段新宇

赤峰學院人事處 024000

高校人事檔案服務(wù)功能的影響因素及強化對策

段新宇

赤峰學院人事處 024000

隨著經(jīng)濟發(fā)展速度的加快，國家對教育程度的重視越來越高，要想保證教育工作的有效進行，首先要強化人事檔案的管理水平，通過人事檔案服務(wù)功能的提高，近而保證教學工作的有序進行，筆者通過對高校人事檔案服務(wù)功能的介紹，提出強化檔案服務(wù)功能的幾點對策，僅供參考。

檔案管理；服務(wù)意識；強化對策；學校

人事檔案管理工作是高校開展其他工作的基本保障，對于開展教學工作提高教育水平有著重要的作用，因此在實際的工作中，必須加強對人事檔案服務(wù)功能的管理，促進其工作規(guī)范、科學、有效的進行，通過對人事檔案的管理維護師生的共同利益，由于學生換屆的流動性較大，所以人事檔案的管理工作量也是十分巨大的，如何提高人事檔案管理的服務(wù)功能，就成了高校在發(fā)展過程中研究的重要問題。

一、學校人事檔案管理中存在的問題

（一）學校管理層對人事檔案管理認識不夠

高校在發(fā)展的過程中大部分的管理者都把精力放在教學活動上，完全忽視了人事檔案服務(wù)功能的作用，以至于在工作中存在很多的弊端，在遇到問題時才發(fā)現(xiàn)人事檔案服務(wù)功能的缺失，導致這種現(xiàn)象很大一部分原因是學校的管理者不夠重視，只認為學校是教書育人的地方，一味地看重教學活動的重要性，沒有把人事檔案管理工作放在日常的管理當中，事實上這一做法完全忽視了教師和學生的基本利益，在出現(xiàn)問題時他們的合法權(quán)益根本得不到保證，另一方面是領(lǐng)導層不夠重視，導致在資金的投放比例上分配嚴重不均，在設(shè)備上難以保證正常的工作需求，由于其自身的特點工作量大，就使得人事檔案管理工作的正常開展，長此以往，檔案管理的服務(wù)功能逐漸被弱化，近而就形成了檔案管理的混亂局面。

（二）學校人事檔案管理者服務(wù)意識差管理水平落后

由于學校對人事檔案管理工作不重視，所以在教師投放的力度上也比較薄弱，經(jīng)常把一些二線的教師放在檔案管理工作上，平時也很少組織教師培訓學習，對于一些檔案管理的先進方法根本不掌握，再加上其自身的專業(yè)不對口，對檔案管理的服務(wù)意識較差，二線的教師本身年齡較大，對一些新知識、新技術(shù)的接受能力較差，所以難以掌握一些先進的工作方法，受傳統(tǒng)教學觀念的影響，他們認為只有教學活動是最重要的，這種思想意識更加導致了服務(wù)功能的弱化，難以適應(yīng)學校其他管理工作的開展。

（三）學校人事檔案管理的檔案收集、歸檔意識差

學校在發(fā)展建設(shè)的過程中，通常都會把大量的經(jīng)費投入到教學活動中，用在原有設(shè)備的維護，和新興設(shè)備的購買，恰恰忽視了對人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，由于學校的重視度較低，檔案管理在制度上就缺乏有力的支持，在工作的過程中也沒有依據(jù)可循，這樣就導致檔案管理人員工作散漫，對檔案的收集、歸檔工作不及時，為了減輕自己的工作量，很多時候都把重要的信息檔案放在個人手里，這樣就嚴重影響了學校其他工作的有效開展，因為個人在保存檔案時通常會出現(xiàn)破損、丟失的現(xiàn)象，在發(fā)生問題時就會嚴重影響辦事的效率，而很多學校的內(nèi)部員工寧愿把檔案放在自己手里，也不愿意交由學校管理，可見學校在管理工作上的不足。

二、強化學校人事檔案管理服務(wù)意識的對策

（一）加強學校人事檔案管理的服務(wù)意識

加強人事檔案管理工作的服務(wù)功能，首先要在思想上提高對人事檔案管理工作的認識，長期以來檔案管理工作一直都處于被忽視的地位，所以學校必須要在師生面前強調(diào)該工作的重要性，讓其對這項工作形成新的認識，觀念上的轉(zhuǎn)變才是加強管理的首要前提，特別是對檔案管理工作人員，要使其拾起他們工作的信心，讓其認識到管理工作的重要作用，加強各個部門之間的協(xié)調(diào)配合，讓其他部門協(xié)助好檔案部門做好檔案管理工作。

