于麗娟

摘 要：隨著高校收支規(guī)模不斷增長，財務(wù)報銷工作量急增，傳統(tǒng)的報銷模式已不適應(yīng)當前高校發(fā)展的要求。文章從高校實施網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析著手，重點對高校在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實施過程中存在的問題進行分析，并提出對策建議，從而進一步完善網(wǎng)絡(luò)預約報銷機制，切實提升高校財務(wù)管理水平。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)報銷 預約報銷 高校財務(wù)管理

中圖分類號：F230

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）10-231-02

一、高校實施網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析

網(wǎng)絡(luò)報銷，又稱網(wǎng)上報銷，是基于Internet的財務(wù)報銷流程。在這一流程下，員工可以在任何時間、從任何地點提交財務(wù)報銷申請，領(lǐng)導可用數(shù)字簽名的方式在任何時間、任何地點進行業(yè)務(wù)審批，財務(wù)部門對原始憑證審核無誤后，自動生成記賬憑證，并可以通過網(wǎng)上銀行進行支付。和傳統(tǒng)報銷流程不同的是，網(wǎng)絡(luò)報銷實現(xiàn)了非現(xiàn)場報銷，各類經(jīng)辦人員不用到財務(wù)部門就能完成報賬。

隨著高校教育規(guī)模的發(fā)展和科研經(jīng)費增長，財務(wù)報銷的業(yè)務(wù)量急劇增加，財務(wù)人員工作時間長、壓力大、報銷窗口矛盾多是我國高校財務(wù)部門普遍存在的問題。正因為如此，傳統(tǒng)的報銷模式已不適應(yīng)當前高校發(fā)展的要求。近年來，上海交大、中國農(nóng)大、浙江大學、蘇州大學等多所高校相繼實施了網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)，該系統(tǒng)的實施不僅緩解了高?！皥箐N難”的矛盾，而且提升了財務(wù)服務(wù)質(zhì)量和管理水平。

按照現(xiàn)有文獻和各高校因地制宜的實際操作情況來看，高校網(wǎng)上預約報銷的流程是，報銷人員首先分類整理需要報銷的原始票據(jù)，粘貼底單并在指定的報銷封面分類填寫，這些準備工作和傳統(tǒng)的柜臺報銷沒有區(qū)別;其次是根據(jù)工號或?qū)W號登錄學校財務(wù)預約報賬系統(tǒng)，填寫報銷信息，選擇業(yè)務(wù)類型（一般報銷、差旅費報銷或其他業(yè)務(wù)類型等），填寫支付信息，生成預約流水號，打印預約報銷單。網(wǎng)上預約報銷人員在系統(tǒng)上申報后，通過適當?shù)姆绞綄箐N單據(jù)傳遞到財務(wù)部門。一是報銷人員把報銷單據(jù)裝在特定的信封里，投遞到財務(wù)處指定的郵箱中，由財務(wù)人員收集信封并在后臺處理單據(jù)完成付款。二是直接在預定時間自帶報銷單據(jù)前往預定柜臺辦理業(yè)務(wù)。由于網(wǎng)上預約報銷是建立在雙方相互信任的基礎(chǔ)上，郵箱投遞方式容易造成票據(jù)丟失責任不清，實務(wù)中各高校往往采取第二種票據(jù)投遞方式，由專人專窗初審，票據(jù)審核無誤后，對應(yīng)的預約流水號才進入等待處理狀態(tài)。

財務(wù)人員收到預約報銷單后，對照原始票據(jù)，核對相關(guān)信息，自動生成記賬憑證，利用無現(xiàn)金支付系統(tǒng)進行電子支付，對公或者對私轉(zhuǎn)賬到對應(yīng)賬戶。以差旅費報銷為例，財務(wù)系統(tǒng)根據(jù)經(jīng)辦人填寫的出差日期、出差人姓名（對應(yīng)工號避免重名）、住宿費、車票，自動跳出職稱計算對應(yīng)補貼及住宿費用是否超標，而財務(wù)人員不再需要手工計算補貼金額，也不需要手工錄入打款賬號，只需對照原始票據(jù)，系統(tǒng)可以自動生成記賬憑證。再經(jīng)過復核、出納點擊付款，就可以完成整個報銷流程。而報銷人員能隨時掌握報銷進度，經(jīng)辦人員及項目負責人只要登錄財務(wù)平臺，點擊對應(yīng)的流水號，可以清楚明了地查詢賬務(wù)處理狀態(tài)，避免了傳統(tǒng)模式下的電話咨詢。另外賬務(wù)處理成功后，財務(wù)信息平臺可以發(fā)送短信或郵件告知報銷人員。

