谷惠敏

摘 要： 高校檔案管理系統(tǒng)開發(fā)能夠促進(jìn)高校檔案管理理念、方法、技術(shù)的變革，有效提高檔案信息資源的使用效率，為學(xué)校的辦公、教學(xué)、科研、日常管理工作提供更高效的信息服務(wù)。描述了基于Web的高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)方法，基于B/S架構(gòu)，采用J2EE開發(fā)平臺，并利用MySQL數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)的管理和存儲。與以往的管理方式相比，該系統(tǒng)安全性更好，效率更高，節(jié)省了大量的人力和物力。

關(guān)鍵詞： 高校檔案系統(tǒng)； 系統(tǒng)設(shè)計(jì)； J2EE； MYSQL； B/S

中圖分類號： TN711?34； TP311.5 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1004?373X（2015）21?0139?03

Design of Web?based college archives management system

GU Huimin

（Shangqiu Medical College， Shangqiu 476100， China）

Abstract： The development of college archives management system can promote the management concept， methods and technical changes of college archives， and improve the service efficiency of the archives information resources availably， which provides the more efficient information services for office work， teaching， scientific research and daily management work of the school. The design and implementation method of Web?based college archives management system are described. Based on B/S architecture， the data are managed and stored by using using MySQL database and J2EE development platform. Compared with the previous management modes， this system has better security， more efficiency， and can save plenty of manpower and material resources.

Keywords： college archives management system； system design； J2EE； MySQL； B/Sc

0 引 言

隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的日趨成熟和廣泛使用，信息化成為各單位進(jìn)行管理改革、提高效能、轉(zhuǎn)變職能的重要手段。檔案作為人類活動的重要記錄，其累積的豐富信息在各項(xiàng)工作中發(fā)揮著不可或缺的作用。傳統(tǒng)的檔案管理依靠人工進(jìn)行檔案的分類整理，用戶必須去檔案館才能進(jìn)行相關(guān)的查詢和借閱操作，非常費(fèi)時、費(fèi)力、低效。本系統(tǒng)研發(fā)可以使檔案資源精準(zhǔn)的收集、規(guī)范科學(xué)的管理和即時高效的使用。

1 研究目的及意義

基于Web的高校檔案管理系統(tǒng)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行歸檔、借閱、歸還、分類以及檢索等操作，使檔案管理更為實(shí)用、方便、人性化。其研究意義如下：

（1） 從高校檔案管理的角度出發(fā)，結(jié)合檔案工作功能的要求，提供友好的訪問界面，提供完善的檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案館業(yè)務(wù)流程處理和服務(wù)的全面數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

（2） 檢索速度大幅提升。檔案管理利用人員只需在搜索欄中錄入自己所需搜尋的檔案信息的關(guān)鍵詞，馬上就可以定位到目標(biāo)檔案所在的具體處，以及借閱明細(xì)情況，減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，提升查詢和借閱效率。

（3） 便于對借閱、查閱記錄的統(tǒng)計(jì)整理。檔案管理系統(tǒng)可以輕而易舉地實(shí)現(xiàn)對查閱記錄、借出記錄、超期借閱情況的統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確、及時、高效地生成相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

（4） 保護(hù)了檔案安全。與過去用手工翻閱紙質(zhì)檔案查詢使用信息相比，減少了檔案資料損壞、丟失和被修改的風(fēng)險(xiǎn)。

（5） C/S模式仍被目前大多數(shù)的檔案管理系統(tǒng)采用，但其維護(hù)成本高，可擴(kuò)展性差，而且安全性堪憂。在本系統(tǒng)研究中，將采用B/S的開發(fā)模式，使系統(tǒng)的升級維護(hù)困難度降低，同時增強(qiáng)了系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。

2 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)及相關(guān)技術(shù)

（1） B/S架構(gòu)，即瀏覽器/服務(wù)器（Browser/Server）結(jié)構(gòu)。服務(wù)器端需要安裝大型的數(shù)據(jù)庫放置核心數(shù)據(jù)，如MySQL或 SQL Server等，客戶機(jī)上只需一個瀏覽器，就可以通過Web服務(wù)器與服務(wù)器端的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。只需改變網(wǎng)頁，所有客戶端用戶同步更新，減輕了客戶端的負(fù)載量，易于維護(hù)。

（2） J2EE開發(fā)平臺，J2EE不是語言或代碼，而是現(xiàn)在流行的標(biāo)準(zhǔn)中間件體系結(jié)構(gòu)，是基于組件的，能使各類程序在不同應(yīng)用環(huán)境中通用、兼容、便于維護(hù)。其主要優(yōu)點(diǎn)如下：節(jié)約成本、支持異構(gòu)環(huán)境、高效的開發(fā)、超強(qiáng)的穩(wěn)定性、良好的可伸縮性。

（3） MySQL數(shù)據(jù)庫，MySQL數(shù)據(jù)庫是目前比較流行且被廣泛使用的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)之一，它是開源的，所以受到一些中小型公司的歡迎。在Web應(yīng)用方面，是最好的RDBMS應(yīng)用軟件之一。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

高校檔案管理系統(tǒng)具有對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、入庫，提供檔案管理、綜合查詢、借閱統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)設(shè)置等功能，并對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行安全維護(hù)。系統(tǒng)的整體功能架構(gòu)如圖1所示。

3.2 應(yīng)用架構(gòu)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)開發(fā)本著方便、高效的原則，有效的進(jìn)行分工、合作，使各個組件之間實(shí)現(xiàn)無縫銜接，得到有效利用。在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時采用分層設(shè)計(jì)的思想，使每層實(shí)現(xiàn)相對獨(dú)立的功能，各層之間又緊密的聯(lián)系起來，這樣可以簡化系統(tǒng)開發(fā)過程。分層設(shè)計(jì)時應(yīng)遵循的規(guī)則如下：

