劉會英

（江西省九江市第一人民醫(yī)院 江西 九江 332000）

淺析在醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀和對策

劉會英

（江西省九江市第一人民醫(yī)院 江西 九江 332000）

如何更合理的開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源，發(fā)揮庫存檔案資源的潛在作用，是當(dāng)前檔案管理工作人員的重要任務(wù)。文章主要針對當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀進行了分析，然后有針對性提出了若干改善對策和建議。

醫(yī)院檔案；文書檔案；管理檔案人員

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富，內(nèi)容涵蓋實醫(yī)療文書檔案（病歷）、基建檔案、文書檔案、財務(wù)檔案等，這些檔案資料在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中起著重要作用。如何更合理的開發(fā)檔案信息資源，發(fā)揮庫存檔案資源的潛在作用，進一步加強醫(yī)院管理，促進醫(yī)院良性循環(huán)，現(xiàn)就我院檔案管理工作中存在的問題及對策分析如下∶

一、醫(yī)院文書管理的現(xiàn)狀

（一）管理機構(gòu)不健全、檔案管理較分散

醫(yī)院主要的檔案有醫(yī)療文書檔案（病歷）、基建檔案、文書檔案、財務(wù)檔案等。病歷檔案、財務(wù)檔案等由各職能部門對口管理，未納入綜合檔案室統(tǒng)一管理。檔案管理分散，資料重復(fù)保存，信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，造成檔案的利用率低下，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。醫(yī)院檔案管理的制度卻較少，對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求和統(tǒng)一的管理模式和標(biāo)準(zhǔn)，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。

（二）檔案意識不強，檔案利用率偏低

檔案的綜合效益開發(fā)不夠充分，由于對檔案工作重視程度不夠，大多數(shù)檔案工作者不了解檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)和任務(wù)，不了解。認為只要做好立卷、歸檔、鑒定、保管等工作，主觀意識上認識不到位，造成醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)不足，導(dǎo)致檔案利用率不高。檔案利用僅僅停留在查閱資料上，對檔案信息深層次的開發(fā)利用不足，醫(yī)院的檔案服務(wù)能力有待加強。利用率有待進一步提高。

（三）檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低

目前醫(yī)院文書檔案管理人員多是從行政、臨床、護理轉(zhuǎn)崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少，且存在部分人員老化、知識結(jié)構(gòu)不合理、在實際工作中，許多檔案管理人員處理工作時停留在經(jīng)驗上，思想觀念，對檔案收集內(nèi)容敏感性不夠、思想觀念和管理水平相對滯后等問題。

（四）檔案管理工作硬件設(shè)備投入不足

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展以及人們對自身健康的關(guān)注增加，醫(yī)院每日的就診量急劇上升，檔案管理需要收集的信息也急劇增多。由于醫(yī)院管理只重醫(yī)療而輕檔案的原因，檔案管理的管理設(shè)備跟不上時代發(fā)展的需要，檔案管理人員僅僅依靠手工完成檔案的收集、檢索這類繁瑣的工作，這勢必會造成檔案管理工作量的急劇增加而降低檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時，繁瑣的收集檢索工作往往容易使檔案管理人員忽視重要信息的收集處理。

二、醫(yī)院檔案管理對策

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，健全檔案管理制度

我院把檔案管理工作納入了目標(biāo)管理，由主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥，分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，檔案管理人員具體抓，各科室密切配合,切實解決工作中出現(xiàn)的具體困難和問題,給檔案工作提供人力、財力和物力保障。

同時建立健全了一整套檔案管理制度,如《各類檔案立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等,并納入醫(yī)院工作制度匯編中，同時將檔案、資料實行了集中統(tǒng)一管理,按照檔案業(yè)務(wù)規(guī)范要求整理,排列上架。做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計,從檔案利用到鑒定銷毀等每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依;使檔案工作機構(gòu)的設(shè)置更加明確,職責(zé)更加清晰

（二）增強檔案管理意識，提高檔案開發(fā)利用率

加強醫(yī)院文書、專業(yè)、病案、基建、設(shè)備、財會、音像等各門類檔案的開發(fā)與利用，建立起醫(yī)院檔案體系；同時，檔案管理人員要積極主動運用各種檢索工具和編研成果。在做好日常的檔案資料、整理的同時，我院采取多種形式加強檔案信息資源的開發(fā)和利用，更好地為醫(yī)院各項工作服務(wù)。一是將收集到的檔案信息重新組合,進行深加工,編制了《大事記》、《工作制度匯編》、《榮譽冊》等,在建院120周年之際，建成了院史館，編印了《120年輝煌歷程》畫冊，拍錄了《為有源頭活水來》專題片，通過實物和聲像更加形象、生動地展示了我院120年來的改革發(fā)展歷程，記錄了百年老院的歷史文化變遷；二是建立各類檔案電子目錄，將所有檔案歸檔目錄錄入到計算機,實現(xiàn)了計算機檢索目錄。醫(yī)院醫(yī)療信息數(shù)據(jù)庫的建立為醫(yī)學(xué)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)檢索、科研教學(xué)等方面提供更加快捷的第一手資料。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)結(jié)合實際情況，采取靈活多樣的學(xué)習(xí)、教育或培訓(xùn)形式，鉆研新業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識和新技術(shù)，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能；另外，應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，鼓勵在實踐中研究新方法，探索新思路，更好地為新時期醫(yī)院各項工作提供服務(wù)。

（四）加大投入力度，完善檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)

加強檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，不斷增加硬件投入，改善設(shè)施條件，強化軟件建設(shè)。一是加大硬件設(shè)施的投入。在醫(yī)療用房緊張的情況下，醫(yī)院劃出專用辦公用房作為檔案室，檔案庫房、辦公室、閱覽室實行三分開，庫房面積滿足需要。購置鐵皮檔案柜，安裝防盜門窗，配有溫濕度計、中央空調(diào)、消防滅火器材，檔案卷盒使用無酸紙盒，“八防”措施落實到位；二是配備現(xiàn)代化管理設(shè)備。購置了專用電腦1臺，光盤記錄機1臺、照像機1臺、傳真、復(fù)印、打印、掃描一體機1臺，為我院檔案的現(xiàn)代化管理創(chuàng)造良好條件；三是引進病案管理軟件，建立強大數(shù)據(jù)庫，購置電子病歷管理系統(tǒng)，將病歷的文本信息和圖形圖象信息以電子化管理替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)病歷，建立完整的健康電子檔案，我院病歷檔案管理邁入信息化管理時代。

劉會英（1986年），女，江西湖口人，江西省九江市第一人民醫(yī)院辦公室，館員檔案中級，大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：檔案管理