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        淺議現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)絡(luò)的設(shè)計(jì)與基本功能

        2015-11-29 13:38:22崇建軍
        黑龍江史志 2015年1期
        關(guān)鍵詞:信息網(wǎng)絡(luò)工作站服務(wù)器

        崇建軍

        (鏡泊湖管理委員會(huì)門區(qū)管理站 黑龍江 牡丹江 157000)

        淺議現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)絡(luò)的設(shè)計(jì)與基本功能

        崇建軍

        (鏡泊湖管理委員會(huì)門區(qū)管理站 黑龍江 牡丹江 157000)

        本文就如何加快現(xiàn)代檔案信息管理進(jìn)程,進(jìn)一步實(shí)施檔案信息網(wǎng)絡(luò)工程的方法,有效地利用辦公自動(dòng)化、結(jié)合辦公自動(dòng)化及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提出整個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì),逐步完善其功能。

        檔案;信息系統(tǒng);設(shè)計(jì)功能

        檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富,是社會(huì)主義事業(yè)的重要組成部分,我國(guó)現(xiàn)存檔案,大多數(shù)是以手工檢索方式提供利用,是檔案人員在檢索過(guò)程中利用案卷目錄、文號(hào)目錄、全宗文件卡片目錄、分類卡片目錄等檢索工具找到對(duì)應(yīng)的某一柜、某一盒。然后再通過(guò)卷內(nèi)文件目錄找到某一件。一般情況下,大部分檔案放在庫(kù)里無(wú)人問(wèn)津,有些珍貴檔案無(wú)法顯示它的更大價(jià)值,淪為一灘流不動(dòng)的“死水”。收的多銷毀的少,導(dǎo)致大量的檔案堆積。有限的檔案庫(kù)房存放地因而爆滿,于是人們?cè)谒妓鳎喝绾斡行У乇4?、管理和使用這些寶貴的檔案信息資源檔案部門應(yīng)以滿足廣大利用者的需求為自身的職責(zé),出路之一就是檔案館采用現(xiàn)代信息管理技術(shù),開發(fā)檔案信息的資源的潛力,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共亨,為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步提供高效能、高質(zhì)量的服務(wù)。以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)特性的檔案信息現(xiàn)代化管理建設(shè)已經(jīng)到了迫在眉睫、刻不容緩的地步。

        一、現(xiàn)代檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)概要

        檔案管理信息化中一個(gè)非常重要的課題就是檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路,不僅體現(xiàn)了我們應(yīng)對(duì)信息化挑戰(zhàn)所采取的策略,而且也體現(xiàn)了實(shí)現(xiàn)信息化管理所需遵守的新的業(yè)務(wù)規(guī)則,更重要的是,它體現(xiàn)了我們對(duì)信息化時(shí)代的檔案及檔案管理概念與理念的把握是否準(zhǔn)確,它也將決定在信息化時(shí)代檔案業(yè)務(wù)人員必須遵循的全新的工作流程和操作規(guī)范。因此,檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的建構(gòu),是關(guān)乎檔案信息化管理事業(yè)成敗的關(guān)鍵性課題。在進(jìn)行檔案信息化管理之初,要對(duì)檔案管理的信息化問(wèn)題有深刻的理解,在此基礎(chǔ)上形成合理的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路,才能夠保證我們?cè)谛畔⒒M(jìn)程中少走彎路,提高效率。檔案管理信息化就是要利用現(xiàn)代的信息技術(shù)變革檔案管理的模式,包括檔案本身的信息化、檔案管理方法的信息化、檔案管理工作模式的信息化、檔案工作目的的信息化。

        二、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的基本功能

        檔案信息網(wǎng)絡(luò)而言,目前它可以通過(guò)數(shù)據(jù)專線或長(zhǎng)邊電話線等介質(zhì),將各地檔案局(館)的眾多計(jì)算機(jī)連接在一起,組成龐大的多媒體信息互聯(lián)網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離、準(zhǔn)確的文字、圖片、圖像等多種檔案信息的快速公詢、傳輸、上傳、下載和復(fù)制。

        現(xiàn)代檔案管理信息系統(tǒng)有數(shù)據(jù)的收集和錄入、信息存儲(chǔ)、信息傳輸、信息加工、信息輸出五大功能。檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建立,可以使各級(jí)檔案館認(rèn)真履行自己職責(zé),積極開展檔案信息資源的提供和利用,充分發(fā)揮檔案的自身價(jià)值,使各類檔案來(lái)源暢通,保證館藏不斷豐富。目前以將各省級(jí)檔案信息資源通過(guò)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系在一起,初步實(shí)現(xiàn)省內(nèi)資源共享。

