劉瑞馨

[摘 要]當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息高速發(fā)達(dá)的社會(huì)，加之我國(guó)人口眾多，每一個(gè)人都有其相關(guān)的檔案資料。長(zhǎng)此以往，大量檔案材料的管理就成為一項(xiàng)比較難以處理的工作。長(zhǎng)久以來(lái)，國(guó)家對(duì)于檔案管理工作的重視也不夠，導(dǎo)致目前檔案管理工作存在很多漏洞和問(wèn)題，筆者結(jié)合當(dāng)前的信息技術(shù)和相應(yīng)檔案管理理論，對(duì)于檔案管理提出了自己的意見(jiàn)和看法，希望能夠?qū)ο鄳?yīng)的檔案管理人員起到一定的幫助。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；安全保密；信息化；安全

一、前言

每一個(gè)人從出生到死亡，都會(huì)有各項(xiàng)檔案伴隨著，隨著時(shí)間的推進(jìn)，人口的激增，大量的檔案文件，管理起來(lái)難度越來(lái)越大。加之我國(guó)傳統(tǒng)的檔案文件都是紙質(zhì)形式的，如果進(jìn)行檔案的調(diào)用和檢查則有諸多不便，一些檔案數(shù)據(jù)在使用查看的過(guò)程中出現(xiàn)了不同程度的殘損和缺失。同時(shí)，一些檔案的管理沒(méi)有形成完善的體系，導(dǎo)致一些重要的檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)了泄密現(xiàn)象，從小處著手，不能夠保證人民群眾的個(gè)人隱私，從大處著手分析，不利于國(guó)家的安全和社會(huì)的穩(wěn)定。因此，必須在現(xiàn)有的基礎(chǔ)提高檔案管理的重視，加強(qiáng)檔案管理工作的調(diào)整，全面進(jìn)行信息化檔案信息建設(shè)，逐步提高檔案的保密性。對(duì)此問(wèn)題，筆者進(jìn)行了深入的探索和分析，下面進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹和分析。

二、全面提高檔案管理需要落實(shí)的工作

檔案資料便于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬進(jìn)行政治審查和身份考核，同時(shí)，它也是目前社會(huì)考察人民階級(jí)立場(chǎng)和階級(jí)關(guān)系的一個(gè)重要途徑，因此，我們首先需要肯定，檔案的管理、檔案的存在具有一定的政治因素。這樣，檔案管理工作更應(yīng)該得到相關(guān)政府部門的重視。同時(shí)，檔案的安全關(guān)系到一個(gè)國(guó)家的穩(wěn)定與否，重要的檔案信息的泄漏可能導(dǎo)致一場(chǎng)戰(zhàn)爭(zhēng)，使得百姓生靈涂炭，因此，加強(qiáng)檔案的管理，安全性的保證又是前提。隨著國(guó)際形勢(shì)的日益緊張，國(guó)家與國(guó)家之間矛盾的頻發(fā)，各個(gè)國(guó)家都提高了檔案管理工作的重視，并結(jié)合本國(guó)的實(shí)際情況，對(duì)于檔案管理工作提出了具體的要求。就我們國(guó)家而言，全面提高檔案管理工作，需要從以下幾個(gè)方面來(lái)推進(jìn)：首先，堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，檔案的管理工作要由專門負(fù)責(zé)檔案管理的有關(guān)部門集中管理，檔案局的工作人員必須進(jìn)行層層的審查和考核，政治立場(chǎng)堅(jiān)定具有管理檔案工作能力的工作人員，考察合格后才能正式上崗工作，同時(shí)，要根據(jù)不同檔案的性質(zhì)，進(jìn)行重要等級(jí)的分類，將同一級(jí)別的檔案統(tǒng)一管理；其次，對(duì)于一些確實(shí)需要手寫的部分資料，檔案管理人員要一絲不茍、嚴(yán)格謹(jǐn)慎的完成，并進(jìn)行二次審核，審核無(wú)誤之后存檔；最后，定期進(jìn)行檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理人員的階級(jí)立場(chǎng)和職業(yè)操守，提高他們的保密意識(shí)，堅(jiān)決不做任何危害國(guó)家安全和人民利益的事情。并要結(jié)合實(shí)際情況，定期的進(jìn)行電子計(jì)算機(jī)操作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以便于適應(yīng)信息化的檔案管理趨勢(shì)。

