文/廣東省廣州市城市建設(shè)檔案館 鄧敏銳

當(dāng)前，事業(yè)單位面臨分類改革新形勢(shì)，廣州市城市建設(shè)檔案館也列入其中，為在推進(jìn)事業(yè)單位分類改革過(guò)程中，加強(qiáng)公文的規(guī)范管理，提高行政管理水平，筆者摸查了一直以來(lái)存在的常見(jiàn)問(wèn)題，分析了其形成原因，并提出了規(guī)范管理的對(duì)策。

一、公文寫(xiě)作常見(jiàn)問(wèn)題

（一）公文文種使用不正確。一是錯(cuò)用文種，如向上級(jí)主管部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)各處室等平級(jí)部門(mén)，不相隸屬的上級(jí)主管部門(mén)平級(jí)的單位，錯(cuò)用報(bào)告、請(qǐng)示等文種；二是濫用文種，如非正式文種的公文以“建議”、“說(shuō)明”、“匯報(bào)”等居多；三是混用文種，正式公文與非正式公文文種的混用，如“關(guān)于開(kāi)展**工作的意見(jiàn)和建議”，多種正式公文文種的混用，如“關(guān)于**公示的通告”等。

（二）公文格式要素不規(guī)范。公文的構(gòu)成要素通常劃分為版頭、主體、版記三部分，每個(gè)部分又由若干要素組成。不規(guī)范問(wèn)題主要表現(xiàn)如下：1.版頭部分：一是有些文件缺發(fā)文字號(hào)。二是有極少數(shù)的報(bào)告缺簽發(fā)人。三是對(duì)密級(jí)、保存期限、緊急程度等無(wú)注明。2.主體部分：一是公文標(biāo)題有文種誤用及如“關(guān)于赴貴館開(kāi)展相關(guān)工作的函”等事由表述不清的，還有缺發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的。二是內(nèi)容缺失，主體內(nèi)容列明“詳見(jiàn)附件”，文后則漏標(biāo)附件；需溝通協(xié)調(diào)答復(fù)文末注明聯(lián)系人及聯(lián)系方式；“會(huì)議紀(jì)要”漏標(biāo)出席、請(qǐng)假、列席人員名單。三是制發(fā)有錯(cuò)漏，如會(huì)議紀(jì)要標(biāo)有抬頭單位，某些文件成文日期為擬稿日期而非簽發(fā)日期，使用非阿拉伯?dāng)?shù)字成文日期，附件標(biāo)注在簽署日期之后等問(wèn)題。3.版記部分：頁(yè)碼字號(hào)不夠規(guī)范、附件頁(yè)碼非連續(xù)編排等問(wèn)題。4.其他格式及使用問(wèn)題：一是發(fā)文號(hào)中的年份使用了“【】”、“[]”或“（）”而非“﹝﹞”。二是濫用函頭紙（濫用發(fā)文稿）。一些屬內(nèi)部機(jī)構(gòu)信息傳遞的文件，無(wú)須使用函頭紙答復(fù)，卻因要求書(shū)面答復(fù)，往往就直接使用函頭紙答復(fù)。這類文件包括工作的統(tǒng)計(jì)情況、工作的進(jìn)展情況、意見(jiàn)的收集等。

