盧志堅(jiān)，彭劍斌，張智龍，代紹穎

（上海財(cái)經(jīng)大學(xué)，上海200433）

高校場(chǎng)所資源借用共享平臺(tái)探討

盧志堅(jiān)，彭劍斌，張智龍，代紹穎

（上海財(cái)經(jīng)大學(xué)，上海200433）

高校場(chǎng)所資源往往存在“資源利用不充分和資源使用緊張”的悖論。本文深入分析了該悖論產(chǎn)生的主要原因及理論根源，提出解決該悖論的思路在于建設(shè)場(chǎng)所資源借用共享平臺(tái)及配套制度，最后以上海財(cái)經(jīng)大學(xué)為例，從流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)集成和制度建設(shè)四個(gè)方面對(duì)如何建設(shè)高校場(chǎng)所資源借用共享平臺(tái)進(jìn)行了探討。

場(chǎng)所資源；資源借用；共享平臺(tái)

一、引言

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和師生學(xué)習(xí)生活設(shè)施條件的改善，配套的場(chǎng)所資源日益豐富，很多高校存在“在正常教學(xué)計(jì)劃外部分場(chǎng)所資源處于閑置狀態(tài)；同時(shí)又存在師生提出的場(chǎng)所資源使用緊張”的悖論。

經(jīng)過(guò)不完全統(tǒng)計(jì)，高校存在場(chǎng)所資源使用悖論，主要有以下幾方面原因：

（1）場(chǎng)所資源借用流程復(fù)雜，周期長(zhǎng)

為加強(qiáng)場(chǎng)所資源管理，使場(chǎng)所資源得到有效合理的利用，場(chǎng)所資源借用申請(qǐng)和審核程序往往比較復(fù)雜。教師使用教室、會(huì)議室等場(chǎng)所資源需要填寫申請(qǐng)單，經(jīng)學(xué)院部門審批；學(xué)生活動(dòng)使用場(chǎng)所需要填寫申請(qǐng)單，經(jīng)團(tuán)委或?qū)W院審批；申請(qǐng)單由院級(jí)部門或團(tuán)委審核之后再交到后勤管理部門、體育教學(xué)部、其他相關(guān)學(xué)院部門以及保衛(wèi)處審核后進(jìn)行查找場(chǎng)所安排，最后物業(yè)或相關(guān)工作人員根據(jù)場(chǎng)所安排情況提供相應(yīng)服務(wù)。整個(gè)過(guò)程所涉及管理部門多、行政人員多，使得場(chǎng)所借用困難、辦理周期長(zhǎng)。

（2）多部門、多校區(qū)、多系統(tǒng)管理

很多高校存在多個(gè)校區(qū)，且各類場(chǎng)所資源又由研究生院、教務(wù)處、體育教學(xué)部、后勤管理處等多個(gè)管理部門分別管理。有些場(chǎng)所資源已經(jīng)通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行管理，有些場(chǎng)所管理還是手工申請(qǐng)模式，即需要申請(qǐng)人前往多個(gè)管理部門查詢申請(qǐng)，使得場(chǎng)所借用變得困難。不同場(chǎng)所資源涉及管理部門和流程不同，師生往往無(wú)所適從，工作效率較低，場(chǎng)所資源利用不高。

（3）場(chǎng)所使用信息共享程度不高

很多高校的各類場(chǎng)所資源使用信息由于管理部門和信息系統(tǒng)的不同，特別還有一些場(chǎng)所資源還停留在手工管理階段，因此場(chǎng)所使用信息共享程度不高。在沒(méi)有統(tǒng)一平臺(tái)和信息充分共享時(shí)，廣大師生、管理部門和物業(yè)人員都難以及時(shí)掌握借用申請(qǐng)、審批情況，從而導(dǎo)致場(chǎng)所借用效率不高。

（4）場(chǎng)所使用績(jī)效評(píng)價(jià)缺失、難以監(jiān)管，導(dǎo)致場(chǎng)所管理部門不情愿借出

院系部門往往由于當(dāng)前會(huì)議室等場(chǎng)所資源都配有多媒體等設(shè)備，考慮存在部分借用人員使用不當(dāng)可能會(huì)導(dǎo)致?lián)p壞等情況，以及手工管理難以對(duì)使用過(guò)程進(jìn)行監(jiān)管和績(jī)效評(píng)價(jià)，從而導(dǎo)致資源管理部門不情愿借出使資源閑置。

當(dāng)然，也存在由于大量的場(chǎng)所借用需求使得學(xué)校相關(guān)管理部門需要有專門的人員處理日常場(chǎng)所資源借用申請(qǐng)，特別是多校區(qū)的高校，使得學(xué)校整體管理成本變高。

