就業(yè)協(xié)議書上提供的檔案轉(zhuǎn)遞地址，檔案管理人員組織各學(xué)院正確規(guī)范的填寫好檔案轉(zhuǎn)遞地址和機(jī)要轉(zhuǎn)遞單，及早將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)到用人單位或派遣地，為畢業(yè)生提供良好的服務(wù)。

二、高校畢業(yè)生檔案工作存在的問(wèn)題

在多年的檔案管理工作中，隨著工作的開(kāi)展，常遇到一些檔案管理問(wèn)題，這些問(wèn)題影響到了檔案的規(guī)范化管理和科學(xué)化管理，如果處理不好，可能會(huì)給畢業(yè)生帶來(lái)影響，使學(xué)校的名譽(yù)受損。

1、在大學(xué)生由高中升入大學(xué)之際檔案的轉(zhuǎn)移過(guò)程不規(guī)范。檔案是每個(gè)人在社會(huì)從事學(xué)業(yè)和工作的一種記錄，具有相關(guān)單位的印章，在今后的工作和生活中具有較大的作用，然而，在很多學(xué)生高中畢業(yè)之際還不是十分了解檔案的重要性，對(duì)于其管理的重要性也是缺乏認(rèn)識(shí)。在高中到大學(xué)的檔案轉(zhuǎn)移過(guò)程中，每個(gè)學(xué)校的轉(zhuǎn)移過(guò)程不免讓人擔(dān)憂，很少一部分通過(guò)正規(guī)的機(jī)關(guān)進(jìn)行交接，較多的是通過(guò)快遞或者讓學(xué)生各自帶走的形式，這樣混亂的轉(zhuǎn)移就造成了部分檔案丟失的現(xiàn)象，然而每個(gè)人的檔案都是逐年進(jìn)行評(píng)價(jià)與管理，不僅沒(méi)有副本，就是進(jìn)行追補(bǔ)也是相當(dāng)?shù)穆闊?。在未?lái)的工作中，若是相關(guān)單位進(jìn)行檔案的交付就會(huì)造成較大的困擾。

2、高校大學(xué)生檔案管理在校期間管理地不統(tǒng)一。教育局對(duì)于每個(gè)院校對(duì)于大學(xué)生檔案管理問(wèn)題并沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范，致使各高校按照自己的需求進(jìn)行自我的管理。在學(xué)生工作處、教務(wù)處和就業(yè)指導(dǎo)中心都是個(gè)院校的檔案管理地，在沒(méi)有具體章程的管理中，查找學(xué)生檔案就會(huì)造成多地找尋的困擾，不僅耽誤了工作效率，在計(jì)算機(jī)的檔案錄入管理中也會(huì)造成較多的繁復(fù)工作。就是在今后進(jìn)行檔案再轉(zhuǎn)遞時(shí)也會(huì)出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。

3、高校、機(jī)密文件管理機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位在檔案的管理中沒(méi)有進(jìn)行良好的溝通工作。之所以在檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中出現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象，主要還是檔案在正常渠道轉(zhuǎn)遞中效率不高。往往通過(guò)正規(guī)渠道的轉(zhuǎn)遞其轉(zhuǎn)移程序也就加多，由于工作時(shí)間的限制也會(huì)導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)遞的不及時(shí)，在高校與機(jī)密文件管理處，高校與就業(yè)的企事業(yè)單位間由于沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)和細(xì)致的溝通，就會(huì)造成學(xué)生就業(yè)的困擾，安全的檔案管理流程并沒(méi)有在實(shí)際的就業(yè)中給學(xué)生帶來(lái)方便，反而造成了不必要的困境，致使較多學(xué)生和院校放棄了正規(guī)轉(zhuǎn)遞的渠道。

三、如何規(guī)范和完善檔案管理

目前高校學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)諸多問(wèn)題的原因是制度不規(guī)范、對(duì)學(xué)生檔案的重視程度不夠、管理人員專業(yè)化程度不夠、人員缺少等。高校擴(kuò)招后畢業(yè)生人數(shù)的增加，使得檔案轉(zhuǎn)遞問(wèn)題由于量的增加而成為大問(wèn)題。做好學(xué)生檔案的管理和轉(zhuǎn)遞工作，需要制度的規(guī)范化、科學(xué)化和人員的專業(yè)化、專門化。

1、高校應(yīng)該建立健全學(xué)生檔案管理制度。高校大學(xué)生檔案管理制度應(yīng)該明確規(guī)定：從大學(xué)生入學(xué)開(kāi)始，新生檔案的接收、日常檔案的管理、大學(xué)檔案的整理和畢業(yè)時(shí)檔案轉(zhuǎn)遞的詳細(xì)內(nèi)容和原則，明確需要?dú)w檔的內(nèi)容，檔案整理轉(zhuǎn)遞的步驟等等。

2、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)檔案管理的人員，是制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備檔案管理知識(shí)，熟悉所管理的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做好學(xué)生的工作，能獨(dú)立處理工作中遇到的一般問(wèn)題。

3、科學(xué)合理地管理學(xué)生檔案。對(duì)大學(xué)生檔案管理實(shí)施計(jì)算機(jī)管理，對(duì)大學(xué)生檔案要分年級(jí)、分專業(yè)存放，對(duì)每一個(gè)檔案出入檔案庫(kù)要有詳細(xì)的記錄，用計(jì)算機(jī)建立檔案庫(kù)，全面詳細(xì)錄入，以方便查詢。對(duì)于計(jì)算機(jī)管理檔案，許多學(xué)校自己編制了適合自身情況、方便使用的大學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，這是非常好的一件事情，應(yīng)該積極加以推廣。有的高校正在實(shí)施將畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞情況在網(wǎng)上發(fā)布，建議查詢庫(kù)，畢業(yè)生可以在網(wǎng)上查詢自己的檔案何時(shí)轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)往何地、何時(shí)收到、何人或何單位接收等等，這樣就減少了郵寄檔案后的查詢工作量，而且特別方便了學(xué)生，隨時(shí)可以上方查詢。這樣的工作可以繼續(xù)推廣到其他的學(xué)生，如在校生或申請(qǐng)將檔案留校暫存的畢業(yè)生，對(duì)檔案工作將是一個(gè)很大的促進(jìn)。計(jì)算機(jī)管理檔案固然重要，對(duì)于檔案交接的書面材料，更一定要妥善保存，這是檔案查詢的重要原始憑據(jù)，絕不可遺失。

結(jié)語(yǔ)

高等學(xué)校是培養(yǎng)社會(huì)人才的地方，高校在對(duì)在校大學(xué)生實(shí)施教育職能和管理職能的同時(shí)，也在實(shí)施它的服務(wù)職能。學(xué)生檔案的管理和轉(zhuǎn)遞工作就是服務(wù)學(xué)生、服務(wù)企業(yè)、服務(wù)社會(huì)的一個(gè)項(xiàng)目，這是社會(huì)發(fā)展的要求，也是高校服務(wù)社會(huì)的體現(xiàn)。

[1]王國(guó)宗.淺論高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作存在的問(wèn)題[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2015(08).

[2]鄧琦.高校大學(xué)生誠(chéng)信檔案工作探析[J].黑龍江檔案，2011(08).