文/遼陽市福利院　徐娜

淺析福利機(jī)構(gòu)收養(yǎng)兒童檔案信息化管理

文/遼陽市福利院徐娜

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的方法也應(yīng)隨之而變化。而將傳統(tǒng)檔案管理的方式與先進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行有效結(jié)合，完善檔案工作的利用服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理效益的最大化，是福利機(jī)構(gòu)檔案人需要探究的重要課題。

福利院；兒童；檔案；信息化

兒童福利院作為社會(huì)福利機(jī)構(gòu)的重要組成部分之一，主要承擔(dān)對(duì)于社會(huì)上無所依靠的、無家可歸兒童的撫養(yǎng)、康復(fù)、教育等工作。而收養(yǎng)兒童在福利院生活的從始至終，應(yīng)形成相應(yīng)的具有保存價(jià)值的文字或影像資料，即收養(yǎng)兒童檔案。該檔案的規(guī)范管理，將更加有利于有效開展孤殘兒童救助，并對(duì)其提供更好的生活保障和福利服務(wù)。

而隨著時(shí)代的進(jìn)步，電子科技的發(fā)展，信息化的普及，檔案管理無論是在內(nèi)容上還是在管理上都隨之進(jìn)行著革新，從初始階段的簡單的編號(hào)、姓名、入出院時(shí)間等流水記述發(fā)展到如今增添了收養(yǎng)兒童撫養(yǎng)、治療、教育等情況并逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理。

一、檔案管理信息化建設(shè)的重要性

檔案信息化體系由基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)五個(gè)方面構(gòu)成，其中尤為重要的是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案信息資源建設(shè)兩項(xiàng)內(nèi)容。基礎(chǔ)設(shè)施上，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使用綜合應(yīng)用符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理軟件，提高檔案管理信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化水平，能夠提供更好更便捷的服務(wù)，以高科技手段強(qiáng)化檔案管理和服務(wù)工作。而在資源建設(shè)方面，信息化檔案不但記載了入院兒童的生存與發(fā)展，也記錄了國家對(duì)兒童福利事業(yè)發(fā)展的歷程，隨著改革的不斷深入，信息全面而且豐富的福利院檔案在其中發(fā)揮了重要的指導(dǎo)和推動(dòng)作用，不僅僅是簡單記錄，更為領(lǐng)導(dǎo)制定工作計(jì)劃，政策法規(guī)等方面提供重要依據(jù)。

二、收養(yǎng)兒童檔案信息化管理的障礙

我國社會(huì)福利事業(yè)發(fā)展較晚，對(duì)于收養(yǎng)兒童檔案的信息化管理仍然缺乏強(qiáng)大理論支持和規(guī)范性指導(dǎo)，我國收養(yǎng)兒童檔案的模式依然處于落后狀態(tài)，而檔案利用服務(wù)管理模式方面問題尤為明顯，相關(guān)信息錄入仍有以人工書寫錄入情況，檔案查詢也只能依靠翻查和人腦記憶，不但效率低下，更對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確性產(chǎn)生影響。而在信息統(tǒng)計(jì)方面，對(duì)于收養(yǎng)兒童基本情況記述不夠詳盡，如健康情況、性格特征、收養(yǎng)分布等數(shù)據(jù)只能粗略體現(xiàn)，這樣就容易造成數(shù)據(jù)前后不一致等問題。落后的管理方式和大數(shù)據(jù)量處理效率低下之間的矛盾就這樣產(chǎn)生，不但增大工作量，而且對(duì)工作的“質(zhì)”也產(chǎn)生不利影響。

三、信息化時(shí)代兒童福利院檔案工作重點(diǎn)

（一）創(chuàng)新服務(wù)模式。做好檔案工作的服務(wù)一直是檔案工作人員的目標(biāo)，而隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展，服務(wù)的模式也應(yīng)該更加適應(yīng)時(shí)代形勢。要解放思想，摒棄傳統(tǒng)老實(shí)檔案管理思路限制。同時(shí)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，信息技術(shù)的革新并不意味著對(duì)于人工能力的削弱，檔案管理人員作為技術(shù)的操作者對(duì)檔案館閣分布、內(nèi)容要形成全面認(rèn)識(shí)，熟識(shí)其整理狀態(tài)和價(jià)值，這就需要培養(yǎng)高素質(zhì)人才，在信息時(shí)代更要求工作人員進(jìn)一步提高自身素質(zhì)，提升業(yè)務(wù)水平和信息現(xiàn)代化技能，做好服務(wù)工作。

（二）強(qiáng)化信息編研。檔案信息編研，是檔案工作中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，其主要作用是能夠提高檔案利用率，在當(dāng)前檔案對(duì)社會(huì)需求的預(yù)測水平中得以體現(xiàn)，其主要對(duì)象主要是以館藏檔案為主，對(duì)歸檔內(nèi)容進(jìn)行研究，再次進(jìn)出上對(duì)檔案進(jìn)行再次加工。而為了滿足信息時(shí)代檔案工作提出的新要求，兒童福利院的檔案工作要進(jìn)行相應(yīng)改革，將原有傳統(tǒng)的對(duì)檔案資料簡單收集整理改善為對(duì)檔案資料進(jìn)行深化研究及運(yùn)用。這就要在編研選題上實(shí)事求是，立足于福利院的實(shí)際情況充分掌握的基礎(chǔ)上，確定編研主體。然后要會(huì)同其他部門通力合作，共同做好編研，和信息錄入，不能漏錄任性細(xì)節(jié)，尤其是圖像視頻資料，如接收兒童過程圖像視頻，兒童在收養(yǎng)家庭生活狀況圖像視頻等，都十分重要。這些對(duì)檔案內(nèi)信息進(jìn)行深入探索，特征等問題進(jìn)行分析，研究其聯(lián)系，并對(duì)以上條件進(jìn)行加工，以便于檔案的利用。

（三）強(qiáng)化檢索、完善服務(wù)。對(duì)于檢索系統(tǒng)的完善，有助于提高工作效率，強(qiáng)化服務(wù)功能，這其中既要求對(duì)以往的案館指南、全宗、專題等目錄進(jìn)行完善和改進(jìn)，更需要對(duì)其進(jìn)行信息化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行改革，如提供網(wǎng)絡(luò)目錄檢索和全文檢索等服務(wù)。信息化的普及能夠保證完整檔案檢索體系的成型。同時(shí)要注重與其他福利院的合作，做到檔案信息聯(lián)網(wǎng)查詢，開發(fā)檢索渠道，拓展檢索平臺(tái)。更有助于有意愿收養(yǎng)家庭尋找適合收養(yǎng)對(duì)象。

（四）加強(qiáng)信息化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。對(duì)于兒童福利院檔案管理，對(duì)于檔案管理要求也應(yīng)更加嚴(yán)格，應(yīng)對(duì)以往采用紙質(zhì)版進(jìn)行電子化錄入，這就要求檔案管理工作人員進(jìn)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案整理手段，向多元化發(fā)展，從被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變，使得先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)能夠熟練被掌握，從而有效的保證檔案完整、安全有效，更加能夠提高工作效率。

總之，伴隨著科技發(fā)展，時(shí)代進(jìn)步，對(duì)于兒童福利院檔案的科學(xué)有效管理，不僅僅是對(duì)檔案工作的實(shí)踐和發(fā)展，更是對(duì)兒童福利事業(yè)的貢獻(xiàn)。