（1）各層的數(shù)據(jù)只在本層使用，避免跨層調(diào)用；

（2）要注重上下層之間的關(guān)系，上層要在下層的基礎(chǔ)之上建立；

（3）一般情況下，在對下層進(jìn)行調(diào)用時，則相應(yīng)的層要按規(guī)則進(jìn)行封裝，并提供便以訪問的對應(yīng)接口。

在本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中采用MVC的分層機(jī)制，即模型層、視圖層、控制層。模型層采用JDBC?DAO的方式對MySQL數(shù)據(jù)庫進(jìn)行訪問；控制層主要負(fù)責(zé)從視圖讀取數(shù)據(jù)，控制用戶輸入并向模型層發(fā)送數(shù)據(jù)；視圖層主要由HTML等組成，負(fù)責(zé)與用戶進(jìn)行交互。

3.3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

通過對高校檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程的分析，對系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)項(xiàng)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)如下：

（1） “用戶信息”的數(shù)據(jù)項(xiàng)有：用戶編號，用戶名，密碼，所在部門，郵箱，聯(lián)系方式，用戶級別，備注。

（2） “檔案分類信息”的數(shù)據(jù)項(xiàng)有：父類名稱，子類名稱，子類編號。

（3） “案卷信息”的數(shù)據(jù)項(xiàng)有：卷號，保管期限，歸檔時間，歸檔部門，歸檔類別，歸檔人，卷名，卷內(nèi)頁數(shù)，密級，備注。

（4） “卷內(nèi)目錄”的數(shù)據(jù)項(xiàng)有：檔案號，文件名，全文，頁數(shù)，責(zé)任者，時間，備注。

（5） “檔案借閱信息”的數(shù)據(jù)項(xiàng)有：借閱編號，檔案號，借閱人，借閱時間，歸還時間，借閱天數(shù)，超期天數(shù)，備注。

4 高校檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

用戶可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的基本功能，如圖2所示。

系統(tǒng)登錄：系統(tǒng)登錄模塊是整個系統(tǒng)的窗口，用于對用戶的身份進(jìn)行驗(yàn)證。用戶在鍵入用戶名及密碼時，系統(tǒng)會自動鏈接數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行對比匹配，從而對其身份信息進(jìn)行鑒別。如果不合法，將會彈出登錄失敗提示框。

用戶及權(quán)限管理：系統(tǒng)對于權(quán)限設(shè)計(jì)，引入角色的概念，角色權(quán)限采取分級授權(quán)模式，逐級向下授權(quán)。權(quán)限管理主要對檔案系統(tǒng)的用戶和機(jī)構(gòu)部門進(jìn)行設(shè)置，同時可以提供對檔案數(shù)據(jù)的賦權(quán)操作。

檔案信息管理模塊：登錄高校檔案管理系統(tǒng)之后，就可以根據(jù)自己的需求進(jìn)行相應(yīng)操作，也是本系統(tǒng)最為重要的模塊之一。在檔案管理界面點(diǎn)擊分類列表名稱，即可查看該分類類別所含文件目錄信息。還可以創(chuàng)建新檔案，上傳、下載文檔。

綜合查詢模塊：綜合查詢時，在搜索條件框里輸入關(guān)鍵詞，設(shè)置自己的搜索條件，可快速找到所需要的檔案信息。綜合查詢模塊，不同的用戶在查詢到相應(yīng)的檔案表之后，可進(jìn)行的操作也不一樣，如果只是一般用戶，只能查閱檔案，如果是檔案管理員在查詢到相應(yīng)的檔案之后，不僅可以查看而且還有修改的權(quán)限。

借閱統(tǒng)計(jì)模塊：借閱統(tǒng)計(jì)模塊可以查看和管理實(shí)體檔案和電子文件的借閱情況。檔案借閱的主要用戶是高校的各個部門，學(xué)生以及老師等。通過該系統(tǒng)借閱時，首先必須先填寫借閱清單，提出借閱申請，借閱單中要填明借檔人的信息，以及借檔理由。當(dāng)用戶填好借閱清單并提交之后，檔案管理員可以查看借閱請求，依據(jù)檔案館的實(shí)際情況，同意或拒絕借閱者提出的申請。檔案管理員可以查看到期檔案，未還檔案，對到期未還檔案的借閱人發(fā)出催還郵件，督促其盡快歸還檔案。由于不同的檔案受歡迎程度不一樣，管理員通過利用統(tǒng)計(jì)，可以查看每份檔案的利用情況。

數(shù)據(jù)模塊：檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以定期或隨時進(jìn)行備份保存，或在需要時進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。還具有導(dǎo)入導(dǎo)出功能，用戶可以直接上傳或下載電子檔案。

業(yè)務(wù)交流模塊：業(yè)務(wù)交流模塊主要是針對檔案管理員，管理員直接進(jìn)行業(yè)務(wù)交流或者發(fā)布公告以提高業(yè)務(wù)水平。

郵箱功能模塊：此模塊主要實(shí)現(xiàn)用戶之間的通信功能。

5 結(jié) 語

本文針對高校檔案管理自身的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)了基于Web的高校檔案管理系統(tǒng)，采用B/S架構(gòu)，在J2EE開放性平臺上進(jìn)行開發(fā)，并使用MySQL數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲，完成了檔案管理、綜合查詢、借閱統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)設(shè)置、業(yè)務(wù)交流、收件箱等幾大模塊的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，提高了高校檔案管理的水平和效率，改善了相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程。營造一個良好的檔案管理環(huán)境，有效組織、合理利用管理檔案已經(jīng)成為學(xué)校的重要工作之一。

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