網(wǎng)上報銷模式實現(xiàn)了從前臺手工錄入會計信息到系統(tǒng)提取自動生成會計憑證，減少財務(wù)核算的差錯率，實現(xiàn)了財務(wù)人員工作重心從簡單分類整理錄入到會計信息加工的轉(zhuǎn)移，不僅節(jié)約了報銷人員的時間、提高了會計核算工作的效率，而且優(yōu)化了財務(wù)管理機制：有利于實現(xiàn)會計人員對報銷票據(jù)的事前控制，有利于實現(xiàn)會計人員對經(jīng)費預算的事中控制，更好的均衡分配財務(wù)人員的工作量。

二、高校實施網(wǎng)上報銷系統(tǒng)存在的問題

關(guān)于高校實施網(wǎng)上報銷系統(tǒng)存在的問題，許多文獻都做了研究，主要集中在對網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)的培訓不到位導致的財務(wù)信息錄入不規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)信息不安全風險以及原始單據(jù)在傳遞過程存在遺失風險等問題，筆者認為除了要注意這些問題以外，仍有下列幾點需要注意。

1.不易取得原始票據(jù)的電子復印件。報銷經(jīng)辦人不愿意利用高清掃描儀把報銷發(fā)票掃描進財務(wù)系統(tǒng)。一方面因為高校報銷經(jīng)辦人數(shù)眾多，有普通教職工、在校本科生和研究生，各院系部門不可能采購大量的掃描儀，而且掃描儀的采購使用涉及國有資產(chǎn)管理;另一方面高校報銷的原始票據(jù)量多、種類雜、規(guī)格不統(tǒng)一，經(jīng)辦人需要花大量時間掃描原始票據(jù)，分類匯總，因此對于已經(jīng)習慣紙質(zhì)報銷的教職工很難開展這項工作。

2.審批方式仍是傳統(tǒng)的面簽。高等學校財務(wù)實行校長負責制的預算會計管理，院系中層領(lǐng)導負責本部門經(jīng)費審批。教學、科研及教輔行政人員在報銷前均需相關(guān)經(jīng)費負責人審批簽字，而各院系機關(guān)領(lǐng)導由于工作繁忙，實務(wù)中報銷人員找領(lǐng)導簽字往往要跑多趟。盡管網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)在多個方面較傳統(tǒng)的報賬方式已經(jīng)有了很大的改進，節(jié)約了報銷人員的排隊報賬時間、等候?qū)徟臅r間，但是從實際的操作情況看，目前大多數(shù)高校的網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)尚未實現(xiàn)網(wǎng)上簽批，仍無法達到網(wǎng)上預約報銷全過程的網(wǎng)絡(luò)化，沒有完全體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)報銷的優(yōu)勢。

3.付款平臺接口的限制。高等院校作為事業(yè)單位，主要資金來源是財政撥款，日常資金往來涉及的科目主要是零余額賬戶。目前銀行的數(shù)據(jù)接口比較穩(wěn)定，利用無現(xiàn)金報銷系統(tǒng)，財務(wù)人員制單的同時通過網(wǎng)銀端口可以生成付款指令，基本可以滿足日常付款需要。但是財政國庫集中支付資金在高校收入中的比重逐年增加，而省屬高校財政國庫集中支付系統(tǒng)接口尚未開放，還不能和網(wǎng)上報銷系統(tǒng)連接起來。實務(wù)中付款信息不僅要在記賬憑證中錄入一次，還要在國庫支付界面錄入一次，容易造成差錯、記賬憑證和實際支付的科目、金額不一致，給年底的對賬工作造成困難。

4.記賬憑證反映的信息內(nèi)容不全面。完整的會計憑證能反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的過程，包括支出來源（項目經(jīng)費號）、摘要、會計科目、金額、附件張數(shù)等要素，書寫良好的憑證摘要不僅簡介明了，而且能還原經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原貌。高校實施的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)自動生成包含會計要素的記賬憑證，由于這些信息是由報銷人員在系統(tǒng)頁面下拉框中選擇的，容易生成統(tǒng)一、含糊的摘要，不夠具體明細，不利于日后查賬。而現(xiàn)實的經(jīng)濟業(yè)務(wù)有其特殊性，比如采購設(shè)備收到銷貨單位的質(zhì)保金，記賬憑證不能反映匯款單位名稱，給質(zhì)保期滿后退質(zhì)保金造成困難。

三、對策及建議

針對高校實施網(wǎng)上報賬系統(tǒng)存在問題的對策建議，許多文獻都做了研究，主要集中在對全校師生強化宣傳工作來提高對網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的接收度，對財務(wù)人員加強培訓來提高對網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的使用度，注意信息安全等，筆者認為除了要加強這些措施以外，仍有幾點建議值得借鑒。

