馬 麗 程俊睿 武有福

（云南大學(xué)檔案館 云南 昆明 650091）

數(shù)字化背景下高校聲像檔案的管理與利用探析

馬 麗 程俊睿 武有福

（云南大學(xué)檔案館 云南 昆明 650091）

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和教育領(lǐng)域的快速發(fā)展，高校在各種活動中產(chǎn)生了大量的聲像檔案。但是，傳統(tǒng)的管理方式呈現(xiàn)出諸多弊端，已不能滿足聲像檔案的管理和利用。借助信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)以及“媒資”技術(shù)，給聲像檔案管理和利用帶來了新的發(fā)展機遇。

高校；聲像檔案；數(shù)字化管理；數(shù)字化利用

自1839年攝影術(shù)誕生以來，人類歷史揭開了新的篇章，即可以用圖像和聲音記錄歷史，并由此產(chǎn)生了聲像檔案。作為檔案家庭中的一員，聲像檔案（audio-visualarchives）是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片（包括底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負(fù)片）、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲音和錄像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案主要以磁性材料或感光材料為載體，以聲音和錄像為主要反映方式，記錄在時事政治、科學(xué)技術(shù)、文學(xué)藝術(shù)等各項活動中直接形成的，具有保存價值的包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等特殊載體的歷史記錄。它是檔案的重要組成部分，以其栩栩如生的影像和境過留聲的音色真實地再現(xiàn)人們在重大活動中的音容笑貌，具有文字檔案不可替代的獨特的展現(xiàn)歷史的魅力。

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在實際工作中形成了大量的聲像檔案。我們應(yīng)更好地保護(hù)和利用好這些生動地、形象地特殊載體，再現(xiàn)高校教學(xué)、科研、管理等工作情況，真實地反映高校發(fā)展變化，使其和文字檔案一樣，具有工作查考、歷史憑證和宣傳教育等作用。

一、當(dāng)前聲像檔案管理面臨的問題

在學(xué)校90周年校慶到來之際，為了配合學(xué)校的校史展覽工作，我們查閱了大量館藏的聲像檔案，發(fā)現(xiàn)管理和利用存在很多問題。雖說近年來大量購置了數(shù)碼設(shè)備和用于進(jìn)行后期制作、編輯的工作站，但是只限于聲像檔案的拍攝、錄制、制作上，傳統(tǒng)管理方式的繁瑣和利用的局限性仍制約著聲像檔案的發(fā)展?？偟膩碚f當(dāng)前聲像檔案管理面臨的問題有以下幾個方面：

1、館藏聲像檔案沒有進(jìn)行數(shù)字化，聲像檔案信息資源沒有被充分完全挖掘出來；聲像檔案管理工作主要靠手工方式操作，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了利用者的多方位需求；存儲形式單一，無法滿足數(shù)碼時代大量而紛繁復(fù)雜的拍攝需要。

2、隨著現(xiàn)代資訊的不斷膨脹和視頻媒體應(yīng)用的不斷普及，各高校記錄的聲像檔案越來越多，但是以往磁帶記錄的文件經(jīng)過2-3年的保存后由于物理原因發(fā)生脫磁、掉粉等現(xiàn)象直接導(dǎo)致大多媒體文件的流失。

3、當(dāng)負(fù)責(zé)采集和管理聲像檔案的人員出現(xiàn)職務(wù)變化，離退休等情況時，接手的人員由于磁帶的不直觀，難以檢索等原因會導(dǎo)致文件大量閑置，出現(xiàn)資料的存檔形同虛設(shè)的結(jié)果。

4、在后期的編輯過程中經(jīng)常需要用到之前拍攝的文件，但是由于檢索不方便，工作人員為了檢索某一段文件需要花費大量的時間在查找、采集等工作上。甚至由于檢索困難而不得不放棄很多珍貴鏡頭的使用。