總體來(lái)說(shuō)，場(chǎng)所資源存在多頭管理、信息化程度不一、借用申請(qǐng)流程復(fù)雜、監(jiān)管難度高等原因?qū)е碌馁Y源利用不充分和部分資源使用緊張。

二、理論分析及系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

該悖論說(shuō)明高校公共性資源同時(shí)存在 “公地悲劇”和“反公地悲劇”現(xiàn)象。高校全校性的資源，具有公共資源產(chǎn)權(quán)范圍的不明確或空缺的性質(zhì)，所以在利用的過(guò)程中可能產(chǎn)生“公地悲劇”；而對(duì)于院系性、部門性資源，其分屬于不同的主體，而又沒(méi)有真正擁有有效的使用權(quán)，導(dǎo)致資源的閑置和使用不足，造成浪費(fèi)，這就產(chǎn)生了“反公地悲劇”；此外，院系部門在高校公共資源的使用中，往往以部門利益為首選，而使學(xué)校整體利益受損，難以實(shí)現(xiàn)校內(nèi)資源的充分共享從而達(dá)到資源利用效率最大化，這也容易造成所謂的“反公地悲劇”。[1]

因此，解決此悖論的途徑在于建設(shè)場(chǎng)所資源借用共享系統(tǒng)及配套的管理制度，有助于改善資源利用不充分和資源使用緊張的雙重局面。

隨著師生的場(chǎng)所資源借用服務(wù)需求日益遞增，為了更好地服務(wù)師生，上海財(cái)經(jīng)大學(xué)提出“增加學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)場(chǎng)地并實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申請(qǐng)使用，提高場(chǎng)地使用率”。

上海財(cái)經(jīng)大學(xué)經(jīng)過(guò)多年信息化建設(shè)，目前基本形成覆蓋各類業(yè)務(wù)管理的信息系統(tǒng)，但還沒(méi)有綜合的場(chǎng)所資源管理系統(tǒng)。學(xué)校原教室借用在教學(xué)管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行，部分會(huì)議室借用在OA系統(tǒng)中進(jìn)行，其他場(chǎng)所資源基本上依托手工管理。而由于學(xué)?，F(xiàn)有教室借用信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)間過(guò)早，底層設(shè)計(jì)依據(jù)傳統(tǒng)教室排課需求而定，已無(wú)法滿足現(xiàn)有多類別場(chǎng)所借用需求。且經(jīng)過(guò)全國(guó)高校抽樣調(diào)查，筆者們發(fā)現(xiàn)目前還沒(méi)有成熟的綜合場(chǎng)所資源借用管理系統(tǒng)。

因此學(xué)校為了改善場(chǎng)所資源借用服務(wù)，提升場(chǎng)館資源利用率，針對(duì)各類場(chǎng)所資源借用、各類活動(dòng)網(wǎng)絡(luò)查詢需求和現(xiàn)有系統(tǒng)無(wú)法滿足多層次場(chǎng)地借用要求，提出建設(shè)覆蓋不同類型場(chǎng)所和不同活動(dòng)類別的多層次場(chǎng)所資源管理信息系統(tǒng)，以改善服務(wù)效率，提升場(chǎng)所資源利用率，降低場(chǎng)所資源管理成本。

三、平臺(tái)設(shè)計(jì)

1.流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化

一般來(lái)說(shuō)，不同的場(chǎng)所資源類型涉及的管理部門和流程都不一樣，同時(shí)不同場(chǎng)所的用途和具體服務(wù)的內(nèi)容也不一樣。

各類場(chǎng)所資源的面向?qū)ο蠛褪褂靡?guī)則雖然都不一樣，但各個(gè)場(chǎng)所借用流程上相似，主要流程為師生申請(qǐng)、所在院系部門審批（團(tuán)委）、場(chǎng)所相關(guān)管理類部門審批、服務(wù)提供、績(jī)效評(píng)價(jià)。信息化程度上，目前只有借教室和行政樓會(huì)議室等部分通過(guò)系統(tǒng)走，其他場(chǎng)所還是依托人工管理，因此需要對(duì)所有流程進(jìn)行梳理和標(biāo)準(zhǔn)化。

上海財(cái)經(jīng)大學(xué)現(xiàn)行教室借用管理模式已經(jīng)比較成熟，經(jīng)過(guò)綜合分析，確定在教學(xué)管理信息系統(tǒng)借教室流程基礎(chǔ)上對(duì)各類場(chǎng)所資源流程進(jìn)行梳理，進(jìn)行流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。