（三）公文用語(yǔ)使用不當(dāng)。1.文種用語(yǔ)：一是報(bào)告類，出現(xiàn)“下一步工作建議：**建議由**部門(mén)牽頭處理，***”，夾雜了請(qǐng)示內(nèi)容；出現(xiàn)“專此報(bào)告，請(qǐng)批示”，屬混用“請(qǐng)示”和“報(bào)告”結(jié)語(yǔ)。二是函類，一些屬于情況報(bào)告的函件，結(jié)語(yǔ)使用“專此報(bào)告”。三是會(huì)議紀(jì)要類，“會(huì)議對(duì)**事項(xiàng)進(jìn)行了討論，意見(jiàn)如下：***”其中“意見(jiàn)如下”應(yīng)為“會(huì)議議定事項(xiàng)如下”更為妥當(dāng)。2.結(jié)構(gòu)用語(yǔ)：一是公文結(jié)構(gòu)層級(jí)序數(shù)表示有誤，常見(jiàn)“一”后接“1.”或“1、”。二是附件用語(yǔ)不當(dāng)，常見(jiàn)“附件1、”或“附件一”，或?qū)⒏郊?biāo)注在簽署日期之后。三是會(huì)議紀(jì)要中，出席人員的寫(xiě)法有誤，寫(xiě)成：“市**局張三、李四，市**委王五、趙六”。3.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用：一是層級(jí)之間的段落劃分使用了“；”。二是“聯(lián)系電話后多用了“。”三是會(huì)議紀(jì)要列舉出席人員或單位使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)多樣化。4.字體及字號(hào)使用出現(xiàn)了各種不一的用法，在此不作列舉。

二、出現(xiàn)問(wèn)題公文的主要原因

總體而言，由于缺乏完善的管理機(jī)制，導(dǎo)致制發(fā)公文過(guò)程中存在種種漏洞，導(dǎo)致各類問(wèn)題公文的出現(xiàn)。

（一）有令不執(zhí)，執(zhí)令不嚴(yán)，致使規(guī)范公文的管理工作中出現(xiàn)漏洞。一直以來(lái)，由中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，都為行政機(jī)關(guān)公文的印發(fā)提供了可靠且規(guī)范的依據(jù)。上述事業(yè)單位印發(fā)的問(wèn)題公文，無(wú)疑就是沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)條例的要求而造成各種問(wèn)題。

（二）公文擬發(fā)過(guò)程缺乏專業(yè)人員參與。公文從擬稿到印發(fā)，主要責(zé)任人由以下三個(gè)層級(jí)：部門(mén)經(jīng)辦人擬稿、部門(mén)負(fù)責(zé)人核稿、分管或主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。全程缺乏專職秘書(shū)人員對(duì)公文進(jìn)行核稿，僅設(shè)有印發(fā)秘書(shū)（對(duì)文稿內(nèi)容、格式等均不作審核，直接按需給文號(hào)印發(fā)，流動(dòng)性強(qiáng)）。作為核稿者的部門(mén)負(fù)責(zé)人，在公文制發(fā)中具有重要的作用，但大多精業(yè)務(wù)，缺行政公文素養(yǎng)。領(lǐng)導(dǎo)大多對(duì)文稿內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，對(duì)公文格式較少關(guān)注。因此更需要有專職熟悉公文寫(xiě)作要求的部門(mén)或秘書(shū)積極參與公文的制發(fā)，對(duì)公文進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)審核。

（三）行政長(zhǎng)官意識(shí)左右。過(guò)去，該單位在發(fā)文過(guò)程中，對(duì)于無(wú)法確定是否需要給發(fā)文字號(hào)的，均由公文印發(fā)秘書(shū)報(bào)其主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示后確定。于是發(fā)文字號(hào)給與不給，幾乎是印發(fā)秘書(shū)的主管部門(mén)負(fù)責(zé)人說(shuō)了算。這樣實(shí)際表現(xiàn)出明顯的行政長(zhǎng)官意識(shí)，主觀認(rèn)為重要就給發(fā)文字號(hào)，不重要就不給，長(zhǎng)官意識(shí)大于行政規(guī)范要求，容易造成文件不規(guī)范，使用不方便。三、完善機(jī)制，規(guī)范管理

問(wèn)題公文的出現(xiàn)，主要還是受主觀因素的影響，需從完善機(jī)制著手規(guī)范。下面擬用行政-計(jì)劃，指導(dǎo)-服務(wù)，監(jiān)督-服務(wù)等三種機(jī)制運(yùn)作形式，分析如何通過(guò)完善機(jī)制，加強(qiáng)管理來(lái)規(guī)范“紅頭文件”。