1.關(guān)于不易取得票據(jù)電子復印件的建議。當前高?？蒲姓n題結(jié)題時，內(nèi)部審計和外部審計對原始發(fā)票的審查越來越細，需要花費大量的時間來查看或復印相關(guān)的原始單據(jù)，同時由于憑證裝訂的原因，復印資料時部分內(nèi)容被遮蓋，復印的效果不理想，耗時耗力。網(wǎng)絡(luò)報銷應(yīng)該是電子化單據(jù)作為審批附件，而高校不具備商業(yè)銀行的軟硬件條件，無法做到會計紙質(zhì)檔案和電子檔案的完整對應(yīng)。但是高?？梢愿鶕?jù)實際情況，制定規(guī)則，有選擇性對憑證附件進行電子采集，比如按項目劃分，省部級以上重大專項相關(guān)報銷，要求經(jīng)辦人提交原始票據(jù)的電子復印件;對于出租車票、定額發(fā)票等量多面額小的票據(jù)，可以整理粘貼后，注明單據(jù)張數(shù)，以粘貼單為單位進行電子采集;另外固定資產(chǎn)、外協(xié)測試費、委托加工、勞務(wù)費等單張發(fā)票金額達到一定金額的必須采集等。

2.針對未能實現(xiàn)網(wǎng)上簽批的問題，一方面要求報銷經(jīng)辦人提供原始單據(jù)的電子附件供經(jīng)費審批人查閱，或者由經(jīng)濟業(yè)務(wù)的直接負責人面審票據(jù)再簽批，比如科員由科長先簽再提交處級領(lǐng)導簽批，另一方面需要軟件服務(wù)商開發(fā)“數(shù)字簽名”這樣的功能。電子簽批可以解決一項長期存在的問題“財務(wù)處不可能辨識全部印鑒的真?zhèn)巍??；谛畔⑵脚_或OA系統(tǒng)的財務(wù)報銷系統(tǒng)要實現(xiàn)網(wǎng)上簽批，這個問題并不是高校單方面就能夠有效解決的，還需要高校、軟件開發(fā)商聯(lián)合，一起研究解決方案。

3.建立固定的報銷員制度。高校的報銷窗口審核崗位一般采用多人同崗，由于每位審核人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，對政策的理解不盡相同，對同樣的業(yè)務(wù)處理的結(jié)果可能不一樣。而報銷經(jīng)辦人數(shù)眾多，包括普通教職工都不是專業(yè)的財務(wù)人員，對財務(wù)制度的理解存在偏差。正是這種雙方的偏差，極易給窗口報銷造成矛盾沖突。建議建立固定的報銷員制度，根據(jù)各學院機關(guān)的報銷業(yè)務(wù)量，配備一名財務(wù)聯(lián)系員，可以由報銷大廳的財務(wù)人員兼任，同時各學院指定一到兩位固定的專職報銷員負責與財務(wù)處報銷窗口進行工作對接，這樣穩(wěn)定的“一對一”結(jié)構(gòu)更利于提高溝通效率。財務(wù)處要定期對這類人員進行相應(yīng)的專業(yè)培訓。專職報銷員由于長期從事于報銷工作，了解熟悉財務(wù)制度，可以在學院內(nèi)宣傳報銷政策，指導其他教師整理票據(jù)、操作網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，有利于報銷工作在學院內(nèi)的開展。

4.利用網(wǎng)絡(luò)平臺，避免報銷信息不對稱。一是編寫具體明細的財務(wù)報銷指南和財務(wù)報銷流程，放在財務(wù)處網(wǎng)站供全體教工下載、學習，力求做到每項報銷業(yè)務(wù)有據(jù)可查，每位新進教工能按圖示完成報銷流程;二是分類建立QQ群、微信群等，比如科研經(jīng)費群針對課題組經(jīng)辦人員、事業(yè)經(jīng)費群針對各學院辦公室專職報銷人員。要定期在財務(wù)處網(wǎng)站和QQ群更新報銷政策和規(guī)章制度，實行透明化管理，做好財務(wù)報銷政策的宣講工作。

總之，高校實施網(wǎng)上報銷系統(tǒng)一定程度上緩解了排隊長、報銷難的矛盾，但在其實施過程中還存在著各式各樣的問題，面對這些問題我們可以清楚地看到，目前大多數(shù)高校實施的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，并不是真正意義上的網(wǎng)絡(luò)報銷，更多地是一種預約系統(tǒng)。隨著高校信息化建設(shè)的發(fā)展，財務(wù)核算新情況的出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)還需不斷完善和優(yōu)化，從而更好地提高財務(wù)管理的水平，為學校的進一步發(fā)展提供良好的財務(wù)支持和保證。

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（作者單位：江蘇科技大學財務(wù)處 鎮(zhèn)江江蘇 212003）

（責編：賈偉）