5、即使是存儲在計算機中的視頻文件也只能通過文件夾，文件名進(jìn)行檢索，但是真正使用的時候其實查找的是某些片斷而非整個文件，而這些資料中是否有編輯人員需要的畫面無法直觀的表現(xiàn)在文件名上，導(dǎo)致查找的時候只能一個視頻一個視頻的看，同樣要耗費大量的時間卻很難找到需要的素材。

6、服務(wù)器中的文件如果采用共享模式開放到局域網(wǎng)中，所有網(wǎng)絡(luò)中的用戶都能直接看到所有的文件，無法保證特殊文件的保密性。如果每次都要單獨傳送，又會占用編輯人員的大量時間及協(xié)調(diào)周期。

二、以數(shù)字技術(shù)為切入點，打開高校聲像檔案管理和利用的新局面

現(xiàn)在國外科技界公認(rèn)的一個觀點是，現(xiàn)代信息技術(shù)主要有四個方面：一是計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；二是通訊技術(shù)；三是聲像技術(shù)；四是縮微、復(fù)制、印刷和高密度信息存儲技術(shù)。由此可見，聲像檔案通過計算機和相應(yīng)的軟件系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化后，在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)資源共享和利用服務(wù)，是整個檔案工作現(xiàn)代化的重要標(biāo)志之一。

對于聲像檔案而言，數(shù)字技術(shù)總體上帶來了兩方面的影響，一方面是大量新型載體的出現(xiàn)，部分或全部的取代了傳統(tǒng)膠片、磁帶等載體，成為聲像檔案信息新的承載體；另一方面，聲像檔案工作人員積極通過各種途徑使聲像檔案和文書檔案一樣成為網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流的一部分，無論在收集、整理、鑒定或保管利用等方面都由計算機結(jié)合其它技術(shù)完成。比如：

（一）館藏聲像檔案的數(shù)字化處理

將館藏極其珍貴的照片包括底片進(jìn)行掃描、翻拍配以詳細(xì)的文字說明，存儲入庫；將錄音、錄像磁帶進(jìn)行轉(zhuǎn)錄，變成計算機可讀取的信息源；對傳統(tǒng)材質(zhì)的聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，使其可以和新型載體的聲像檔案相融合，統(tǒng)一由計算機進(jìn)行管理。

（二）現(xiàn)行工作中聲像檔案的數(shù)字化處理

一是對所收集的會議等錄音資料進(jìn)行計算機音頻采集，數(shù)碼格式轉(zhuǎn)換、處理，制作、刻錄成光盤；二是對錄像資料進(jìn)行計算機視頻捕捉、采集及數(shù)碼格式轉(zhuǎn)換、制作、編輯、刻錄光盤；三是在制作網(wǎng)頁過程中對諸多素材進(jìn)行計算機轉(zhuǎn)制、編輯處理等工作。

（三）戶網(wǎng)站和信息發(fā)布平臺的建設(shè)

門戶網(wǎng)站包括局域網(wǎng)、校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)，局域網(wǎng)主要是信息門戶面向到館查檔用戶，提供用戶注冊、信息檢索和內(nèi)部可公開查閱的信息資源目錄；校園網(wǎng)信息門戶主要是面向?qū)W校內(nèi)部用戶，提供檔案資源的快速檢索、開放檔案查詢、文件閱覽；互聯(lián)網(wǎng)信息門戶主要是面向社會公眾，在網(wǎng)上展廳提供對視頻檔案的點播以及對照片檔案的在線瀏覽等。信息發(fā)布平臺提供從模板定義門戶頁面的功能，采用標(biāo)準(zhǔn)Java技術(shù)來創(chuàng)建JSR268和WSRP2.0/2.0的門戶組件全文檢索設(shè)置、動態(tài)頁面刷新設(shè)置等功能。

三、借鑒“媒資”系統(tǒng)在聲像檔案管理中的新舉措

聲像檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域很多，涵蓋了學(xué)校各個部門，隨著學(xué)校的發(fā)展，廣大師生也希望通過一些更直觀、更生動的方式來宣傳自己，因此對聲像檔案的需求也越來越多。