通過加強教師和學生對這項工作的認同，來提高人事檔案管理工作在整個學校發(fā)展中的地位，改變傳統(tǒng)思想的影響，樹立檔案管理工作的主體地位，告知各個部門檔案管理工作的實質(zhì)性質(zhì)，其是為教職工及學生儲存重要信息的部門，近而加強各部門之間團結(jié)協(xié)作的能力，通過邀請教授的講座來增加說服力度，讓大家主動的把檔案交由檔案管理部門管理。

（二）強化學校人事檔案管理中主動服務(wù)意識

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式中服務(wù)對象都是處于被動的狀態(tài)，有人需要辦理檔案工作人員就會滿足其需要進行辦理業(yè)務(wù)，要想提高檔案管理部門在學校發(fā)展中的作用，首先要改變這種傳統(tǒng)的工作理念，讓工作人員形成主動地服務(wù)方式，提高人事檔案工作人員主動服務(wù)的意識，因為檔案管理工作本身就是一項服務(wù)型的工作性質(zhì)，以往的工作態(tài)度導致很多人都不愿意把檔案交由他們管理，因為在查找的時候工作人員的態(tài)度很不積極，因此，要想改變這種現(xiàn)狀，必須樹立工作人員主動服務(wù)的意識，為職工查找檔案創(chuàng)造更加便利的條件，這樣才能改變檔案管理工作在人們心目中的印象，才能促進檔案工作進一步的發(fā)展。

（三）強化學校人事檔案管理中的信息化服務(wù)水平

在數(shù)字化信息化的發(fā)展和廣泛應(yīng)用的社會背景下，人事檔案管理工作既面臨機遇也迎來了挑戰(zhàn)，檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為時代發(fā)展的需要和大勢所趨。在學校的人事檔案管理中建立檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)也需要各個部門的通力配合，才能建設(shè)成高效的人事檔案管理數(shù)字化的系統(tǒng)。檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)包括檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)以及檔案日常管理系統(tǒng)，各個系統(tǒng)應(yīng)當相互協(xié)調(diào)，相互適應(yīng)。數(shù)字化采集系統(tǒng)不準確、不及時勢必影響檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)對信息的準確、快速獲?。徊荒芗皶r分類管理采集系統(tǒng)收集的檔案也造成檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)的使用效率。

（四）強化學校人事檔案管理中的服務(wù)接待水平

要做好學校人事檔案管理工作，檔案管理人員首先應(yīng)當具備愛崗敬業(yè)、為師生服務(wù)的態(tài)度和決心。檔案接待工作是學校檔案管理的主要任務(wù)和檔案管理的根本目的。因此，要做好檔案接待工作首先應(yīng)當具備一顆熱愛這個工作崗位的心。其次，在日常工作崗位中要用良好的儀表儀容和文明禮貌的用語服務(wù)教職工和學生，要耐心細致地解答師生的提問。學校的檔案管理部門作為為學校師生服務(wù)的部門，應(yīng)當高度重視檔案管理中的服務(wù)接待工作，應(yīng)當充分發(fā)揮檔案接待工作的服務(wù)性質(zhì)，為師生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和禮貌的用語，以及專業(yè)的檔案管理服務(wù)，使師生能夠在接觸檔案管理時感受到溫暖和便捷。

三、結(jié)語

隨著社會的不斷發(fā)展進步，對人事檔案管理水平的要求正在逐漸提高，對高校的要求也是如此，由于升學量呈逐年升高的趨勢，所以檔案管理工作顯得尤為重要，受傳統(tǒng)管理觀念的影響，原有的工作方法已經(jīng)不適合學校的發(fā)展建設(shè)，因此必須要轉(zhuǎn)變管理觀念，強化檔案管理的服務(wù)功能，使其更好地為學校的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

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[3]沈愛琴，高校人事檔案改革的思考[J].檔案與建設(shè)，2005(10)