（一）通過(guò)行政-計(jì)劃式運(yùn)作機(jī)制，從源頭上自上而下全程規(guī)范公文。事業(yè)單位分類改革轉(zhuǎn)型之際，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的宣貫學(xué)習(xí)，適應(yīng)改革形勢(shì)之需，緊跟政策，與時(shí)俱進(jìn)，從源頭上自上而下加強(qiáng)管理，確保公文規(guī)范制發(fā)。

（二）通過(guò)指導(dǎo)-服務(wù)式的運(yùn)行機(jī)制，全方位規(guī)范公文。通過(guò)建立完善的培訓(xùn)制度、考核制度、責(zé)任制度，將內(nèi)部相關(guān)的人（直接或間接與公文打交道的管理人、經(jīng)辦人）、物（各類規(guī)范性文件、與公文有關(guān)的函頭紙、公章等）、事（公文的各個(gè)管理環(huán)節(jié)）的相互關(guān)系構(gòu)建起來(lái)，切實(shí)按照有關(guān)規(guī)章制度的要求做到制度完備、程序規(guī)范。借著推進(jìn)事業(yè)單位分類改革工作的契機(jī)，上述事業(yè)單位印制了規(guī)范管理行政公文方案，嚴(yán)格分工、明晰責(zé)任、精細(xì)化規(guī)范化管理流程及工作環(huán)節(jié)等，從而進(jìn)一步提高公文的規(guī)范擬發(fā)以及辦理速度、質(zhì)量和效率。方案實(shí)施后，制發(fā)公文量大幅度下降，內(nèi)部會(huì)議通知、交辦任務(wù)通知等，部門(mén)之間征求意見(jiàn)、協(xié)調(diào)工作等，內(nèi)部向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)的報(bào)告、請(qǐng)示文件等均改用內(nèi)部呈批表。

（三）通過(guò)監(jiān)督-服務(wù)式的運(yùn)行機(jī)制，全面監(jiān)督提升公文質(zhì)量。規(guī)范公文僅從公文主體方面加強(qiáng)管理是不夠的，因此，通過(guò)監(jiān)督機(jī)制，將更有效促進(jìn)公文的進(jìn)一步規(guī)范。一是接受內(nèi)部系統(tǒng)的監(jiān)督，即上級(jí)行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)下級(jí)行政機(jī)關(guān)規(guī)章規(guī)范性文件制定和備案審查工作的監(jiān)督指導(dǎo)。2004年湖南省人民政府實(shí)施《湖南省規(guī)章規(guī)范性文件備案審查辦法》，對(duì)行政機(jī)關(guān)內(nèi)部如何加強(qiáng)審查及監(jiān)督指導(dǎo)有明確規(guī)定。二是接受社會(huì)的監(jiān)督和檢驗(yàn)，《湖南省規(guī)章規(guī)范性文件備案審查辦法》在第十四條就明確規(guī)定將社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位、公民列入接受監(jiān)督的群體，是該辦法尤為突出的一點(diǎn)。該辦法出臺(tái)實(shí)施后，在社會(huì)上引起了極大反響，在規(guī)范湖南省公文上起到了極大的作用，屬可借鑒之舉。

為在推進(jìn)事業(yè)單位分類改革過(guò)程中，避免問(wèn)題文件的產(chǎn)生，必須建立完善的機(jī)制，將人、物、事有機(jī)聯(lián)系起來(lái)，建立完備的制度、規(guī)范的程序、良好的監(jiān)督機(jī)制等來(lái)規(guī)范管理公文的制發(fā)。文中所述事業(yè)單位也不斷著力研究，確立規(guī)范公文的保障機(jī)制，通過(guò)實(shí)行問(wèn)責(zé)制度，建立高效、規(guī)范的管理體系以保障公文規(guī)范化，并已取得初步成效。

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