筆者主要運(yùn)用工作流技術(shù)，從業(yè)務(wù)視角和服務(wù)視角，對(duì)不同場(chǎng)所在借用工作流涉及的用戶（師生和管理部門人員）、服務(wù)和工作環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理和標(biāo)準(zhǔn)化。場(chǎng)所借用涉及主要環(huán)節(jié)及相應(yīng)部門經(jīng)梳理和標(biāo)準(zhǔn)化后如表1所示；場(chǎng)所借用包括的服務(wù)及服務(wù)部門如表2所示。

表1 場(chǎng)所借用涉及環(huán)節(jié)和相應(yīng)部門

表2 服務(wù)及服務(wù)提供部門

2.系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

總的來(lái)說(shuō)，場(chǎng)所資源共享平臺(tái)是以資源合理使用為核心，面向服務(wù)為目標(biāo)，深入推進(jìn)信息化，優(yōu)化流程，提高服務(wù)水平。對(duì)教室、會(huì)議室、體育場(chǎng)所等公共場(chǎng)所資源進(jìn)行整合。

因此，場(chǎng)所資源借用共享平臺(tái)主要包括教室、會(huì)議室、體育場(chǎng)所、室外場(chǎng)地、學(xué)生中心活動(dòng)室等場(chǎng)所的借用申請(qǐng)、審核、審批、服務(wù)提供、費(fèi)用管理、績(jī)效分析等功能。

3.系統(tǒng)集成

場(chǎng)所資源借用共享平臺(tái)主要是在正常的教學(xué)安排之外，對(duì)空閑的場(chǎng)所資源進(jìn)行充分利用，以及對(duì)會(huì)議室的管理。該系統(tǒng)主要是對(duì)場(chǎng)所借用信息的管理，與教學(xué)管理信息系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、第二課堂系統(tǒng)、機(jī)房管理系統(tǒng)、房產(chǎn)管理系統(tǒng)等存在高度的數(shù)據(jù)相關(guān)。

業(yè)務(wù)系統(tǒng)的成功很大程度上依賴于與其他相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同步是否及時(shí)和業(yè)務(wù)集成是否充分。在場(chǎng)所資源借用共享平臺(tái)中，主要明確三個(gè)方面的集成關(guān)系，即基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、場(chǎng)所使用數(shù)據(jù)、活動(dòng)信息。

4.制度建設(shè)

場(chǎng)所資源借用共享平臺(tái)系統(tǒng)是解決“資源利用不充分和資源使用緊張”悖論的基礎(chǔ)，但是只有用好系統(tǒng)才能真正解決資源閑置與使用緊張同時(shí)存在的問(wèn)題。當(dāng)然首先信息系統(tǒng)的使用需要滿足可用性、易用性，讓院系部門和師生在使用過(guò)程中享受到了便捷，對(duì)場(chǎng)所使用的效率有了實(shí)實(shí)在在的提升，其次學(xué)校有要制度保障，使得院系部門和師生的場(chǎng)所借用管理必須通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行，做到場(chǎng)所資源借用通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行有動(dòng)力、有約束，最終形成場(chǎng)所資源借用共享的長(zhǎng)效機(jī)制。

要達(dá)到以上要求，制度設(shè)計(jì)必須滿足資源使用權(quán)、管理權(quán)的統(tǒng)籌管理，形成包含運(yùn)行、動(dòng)力、約束三機(jī)制合一的管理機(jī)制。為此，上海財(cái)經(jīng)大學(xué)明確了由后勤管理處負(fù)責(zé)學(xué)校場(chǎng)所資源使用的全面統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，對(duì)具體場(chǎng)所管理進(jìn)行分級(jí)授權(quán)管理，并擬定了“上海財(cái)經(jīng)大學(xué)場(chǎng)所資源借用管理辦法（試行）”。

四、結(jié)束語(yǔ)

本文分析了高校場(chǎng)所資源存在的利用不充分與資源使用緊張同時(shí)存在的悖論及其原因，并從理論根源上進(jìn)行了探討，提出解決該悖論的主要途徑是建設(shè)場(chǎng)所資源借用共享系統(tǒng)及配套的管理制度，最后以上海財(cái)經(jīng)大學(xué)為例，從流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)、系統(tǒng)集成和制度建設(shè)四個(gè)方面來(lái)研究平臺(tái)系統(tǒng)的構(gòu)建。

上海財(cái)經(jīng)大學(xué)場(chǎng)所資源借用共享平臺(tái)于2014年初啟動(dòng)?，F(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入測(cè)試階段，于2015年4月份投入試運(yùn)行。

[1]盧志堅(jiān).高校節(jié)約型校園建設(shè)管理機(jī)制探討[J].上海節(jié)能,2013(9):48-52.

（編輯：楊馥紅）

C931

A

1673-8454（2015）13-0048-03