三、全面檔案管理的安全保密及信息收集能力的方法

作為一種關(guān)系重大的社會(huì)資源，檔案信息在具有社會(huì)性的同時(shí)，又具有一定專業(yè)性，也正因如此，它才能滿足各行各業(yè)的信息需求。我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日趨成熟，對(duì)信息量的需求也是與日俱增。檔案管理工作只有緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷更新與完善才能確保檔案信息的全面性與完整性。就目前情況來(lái)看，檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)、業(yè)務(wù)水平以及道德素養(yǎng)還有很大的上升空間，進(jìn)一步加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員綜合能力刻不容緩。筆者建議，管理人員還可以新增定位服務(wù)，化被動(dòng)為主動(dòng)，向領(lǐng)導(dǎo)部門征求意見(jiàn)，向科技工作者進(jìn)行檔案法制的宣教，認(rèn)真落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策，滿足受眾對(duì)各類數(shù)據(jù)資料的需求。充分利用信息網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)，提高信息收集效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。

四、進(jìn)行信息化檔案管理的有效方式

隨著檔案信息化的深入發(fā)展，高新技術(shù)逐漸滲透進(jìn)檔案信息的管理工作中，資源信息安全問(wèn)題面臨著嚴(yán)峻考驗(yàn)。如何在信息化日益成熟的時(shí)代背景下，安全開(kāi)展檔案信息活動(dòng)已成為每一位檔案管理從業(yè)者都必須思考的一個(gè)問(wèn)題。對(duì)于檔案管理工作者而言，積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，通過(guò)合理運(yùn)用，提高檔案管理工作質(zhì)量，規(guī)范檔案信息管理操作是很有必要的。在管理檔案資料的過(guò)程中，工作人員務(wù)必秉承良好的工作態(tài)度，嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)規(guī)定，科學(xué)執(zhí)行檔案管理的相關(guān)操作，正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，才能為檔案的完整度與安全性提供良好保障，充分發(fā)揮檔案功能，提高檔案資料的有效利用率，為各行各業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。做好檔案信息的保密工作，利用先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，這需要進(jìn)行定期的軟件管理，以及相關(guān)漏洞檢查，需要運(yùn)用科學(xué)技術(shù)手段來(lái)不斷的完善，同時(shí)，也要求工作人員嚴(yán)格按照相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作說(shuō)明進(jìn)行規(guī)范操作，避免出人為的工作失誤。對(duì)于這一問(wèn)題的處理，可以進(jìn)行檔案管理的二次審查處理，這樣能夠更加提高檔案信息的安全性。畢竟保障檔案的安全是檔案管理工作的核心和關(guān)鍵。

五、結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的思想必須從根本上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)該在有條件的情況下逐漸轉(zhuǎn)化為信息化檔案信息，這樣既便于查詢又便于管理。同時(shí)，電子計(jì)算機(jī)存在病毒和黑客，在進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中還需要進(jìn)行信息安全保密工作的建設(shè)，這一方面需要進(jìn)行軟硬件的開(kāi)發(fā)和研究，另一方面需要進(jìn)行檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核?？傊瑢?duì)于檔案管理工作的安全保密以及信息化管理工作的建設(shè)并不是朝夕之間可以完成的，需要結(jié)合我國(guó)的具體國(guó)情，循序漸進(jìn)的開(kāi)展起來(lái)。相信隨著相關(guān)部門的重視，這項(xiàng)工作一定會(huì)取得良好的發(fā)展。

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