過去學(xué)校檔案部門更多地是把聲像檔案作為“歷史的見證”，想著把它收集起來存放入庫就可以了。一旦有所需要，要通過人工進(jìn)行檢索，在大量的聲像檔案中尋找一兩張照片、幾個珍貴鏡頭、幾段視頻，工作的繁瑣和效率的低下可想而知。

當(dāng)數(shù)字技術(shù)引入聲像檔案管理工作后，在媒體領(lǐng)域出現(xiàn)了“媒資”概念，“媒資的全稱是媒體資產(chǎn)管理MAM（Media Assets Management）,就是對各種類型的視頻資料、音頻資料、文字、圖表等媒體資料的數(shù)字化存儲、編目管理、檢索查詢、非編素材轉(zhuǎn)碼、信息發(fā)布，以及設(shè)備和固定資產(chǎn)等進(jìn)行全面管理的系統(tǒng)”。

通過“媒資”系統(tǒng)的應(yīng)用，很多電視臺和媒體單位在聲像檔案的“收、管、用”方面有了長足進(jìn)步，有鑒于此，我們高校聲像檔案的管理和利用有了新的契機。

首先高校檔案部門要把聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，通過上載過程，將磁帶中的媒體文件保存到磁盤陣列中，長期保存也能保證文件的質(zhì)量不受任何影響，同時通過磁盤陣列的RIAD結(jié)構(gòu)保證即使硬盤損壞也能恢復(fù)素材文件，保證了素材的安全性。真正做到隨著高校的發(fā)展，素材庫也隨之不斷豐富。我們還要通過管理軟件在媒體文件中附加豐富的檢索信息，即使人員流動后，剛剛接手的人員也能迅速檢索到各種文件。

其次高?？煞謩e在圖片類、音頻類、視頻類三大類型下設(shè)立管理工作、科研工作、學(xué)生工作、教務(wù)工作、后勤工作等若干數(shù)據(jù)庫。如：學(xué)校各種會議、活動的照片和視頻采集；本科生、研究生學(xué)位照的收集整理、歷屆畢業(yè)生集體合影照片；科研成果的獲獎?wù)掌鸵曨l等。按照各個部門工作職能的不同，建立專題數(shù)據(jù)庫。

再次按照需要，編目人員可以針對一個視頻文件的節(jié)目層、片斷層、場景層、鏡頭層進(jìn)行詳細(xì)的編目，同時截取關(guān)鍵幀畫面，保證編輯人員檢索時快速準(zhǔn)確的找到需要的素材。

最后通過用戶權(quán)限的設(shè)置，可以保證所有用戶對于任一類素材的訪問權(quán)限，在下載過程中編輯人員可以通過打點的方式，有選擇的下載真正需要的片斷，從而保證了素材的安全性和高校性。

保管及利用在媒體經(jīng)驗中，流態(tài)化的聲像檔案根據(jù)利用率的高低分別存儲在在線磁盤陣列，近線數(shù)據(jù)流磁帶庫和離線數(shù)據(jù)流磁帶庫之中，按照利用率情況來決定聲像檔案的存放位置，既解決了外界利用方面的需求，又解決了數(shù)據(jù)庫存儲有限的矛盾，分級存儲是被實踐證明的唯一可長期保存資料的方式。

總而言之，在信息社會加強聲像檔案信息化建設(shè)，開展聲像檔案數(shù)字化，使聲像檔案資源不斷增加，管理日臻完善，聲像檔案發(fā)揮的作用也會越來越大、越來越明顯，對學(xué)校的發(fā)展也會起到巨大的推動作用

[1]馬亦駿.數(shù)字聲像檔案管理之我見[J].浙江檔案，2003(9).

[2]李勇.系統(tǒng)的集成和組合——媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)的市場化構(gòu)架[R]//音像檔案數(shù)字化研究與實踐.北京：中國廣播電視出版社，2010：53-56.

[3]謝方.音像資料的“流態(tài)化”過程及前景[R]//音像檔案數(shù)字化研究與實踐.北京：中國廣播電視出版社，2010：97-101.