        (一)檔案信息管理流程

        原始檔案-掃描儀-計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器一檔案管理軟件-海量存儲(chǔ)光盤庫(kù)-檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享。通過(guò)掃描儀將原始檔案照片等以圖像方式掃描輸入計(jì)算機(jī)。掃描到計(jì)算機(jī)中的檔案圖像,可以在屏幕上顯示出來(lái),也可以打印出來(lái),這就是檔案信息管理電子化的第一步。然后再由軟件進(jìn)行圖文檔案管理工作。檔案管理軟件負(fù)責(zé)電子化檔案的掃描、壓縮、存儲(chǔ)分類查詢、打印備份和安全性管理等工作。其中對(duì)電子化檔案壓縮和查詢是整個(gè)檔案管理軟件的關(guān)健技術(shù)。由于原始檔案的信息量很大,計(jì)算機(jī)磁盤存儲(chǔ)困難,因此在存儲(chǔ)過(guò)程中,可以采用光盤技術(shù)。大量檔案的存儲(chǔ)管理離不開備份份存儲(chǔ)技術(shù)。

        (二)現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)絡(luò)的結(jié)構(gòu)與組成

        (1)網(wǎng)絡(luò)概況與拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)

        檔案信息網(wǎng)絡(luò)的覆蓋范圍可以遍及各省,達(dá)數(shù)千個(gè)。經(jīng)測(cè)算,網(wǎng)絡(luò)的信息容量約為數(shù)萬(wàn)億字節(jié)。

        (2)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的基本構(gòu)成

        檔案信息網(wǎng)絡(luò)、用戶工作站(終端饑)、數(shù)據(jù)通信網(wǎng)等構(gòu)成。

        網(wǎng)絡(luò)主機(jī)/服務(wù)器主要用于管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中共亨信息資源,它設(shè)有檔案局域信息網(wǎng)絡(luò)中心。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器可分為文件服務(wù)器、打開服務(wù)器、備用服務(wù)器等。網(wǎng)絡(luò)的主要功能是通過(guò)服務(wù)器來(lái)實(shí)現(xiàn)的,網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)等軟件區(qū)也要駐留在服務(wù)器上。

        主機(jī)/服務(wù)器一般選用大型計(jì)算機(jī)或高檔計(jì)算機(jī)。若網(wǎng)絡(luò)規(guī)模較大,可選中小型或大型計(jì)算機(jī);若網(wǎng)絡(luò)規(guī)模較小,服務(wù)器可由網(wǎng)絡(luò)中高性能的微型機(jī)或工作站充當(dāng)。

        用戶工作站也稱為網(wǎng)絡(luò)終端或客尸機(jī),用戶通過(guò)它來(lái)訪問(wèn)網(wǎng)絡(luò)的共享資源;各地區(qū)檔案局(館)的計(jì)算機(jī)稱為用戶工作站。在網(wǎng)絡(luò)中,用戶工作站本身應(yīng)具有一定的處理能力,可以采用普通微型饑,也可以選擇專用網(wǎng)絡(luò)終端。

        網(wǎng)絡(luò)適配器(網(wǎng)卡)是網(wǎng)絡(luò)中的通信控制或通信處理機(jī),通過(guò)它將用戶工作站或服務(wù)器連接到網(wǎng)絡(luò)上,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享和相互通信。

        檔案局網(wǎng)絡(luò)中心應(yīng)使用同軸電纜,附屬設(shè)備一般包括BNC插頭、終端匹配器、中繼器和調(diào)制解調(diào)器等。網(wǎng)絡(luò)上的電纜是分段設(shè)備的,對(duì)細(xì)纜而言,每段的長(zhǎng)度一般不小于1.5米,BNC插頭安裝在細(xì)同軸電纜線的兩端。T型插頭的中間—端用于連接用戶工作站或網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上的網(wǎng)絡(luò)適配器,另兩端分別連接到兩根細(xì)同軸電纜線的BNC插頭上。終端匹配安裝在傳輸介質(zhì)的最外兩個(gè)端點(diǎn)上,以證實(shí)和端點(diǎn)的阻抗匹配。通訊中繼設(shè)備一般應(yīng)配備路由器、調(diào)制解調(diào)器等。

        網(wǎng)絡(luò)軟件包括網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)(NOS)、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議軟件、通信軟件、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用炊件和大型信息數(shù)據(jù)庫(kù)等。網(wǎng)絡(luò)軟件功能的強(qiáng)弱直接影響到網(wǎng)絡(luò)的性能網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)用來(lái)管理信息查詢權(quán)限分配、信息保密及輸出設(shè)備使用等。網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行資源管理的程序,主要包括文件服務(wù)程序、打印服務(wù)程序和網(wǎng)絡(luò)接口程序等。文件服務(wù)程序管理共享文件系統(tǒng),打印服務(wù)器實(shí)現(xiàn)共享打印機(jī)的管理,網(wǎng)絡(luò)接口程序管理工作站對(duì)不同資源的訪問(wèn)。網(wǎng)絡(luò)協(xié)議軟件用于實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議功能。網(wǎng)絡(luò)的通信軟件用于管理各個(gè)工作站之間的信息傳輸,并負(fù)責(zé)各種文檔代碼格式的轉(zhuǎn)換等。

        [1]李曉華.城市規(guī)劃?rùn)n案信息系統(tǒng)的架構(gòu)優(yōu)化分析與設(shè)計(jì)[J].計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用,2006(09).

        [2]段營(yíng)營(yíng).青島數(shù)字城建檔案綜合管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].中國(guó)海洋大學(xué),2010年.

        [3]李海軍,趙蘭明《檔案學(xué)通訊》2003年

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